Межведомственная сэд что это
Пришло письмо от Межведомственной СЭД Московской области: что это такое?
11.01.2021 3 Просмотры
Бумажный носитель – исторически сложившийся способ фиксации и хранения информации, который применяют не одну тысячу лет. Тем не менее технологии вносят поправки в привычный уклад обмена данных. Хозяйствующие субъекты в процессе своей деятельности все чаще задействуют электронный документооборот. Центральная часть государства обязана применять передовые стандарты, поэтому письма от Межведомственной СЭД Московской области уже вошли в систему.
Что это
МЭДО – ключевая составляющая взаимодействия госорганов, которая является федеральной информационной системой. Расшифровывается как система межведомственного электронного документооборота. Основная задача – организация коммуникационных связей участников межведомственного электронного документооборота.
В основе работы лежит обмен электронными сообщениями. Это могут быть электронные документы, так и информация в виде уведомлений необходимых для рассмотрения и исполнения каких-либо функций.
Система электронного документооборота:
Система межведомственного электронного документооборота органов власти
Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313)
Взаимодействие реализуется в рамках:
системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Что такое МЭДО и для чего она нужна?
Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.
Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.
Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.
Принцип и технические решения МЭДО
В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:
все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;
каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:
для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.
Архитектура МЭДО
Состояние дел и перспективы развития МЭДО
МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.
Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.
На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации. По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.
Разработаны и утверждены следующие документы:
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;
Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р);
Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).
Указанные документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники МЭДО будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись.
Взаимодействие осуществляется следующим образом:
Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;
Автор документа подписывает файл документа в формате PDF/A-1 электронной подписью (файл документа может быть подписан одним или несколькими должностными лицами);
Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;
Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.
Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.
Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее).
При этом обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.
Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.
Как стать участником МЭДО?
Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р ).
Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:
Быть включенным в список участников МЭДО, получить адрес и идентификатор МЭДО и обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры 3 для подключения используемой СЭД к МЭДО.
Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации для СЭД единого формата обмена электронными сообщениями, используемого в МЭДО.
Для этого нужно получить у ФСО России актуальную информацию по единому формату обмена и требованиям к реализации взаимодействия участников МЭДО, а затем обратиться к поставщику или разработчику используемой СЭД для выполнения им работ по реализации данного сопряжения (разработке адаптера), предоставив полученную у ФСО России информацию.
Участие ЭОС в реализации проекта МЭДО
Компания ЭОС, лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО.
Компания ЭОС выполняет работы по сопряжению с МЭДО своих систем – ДЕЛО, EOS for SharePoint.
Для осуществления нового сопряжения или обновления имеющегося сопряжения (в случае изменения требований к обмену сообщениями через МЭДО) ознакомьтесь с рекомендациями: «Как стать участником МЭДО».
В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:
Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО
Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:
Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;
Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;
Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;
Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;
Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);
Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;
Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);
Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;
Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.
Для получения подробной информации о функционале модулей сопряжения систем ЭОС с МЭДО обращайтесь market@eos.ru.
Справочная информация: Перечень наиболее важных документов по организации информационного взаимодействия органов государственной власти с использованием МЭДО:
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494».
Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
1. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754).
2. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
3. Узел участника МЭДО, а также каналы связи от головного узла МЭДО до узла участника МЭДО.
Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
Многофункциональное приложение для решения основных задач Бизнеса
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Система автоматизации документооборота и бизнес-процессов
*** Самые популярные решения
Для органов власти и государственных структур
Система электронного документооборота «Дело»
Для крупных компаний и международных корпораций
Система документооборота «Тезис»
Для малого и среднего бизнеса
Система управления заданиями и документами «Ведок»
Для электронного архива
Подсистема «Архивное Дело»
*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.
Чиновникам разрешат обмениваться секретными документами в электронном виде
Минцифры готовит новую версию протокола Межведомственного электронного документооборота — МЭДО 3.0. Она обеспечит работу с документами с грифом ДСП, а также позволит проанализировать выполнение госведомствами поручений. Общие затраты на развитие МЭДО в период до 2024 г., по данным министерства, не должны превысить 3,8 млрд руб.
Запрет на прием электронных документов в старых версиях МЭДО
Руководитель аппарата Правительства России, вице-премьер Дмитрий Григоренко поручил Минцифры совместно со Спецсвязью Федеральной службы охраны (ФСО) обеспечить технологический запрет приема в Аппарате Правительства документов, поступивших из федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) в форматах платформы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) версий ниже последней — 2.7.1.
Кроме того, Григоренко поручил департаменту документационного обеспечения Правительства не осуществлять прием документов, поступивших из ФОИВ на бумажном носителе, но подлежащих представлению в электронном виде. Соответствующую выписку из протокола заседания у Григоренко опубликовал Telegram-канал «Координация профанации».
Что такое МЭДО
Система МЭДО, исторически запущенная как закрытая линия обмена между Администрацией Президента и Аппаратом Правительства, к 2009 г. приобрела свою действующую архитектуру, название и объединила крупнейшие госорганы в единую инфраструктуру обмена документами. В настоящее время МЭДО объединяет все федеральные органы исполнительной власти, высшие органы исполнительной власти субъектов России и крупнейшие организации с госучастием.
Инфраструктура МЭДО представляет собой общую шину обмена со стандартным протоколом, обеспечивающую гарантированную доставку электронных документов, подписанных электронной подписью, из одного ведомства в другое. К шине подключены ведомственные системы электронного документооборота, за которые они самостоятельно отвечают.
Сейчас по МЭДО проходит до 100 тыс. юридически значимых электронных документов в день. Развитие МЭДО осуществляется по направлениям функционального обновления (в том числе введения новых форматов обмена), развития нормативного регулирования, а также расширения состава его участников за счет привлечения государственных и муниципальных органов и учреждений, сообщили в Минцифре. Работы по развитию МЭДО ведутся Минцифры вместе с Федеральной службой охраны (ФСО) и Росархивом.
Что нового в протоколе МЭДО 2.7.1
В 2020 г. Минцифры, после пятилетнего перерыва, возобновило работу межведомственного совета по МЭДО. Это позволило начать работы над новыми протоколами системы.
Как пояснил CNews замминистра цифрового развития Андрей Черненко, новая версия формата МЭДО (2.7.1) вводит обязанность передачи документов в электронном виде, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (кроме случаев, предусмотренных законом). Также вводятся обязанности заполнения ряда атрибутов, которые ранее были опциональными, и новые виды служебных сообщений.
«Эти изменения позволяют обеспечить автоматизацию процессов делопроизводства (авторегистрация входящих, получение уведомлений о регистрации или отказе в регистрации), повысить прозрачность межведомственного электронного документооборота (отправку и получение квитанций обработки по ходу жизненного цикла контрольных поручений), а также снизить долю бумажных документов в государственном делопроизводстве», — поясняет Черненко.
МЭДО 3.0: работа с ДСП и анализ выполнения поручений
По словам Черненко, сейчас готовится следующая версия протокола МЭДО — 3.0. В ней будет усовершенствована шина обмена, что обеспечит ускорение обработки документов. Также в новой версии протокола появится возможность работы с электронными документами с ограничительной пометкой «для служебного пользования» (ДСП) для ведомств, которые еще не аттестовали свои системы электронного документооборота на обработку таких документов. «Для нас, чиновников, привыкших к электронному документообороту, работа с ДСП — мучение, так как в большинстве случаев такие документы создаются и обрабатываются в бумажном виде», — объясняет Черненко.
Еще одно планируемое нововведение МЭДО 3.0 состоит в функциональном развитии формата: документы будут переведены в полностью цифровой вид, также будет увеличено количество описательных атрибутов, позволяющих реализовать новые возможности документооборота, активно управлять процессами формирования отчетности и вести необходимую статистику. Благодаря этому станет возможно проверять исполнения поручений, и появится инструмент измерения производительности «госмашины».
«Сейчас ведомству дают поручение, которое оно должно отработать с рядом других ведомств, — объясняет Черненко. — При этому отсутствует полноценная картинка, сколько реально у какого ведомства в итоге поручений в работе и сколько “госмашинна” способна их переварить. Также станет понятно, с кем в ведомстве непосредственно надо отрабатывать конкретный документ на момент времени».
Затраты на создание и функционирование МЭДО
На развитие МЭДО, в том числе на подключение к типовому облачному решению системы электронного документооборота порядка 10 тыс. органов местного самоуправления и бюджетных учреждений, до конца 2024 г. из средств федерального проекта «Цифровое государственное управления» будет потрачено не более 3,8 млрд руб., уточнили CNews в Минцифры
Типовая облачная СЭД для регионов
Недавно Минцифры разработало проект постановления Правительства о создании государственной информационной системы «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ГИС ТОР СЭД). Задачей новой системы является автоматизация процессов внутреннего и межведомственного документооборота госорганов и организаций, не имеющих собственных СЭД, либо имеющих системы, не позволяющих эффективно осуществлять электронный документооборот.
В 2019 г. подведомственное Минцифры госпредприятие НИИ «Восход», ответственное за создание платформы ЮЗЭДО, провело тендер на создание системы электронного документооборота для госорганов. Победителем стала самарская компания Halmount.
«Далеко не все органы местного самоуправления и бюджетные подведомственные учреждения могут позволить себе внедрять свои самостоятельные решения для электронного документооборота, — отмечает Андрей Черненко. — Мы говорим региональным органам исполнительной власти, что они должны дойти с электронным документооборотом до каждой больницы, поликлиники, детского сада… И либо они делают это своими силами, используя системы электронного документооборота администраций, либо берут простое федеральное облачное решение».
Обозначенное решение обладает упрощенной и достаточной функциональностью для работы с электронными документами, считают в Минцифре. При этом вся функциональность является одинаковой для всех подключенных организаций и может меняться или дополняться только централизованно — сразу для всех пользователей. Само решение уже подключено к МЭДО.
Электронный документооборот в бизнесе
Еще одной инициативой Минцифры в области развития МЭДО является совместная с Федеральной налоговой службой (ФНС) проработка путей развития и регулирования документооборота в бизнесе. Важными вопросами являются обеспечение электронного документооборота в грузовых перевозках, переход к электронным кадровым документам, переход на смартконтракты, машиночитаемые электронные доверенности, архивное хранение и применение электронных документов в судебном делопроизводстве, рассказал Черненко.
Межведомственный документооборот
Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) занимает важное место в построении единой системы электронного правительства — и подразумевает обеспечение взаимодействия систем электронного документооборота участников МЭДО: Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, а также федеральных органов государственной власти. Положение о МЭДО было утверждено 22 сентября 2009 года.
Взаимодействие электронного документооборота институтов власти подразумевает ведение электронной переписки, содержащей как общедоступную информацию, так и данные, которые могут относиться к сведениям, составляющим служебную тайну.
Техническая инфраструктура МЭДО состоит из нескольких компонентов:
Задачи межведомственного электронного документооборота
Основной задачей межведомственного документооборота является интеграция в единое информационное пространство систем электронного документооборота всех федеральных органов власти. Цель этой интеграции — добиться полного отказа от обмена бумажными документами между Администрацией Президента, аппаратом Правительства РФ и федеральными ведомствами, исключив таким образом временные задержки при их взаимодействии и потери информации.
Помимо этого, с помощью межведомственного электронного документооборота могут решаться задачи взаимодействия с региональными органами власти (РОИВ). В частности, с помощью МЭДО должна осуществляться передача обращений граждан, поступающих в приемную президента, если их рассмотрение требует участия региональных органов исполнительной власти.
Как организовано МЭДО
Взаимодействие внутренних и внешних, единых и унифицированных инструментов обмена электронной документацией осуществляют посредством сообщений особого вида. В них должны быть:
Обмен и взаимодействие должны происходить в едином формате. При этом предприятиям и учреждениям необходимо обеспечить защищенность информации, полноценную интеграцию в единые системы, современную и удобную автоматизацию, соответствие законодательным нормам и непрерывность обмена данными. Поэтому программные комплексы, которые компании и госучреждения непосредственно используют для сопряжения с МЭДО, стоит подбирать придирчиво.
Государственные требования, оговаривающие «техническую сторону» вопроса, предусматривают наличие на рабочих местах шлюзов с операционными системами (например, Windows или Linux), соответствующее серверное программное обеспечение, адаптерный блок, приводящий карточки СЭД-документации организации в унифицированный формат и т.д. Полноценное, грамотно развернутое ПО позволит поддерживать взаимодействие на высоком качественном уровне.
Какие возможности предоставляет МЭДО для организации?
Общий принцип функционирования МЭДО — информационное взаимодействие, в процессе которого участники обмениваются документацией в цифровом виде, подтвержденной электронными подписями (усиленными, квалифицированными). Официальный формат обмена — PDF/A.
На практике взаимодействие происходит так:
Также в МЭДО реализован и полностью поддерживается механизм передачи официальной документации. Практические инструменты, безусловно, требуют постоянной доработки, но предприятиям, обменивающимся документами с федеральными или региональными органами власти, уже сейчас стоит стать частью государственной системы. Для этого нужно:
Решения Docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в МЭДО
Компания «ДоксВижн» обеспечивает полное и комплексное сопряжение своих СЭД, развернутых у заказчика, с общими государственными системами. Мы позаботимся, чтобы весь документооборот был сопряжен с межведомственным на должном уровне. Наши платформы (Docsvision, Docsvision Core) поддерживают механизмы интеграции со всеми официальными госсистемами, включая МЭДО и СМЭВ. «ДоксВижн» — лидирующий на рынке СНГ и Балтии разработчик инструментов управления документацией и бизнес-процессами, и мы предоставляем высококачественные СЭД/ЕСМ, соответствующие стандартам ISO 9001.
СЭД /ECM решения Docsvision позволяют:
При помощи СЭД / ECM платформы Docsvision можно осуществлять обмен документацией с электронными подписями или без них, регистрировать ее в своей СЭД и проверять на соответствие техрегламенту. Мы предоставляем инструменты, позволяющие формировать и отображать графику/визуализацию, контролировать отправку и регистрацию бумаг, обрабатывать уведомления об их статусе и сохранять файлы в форматах МЭДО.
Примеры внедрений Docsvision с МЭДО
Комплексная поддержка организации СЭД и МЭДО
Компания «ДоксВижн» совместно с сетью партнеров предоставляет не только современные платформы для развертывания СЭД на предприятиях и в государственных учреждениях, но и предлагает заказчикам комплексную поддержку:
Вы можете приобрести типовое готовое решение у Docsvision или одного из наших партнеров (рекомендуется на начальном этапе автоматизации). Также наши специалисты или партнеры помогут сформулировать специфические требования и сконструировать индивидуальное решение на базе платформы.