Кадровый учет и кадровое делопроизводство в чем разница
Кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.
Цель и задачи кадрового делопроизводства
Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.
Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).
Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:
Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
Основные направления кадрового делопроизводства
К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.
Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:
разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
оформление кадровых приказов;
заполнение трудовых книжек;
ведение личных дел и пр.
2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:
Положения об оплате труда;
Правил внутреннего трудового распорядка;
Положения о персонале;
Положения о премировании и иных поощрениях
Положения о материальной ответственности работников;
Положения о коммерческой тайне;
Положение об отпусках;
Положение о командировках;
Положение о структурных подразделениях;
Положения о защите персональных данных работника и пр.;
4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.
5) Разработку инструкций и правил по охране труда.
6) Консультирование работников по трудовым вопросам.
Организация кадрового делопроизводства
Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:
Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.
Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.
Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.
Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.
Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.
Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.
Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.
Электронный кадровый документооборот в организации
Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.
Рассмотрим далее основные преимущества:
Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:
Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.
Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.
В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».
Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится
На практике случаются две ситуации:
Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?
Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.
В конце статьи есть шпаргалка
3 способа для организации кадрового делопроизводства
Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.
Типичное заблуждение: должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.
На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:
После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.
Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Шаг 3. Сформируйте штатное расписание
Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форме Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку, например 0,25 или 0,5.
Кто разрабатывает штатное расписание?
В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.
Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.
Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.
Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора
Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.
По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.
Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:
Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем. »
Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:
Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.
Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.
В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.
Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.
По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:
В конце статьи есть шпаргалка
Шаг 7. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).
Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.
Электронные трудовые книжки. Отчет СЗВ-ТД. Изменения
С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:
Об изменениях читайте в статьях:
Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.
Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?
Типовой комплект (без учета особенностей):
С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).
Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.
Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.
Как оформить изменения в трудовой договор?
Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:
Перечень документов для оформления отпусков:
Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.
Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:
Как оформить увольнение работников
В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.
В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.
На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.
Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
Рекомендуем пройти дистанционный курс кадрового делопроизводства (программа профпереподготовки или повышения квалификации в Контур.Школе). По итогам обучения вы сможете организовать работу с кадрами и предупредить вопросы трудовой инспекции.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
15 правил для внесения сведений в унифицированную форму № Т‑3 (штатное расписание) 554.8 КБ
Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 5
Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения
Без кадрового учета и делопроизводства не обходится сегодня ни одна организация: всем, кто нанимает персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. Несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику в каждой конкретной компании.
Как показывает практика, сегодня наблюдается большое разнообразие в том, как в современных компаниях организовано кадровое делопроизводство и учет кадров, насколько часто и каким образом их кадровики повышают свою профессиональную квалификацию, какие программные продукты используют кадровики в своей работе. В одних организациях для кадрового учета вполне достаточно возможностей типовых программ, других устраивает адаптированный вариант, а третьим требуется специальный программный продукт или комплексная система управления, разработанная только для учета персонала их компании. Почему, какими причинами обусловлены различия требований, и главное, в чем состоят эти различия, читатели могут узнать из интервью с Т. Смолиной, начальником Управления по развитию персонала ОАО «Штокман Девелопмент АГ», А. Софиенко, директором по персоналу ООО УК «Бизнес-Логистик», Ю. Зверевой, финансовым директором ООО «Мир деловой авиации», М. Супрун, начальником отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО УК «УРАЛХИМ», О. Шишкиной, начальником отдела кадров ЗАО «БОСС. Кадровые системы», Ю. Беловой, начальником отдела управления персоналом ООО «Современные электротехнологии», М. Федотовой, ассистентом по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО «Европлан», Л. Лавровой, директором по персоналу ООО «Хандверкер», Ю. Беляевой, инженером I категории управления внешних связей МГУП «Мосводоканал», Д. Игнатовым, менеджером по продажам ГК «Русбизнесавто». Всем респондентам были заданы следующие вопросы:
2. Какие документы, регламентирующие работу с персоналом, разработаны и действуют в компании?
3. Используется ли для кадрового учета и делопроизводства автоматизированная система, специальный программный продукт? В чем его достоинства? Интегрирована ли эта система в общую систему автоматизации управленческих функций?
4. Созданы ли у вас в компании условия для хранения документации по кадрам? Каково в целом отношение к проблеме сохранения документации по кадрам?
5. Как поддерживают свою профессиональную квалификацию специалисты по кадровому учету и делопроизводству вашей компании? Какие методы наиболее популярны, какова периодичность повышения квалификации?
6. Какие проблемы затрудняют работу в сфере кадрового учета и делопроизводства в вашей компании?
Предлагаем ознакомиться с их ответами.
Татьяна Смолина, начальник управления по развитию персонала ОАО «Штокман Девелопмент АГ»
1. Вопросами кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается Управление кадровой политики, структурно подчиненное Департаменту по работе с персоналом, и лично начальник Управления (заместитель начальника Департамента) Роман Анатольевич Барсуков.
2. У нас подготовлены все необходимые документы, регулирующие вопросы трудового распорядка, должностные обязанности сотрудников, полномочия и ответственность руководителей подразделений, а также вопросы организации оплаты труда, охраны труда, ведения кадрового учета и делопроизводства.
3. Наша компания находится на этапе start-up, поэтому в настоящий момент мы только заключаем договор с разработчиком программного продукта по учету кадров и ведению кадрового делопроизводства. По результатам анализа предложений на рынке возможность максимальной гибкости в адаптации модулей программного продукта под задачи заказчика, адекватную ценовую политику на продукт и работы по его доработке нам предложила АС «БОСС-Кадровик». Архитектура данного продукта позволяет решать все поставленные перед кадровым делопроизводством задачи, а для ее адаптации к нашим потребностям нужны лишь незначительные поправки к модулю.
4. Архивные помещения для хранилища организованы. Основные документы кадрового делопроизводства доступны также в цифровом виде.
5. Для обеспечения высокой квалификации наших сотрудников мы используем все возможные альтернативы: краткосрочные программы, семинары и конференции. В настоящее время один сотрудник получают второе высшее образование, еще один проходит обучение по программе МВА. В рамках плана обучения персонала предусмотрено минимум 2 обучения в год. В I квартале 2009 г. 2 сотрудника прошли обучение по краткосрочным программам повышения квалификации
6. В целом серьезных проблем с ведением документации по кадрам мы не испытываем. Определенные трудности вызывает у нас регулирование трудовых отношений с иностранными гражданами и, соответственно, кадровое делопроизводство в этой сфере.
Алла Софиенко, директор по персоналу ООО Управляющая компания «Бизнес-Логистик»
1. У нас группа компаний во главе с УК «Бизнес Логистик». Вопросами кадрового делопроизводства занимается бухгалтер в каждой из компаний, входящих в группу. Он наделен для этого соответствующими функциями.
2. Из локальных нормативных актов по вопросам управления персоналом могу назвать положение о персональных данных, положение об оплате труда, электронный альбом унифицированных форм документов, должностные инструкции и положения о подразделениях. Пока находится в стадии разработки инструкция по кадровому делопроизводству и инструкция по охране труда в силу менее очевидной необходимости этих документов для обеспечения управления персоналом компаний, входящих в группу.
3. Для кадрового учета и делопроизводства специального программного продукта мы не используем.
4. У нас создан архив, он позволяет обеспечить хранение всех документов согласно действующим требованиям к срокам хранения. Ряд документов по кадрам мы стараемся сохранить и дольше, чем требует законодательство, на случай, если нашим сотрудникам потребуется подтверждение каких-либо сведений в связи с работой у нас.
5. Специалисты, которые ведут кадровое делопроизводство, периодически повышают свою квалификацию, используя для этого возможности получения консультаций в установленных программах «Главбух», «КонсультантПлюс» и у специалистов Управляющей компании. Также наши сотрудники примерно один раз в год обязательно посещают тематический семинар и/или конференцию. В режиме высокой загруженности бухгалтеров выручает подписка на профессиональные периодические издания, в которых многие актуальные вопросы раскрыты компетентно, полно и методически четко.
Юлия Зверева, финансовый директор ООО «Мир деловой авиации»
1. Отдел кадров в компании отсутствует в связи с небольшим штатом. Обязанности менеджера по персоналу возложены на финансового директора.
3. Для автоматизации функций кадрового учета и делопроизводства я использую «1С:Зарплата и Кадры», версию 7.7. Программа содержит все необходимые опции по кадровому учету, предусматривает адаптацию к требованиям конкретной компании.
6. Проблем по кадровому учету и делопроизводству обычно не возникает, все процедуры стандартные и достаточно хорошо проработаны.
Марина Супрун, начальник отдела кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом ООО Управляющая компания «УРАЛХИМ»
1. Кадровое делопроизводство в компании осуществляется отделом кадрового администрирования и адаптации Дирекции по работе с персоналом.
2. Необходимые для обеспечения работы с персоналом регламентирующие документы в компании своевременно разработаны, утверждены в соответствующем порядке и успешно используются для организации работы подразделений и должностных лиц.
3. Специальный программный продукт для кадрового учета и делопроизводства у нас не используется, т.к. в настоящее время в компании создается ERP-система. После ее внедрения для целей кадрового учета и делопроизводства планируется использовать специальный кадровый модуль.
4. В «УРАЛХИМ» организован архив, кроме того, текущая документация хранится в специально оборудованных шкафах, ограничивающих доступ к документации посторонних лиц.
5. До 2009 г. специалисты по кадровому делопроизводству проходили повышение квалификации за счет компании. Специалисты отдела кадрового администрирования посещали курсы, семинары, проходили профессиональную переподготовку. Повышение квалификации проводилось от 1 раза в полгода до 4 раз в год. В настоящее время в связи с финансовым кризисом и сокращением операционных расходов компании повышение квалификации сотрудников за счет средств компании не осуществляется.
6. Наиболее часто возникают проблемы с юридическими нюансами оформления трудовых договоров с сотрудниками и дополнительных соглашений к ним.
Оксана Шишкина, начальник отдела кадров ЗАО «БОСС. Кадровые системы»
1. Вопросами организации, ведения и контроля кадрового учета и делопроизводства в нашей компании занимается начальник отдела кадров.
3. В этом вопросе мы опровергаем известную поговорку о сапожнике без сапог, потому что применяем свой программный продукт «БОСС-Кадровик» (я использую в своей работе модуль «Управление кадровыми процессами»). Он позволяет полностью автоматизировать функции ведения кадрового делопроизводства, сформировать любые необходимые в работе кадровика отчеты.
4. В ЗАО «БОСС. Кадровые системы» созданы все необходимые условия для хранения документов по кадрам как бумажном, так и в электронном формате.
Юлия Белова, начальник отдела управления персоналом ООО «Современные электротехнологии»
1. В нашей компании кадровое делопроизводство ведет инспектор по кадрам.
4. У нас отдельного подразделения с функциями архива нет. Но мы обеспечили условия для хранения документации, а также для ограничения доступа к ней посторонних лиц.
Марина Федотова, ассистент по кадрам отдела кадрового делопроизводства ЗАО «Европлан»
3. Для ведения кадрового учета и делопроизводства мы не используем специализированной автоматизированной системы, для решения наших кадровых задач вполне достаточно возможностей типовой версии программы «1С:Кадры». Программа имеет четкую структуру задач, алгоритмов, информационных массивов, что обеспечивает удобство в работе с данными по персоналу.
4. Для хранения кадровой документации организован архив.
Людмила Лаврова, директор по персоналу ООО «Хандверкер»
1. Вопросами ведения кадрового учета и делопроизводства в компании занимается инспектор по кадрам.
3. Как я уже сказала, для целей организации нашего кадрового документооборота мы используем программный продукт «1С:Зарплата и Кадры». Его основными функциями в целом довольны, особенно удобен в использовании модуль учета рабочего времени и ведение табеля учета.
4. Условия для хранения документации по кадрам у нас в компании созданы, есть архив электронных документов, документы на бумажных носителях сформированы в дела и хранятся надлежащим образом.
5. В сложной финансовой ситуации, в которой последнее время находятся многие компании, мы отказались от повышения квалификации, в том числе по должности инспектора по кадрам, затратными методами (курсы, тренинги, семинары, конференции) и восполняем недостаток информации, нацеливая работников на самообразование.
6. Специфика организации работы в компании такова, что мы связаны с частой сменой юридических лиц. В связи с этим нередко возникают различные нюансы оформления перевода сотрудников из одной компании в другую, их оформления из штата одного юридического лица в штат другого. Еще одной проблемной областью является оформление случаев дисциплинарных взысканий, что, к моему сожалению, является более частой необходимостью, чем хотелось бы.
Юлия Беляева, инженер I категории управления внешних связей МГУП «Мосводоканал»
1. В аппарате управления Московского государственного унитарного предприятия «Мосводоканал» и в его обособленных структурных подразделениях созданы специализированные отделы, входящие в состав Управления по работе с персоналом. Данные отделы (как правило, численностью 3 человека) ведут кадровое делопроизводство.
4. На нашем предприятии архив существует.
Дмитрий Игнатов, менеджер по продажам ГК «РУСБИЗНЕСАВТО»
1. Для выполнения функций по кадровому учету и делопроизводству в отделе кадров нашей компании предусмотрена должность инспектора по кадрам.
3. Для кадрового учета и делопроизводства наш инспектор по кадрам использует типовую версию программного продукта «1С:8». Нам удобно ведение кадрового (по юридическим лицам) и управленческого учета (по всей компании).
4. Архив организован.