На что должна быть направлена внутрифирменная коммуникационная политика

Корпоративная коммуникационная политика: зачем выстраивать и как использовать?

Расскажем, почему не стоит закрывать глаза на коммуникационные проблемы, и рассмотрим кейсы по их решению.

Любая компания сталкивается с вопросом позиционирования. Этот процесс важен с обеих сторон: как выглядит бренд изнутри, в представлении сотрудников компании, и как снаружи — для клиентов. Коммуникационная политика как раз и связывает оба направления. За вторую его часть отвечают отдел по связям с общественностью и PR-служба. Обе структуры следят за потоками информации. Это ключевой ресурс для позиционирования и продвижения компании и ее продукта. Ей нужно донести до рынка информацию о себе. Для этого разрабатывается стратегия развития, ставятся цели и миссии, создается фирменный стиль.

Например, авто концерн Volvо позиционирует себя как производитель самых надежных автомобилей, а ритейлер «Вкусвилл», в отличие от конкурентов, предлагает только продукты для здорового питания. На рынок информация о таком позиционировании поступала постепенно и сформировалась благодаря PR-компаниям, публикациям в СМИ, интеграции с блогерами, налаживании обратной связи и т.д. Инструментов продвижения и позиционирования довольно много, и все они являются внешней частью коммуникационной политики.

Внутренняя часть может показаться не такой важной, ведь продвижение компании и ее продукта напрямую скажется на продажах и получении прибыли. Однако процесс выстраивания коммуникаций внутри компании похож на заботу о здоровье человеческого организма. Одеваться можно всегда красиво и модно (позиционирование на рынке), но если у вас серьезные проблемы со здоровьем, это будет сказываться на вашем самочувствии и может привести к осложнениям. На корпоративные коммуникации часто обращают слишком мало внимания, поэтому и «здоровье компании» находится под угрозой. Не отлаженная система внутренних коммуникаций обернётся нездоровой обстановкой в коллективе и потенциальной утечкой сильных кадров.

Барьеры в коммуникационной политике возникают в самых разных местах, но главными очагами проблем являются две формы взаимодействия — между отделами и между начальством и подчиненными. Например, неверная или неполная передача информации. Если работник столкнулся с таким изъяном коммуникационной модели внутри своей компании, то может ответить пассивным сопротивлением. По сути, он может не выполнить указания сверху, поскольку не до конца понял их. А отсутствие обратной связи в отношениях «подчиненный — начальник» лишает сотрудника мотивации что-либо выяснять. Руководство также может сделать неправильный вывод из реакции сотрудника и принять неверное стратегическое решение, опираясь на некорректное восприятие информации, переданной «снизу».

Выстраивание коммуникаций внутри корпорации — такой же важный процесс, как и производство самого продукта. Без нужных подстроек развалится любая компания — и концерн с тысячью работников, и стартап из пяти человек. Развитие онлайн-сервисов помогло корпорациям решать внутренние проблемы коммуникаций. К примеру, разработчики приложения «Вкусвилл» создали бота в Telegram, доступ к которому даётся каждому сотруднику. Через него работник может связаться с любым отделом и любым сотрудником, который работает во «Вкусвилле». Это пример эффективной работы «открытых дверей» — когда горизонтальной коммуникации не мешает разделение компании на департаменты.

В этом плане отличные кейсы предлагает платформа «Mail.ru для бизнеса» biz.mail.ru —сервисы для малого и среднего бизнеса от Mail.ru Group. Она появилась на рынке, чтобы помочь компаниям преодолеть барьеры корпоративных коммуникаций.

Самоопределение. Платформа предлагает создать корпоративную почту для всех сотрудников — это решает вопрос с созданием единообразного стиля переписки в компании и восприятия всех представителей компании из вне в целом.

Взаимодействие. Для общения между всеми сотрудниками и отделами разработчики biz.mail.ru придумали корпоративный мессенджер Myteam. Это хорошее дополнение к встречам и собраниям — основному инструменту решения коммуникационных проблем. Важный момент – в корпоративном мессенджере, как правило, добавлены только сотрудники с учетными записями в рамках конкретного домена, поэтому руководители могут не переживать, что их подчиненные будут тратить время на обсуждение нерабочих вопросов в мессенджерах с «заботливой тетей Леной».

Оповещение. В Myteam можно создать канал компании для рассылки важной информации — чтобы все сотрудники получали все данные сразу и одновременно. При этом, нужно делиться как хорошими новостями, так и плохими, в противном случае можно потерять доверие работников.

Личный контакт. В условиях удалённой работы можно использовать аудио- и видеоконференции для обсуждения рабочих вопросов, а для проектов есть опция создания чатов.

Доступ к информации. Сервис Teambox поможет с облаком данных, где руководство может контролировать доступ сотрудников к тем или иным файлам. Там же можно совместно работать над документами онлайн. Это удобно при сборе консолидированного отчета по данным с разных подразделений и надежно, поскольку администратор может четко регламентировать доступ к таким документам. Это ускоряет работу всех отделов.

Отсутствие хотя бы минимально налаженной коммуникации внутри компании в будущем может отразиться и на прибыли. Это не пустые опасения — создание хорошей корпоративной коммуникации позволит избежать лишней бюрократии, наладить общение между людьми, увеличить их лояльность к компании. Последнее — одна из главных задач внутренней корпоративной политики.

Источник

Как информировать сотрудников, чтобы они железно ознакомились с информацией

Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации — это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства — максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).

Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.

Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.

Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.

Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.

Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.

На что должна быть направлена «политика гласности»

Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации

Как разработать эффективную систему информирования

В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:

Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество — донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.

Доски объявлений и стенды

Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.

Электронные почтовые сообщения

Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.

Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.

Корпоративный портал

Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.

Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:

Источник

Коммуникационная политика фирмы

Вы будете перенаправлены на Автор24

Понятие и сущность коммуникационной политики фирмы

Коммуникационная политика фирмы – это целенаправленно проводимая в интересах компании деятельность по информированию потребителей и иных заинтересованных аудиторий о компании, ее деятельности и продукции.

В определенном смысле коммуникационная политика фирмы может быть определена в качестве особого курса действий компании, направленного на планирование и реализацию ее взаимодействия со всеми субъектами маркетинговой среды. Подобного рода взаимодействие в основе своей опирается на использование комплекса средств коммуникации, обеспечивающих эффективности и стабильное формирование спроса и продвижения предложения товаров и услуг на рынки в целях удовлетворения потребностей покупателей и извлечения прибыли.

Основу коммуникационной политики фирмы составляет продвижение ее товаров и услуг в условиях рынка, являющееся логическим продолжением производственной деятельности. По большому счету коммуникационная политика может быть определена как особая форма связи с потребителями и иными контактными аудиториями ориентированная на их информирование.

Основополагающей целью коммуникационной политики фирмы считается стимулирование покупательского интереса и спроса на товары (услуги) за счет реализации мероприятий по продвижению продукции и выстраиванию (укреплению) положительного имиджа компании в условиях рынка.

Структура и содержание коммуникационной политики фирмы

Коммуникационная политика фирмы состоит из четырех основных элементов, способствующих рыночному продвижению фирмы и ее продукции. В общем виде они представлены на рисунке 1. Рассмотрим их более подробно.

Рисунок 1. Составные элементы коммуникационной политики фирмы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Готовые работы на аналогичную тему

Под продвижением в системе маркетинга понимаются любые формы действий, предпринимаемых компанией для информирования, напоминания и/или убеждения людей о своих товарах, услугах, идеях, образах, общественной деятельности или влиянии, оказываемом на общество. К числу основных, наиболее часто используемых на практике видов продвижения сегодня относятся реклама, личные продажи, различные формы стимулирования сбыта и формирование общественного мнения.

Под рекламой понимаются любые оплаченные определенными спонсорами формы неличностного представления идей, товаров и услуг. В современном мире реклама может принимать различные виды и формы. Так, например, в зависимости от преследуемых целей ее подразделяют на товарную и имиджевую. По характеру решаемых задач выделяют информационную, увещевательную, напоминающую и подкрепляющую рекламу, а также антирекламу. В зависимости от охвата целевой аудитории рекламу подразделяют на персональную, групповую и массовую. По своим формам реклама может быть наружной, печатной, событийной, размещаемой на транспорте, в средствах массовой информации, в сети Интернет и т.д. Так или иначе, функциональное предназначение рекламы всегда сводится к предоставлению покупателям информации о товарах и услугах фирмы посредством использования различных информационных средств.

Личные или персональные продажи представляют собой особый вид продвижения, основанный на устном представлении фирмы и ее продукции потенциальным покупателям в целях продажи. В основе их реализации лежит личный контакт продавца с покупателем.

В системе маркетинга личные продажи также подразделяются на множество видов. В частности, могут быть выделены технические, созидательные, консультативные, ответные, миссионерские и прочие виды личных продаж. Так или иначе, все они нацелены на установление доверительных взаимоотношений с потребителями и продажу им предлагаемых фирмой товаров и услуг.

Стимулирование сбыта представляет собой систему побудительных приемов и мер, в большинстве случаев носящих кратковременный характер и направленных на поощрение покупки или продажи товаров (услуг) фирмы.

Стимулирование сбыта может быть направлено как непосредственно на самих покупателей, так и на собственный торговый персонал фирмы или ее рыночных посредников. В основе его практической реализации лежит использование материальных и нематериальных стимулов.

Формирование общественного мнения (PR) опосредовано неличностным стимулированием спроса на товары и услуги фирмы за счет выстраивания благоприятных отношений с общественностью, помещения коммерчески важных новостей в периодических изданиях или получения благоприятных отзывов в СМИ, не оплачиваемых конкретными спонсорами.

Практика показывает, что современные фирмы стараются использовать в своей коммуникационной политике сразу несколько из описанных выше элементов.

Основы разработки и реализации коммуникационной политики фирмы

Разработка коммуникационной политики фирмы предполагает необходимость выбора конкретных форм коммуникационного воздействия. При этом рекомендуется учитывать следующие факторы:

Сам по себе процесс разработки и формирования коммуникационной политики фирмы состоит из определенных этапов, требующих своего последовательного прохождения. Основными из них считаются:

От качества прохождения каждого из представленных вше этапов зависит общая эффективность коммуникационной политики фирмы в целом.

Вслед за разработкой и формированием коммуникационной политики фирмы следует ее непосредственная реализация, в ходе которой обеспечивается управление продвижением. К его основе лежит процесс координирования различных элементов комплекса продвижения, рассмотренных нами ранее, а также оценка эффективности их реализации и принятие в случае необходимости корректирующих мер.

Источник

На что должна быть направлена внутрифирменная коммуникационная политика

План:
1. Понятие внутрифирменных коммуникаций
2. Виды внутрифирменных коммуникаций
3. Роль внутрифирменных коммуникаций во взаимодействие с персоналом.

2. В практике PR обычно выделяют три вида внутренних коммуникаций, принципиально отличающихся один от другого характером восприятия информации:
• печатный,
• вербальный и
• вербально-визуальный вид внутренней коммуникации.

Развитие новых технологий привело к появлению более совершенных форм взаимосвязи, однако до сих пор печатные публикации остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций. В этом случае реализуются следующие цели:

Информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации;

Обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно;

Развитие у сотрудников более высокой социальной ответственности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы;

Признание достижений сотрудников. Каждая публикация, любое напечатанное слово выступают частью коммуникационной программы компании, предназначенной для достижения конкретных целей в отношении зафиксированных установок и правил организации. Из-за их влияния и ценности публикации в рамках ПР именуют «рабочими лошадками». По имеющимся данным, из числа материалов, публикуемых в США организациями, две трети из них составляют внутренние публикации организации.

Проблема Контактная аудитория сотрудников является самой сложной. Люди работают в организации каждый день, хорошо знают все внутренние проблемы, традиции и историю организации, действуют в рамках фирменной культуры. Их сложно обмануть, поэтому руководство обязано всегда говорить только правду.
Решение чтобы сотрудники постоянно повышали свое доверие к менеджменту, необходимо выполнение следующих условий:
Менеджеры должны общаться с подчиненными как можно чаще, доводить информацию до сотрудников до того, как она стала известной другим;
Всячески демонстрировать доверие к сотрудникам, делясь не только хорошими, но и плохими новостями;
Непосредственно и косвенно вовлекать сотрудников в процесс управления посредством выявления их мнений и позиции, а также путем внесения предложений по изучению представленных ими идей.

Внутренние публикации компании носят универсальный характер. Они могут быть отредактированы таким образом, чтобы удовлетворять интересы ее спонсора. С другой стороны, они могут быть представлены так, чтобы осветить вопросы, важные для определенной контактной аудитории и т.д. Внутренние публикации организации являются, следовательно, полностью контролируемым средством коммуникации.
Обычно такие публикации направлены на несколько контактных аудиторий, включая иногда и внешние, но часто они используются только для контактов с персоналом.
ПР-специалисты считают сотрудников основной контактной аудиторией для таких публикаций. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Отсюда многие организации поддерживают несколько публикаций, каждая из которых ориентирована на определенную контактную аудиторию в рамках определенной группы. Например, в США во многих компаниях, расположенных территориально в южной части Калифорнии, высок процент испаноязычных сотрудников. Поэтому часто внутренние публикации выпускаются на двух языках.

Источник

Внутренние коммуникации компании

Внутренним коммуникациям, или, как их еще часто называют – корпоративным коммуникациям, бизнес сегодня уделяет все больше внимания. Оно и понятно: это не дань моде, а растущая потребность и жизненная необходимость. От качества системы внутренних коммуникаций в компании зависит многое. И уже стало вполне привычным, что крупные предприятия выделяют ее в отдельный функционал, создавая соответствующие подразделения и нанимая специалистов в данной сфере. Однако небольшие организации часто совершенно искренне считают, что их малые «габариты» пока позволяют обходиться и без внутренних коммуникаций. А некоторые компании в своем убеждении идут дальше, полагая, что внутренних коммуникаций у них нет, и они им и вовсе не нужны. Вот с этим заблуждением и разберемся.

«Здесь – нет. И здесь – нет. А что ищем?»

Заблуждение перовое: в маленькой компании нет внутренних коммуникаций.

Прежде, чем обсуждать внутренние коммуникации, определимся с основными понятиями.

Внутренние коммуникации – это общение в компании персонала и менеджмента в ходе совместной деятельности: обмен информацией, идеями, мыслями, решениями, задачами.

Каналы внутренних коммуникаций – это специфические пути движения информационных потоков в компании, являющиеся инструментом распределения информации в определенном направлении, качестве и с конкретной целью.

Система внутренних коммуникаций – структурированная совокупность информационных каналов, позволяющая получать и оптимально распределять информационные сообщения делового, интеллектуального и эмоционального содержания в компании целенаправленно и с заданной эффективностью.

Из определения внутренних коммуникаций (далее – ВК) совершенно очевидно, что факт их наличия никак не связан с масштабом компании и видом ее бизнеса. Следовательно, их не может не быть даже в самой маленькой фирме.

Из определения каналов внутренних коммуникаций также очевидно, что коммуникации передаются не воздушно-капельным путем, как вирусы, а по специфическим каналам. Следовательно, если есть коммуникации, то есть и каналы.

Из определения системы внутренних коммуникаций следует, что системы нет в той компании, где каналы не структурированы и не связаны между собой.

Общий вывод: при самом неблагоприятном раскладе в компании отсутствует система внутренних коммуникаций, а не ВК как таковые.

«Враг вступает в город, пленных не щадя, потому что в кузнице не было гвоздя»

Если исходить из тезиса, что ВК есть в любой компании, а система внутренних коммуникаций – не везде, то становится понятным, что при отсутствии системы ВК «живут своей жизнью», развиваются самостоятельно, компанией не управляются, а лишь используются.

Заблуждение второе: система внутренних коммуникаций нужна только большому бизнесу, крупным компаниям.

Рассмотрим ситуацию. В компании «А» численностью 60 человек для коммуникаций активно используется электронная почта и скайп. В одном из помещений офиса организовали рабочее место для нового сотрудника. Через некоторое время стало очевидным, что в силу специфики функционала ему нужен локальный принтер. Коллеги поведали новичку, что разрешение на закупку оргтехники дает лично генеральный директор, закупкой занимается офис-менеджер, а установкой – специалист техподдержки. Сотрудник, следуя советам коллег, написал служебную записку на имя генерального директора о необходимости приобретения принтера, для верности продублировал заявку по электронной почте, отправив копию также офис-менеджеру. А чтобы ускорить события – оперативно сообщил по скайпу специалисту техподдержки, что надо установить локальный принтер. И завертелась кутерьма. Пока офис-менеджер и специалист техподдержки между собой разобрались, кому и что приобрести/установить, пока разыскали служебную записку с сиятельной визой генерального, прошло время. Которое, кстати, оба – и офис-менеджер, и специалист системной поддержки – должны тратить не на выяснение подобных вещей, а совсем на другие, полезные, занятия. А новый сотрудник меж тем сидел без принтера, бегая за своими распечатками к сетевому принтеру, наматывая по офису лишние километры и также теряя свое рабочее время.

Налицо неотлаженный процесс и вечный спутник этого явления – хаос во внутренних коммуникациях. Цена этому хаосу – потери рабочего времени и снижение производительности труда.

Как часто мы сталкиваемся с тем, что каналы внутренних коммуникаций используются нерационально и хаотично, в лучшем случае по неформальным правилам, а в худшем – кому как в голову придет.

Если этих каналов несколько, а при современном уровне развития информационных технологий в любом офисе их, как правило, не один и не два, то сотрудники не имеют возможности структурировать поток входящей информации. И вынуждены разбирать этот поток самостоятельно, часто получая и отправляя дублирующие друг друга сообщения по разным каналам. Другая крайность – данные передаются не по соответствующим каналам. И это также результат отсутствия системы внутренних коммуникаций. Например, сотрудники передают файлы по почте или с помощью иных средств связи, а не через серверное хранилище, которое есть во многих корпоративных сетях. Или назначают совещание, используя скайп или какой-нибудь коммуникатор, вместо Outlook, который имеет соответствующий сервис. К сожалению, таких примеров множество.

Чем меньше компания, тем проще выстроить внутренние коммуникации в систему

Как видно, с масштабом бизнеса компании эти вещи не связаны. Скорее, они связаны (и усугубляются) с ростом бизнеса. И хвататься за построение системы внутренних коммуникаций в период бурного развития компании – значит, следовать известному отечественному принципу «нужно еще вчера».

Чем меньше компания, тем проще выстроить внутренние коммуникации в систему. И когда предприятие вступит в фазу бурного роста, наводить порядок в коммуникационном хаосе будет уже не с руки.

«Таити, Таити, не были мы на ваших Таити, нас и здесь неплохо кормят»

Заблуждение третье: система внутренних коммуникаций – дорогое удовольствие.

Внутренние порталы, корпоративные социальные сети и прочее «корпоративное коммуникационное счастье» – все это требует внушительных инвестиций. И для компактной компании, не имеющей региональной сети, эти решения не нужны. Ей нужен порядок в коммуникациях. А порядок – это и есть система. И никакой порядок никаких внушительных инвестиций не требует. Для наведения порядка нужно осознание необходимости его наведения, проявленная воля руководства и установка четкого внятного регламента по использованию всех каналов ВК в компании. Независимо от того, обзаводится ли она корпоративным порталом или использует для коммуникаций лишь возможности Outlook и Skype.

«Нам песня строить и жить помогает»

Заблуждение четвертое: внутренние коммуникации – это часть корпоративной культуры, а корпоративная культура – это корпоративные праздники, различные мероприятия вне работы и прочие «излишества».

Безусловно, внутренние коммуникации – это часть корпоративной культуры, причем весьма важная ее часть. Но корпоративная культура – это не только праздники. Это культура ведения бизнеса в компании, культура взаимодействия функций, процессов, подразделений, сотрудников. Внутренние коммуникации – это не развлечение, а осознанная необходимость. Отношение к ней, как к излишеству и роскоши, отрицательно влияет на качество любого бизнес-взаимодействия.

Итак, мы разобрались с основными заблуждениями относительно внутренних коммуникаций.

Краткое резюме. Внутренние коммуникации есть в любой компании. Они должны быть увязаны в систему, чтобы работать эффективно. Это не роскошь, а необходимость для успешного бизнеса. Качество коммуникаций не зависит напрямую от размера инвестиций в развитие коммуникационных каналов.

Вот и кризис настает…

Теперь рассмотрим такой важный аспект, как роль и значение внутренних коммуникаций в период кризиса или проведения изменений в компании. Именно в этих случаях значимость коммуникаций в целом, а внутренних – в частности, возрастает настолько, что о них «вспоминают» даже те компании, которые искренне считали систему коммуникаций роскошью или того хуже – ненужным излишеством.

И последняя вводная «новость» на сей счет – кризис стал явлением перманентным. Кризисы лишь меняют свою конфигурацию, масштаб и вид, но сопровождают бизнес-среду постоянно. Отсюда мораль – выстраивать бизнес и, соответственно, внутренние коммуникации надо с пониманием того, что мы находимся в состоянии кризиса, а не безмятежной стабильности.

С наступлением кризиса резко возрастает конкурентность бизнес-среды. И эта среда требует оперативного отклика на любой информационный сигнал, на любое изменение. В конкурентной гонке выигрывает не тот, кто владеет информацией, а тот, кто быстро и качественно ею манипулирует: находит, структурирует, передает, получает. Это именно то, что обеспечивает система коммуникаций. Все основные деловые операции должны проводиться быстро, четко, качественно.

Система внутренних коммуникаций (СВК) – это инструмент менеджмента компании. Четко выстроенная, она позволяет повысить вовлеченность сотрудников в реализацию стратегии бизнеса, управляемость за счет сокращения и оптимизации информационных цепочек, тем самым уменьшая издержки. Согласитесь, в условиях кризиса это крайне важно. Скорость и качество информационных потоков – необходимое условие оперативного реагирования компании на быстро меняющуюся бизнес-среду и рыночную ситуацию.

Эффективная СВК – инструмент, помогающий снизить напряжение всего персонала в компании, находящейся в кризисной ситуации. Именно внутренние коммуникации предоставляют возможности доведения до персонала идей лидера, снижения демотивирующего влияния агрессивных внешних обстоятельств, сплочения коллектива и его объединения против «внешнего врага».

Один из самых губительных для корпоративной среды факторов – информационный голод. Информационное пространство компании не терпит вакуума, и любая «дыра» в нем мгновенно заполняется фантазиями, способными расшатать всякую, даже самую стройную систему. Именно СВК поддерживает ровный информационный фон компании и обеспечивает своевременное поступление необходимых сведений.

Таким образом, СВК сегодня – это отнюдь не роскошь и привилегия крупного бизнеса, а система, обеспечивающая выживание и развитие компании практически любого масштаба в современных условиях.

Для формирования СВК вовсе не обязательно отстегивать внушительные инвестиции. Существует масса бюджетных решений. В том числе тех, которые позволяют эффективнее использовать те коммуникационные инструменты, которыми компания уже располагает.

В любой организации есть корпоративная почта. Стройная система списков рассылок, регламент их использования: кто, что, кому (целевая аудитория) и по какому поводу рассылает. Это одно из решений, не требующее дополнительных вложений, – более эффективное использование уже имеющегося канала.

Информационные доски, листовки, корпоративные бумажные СМИ – старый верный дедовский способ. Кому-то он покажется слишком не модным, но тем не менее он эффективен и привлекателен своей бюджетностью.

Информационные мероприятия: разного формата, быстрые, мобильные, для разных аудиторий персонала. Немного организационных усилий – и требуемый информационный фон создан.

Так называемая громкая связь – быстрый и эффективный способ оперативного оповещения офиса о каком-либо событии.

Все это и многое другое, увязанное в логичную, управляемую единым коммуникационным центром систему способно эффективно решить задачу информационного обеспечения без дополнительного финансирования. Лишь за счет наведения порядка и регламентации работы каналов внутренних коммуникаций.

Внутренние коммуникации должны работать на опережение. Внешняя среда активна, быстро формирует информационное поле по любому событию, поэтому компании нужно быть готовой не догонять объяснениями поступившую извне информацию, а опережать ее проникновение своим информационным посылом.

Можно сколько угодно бороться с офисными злоупотреблениями сотрудников в использовании социальных сетей. Но в любом случае опустить «железный занавес» можно лишь на период рабочего времени. За его пределами никакие запреты на сотрудников не действуют. Они активно вычерпывают из внешней среды то, чего были лишены в рабочие часы. Если компания не готова противопоставить им свое качественное информационное поле, то неизбежно потерпит поражение в этой неравной схватке.

Недавний мировой финансовый кризис отчетливо показал, насколько беспомощны перед паникой, проникающей из внешней среды, оказались компании, не работавшие над своими внутренними коммуникациями. Они были вынуждены реагировать на обстоятельства, которые не затрагивали их бизнес напрямую, и работать над демотивирующими факторами, принесенными сотрудниками с просторов нервно пульсирующего рынка. Все это можно и нужно предотвращать, используя внутренние коммуникации. В кризис 2009 г. происходили массовые сокращения в компаниях, резко уменьшались бюджеты на социальное обеспечение и обучение. Информация потоком выгружалась во внешнее информационное поле, создавая нервозность (мягко говоря) и тревожные ожидания персонала тех организаций, где дела обстояли нормально. Это неизбежно приводило к снижению эффективности работы и производительности труда.

Если при подобных условиях компания не работает с собственным информационным полем, не создает прозрачность для персонала относительно состояния бизнеса компании, то приходится пожинать плоды такой внешней паники. А внутрикорпоративное информационное поле формируется и наполняется внутренними коммуникациями.

Когда какие-либо факторы действительно подрывают бизнес компании, нанося ей ущерб и вынуждая принимать непопулярные меры в отношении персонала, внутренние коммуникации позволяют снизить остроту ситуации и стрессовые реакции. Если информационный ответ компании на негативные факторы поступает несвоевременно, то есть риск, что персонал сработает на опережение, причем отреагирует быстрее и агрессивнее, чем того может ожидать руководство.

СВК создает управляемые информационные потоки, направленные на сотрудников компании и вытесняющие неформальные домыслы, внешние и внутренние панические реакции.

СВК – инструмент любого современного руководителя. Ведь менеджер должен формировать коммуникацию и транслировать подчиненным свою версию объяснения происходящего. Сегодня успешен тот руководитель, который управляет информационными потоками. А управлять ими можно через СВК. И сегодня успешны те компании, которые способны действовать быстро, обеспечивая высокую скорость и качество информационного обмена в своей деловой среде. Все это решается системой внутренних коммуникаций.

В кризисный период резко снижаются возможности долгосрочного планирования с высокой долей реализации. Периоды реального планирования становятся короткими, что, однако, не отменяет естественную потребность персонала в понимании перспектив: бизнеса, компании и собственных. Менеджмент не может себе позволить давать людям обещания без гарантий их выполнения. Но если персонал таких прогнозов от руководства не получает, то возникает информационный вакуум, который всегда заполняется собственными предположениями, как правило, негативными. Сотрудникам всегда нужны долгосрочные прогнозы – только так они могут планировать собственное будущее или получать уверенность в его стабильности. В кризис же единственная возможность – двигаться маленькими шагами, освещая планы бизнеса на доступных и обозримых (планируемых) этапах. Поэтому необычайно важна постоянная коммуникация менеджмента с персоналом относительно планов и возможностей бизнеса на краткосрочный период. Сотрудники стратегические планы компании трансформируют в свои маленькие гарантии «светлого будущего». Но когда великие планы становятся по сути необоснованными лозунгами (что для людей очевидно и потому не «греет»), надо обязательно предлагать «сиюминутную реальность».

Образно говоря: мы не знаем, что будет с климатом лет через 10, а людям надо планировать свою жизнь в благоприятных условиях. Поэтому мы показываем еженедельную динамику погоды, на основе которой можно строить небольшие прогнозы и быть уверенным, что завтра ледниковый период не наступит.

Единственный выход из подобной ситуации – постоянная коммуникация менеджмента с персоналом компании, обеспечивающая регулярное поступление достоверной информации равными дозами через короткие отрезки времени. Такой ритмичный диалог – как свидетельство наличия постоянной связи – стабилизирует и оздоровляет обстановку в компании, что крайне важно в кризисный период. А в благоприятной рыночной ситуации лояльно настроенные и вовлеченные сотрудники позволят организации вырваться вперед, удержать свои позиции на рынке или захватить более высокие.

Итак, мы рассмотрели, что такое система внутренних коммуникаций, и насколько значительную роль она играет в бизнесе компании. Очевидно, что система внутренних коммуникаций – не роскошь, доступная только крупному бизнесу, а осознанная необходимость для компании любого масштаба, если она стремится к выживанию, благополучию и развитию.

Кто же должен заниматься всем этим «беспокойным хозяйством»?

На практике, если компания не выделяет СВК в отдельное кросс-функциональное направление, то данная функция относится к отделу HR или PR. На мой взгляд, эффективнее передать ее под ответственность HR-специалистов, т.к. цели СВК напрямую коррелируют с целями HR-отдела, который, в свою очередь, пронизывает все бизнес-процессы компании. PR-служба является партнером по СВК, поскольку именно она владеет основными инструментами внутренних коммуникаций. Нередко встречается ситуация, когда внутренними коммуникациями в компании занимается IT. Это в корне неверно, т.к. IT-отдел лишь поставляет технические решения по основным каналам СВК.

Великая эпоха гордого молчания менеджмента и покорности персонала безвозвратно ушла. На дворе эра коммуникаций. Они «прошивают» всю нашу жизнь и являются залогом выживания. Поэтому иллюзорная убежденность в отсутствии и ненужности внутренних коммуникаций в связи с масштабом компании не является аргументом для игнорирования факта их влияния на жизнь в целом и бизнес в частности.

Елена Рудавина — директор по внутренним коммуникациям ОАО «Просвещение», эксперт журнала «Кадровик»

Источник