Как навести порядок в бухгалтерии с чего начать
13 правил работы в 1С, которые должен знать каждый бухгалтер
Не так давно мы провели для наших читателей вебинар, посвященный проверке правильности ведения учета в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Специально к этому мероприятию я подготовила перечень правил работы в 1С, которые должен соблюдать каждый бухгалтер. Но эта тема мне кажется очень актуальной, ведь за годы работы с клиентами я часто видела серьезные проблемы с базами 1С, которые можно предотвратить, выполняя совсем простые действия. Поэтому я решила поделиться с вами конспектом своего доклада и надеюсь, что полученные знания вы обязательно будете применять в своей работе.
1. Регулярно создавать копии информационных баз
Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.
В каких случаях вам могут помочь копии базы:
— физической поломки компьютера/сервера;
— заражения вирусами;
— повреждения самой информационной базы 1С;
— «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).
2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».
Указываем дату – последний день закрываемого периода.
3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».
4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки
Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.
Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?».
5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.
Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Развернуть ссылку «Результаты обновления программы» и выбрать пункт «Описание изменений программы».
6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.
7. Не нумеровать документы и справочники вручную
В программе предусмотрены определенные алгоритмы автоматической нумерации документов. В том случае, если вы решите в них вмешаться, исправить какой-то номер, например, добавив в него косую черту или какие-то другие символы, то будьте готовы к тому, что за нумерацией в дальнейшем придется следить также вручную.
8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».
Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».
9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С»
11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.
12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».
Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.
13. Использовать сервис 1С: Отчетность
Это правило носит скорее рекомендательный характер, просто хочу поделиться выводами из своего личного опыта и немного рассказать о том, чем именно этот сервис удобен. Итак, в чем же самые ощутимые плюсы 1С: Отчетности для бухгалтера?
Нет необходимости выгружать и загружать отчеты в другие программы – в том случае, если вы используете сторонние программы для отправки отчетности, то всегда нужно сделать за актуальностью двух программ: своевременно их обновлять, контролировать корректность реквизитов организации, а также желательно следить, чтобы данные «не потерялись» при выгрузке-загрузке и отчет содержал последние значения.
Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Удобное кресло, тайм‑менеджмент, особые правила для удаленки и текучки: 8 простых советов бухгалтеру
Поможет выжить в современных условиях надомной профессиональной деятельности. И не только надомной
Эта статья — выжимка самого полезного и важного из вебинара «Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Как всё успевать, эффективно работать и радоваться жизни». Вебинар провел Константин Татаров, главный бухгалтер с опытом работы более 25 лет, победитель конкурса «Лучший бухгалтер России». Рекомендуем посмотреть видео, если хотите зарядиться позитивом автора.
В конце статьи есть шпаргалка
Локдаун-2020. Как это было
Константин Татаров, ведущий вебинара «Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Как всё успевать, эффективно работать и радоваться жизни», главный бухгалтер с опытом работы более 25 лет:
2020 год характеризовался таким явлением, как всеобщий локдаун. Есть даже такой анекдот, что в этом году были такие месяца: январь, февраль, март, локдаун, декабрь.
С апреля по ноябрь все сидели дома — это выбило из колеи. Не успели мы выйти на работу, как объявили, что 30-40% работников надо отправить на удаленку, и наш брат-бухгалтер полетел туда первым номером.
Мы все оказались в ситуации, когда пришлось выбирать, как обустроить свою жизнь, как быть бухгалтером или главным бухгалтером и при этом обслуживать весь дом. У многих еще наложились на это проблемы с учебой детей, соседство с другими родственниками, работающими из дома, — все это создавало дискомфорт, определенную напряженность в работе, в нашей бухгалтерской профессии.
Совет № 1. Организуйте свое рабочее место, чтобы не уставать и работать удобно
Обратите внимание на эргономику рабочего места: оно должно быть удобным, чтобы ничто не отвлекало.
Чем удобнее будет ваше рабочее место, тем эффективнее и производительнее будет ваш труд.
Но! Музыку в наушниках не включайте: современный подход молодежи к делу — постоянно что-то слушать — в нашей работе не уместен, потому что мы сконцентрированы, работаем с документами и цифрами, изучаем объект работы, и любая музыка раздражает как шум — она рассеивает внимание. Наушники только для шумоизоляции.
Идеальный вариант — офисный стол с отверстием в правом дальнем углу, в которое пропускаются все провода. Или берите малярный скотч, перематывайте провода и все это прячьте в одну косичку. И тогда у вас на столе хотя бы не будет проводов и вам будет удобнее раскладывать документы. Так вы сможете организовать рабочее место наиболее удобно для вас лично.
Совет № 2. Применяйте тайм-менеджмент бухгалтера, чтобы быть эффективными и сохранять баланс
Мы завязаны на время: вовремя должны платить налоги, сдавать отчетность, начислять и перечислять зарплату. Попробуйте такой метод.
Метод 52/17: разработка ведущих американских и российских социологов
Суть метода 52/17:
52 + 17 = 1 час 20 минут. Это одна пара в университете. Этот тайм-менеджмент был рассчитан еще со времен СССР: последние 20 минут лектор подводил итоги.
Если вам нужно решить сложную задачу, отложите ее до начала следующих 52 минут.
Метод 4D
Американский бизнес-тренер утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел:
Метод 4D подходит нашей бухгалтерской профессии. Особенно главному бухгалтеру, потому что проблем много и их можно разделить на эти четыре категории.
Совет № 3. Приручите бухгалтерскую текучку: делайте быстро и сразу и двигайтесь вперед
Операции по кассе идут каждый день, операции по расчетному счету идут каждый день, расчеты с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками каждый день надо отражать в бухучете. Если вы сегодня позволили себе отложить какую-то операцию, то завтра операции начнут копиться, как снежный ком. С этим можно бороться, особенно если вы на удаленке.
Рекомендуем посмотреть видео, чтобы начать лучше разбираться с ЭДО:
Пример
Возьмите на вооружение эти подходы к организации бухгалтерской текучки. Не расслабляйтесь, инача завтра придется сделать в два раза больше.
В конце статьи есть шпаргалка
Совет № 4. Мониторьте законодательство — бухгалтеру надо быть в курсе изменений
За что я люблю свою профессию? За то, что помимо тех навыков и умений, которые есть у меня со времен получения образования, мне постоянно приходится узнавать новое. Потому что учили меня по одним положениям бухучета, по одним законам и инструкциям Министерства финансов, а сейчас они уже совершенно другие. И вот это течение — мониторинг, отслеживание, изучение в режиме реального времени изменений законодательства — мне близко.
Жизнь меняется со скоростью света, а главбух всегда отличается тем, что любит держать нос по ветру. Когда вы собираетесь на планерке у директора, то кто всегда говорит, что законодательство изменилось? Юрист? Нет. Это главный бухгалтер, потому что мы уже отследили, что изменились Налоговый кодекс, Гражданский кодекс и вообще появились новые письма Минфина. Откуда мы это знаем? Мониторинг. Это часть нашей с вами работы. Если я раньше откладывал мониторинг на 17 минут, то сейчас это важнейшая составляющая моей работы и входит в 52 минуты. Иначе натечет столько документов, что вы не успеете отследить.
Иерархия нормативно-правовых актов по бухучету
По этой табличке вы можете проверить подотчетность документа: от того, какой документ мы выберем за основу работы, зависит наш финансовый результат, зависит достоверность нашей работы. Поэтому законодательство надо знать.
Совет № 5. Обучайтесь непрерывно — это новые этапы в карьере, энергия для развития и возможность увеличить доход
Одна из особенностей нашей профессии: мониторить новое мы можем самостоятельно, в процессе самообучения, коллективно. Можем посещать очные семинары, дистанционные вебинары для бухгалтеров и главных бухгалтеров, пройти курсы повышения квалификации или даже профессиональную переподготовку, чтобы поменять профессию:
Совет № 6: берите бухгалтерскую подработку, если хотите получить новые знания и дополнительный доход
Почему мы можем брать подработку
Потому что наша профессия обладает тремя неоспоримыми преимуществами:
Причины подработки:
Как мы ищем подработку?
Способы оформления отношений
В подработке главное — соблюдать баланс интересов и обязанностей.
Совет № 7: если работаете удаленно, соблюдайте правила
Бухучет интересен тем, что мы можем работать где угодно. 2020 год этому научил. Мы научились пользоваться облачными сервисами, освоили документооборот, электронную подпись. Расширили свой профессиональный кругозор. Бухгалтерская профессия позволяет нам работать на удаленке.
Правила работы на удаленке
Совет № 8: пробуйте совмещать хобби и бухгалтерский учет
Ситуация 1
Вы любите дачу и много времени летом проводите за городом? Можно в СНТ быть кассиром, казначеем, членом ревизионной комиссии. Вы будете совмещать свое хобби с профессиональной деятельностью.
Ситуация 2
Вы накопили достаточный опыт и испытываете чувство необходимости поделиться собственными наработками, опытом? Попробуйте преподавательскую деятельность. Курсы для начинающих бухгалтеров при местном союзе предпринимателей очень подойдут: такие курсы есть везде, при любом центре занятости.
Совмещение бухгалтерского учета и хобби может принести дополнительный доход. Но небольшой размер дохода будет компенсироваться нематериальными объектами: признанием ваших заслуг, известностью в кругах, саморекламой, расширением круга знакомств.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
7 лайфхаков для бухгалтеров, чтобы эффективно работать и радоваться жизни 794.5 КБ
Как навести порядок в бухгалтерии?
Как навести порядок в бухгалтерии?
Продавцы присылают фотографии накладных, где не видны данные. Бухгалтер заносит данные с этой накладной наобум. Собственнику не до этого, потому что он решает другие проблемы. В результате в бухгалтерии начинает создаваться бардак. С этими и другими вопросами поможет справиться разбор бухгалтерии от Неба. Рассказываем, что это такое.
Когда нужен разбор бухгалтерии?
Обычно предприниматели приходят за помощью стороннего бухгалтера в трех случаях:
Какие проблемы находит разбор бухгалтерии?
Наши специалисты получают доступ к бухгалтерской базе и начинают разбирать процессы. Главная проблема — формальный учет.
Это когда бухгалтеры 5 разных видов майонеза забивают в базу, как один «большой майонез». И если у этих продуктов разные объемы или цены, то в учете появляются расхождения и нарушение аналитики. Бывает, что заводятся не все контрагенты, а некоторые накладные просто забываются.
В итоге формальный учет приводит к долгам перед поставщиками, расхождениям в актах сверки, отрицательным остаткам товаров или в кассе.
Это происходит, потому что бухгалтер не заинтересован в развитии бизнеса. Он получает оклад и выполняет свои функции. У предпринимателя куча головной боли. Он не вмешивается в процессы, а часто просто не понимает чем занимается бухгалтер.
Вроде бы нужно просто отчитаться перед государством. Бухгалтер считает взносы, налоги, сдает отчеты, получает свои деньги, а остальное его не волнует. Статистика и анализ на плечах предпринимателя. И все уверены, что это делается отдельно от бухгалтерии.
Кроме этого, наши специалисты сталкиваются с тем, что клиенты не знают современные инструменты учета. Например, в Небе видны долги перед поставщиками. Мы знаем, что для многих предпринимателей — это проблема.
Бывают случаи, что поставщики снижают цену при условии, что оплата будет точно в срок. Это закрепляется в договоре или устно. Но из-за того, что учет ведется с ошибками страдает финансовая дисциплина. Оплата проходит с опозданием и предприниматель лишается скидок, хотя был готов перевести деньги вовремя.
Как это работает?
Наши специалисты подключаются к бухгалтерии клиента и находят ошибки. После этого собственнику задаются вопросы. Например, почему у компании отрицательные остатки? Наши разборы работают, потому клиенты часто удивляются, как нам удается находить самые проблемные места и задавать про них вопросы.
В результате клиент смотрит на бизнес новым взглядом. Он видит, что важно, а что нет. Мы помогаем наладить финансовую дисциплину и качественный учет. Все эти данные помогают в анализе бизнеса.
Пять шагов к порядку в бухгалтерии
Налоговый инспектор может пожаловать на фирму с проверкой в любой момент. Поэтому бухгалтеры должны содержать финансовые документы в полном порядке. По закону российский предприниматель обязан хранить огромное количество финансовых бумаг долгое время. Но у учетных работников для этого не всегда есть возможность. На помощь ему придут современные японские технологии, которые «реформируют» не только работу бухгалтерии, но и организацию компании в целом.
«Свалка» в бухгалтерии
Налоговые контролеры при проверке могут затребовать у предпринимателя практически любой бухгалтерский документ. Ведь по закону добросовестный налогоплательщик должен хранить все первичные бухгалтерские бумаги в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А прочие бумаги, необходимые для расчета и оплаты налогов, нельзя уничтожать в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Получается, что даже в небольшой компании есть значительные архивы, в которых хранятся финансовые и юридические бумаги. Однако в результате эти помещения превращаются в склады мусора.
«Налоговые проверки происходят почти всегда неожиданно, а до этого момента документы бессистемно размещаются по полкам и шкафам», – рассказывает директор столичной канцелярской компании Борис Лыков.
В большинстве фирм порядок отсутствует не только в архивных помещениях, но и в самом помещении бухгалтерии или, допустим, юридического отдела. В итоге любой работающий человек в нашей стране почти с содроганием вспоминает ситуацию, когда ему нужно получить печать в бухгалтерии или забрать какую-либо квитанцию у кассира. Ведь эта процедура может затянуться надолго и порядочно вымотать нервы у человека. Особенно если необходимые при этом документы будут утеряны или «переложены куда-то» сотрудниками бухгалтерии.
Внутренний беспорядок в финансовом отделе вызовет в первую очередь недовольство у сотрудников компании. Правда, они смогут всего лишь расстроиться либо пожаловаться руководству. По мнению Бориса Лыкова, в этом случае мудрый предприниматель должен не только прислушиваться к жалобам, но и прилагать все усилия для наведения порядка на своей фирме. «Иначе при проверке внутренний беспорядок во всей красе откроется ревизорам».
Кто поможет навести порядок?
В последнее время некоторые современные московские предприниматели обращаются к помощи различных инноваций, например к японским технологиям менеджмента. Эти технологии позволяют более эффективно организовать работу на фирме, правильно распределить обязанности между сотрудниками, навести порядок в отдельных подразделениях либо в компании в целом, а также выработать стратегию дальнейшего развития бизнеса.
Одна из таких технологий – система 5S – в нашей стране внедряется в первую очередь именно в бухгалтерии. Отечественные специалисты адаптировали эту систему к российским условиям и назвали ее «Упорядочение».
Эта система в российском варианте гласит: основными принципами работы всех сотрудников компании должны быть дисциплинированность, четкие правила, скрупулезные проверки и уборки. Технология может касаться как предприятия, занимающегося производством, так и торговой компании. Систему можно применять и для отдельных департаментов фирмы, и для компании в целом.
Для начала современные столичные предприниматели начали изучать и использовать японскую концепцию в финансовых и юридических отделах. «Ведь именно в бухгалтерии и у юристов существует масса технической бумажной работы, которая тормозит развитие фирмы», – говорит бизнес-консультант столичной аудиторской фирмы Ольга Романова.
Японская философия для бухгалтера
Столичные бухгалтеры начали работать по системе «Упорядочение» всего лишь несколько лет назад. Но уже сейчас их личные результаты впечатляют. «Проверок мы не боимся. Ведь в бухгалтерии безупречный порядок», – говорит Денис Стычкин, генеральный директор фирмы, всего лишь год назад внедривший технологию 5S. Владелец другой московской торговой компании, которая использует японские технологии уже пять лет, похвастался, что даже рядовой работник финотдела может найти любой необходимый документ в течение 30 секунд! Что и говорить о том, насколько эффективной является организация всей компании в целом.
Бухгалтер этой фирмы Ирина Лаптева рассказала о том, как основные принципы японской технологии помогли реформировать российскую бухгалтерию.
Первый – освободить пространство от всего ненужного. Правда, по словам Ирины, что считать хламом, в их бухгалтерии решали долго. Ведь опять-таки многие бумаги необходимо хранить долгое время. Например, первичные бухгалтерские документы, в том числе трудовые договоры и платежно-расчетные ведомости на каждого работника (если нет личных карточек), которые вообще должны находиться в архиве в течение 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.).
В итоге выкинули неисправное оборудование, лишние вещи, а также бумажный мусор, который пришлось выбирать из нужных документов почти неделю. В результате общее помещение бухгалтерии стало намного просторнее, как и отдельные комнаты учетных работников. Ирина говорит, что после капитальной уборки специалисты не только спокойно работают, но и спокойно принимают любого посетителя. «Ведь теперь при звуке открывающейся двери мы не боимся услышать грохот падающих папок», – сказала она.
В наведении порядка поможет и второй принцип – рациональное размещение предметов. По словам Ирины Лаптевой, это больше внешний, «визуальный принцип». Для того чтобы следовать этому принципу, сотрудники расклеили стикеры с надписями или развесили указатели на всех предметах в помещении. Допустим, одежду начали убирать в шкаф, на котором написано «гардероб», а зонтики – в корзину с надписью «место для зонтиков». Если в кабинете какого-то сотрудника несколько шкафов, то они пронумерованы. То же самое можно сказать о полках и ящиках.
Директор фирмы Денис Стычкин говорит: «Это не помешательство, это прививание правильных привычек сотрудникам. Если персонал приобретет эти привычки, то у любого работника всегда в голове будет работать принцип “взял-поработал-положил на место”. А ведь этот принцип поможет ему и в жизни». Результатом именно этого принципа японской технологии и стало то, что любой бухгалтер очень быстро может найти любой документ на фирме.
Рациональное размещение предметов помогает не только работникам бухгалтерии, но и всем сотрудникам. Ведь на рабочем месте финансового или другого специалиста, который может находиться в отъезде, должны сориентироваться и его коллеги в случае, если возникли какие-либо проблемы. Тут, правда, Ирина сделала оговорку, что только генеральный директор определяет, кто сможет «ориентироваться» на столах в бухгалтерии.
Третий принцип системы «Упорядочение» – регулярная уборка, а также налаженная система выявления и исправления ошибок. Здесь речь идет о том, что в бухгалтерии существует специальная цепочка работников, которые один за другим перепроверяют друг друга. Ирина Лаптева говорит, что это самый лучший метод борьбы с «бухгалтерскими ляпами».
Следующий шаг для внедрения концепции 5S для бухгалтера не звучит как новый – стандартизация правил. Только правил не бухгалтерского учета, а правил эффективной работы финансового отдела фирмы. Для этого сотрудники специально разрабатывают схемы быстрого выполнения различных рабочих операций. Такие алгоритмы даже могут быть прописаны в специальных тетрадях. Например, определенная цепочка «Сдача отчета о прибылях и убытках» или «Сдача отчета в налоговую инспекцию» и т. д.
Кроме того, для каждого работника финансового отдела разработаны особенные инструкции. Обычные должностные инструкции описывают формальные обязанности и полномочия определенной штатной должности в стандартном коллективе. В компании Ирины инструкции содержат свод неформальных правил как для всех бухгалтеров, так и для каждого сотрудника финансового отдела вплоть до уборщицы. «Бухгалтерия стала работать в несколько раз быстрее. Ведь любой сотрудник нашего отдела знает, что именно он должен делать в той или иной ситуации», – говорит Ирина Лаптева. Неформальные указания даже содержат правила в шуточной форме, например: «Во время налоговых проверок не пытайтесь уходить домой ранее полуночи». Хотя любому учетному работнику понятно, что это правило можно назвать и серьезным.
Итоговым, пятым, принципом японской системы являются всеобщая дисциплинированность и организованность. Однако генеральный директор фирмы Денис Стычкин считает, что все бухгалтеры становятся дисциплинированными, когда уже вступили в силу четыре вышеописанных принципа и в финансовом отделе наведен безукоризненный порядок.
По словам Ирины, сегодня «сотрудники бухгалтерии очень пунктуальны и дисциплинированны. Они всегда приходят на рабочее место вовремя. А если вдруг приходится задерживаться, то организуют свою работу так, чтобы выполнить ее без лишних нервов и как можно быстрее и правильнее. Японская система очень нам помогает».
Не все хотят порядка
Конечно, эта концепция несовершенна. В России у нее есть и противники. Главные аргументы против японской системы заключаются в том, что жители России и Японии имеют разное воспитание, образование и менталитет. Поэтому «очень трудно привить железную дисциплину и внутренний контроль нашему легкомысленному русскому человеку», – справедливо отметил менеджер по персоналу одного российского предприятия.
Однако по большей части такие контраргументы действительны в отношении работников, занятых производством товара – так называемых рабочих специальностей. Что касается бухгалтеров и прочих финансовых работников, то тут технология «Упорядочение» подходит по всем параметрам для улучшения, ускорения и усовершенствования рабочего процесса – как личного труда одного сотрудника, так и всей бухгалтерии в целом.
Идея 5S получила распространение во многих странах. Первыми переняли концепцию американские компании Procter&Gamble и Caterpillar. В некоторых странах специалисты разработали близкие 5S национальные методики. К примеру, в Финляндии существует система Tuttava, развивающая навыки безопасной и производительной работы.
5S – система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины. Она появилась в Японии в середине прошлого века. Ее идеологом принято считать Каору Исикаву, известного теоретика качества. Со звука «S» начинаются пять японских слов, которые можно перевести как «организация», «порядок», «чистота», «наглядность» и «ответственность».
Согласно японской концепции именно порядок всегда должен стоять у истоков успешного бизнеса. По мнению последователей этой теории, внедрение системы 5S на любом предприятии поможет справиться с внутренним беспорядком в отделах и в организации в целом.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование