Мх1 и мх3 что это акты
Форма МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение
Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение, формируют в том случае, когда нужно документально оформить возврат сданных на хранение ТМЦ компанией-хранителем. Это документ первичного учета, унифицированная форма МХ-3. Заполнением бланка занимается материально ответственное лицо компании, которая приняла ТМЦ на хранение. Как правильно внести все данные в документ, разберемся в статье.
Общие информация о документе
Акт о возврате ТМЦ, переданных на хранение, находится в Альбоме унифицированных форм первички по учету ТМЦ в местах хранения, который был утвержден в 1999 года (9 августа) Пост. Госкомстата №66.
С начала 2013 года унифицированные формы стали лишь рекомендованными к использованию, поэтому компания имеет право сама разработать удобный ей бланк (только путем добавления в МХ-3 строк или столбцов), не забывая при этом внести все необходимые реквизиты документа. Использование разработанного бланка прописывают в учетной политике компании. Форма МХ-3 отличается полнотой и удобством, поэтому организации часто используют ее в неизменном виде.
Назначение акта — документальное отображение передачи ТМЦ, кроме того, на основании его производят списание ТМЦ с забалансового счета, а также начисляют стоимость услуг хранения товара.
К сведению! На основании этого документа могут передаваться любые ТМЦ: транспорт, оборудование, иные товары.
Заполняем бланк
Данные в форму заносят с лицевой и оборотной стороны. Опишем каждую подробно.
Лицевая сторона
Сначала вносят информацию об организации-хранителе:
Затем указывают то же самое о поклажедателе, а также его ФИО. Далее вносят реквизиты договора о передаче ТМЦ на хранение, реквизиты настоящего акта.
Затем следует таблица, в которую нужно вносить данные о возвращаемых товарах:
Оборотная сторона
На этой стороне следует продолжение таблицы. Заполняется она аналогично. Графа «Итого» должна содержать показатели по оборотной странице. Графа «Всего по акту» — полностью по таблице на всех страницах. Затем вписывают срок хранения.
Далее идет таблица, в которой должна быть указана информация о сделанных работах и оказанных услугах:
Затем указывают общую стоимость, НДС и стоимость с НДС.
Далее прописью указывают стоимость работ и услуг, материально ответственное лицо и поклажедатель ставят свои подписи (с указанием должности и расшифровок). Проставляют особые отметки.
Завершают заполнение бланка подписи на расписке в получении ТМЦ.
О чем важно помнить
При заполнении документа нужно помнить о следующих правилах:
Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение
В текущей деятельности любой компании может случиться ситуация, при которой возникнет необходимость передачи имущества на временное сохранение другому предприятию. В этом случае создается специальный документ – акт приема передачи на ответственное хранение.
Что входит в понятие «ответственное хранение»
Вообще, в российском законодательстве такой термин отсутствует. Согласно ст. 514 Гражданского кодекса при отказе покупателя (получателя) от переданного товара поставщик обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение). На практике под ним понимается передача товарно-материальных ценностей от одного лица другому (физическому или юридическому) на какой-либо промежуток времени под полную материальную ответственность за определенную плату. Местом хранения обычно является склад или иное помещение, для этого предназначенное (например, ангар, гараж, база и т.д.).
Какие товары можно передавать на ответственное хранение
Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.
Зачем нужен акт, его значение
Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.
С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.
Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.
Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.
В какой момент делается документ
Акт всегда оформляется непосредственно в момент приема-передачи товарно-материальных ценностей. Именно эту дату и надо ставить в документе. Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы.
Как сформировать акт, особенности бланка
Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.
Во-первых, имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу. Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа. Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы. Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия.
Во-вторых, вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании. Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы.
Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара. По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями.
Сведения об акте внесите в специальный журнал учета – он должен быть в каждой организации, предоставляющей услуги по хранению чужого имущества. Акт храните на протяжении периода, который установлен по закону или же в течение срока, обозначенного в учетной политике вашей компании.
Образец акта приема-передачи на ответственное хранение
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).
Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.
Документооборот в ногу со временем. Как и зачем бизнес переводит акты МХ в электронный вид?
Российский бизнес планомерно уходит от использования бумаги: внедряет системы CRM, ECM (и не только), переводит процессы в электронный вид. Естественным стало отправлять и принимать документы через сервисы обмена. Что самое интересное, прежние страхи и опасения, связанные с правомерностью применения электронных документов, рассеиваются.
Примечательны в этом отношении торговые компании, где за день проходят порядка сотен, а то и тысяч операций. Здесь «рождаются», отправляются и ждут своего подписания электронные договоры, счета-фактуры и другие документы. Однако о возможности обмена некоторыми специфичными видами документов в электронном виде, в частности актами серии МХ, представителям ритейла известно не так много. В своей практике я не раз сталкивалась с такой реакцией клиентов, когда они удивленно спрашивали: «А что, так можно было?». Конечно, можно. Давайте разбираться, откуда «ноги растут».
Автоматизируйте документооборот, исключите потери, сокращайте затраты на бумагу и почту, выстройте 100% прозрачный обмен!
Отдаем на хранение?
Часто у торговых организаций нет собственных складов для хранения продукции, поэтому они используют площади, например, логистических компаний. Какие документы возникают на данном этапе, в чем специфика работы с ними и можно ли перевести их в электронный вид?
Унифицированные формы первичной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в местах хранения предполагают около 21 формы. Законодательство не запрещает переводить их в электронный вид. Но отдельного внимания заслуживают МХ-1 и МХ-3, от бумажных версий которых любая современная компании стремится скорее избавиться по причине их огромных объемов.
СВ соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете» (далее – №402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение) не являются ценными бумагами, в отличие от складских свидетельств, но служат, как минимум, для учета и отчетности. Организация-хранитель ТМЦ, осуществляющая свою деятельность по договорам хранения, на основании МХ-1 и МХ-3 ведет журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на склад (форма МХ-2). Аналогично и поклажедателю (организация, чьи ТМЦ находятся на хранении) они нужны для ведения отчетности.
Приемка и сдача материалов всегда оформляется документально. Однако, подобные операции не влекут изменений финансовых показателей ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете как в составе доходов, так и в составе расходов, при этом отсутствие операций придется отстаивать в суде.
Только представьте ситуацию: у магазина десятки торговых точек, в день завершаются около ста операций по отгрузке продукции со склада в розничные точки и обратно. Стоит учесть, что не весь товар реализуется и его необходимо снова возвращать на хранение. Какое количество бумажных документов возникает? Сказать «много» – не сказать ничего. На каждую партию составляется акт приема-передачи на хранение (при поступлении) и акт возврата (при отправке в магазины), к тому же груз сопровождают накладная ТОРГ-12 (или некоторых случаях может быть ТОРГ-13), счет-фактура, транспортные накладные, сертификаты качества и другие документы.
Сотрудники склада оформляют акты МХ при принятии и отгрузке груза, подписывают документы с двух сторон: кладовщик и представитель организации, которая сдает ТМЦ на хранение. Составляется акт в двух экземплярах для каждой стороны.
Как магазину, кладовщику и другим задействованным в этом процессе лицам избавиться от лавины бумажных документов? Я задала этот вопрос своему коллеге, который непосредственно общается с представителями бизнеса и подтверждает их заинтересованность в ЭДО.
Мнение эксперта
Игорь Толпыго, руководитель проектов Synerdocs:
Действительно, всё чаще наши текущие и новые клиенты, в большинстве своем торговые компании, обращаются к нам с просьбой избавить их от огромных объемов бумажной документации, связанных с внутренним перемещением и передачей товаров.
Запросы по переводу актов серии МХ в электронный вид сейчас особенно участились. Как правило, эти документы служат лишь для отчетности, хранятся в пыльных коробках и ждут своего часа, ведь может быть организована проверка, скажем, раз в пятилетку. Упростить процессы хранения и поиска мы предлагаем с помощью сервиса Synerdocs. Безусловно, бизнес-процессы у компаний различны, возникают вопросы с подписанием актов серии МХ, тем не менее, они решаемы.
Оформляем акты МХ электронно по букве закона
В письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 Министерство финансов указало, что виды возможных электронных подписей, используемых при оформлении первичных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».
В соответствии со статьей 9 пунктом 2 №402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся:
Таким образом, запрета на перевод документов серии МХ в электронный вид не существует, однако они должны содержать все необходимые реквизиты и подписи.
Оформляя МХ в электронном виде либо отправляя его как неформализованный документ, например, в формате PDF, помните, что для визирования необходимы сертификаты электронной подписи для обоих подписантов.
Итак, какие выгоды от перевода МХ в электронный вид получает компания?
Мнения экспертов: Levi’s и Askona
В теории все выглядит гладко. А как обстоят дела на практике? Представляю два ярких примера, взятых опять же из торговой отрасли.
Первый пример про российский филиал американской компании Levi’s®, где уже приготовились к старту обмена МХ-1 и МХ-3. Что ожидают сотрудники и руководство Levi Strauss & Co от этого шага?
Николай Соломатников, Специалист по логистике:
К переводу в электронный вид подтолкнуло то, что у нас достаточно большой объем актов о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей и мало времени на их обработку. Чем больше документов и процессов переводятся в электронный вид, тем проще становится ими управлять.
Наша цель – упростить процесс архивации и доступа к архиву, сократить время на обработку МХ. Ну и, конечно же, go green!
Если Levi’s только планирует стартовать обмен, то компания Askona, напротив, уже активно отправляет МХ в электронном виде. И это наш второй пример. О том, как крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе, лидер индустрии товаров для сна в России, отказалась от бумажных МХ, рассказывает ИТ-директор Екатерина Удальцова.
Перед нашей компанией стояла задача организовать межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами между предприятиями холдинга (внутрихолдинговый обмен). В рамках проекта реализовали обмен как формализованными, так и неформализованными (МХ-1 и МХ-3) документами. Планомерно избавляемся от тонны бумажной документации, которая по большому счету необходима только для внутреннего учета (именно в части актов по форме МХ).
Сейчас уже значительно сократились издержки за счет исключения печати и более дешевой отправки, сроки доставки составляют считанные минуты, документы не теряются. При этом мы не планируем останавливаться на достигнутом – перевода в электронный вид ожидают и другие виды документов».
Что будет дальше?
В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.
Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s® и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.
Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs
Мх1 и мх3 что это акты
от 9 августа 1999 года N 66
Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету продукции,
товарно-материальных ценностей в местах хранения *1)
Государственный комитет Российской Федерации по статистике
1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения и ввести их в действие с 1 января 2000 года:
NN МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение», МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение», МХ-3 «Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение», МХ-4 «Журнал учета поступающих грузов», МХ-5 «Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения», МХ-6 «Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-7 «Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения», MX-8 «Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения», МХ-9 «Весовая ведомость», MX-10 «Партионная карта», MX-11 «Акт о расходе товаров по партии», MX-12 «Акт о расходе товаров по партиям», MX-13 «Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения», MX-14 «Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения», MX-15 «Акт об уценке товарно-материальных ценностей», MX-16 «Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах)», MX-17 «Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища)», MX-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения», MX-19 «Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-20 «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-20а «Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения», МХ-21 «Отчет экспедитора»*
2. Распространить указанные в п.1 настоящего постановления унифицированные формы первичной учетной документации на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.
Генеральный директор
Российского статистического
агентства
В.Л.Соколин
Формы МХ-1 и МХ-3 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение, Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение)
Обработка работает как для Интервала дат (Начало периода и Конец периода),
так и для конкретного выбранного документа (Операция Бух-Бухгалтерская справка или Перемещение товаров).
если это Счет Дебета, то будет формироваться МХ-1
если это Счет Кредита, то будет формироваться МХ-3
Как загрузить эту обработку:
2. Поставить галочку «Дополнительные отчёты и обработки»
3. Зайти в ссылку «Дополнительные отчёты и обработки»
5. Выбрать скачанный файл и нажать кнопку «Открыть»
6. Затем нажать кнопку «Записать и закрыть»
Работает на платформе: 1С: Предприятие 8.3 (8.3.10.2580)
1С:ERP Управление предприятием 2 (2.4.2.123)
1С:ERP Управление строительной организацией 2.2 (2.2.4.159)
1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.57.17)
Данная обработка работает на:
Управляемое приложение (Тонкий клиент)
Операционная система: Microsoft Windwos 95, 98, ХР, NT, 2000, 7, 8, 10
Программный код полностью открыт и после получения можно его редактировать
Обновления предвидятся, если любой из пользователей данного ПО выдвинет новые предложения по улучшению данного ПО или найдёт ошибки. Обновления будут разосланы всем покупателям этого ПО.
Техническая поддержка предоставляется покупателю с момента фактического получения им прав на использование ПО.
Бесплатная техническая поддержка на срок: 30 календарных дней, после покупки данного ПО
Дальнейшая платная техническая поддержка: 500 рублей за обращения, сроком на 1 год.
ВНИМАНИЕ:
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.