На что делится договор
Энциклопедия решений. Структура и содержание гражданско-правового договора
Структура и содержание гражданско-правового договора
Закон не содержит каких-либо обязательных требований относительно структуры договора, его объема. Обычно текст договора делят на разделы, названия и наполняемость которых определяются сторонами самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств и пожеланий.
На практике довольно распространена следующая структура договора:
— «Права и обязанности сторон»;
— «Порядок изменения и расторжения договора»;
— «Подписи, адреса и банковские реквизиты сторон».
Во избежание разночтений и споров с контрагентом, а также контролирующими и проверяющими органами при разработке текста договора особое внимание следует уделить формулировкам предмета договора. Целесообразно как можно более подробно и тщательно прописать права и обязанности сторон, а также положения, устанавливающие ответственность сторон по договору.
«Вводная часть» или, как ее еще в обиходе называют «шапка договора», выполняет функцию оформления и индивидуализации договора и состоит из реквизитов договора и преамбулы.
Под реквизитами договора понимают наименование, номер, дату подписания и место его заключения.
Хотя закон не требует указывать в договоре его название, на практике иногда наименование договора содержит указание на конкретный вид гражданско-правового договора (например, «Договор поставки», «Договор строительного подряда» и т.д.).
Между тем, заключая договор, нужно понимать, что при наличии спора относительно юридической квалификации отношений между сторонами договора суд будет оценивать договор исходя из его содержания и существа регулируемых им отношений. Разрешая вопрос, к какому именно виду гражданско-правовых договоров относится договор, суд будет исходить не из его названия, а из смысла договора в целом. Кроме того, судом будут учитываться его цель, действительная общая воля сторон и все обстоятельства заключения договора (ст. 431 ГК РФ, п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85).
Обычно номер договору проставляет сторона, которая выступает инициатором сделки. Если организация заключает большое количество сделок, целесообразно разработать и утвердить внутренний документ, регулирующий порядок документооборота и оформления договоров, в том числе способ их нумерации. Это позволит упорядочить работу с договорами и вести их учет, например, отслеживать своевременность исполнения контрагентами обязательств по договорам.
Отметим, что при оформлении договора желательно не допускать даже технических ошибок, т.к. неточности и разночтения в части номера договора в совокупности с другими обстоятельствами могут повлечь споры с налоговыми органами (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2006 N А66-12570/2005).
Договоры
Договор, как документ — это основной способ оформления правоотношений в сфере гражданского оборота. По своей юридической природе договор — это сделка, заключенная между двумя или более участниками правоотношения.
Сделка и договор
Статья 154 ГК РФ гласит, что договор — это форма двухсторонней или многосторонней сделки, для осуществления которой необходимо свободное и согласованное волеизъявление двух или более лиц.
Из этого следует, что не каждая сделка есть договор, но каждый договор — это сделка.
Дифференциация проводится по признаку количества участников.
Так, в соответствии с положениями ст. 154 ГК РФ, сделка, для осуществления которой достаточно волеизъявления только одной стороны, не переходит в категорию договоров и остается сделкой.
Типы договоров
Помимо дифференциации договоров на двухсторонние и многосторонние, существует также их дифференциация по особым юридическим признакам. В соответствии с этой дифференциацией, договоры могут быть:
Договор, как свободное волеизъявление сторон
Гражданский кодекс РФ провозглашает безусловную свободу договоров в рамках, определенных законом. Говоря о рамках закона, можно сказать, что любой договор будет законным, если само правоотношение или предмет договора законом не запрещены.
То есть, договор, который пусть даже и не регламентируется прямо законом, но правоотношение или предмет договора при этом законом не запрещены, будет законным.
например, Гражданскому кодексу РФ неведомо понятие генерального подряда. Но поскольку условия генерального подряда законом не запрещены, договоры подобного типа заключаются повсеместно.
Регламентирование при этом осуществляется по аналогии. Договор генерального подряда, например, регламентируется статьями ГК, относящимися к подряду, а договоры бартера — статьями ГК, относящимися к договору мены.
Принуждение к заключению договора возможно только либо в силу закона, либо в случае, когда намерение заключить договор было принято в добровольном порядке.
Публичные договоры
Под публичными договорами понимаются двухсторонние и многосторонние сделки, заключенные на основании публичной оферты. Под публичной офертой, в свою очередь, понимается предложение к заключению сделки, адресованное каждому, кто пожелает эту сделку заключить.
На условиях публичной оферты работают коммерческие организации, предлагающие товар или услуги любому потенциальному покупателю или клиенту.
Принятие оферты именуется акцептом. С момента, когда покупатель или клиент изъявили акцепт на публичную оферту, договор будет считаться заключенным. Подтверждением заключения договора, при этом, станут платежные документы, подтверждающие, что акцептант оплатил товар или услугу, а офертант продал товар или выполнил услугу.
Договоры в иных отраслях права
Основная масса договоров заключается относительно тех или иных гражданских правоотношений, и регламентируются Гражданским кодексом РФ.
Трудовые договоры по своим юридическим характеристикам мало чем отличаются от гражданско-правовых договоров, поскольку в основе трудового договора лежит всё то же свободное волеизъявление сторон. Но сфера применения трудового договора выходит за рамки гражданского права и подпадает под действие трудового права.
То есть трудовой договор — это свободное волеизъявление работника и работодателя, направленное на взаимное вступление в трудовые правоотношения.
Не теряют своего основного признака свободного волеизъявления и договоры, заключаемые в сфере семейного права. При этом семейные договоры могут касаться только правоотношений, возникающих в связи с брачными отношениями сторон, либо с отношениями, возникающими в результате расторжения брака.
Условия договора
Под условиями договора понимается совокупность договорных положений, относящихся к предмету договору и к взаимным правам и обязанностям участников договора.
Выделяются три вида договорных условий, а именно:
Форма договора
Закон выделяет три формы договора — устную, простую письменную и нотариальную письменную.
Устный договор может быть заключен только физическими лицами по сделкам, цена которых не превышает 10-кратного размера МРОТ, либо по сделкам, для которых закон не предусматривает обязательной письменной формы.
Простая письменная форма применима для договоров, для которых закон не предусматривает обязательное нотариальное удостоверение.
Возможность составления договора в нотариальной форме ничем не ограничена. То есть стороны договора вправе обратиться к нотариусу даже в случае, если для конкретного вида договора закон не требует нотариальной формы.
Регистрация договора
Для ряда договоров закон предусматривает их обязательную государственную регистрацию. Так, подлежат регистрации:
Виды сделок
Сделки могут быть классифицированы по различным основаниям.
1. По количеству сторон и направленности их воли сделки подразделяются на односторонние, двусторонние и многосторонние. Односторонней признается сделка, для совершения которой в соответствии с законом, иными правовыми актами или соглашением сторон необходимо и достаточно выражения воли одной стороны ( ст. 154 ГК). К односторонним сделкам относятся, в частности, выдача доверенности, завещание, принятие наследства, отказ от наследства, выдача независимой гарантии. По общему правилу односторонняя сделка создает обязанности только для лица, совершившего сделку (например, лицо, публично обещавшее награду, принимает на себя обязанность выплатить обещанную награду любому, кто совершил соответствующее действие). Возложить обязанность на другого субъекта посредством собственного одностороннего волеизъявления недопустимо, за исключением случаев, предусмотренных законом либо соглашением с этим субъектом (например, ст. 1137 ГК допускает возложение на наследника исполнения за счет наследства какой-либо обязанности имущественного характера в пользу одного или нескольких лиц (отказополучателей), которые приобретают право требовать исполнения этой обязанности (завещательный отказ)).
Двусторонние сделки — сделки, для заключения которых необходимо выражение согласованной воли двух сторон. Двусторонние и многосторонние сделки называются договорами — соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ( ст. 420 ГК).
Двусторонние сделки отличаются от многосторонних направленностью воли сторон. Двусторонняя сделка может состояться лишь в том случае, если у двух сторон воли и волеизъявления противоположны по направленности и встречные по содержанию. Так, одно лицо желает продать автомобиль, другое — купить его (если оба субъекта будут намерены продать свои автомобили, то договор купли-продажи между ними не будет заключен). Встречность содержания означает волю обеих сторон заключить договор на согласованных взаимно приемлемых условиях (если продавец желает получить оплату в полном объеме при заключении договора, а покупатель настаивает на рассрочке платежа, то договор купли-продажи также не состоится).
2. По моменту, с которого сделка считается заключенной, сделки делятся на реальные и консенсуальные.
Достижение соглашения необходимо для совершения любой сделки, в которой участвуют две и более стороны, однако для некоторых сделок этого достаточно, чтобы считать сделку совершенной, для других — требуется, помимо соглашения, передача вещи. Консенсуальные сделки — это сделки, которые считаются заключенными с момента достижения соглашения в требуемой законом форме. Большинство сделок являются консенсуальными (договор купли-продажи, аренды, подряда, оказания услуг, поручения, комиссии). Консенсуальная сделка порождает между сторонами обязательственное правоотношение, и все дальнейшие действия сторон, даже если они совершаются в тот же самый момент, представляют собой исполнение заключенной сделки. Так, в договоре розничной купли-продажи моменты заключения и исполнения сделки, как правило, совпадают, однако передача вещи покупателю и уплата им денег — это действия по исполнению договора купли-продажи, заключенного в данном случае в устной форме. Передача вещи в аренду есть исполнение договора аренды со стороны арендодателя.
Реальные сделки — это сделки, которые считаются заключенными с момента передачи вещи. К их числу относятся, в частности, договор займа, договор перевозки грузов, договор банковского вклада, договор доверительного управления имуществом. В данных сделках передача вещи есть не исполнение, а заключение договора. Это означает, что до тех пор, пока вещь не передана, договор не считается заключенным. Соответственно, подписанный обеими сторонами договор займа, оформленный в виде единого документа, не порождает ни права заемщика требовать выдачи суммы займа, ни обязанности займодавца ее передать. Обязательственное правоотношение между сторонами возникнет лишь тогда, когда деньги будут переданы заемщику.
3. По наличию (отсутствию) встречного предоставления сделки подразделяются на возмездные и безвозмездные.
Возмездная сделка — это сделка, в которой сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей. Подавляющее число сделок являются возмездными: за передаваемую вещь в договоре купли-продажи покупатель уплачивает деньги; за полученную в собственность вещь в договоре ренты плательщик ренты предоставляет ренту; за выполненную работу подрядчик получает деньги или иное неденежное предоставление. Необходимо обратить внимание, что ГК устанавливает презумпцию возмездности договора ( п. 3 ст. 423 ГК), а следовательно, даже если непосредственно в договоре не оговорено встречное удовлетворение, это не означает, что договор является безвозмездным. В этом случае размер встречного предоставления определяется исходя из цены, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги ( п. 3 ст. 424 ГК).
Безвозмездная сделка — это сделка, в которой одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Безвозмездные отношения нетипичны для гражданского права, и таких сделок немного (договор дарения, безвозмездного пользования (ссуды), договор поручения (по общему правилу)).
4. В зависимости от того, обусловлена ли действительность сделки наличием (отсутствием) ее основания (каузы), сделки могут быть каузальными и абстрактными.
Каузальная сделка — это сделка, из содержания которой видна ее правовая цель и реализация этой цели является необходимым условием действительности сделки. Перенесение на покупателя права собственности в договоре купли-продажи, передача денег в собственность в договоре займа образуют каузу договора купли-продажи и договора займа соответственно. Если продавец не имеет намерения передать вещь в собственность покупателю, а покупатель уплатить за нее деньги, то договор купли-продажи является мнимой сделкой ( п. 1 ст. 170 ГК), что означает его ничтожность. Если деньги по договору займа не были переданы, то договор не заключен, что исключает обязанность заемщика по их возврату. Большинство сделок являются каузальными.
Абстрактная сделка — это сделка, правовая цель которой из ее содержания не видна и ее осуществление (неосуществление) не влияет на действительность сделки. Сделка называется абстрактной, потому что она отвлечена от своего основания. Безусловно, это основание у каждой сделки есть (вексель выдается не просто так, а потому что между сторонами состоялось заемное обязательство либо покупатель передал его в качестве средства расчета по договору купли-продажи и т.п.). Однако эти отношения не важны для решения вопроса о том, обязан ли векселедатель платить по векселю. Вексель — это ничем не обусловленное обязательство векселедателя уплатить указанную в нем сумму, поэтому если он отвечает всем установленным законом требованиям к форме и содержанию, этого достаточно для обязания векселедателя заплатить векселедержателю независимо от того, в связи с какими отношениями этот вексель был выдан. Даже если договор купли-продажи, по которому покупатель передал в качестве оплаты вексель, будет признан недействительным, это не влечет недействительности векселя и не освобождает векселедателя от обязанности произвести платеж.
Абстрактные сделки немногочисленны (помимо выдачи векселя, к ним можно отнести выдачу независимой гарантии).
5. По наличию (отсутствию) в сделке условия как юридического факта, с которым стороны связали возникновение (прекращение) прав и обязанностей по сделке, сделки могут быть обычными и условными.
В обычных сделках права и обязанности сторон возникают либо с момента их заключения, либо в сроки, установленные законом или договором, а прекращаются в момент исполнения сделки либо иной момент, также определяемый законом или договором.
Условная сделка — это сделка, в которой возникновение или прекращение прав и обязанностей поставлено сторонами в зависимость от обстоятельства, относительно которого неизвестно, наступит оно или не наступит.
Условие как юридический факт, с которым стороны связывают правовые последствия сделки, должно отвечать определенным требованиям:
1) принадлежность будущему: обстоятельство на момент заключения сделки не наступило;
2) осуществимость: имеется реальная возможность фактического наступления такого условия (нельзя, например, в настоящее время включить в сделку условие «если удастся долететь до Плутона»);
3) законность — соответствие требованиям закона и иных правовых актов, в том числе основам правопорядка и нравственности (недопустимо включение в сделку условия «если продавец уклонится от налогов», «если удастся вступить в брак с двумя женщинами»);
4) отсутствие неизбежности наступления: сторонам неизвестно, наступит это обстоятельство или не наступит. В связи с этим не может рассматриваться в качестве условия календарная дата, событие, относительно которого точно известно, что оно наступит, но неизвестен лишь момент его наступления (например, выпадение снега в г. Екатеринбурге). Если стороны поставили правовые последствия сделки в зависимость от обстоятельства, которое неизбежно наступит, то сделка является не условной, а срочной, поскольку исходя из ст. 190 ГК таким событием может устанавливаться срок.
Условия могут быть отлагательными и отменительными.
Сделка под отлагательным условием — это сделка, в которой стороны поставили возникновение прав и обязанностей в зависимость от обстоятельства, относительно которого неизвестно, наступит оно или не наступит. Права и обязанности сторон возникнут лишь в момент наступления условия. В связи с этим в литературе представлены различные точки зрения относительно правового положения сторон до наступления условия. Одни авторы считают, что с момента заключения сделки до наступления условия никаких прав и обязанностей не возникает, другие полагают, что с момента заключения сделки у сторон возникает правовая связанность и произвольное отступление от соглашения и совершение условно обязанным лицом действий, создающих невозможность наступления условия, не допускается.
Сделка под отменительным условием — это сделка, в которой стороны поставили прекращение прав и обязанностей в зависимость от обстоятельства, относительно которого неизвестно, наступит оно или не наступит (например, права и обязанности нанимателя прекращаются, если к наймодателю вернется сестра из Севастополя). В этом случае права и обязанности возникают в момент заключения сделки и прекращаются при наступлении условия.
Законом предусмотрены негативные последствия для стороны, которая своим поведением в целях личной выгоды препятствовала или содействовала наступлению условия. Так, если наступлению условия недобросовестно воспрепятствовала сторона, которой наступление условия невыгодно, то условие признается наступившим. Если наступлению условия недобросовестно содействовала сторона, которой наступление условия выгодно, то условие признается ненаступившим.
6. В зависимости от того, насколько при заключении сделки известны объем, уровень и соотношение встречного удовлетворения, сделки делятся на коммутативные и алеаторные (рисковые).
Коммутативные сделки — сделки, в которых объем и соотношение взаимных обязательств сторон конкретно определены и известны сторонам в момент заключения сделки (за продаваемую вещь продавец получает цену, установленную договором; арендодатель получает ежемесячные платежи в размере, определенном договором).
Алеаторные (рисковые) сделки — сделки, в которых объем и соотношение взаимных исполнений не вполне известны сторонам и не могут быть четко определены в момент заключения сделки. Невозможность их определения обусловлена сущностью и характером сделок, поскольку размер взаимных предоставлений зависит от событий, относительно которых сторонам неизвестно, наступят они или нет, либо неизвестен момент их наступления. Например, к числу алеаторных сделок относится договор страхования, поскольку при его заключении страховщик получает страховую премию, но встречное предоставление с его стороны может последовать или не последовать в зависимости от того, наступит ли в течение срока действия договора страховой случай. Рисковый характер проявляется в том, что в зависимости от наступления (ненаступления) страхового случая страховщик либо получает выгоду без какого-либо встречного предоставления с его стороны, либо, наоборот, размер страховой выплаты заведомо превышает полученную им при заключении договора страховую премию. Алеаторный характер имеет договор пожизненной ренты, поскольку, получив имущество в собственность, плательщик ренты может выплачивать ренту столь длительное время, что ее объем превысит стоимость полученного им имущества. Может сложиться ситуация, когда, напротив, получатель ренты умер вскоре после заключения договора и тогда объем предоставления плательщика ренты окажется несопоставим со стоимостью полученного им имущества.
Следить за выражениями
Если точную сумму прописать невозможно, ограничьте ее диапазоном. Допустим, вы нанимаете рекламное агентство для запуска первой рекламной кампании в интернете. Услуги компании оплачиваются по фиксированной ставке, а вот расходы на услуги «Яндекса» или «Гугла» идут отдельно. Заранее спрогнозировать бюджет новой кампании достаточно сложно, поэтому стоит указать в договоре верхнюю планку. Так вы убедитесь, что ожидания рекламщиков совпадают с вашими возможностями, и не попадете в ситуацию, когда за первые три дня со счета в «Яндексе» улетает сумма, заложенная вами на месяц.
Порядок платежей должен быть задан с точностью компьютерного алгоритма: по каким частям уходит сумма, в какие сроки и от чего зависит платеж.
Стандартная формулировка «. услуги оплачиваются в течение трех дней после подписания акта» должна дополняться указанием на то, в какой срок должен быть подписан акт и что будет, если этого не произойдет. Иначе контрагент может под разными предлогами просто не ставить подпись, и отведенные на оплату «три дня с момента подписания» так никогда и не наступят.
Теперь о результате. В предмете договора должно быть прямо указано то, что вы хотите получить. На первый взгляд кажется, что это очевидно. Но вспомните, сколько соглашений заключается с формулировкой «предметом договора является оказание [каких-то там] услуг».
Для примера возьмем договор, по которому я регистрирую товарные знаки для своих доверителей. Я мог бы написать размытое «Предметом договора является оказание услуг по регистрации товарного знака». Вместо этого я ставлю: «Исполнитель обязуется получить оригинал Свидетельства на товарный знак Заказчика и передать оригинал данного Свидетельства Заказчику».
Людям не нужны какие-то аморфные «услуги». Ко мне обращаются за тем, чтобы получить свидетельство на товарный знак, поэтому именно об этом я и пишу в договоре.
Если вы исполнитель, то четко прописанный предмет договора убережет вас от бесплатной работы. Бесконечные правочки («а давайте еще вариантов, нам ничего не подошло», «а заезжайте к нам завтра в офис, обсудим». ) возникают, как правило, там, где объем работы и порядок ее сдачи не указан в договоре достаточно подробно.
Например, дизайнер сделал дизайн интерьера, четыре дня без перерыва рендерилась графика. А потом заказчик попросил внести коррективы. Если в договоре описан порядок сдачи результата работ, то дизайнер может сослаться на него и предложить заказчику поменять мелочи уже на живом проекте, оставив компьютерную модель как есть. Но если в договоре эта история не прописана, то с большой вероятностью заказчик откажется от готового варианта, и дизайнеру придется делать визуализации заново.
Если вы не знаете, как написать об обязанностях в договоре «по-умному», напишите своими словами. Закон не запрещает использовать простые и понятные формулировки. Прямые «свои» слова защитят ваши интересы лучше, чем размытые «умные».
Наконец, любое положение договора бесполезно, пока не подкреплено санкцией. Прописывайте денежные взыскания за неисполнение любого важного условия и привязывайте их к срокам: тысяча рублей штрафа за каждый день просрочки действует лучше, чем просто тысяча рублей штрафа. Возможно, вам никогда не доведется воспользоваться этими пунктами, но само наличие в договоре санкций здорово дисциплинирует его участников.
8 этапов договорной работы
В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
1 этап: инициатива заключения договора
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.
2 этап: определение основных условий
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
3 этап: проверка контрагентов
Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.
Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.
Стандартный перечень документов для досье контрагента
Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента. Смотрите также: Как проверить контрагента
4 этап: доработка текста договора
На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.
5 этап: согласование
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.
После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.
Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора
6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту
Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.
Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.
Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.
Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.
Реестр договоров
Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:
7 этап: контроль за исполнением
В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).
Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.
Задачи ответственного сотрудника
8 этап: хранение
Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.
Схема работы с договором в электронном виде
Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Регистрация договора в электронном реестре.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.
Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»
Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.
Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления