На что выдаются суточные расходы в командировке
Что такое суточные расходы в командировке?
Что входит в суточные
Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).
Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.
Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу
Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:
РС — расчетный размер суточных;
СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;
Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).
ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.
Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.
Выплачиваются ли за один день суточные
Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.
ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).
Облагаются ли суточные страховыми взносами подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.
Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.
Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.
Каков порядок оплаты суточных в выходные
Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:
Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.
Итоги
Что такое суточные расходы в командировках, достаточно детально разъясняют постановление 749 и ТК РФ. При командировке, что длится 1 день, по РФ такие выплаты не полагаются, при поездках за рубеж — назначаются в размере 50% от «иностранных» суточных.
Узнать больше о расчете различных выплат при командировках вы можете в статьях:
Что входит в суточные: пояснения по всем вопросам
Лицо, направленное выполнять задание по командировке, обеспечивается денежной суммой на различные расходы. Этот вид денежных выплат имеет особенность: фактически он нигде не документируется. Из-за этого возникают нюансы, которые требуют разъяснения. В рамках этой статьи предоставлена подробная информация, касающаяся регулирования выплаты и размера начисления суточных. Информация актуальна на 2017 год.
Что входит в понятие суточные и зачем они нужны
Суточные – деньги, выдаваемые сотруднику организацией, сумма которых начисляется из расчета предполагаемых расходов за сутки. Суточные являются частью командировочных расходов. Трактовка термина дана и закреплена в Верховном суде.
Работодатель обеспечивает финансирование дополнительных расходов, в которых будет нуждаться сотрудник, отбывший в служебную поездку. Сотрудники получают суточные на каждую командировку, это регулируется законодательством. Проще говоря, это карманные деньги, которые выдаются сотрудникам их работодателем на время выполнения командировочного задания.
Эти дополнительные расходы включают:
Разновидности суточных
Суточные будут получены сотрудником перед предстоящим направлением в командировочную поездку. Трудовой Кодекс обязывает работодателя делать выплаты суточных.
Порядок расчета и выплаты суточных
Точный размер суточных не отображен в Трудовом Кодексе и начисляется всякий раз в индивидуальном порядке. Размеры суточных меняются в каждой командировке. Все расходы работника, который едет в командировку, оговариваются заранее.
Закон не предусматривает лимит на установление максимального размера выплат суточных.
Размер суточных будет зависеть от расчета иных предполагаемых затрат во время командировки. Пока сотрудник еще не поехал в командировку, подсчитывается количество суток, которое займет выполнение командировочного задания. Началом командировки будет считаться отбытие с места работы. Время, затраченное на путь до вокзала, аэропорта, автовокзала, входит в командировочное.
Суточные и бухгалтерия
Срок любой командировки будет подтверждаться документами проездного характера, которые предъявляются бухгалтерам, когда сотрудник закончит поездку и вернется на постоянное место работы. Кроме этого, работник предоставляет отчет по авансу. Суточные сотрудник не получит до того, как работодатель составит распоряжение о поездке сотрудника в командировочную поездку.
С 2015-го года для подтверждения делового предназначения будущей командировки более не нужен прежний пакет документов. Теперь выплаты суточных декларируются согласно внутреннему порядку компании и прописываются только в приказе о направлении сотрудника в командировочную поездку.
Учет всех расходов, произведенных из выданных сотрудникам суточных, фиксируется в авансовом отчете, который заполняется сотрудником, приехавшим из командировки. Перед поездкой сотрудник заполняет заявление, в котором запрашивает получение финансов на личные нужды. После заполнения заявление подается в бухгалтерию. Заявление должно иметь на себе подпись главного бухгалтера, начальника организации и самого командируемого сотрудника.
Суточные при заграничных поездках
Валюта, в которой выдаются суточные для иностранного командировочного задания, определяется самим работодателем. Суточные, полученные в валюте, переводятся в рублевый эквивалент курса ЦБ (по последнему дню месяца), в котором утверждается авансовый отчет.
Вернувшись, сотрудник (не позднее десяти дней после прибытия) должен предъявить авансовый отчет. В отчете должны быть отмечены следующие положения:
Суточные выдаются сотруднику в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных, которые выдает коммерческая организация, определяется ей самой, но ниже законодательно установленного минимума он в любом случае не будет.
Суточные начисляются по заграничным нормам сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменения суммы денег, которую дают в качестве суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.
Неизрасходованные денежные средства должны быть возвращены в кассу предприятия.
Суточные при однодневных командировках
Выдача суточных для поездок на сутки и менее до сих пор окончательно не урегулирована. Работодатель может выдавать сотрудникам деньги при однодневных командировках, если это подтверждено и закреплено коллективным договором. Тогда суточные будут считаться иными расходами, делать которые позволил сам работодатель.
Если сотрудник, пребывая в однодневной командировке, каждый день имеет возможность приехать на место проживания, работодатель имеет законные основание суточные не платить. Этот нюанс регулируется Положением номер 749. Но если сотрудник и работодатель договорятся, суточные могут быть выплачены в меньшем размере или вовсе заменены единоразовой надбавкой к зарплате.
Работодатель может посчитать сумму выплаты суточных незначительной и задним числом включить их в состав других командировочных расходов. В случае спорной ситуации работодатель может мотивировать невыплату суточных при командировочных поездках менее суток тем, что сотрудник не нуждается в оплате жилища.
При однодневных командировках или рабочих поездках в другую страну суточные сотрудник получит в размере 50% от размера, отраженных во внутренних нормативах организации. Выплата производится в валюте той страны, куда направлен сотрудник.
Суточные для однодневных поездок все еще вызывают спорные ситуации. Работодатель нередко старается удержать суточные и лишить их сотрудников, по-разному это мотивируя. Знание сотрудниками соответствующих глав Трудового Кодекса поможет им в решении этой задачи в свою пользу.
Суточные в выходные и нерабочие дни
Суточные начисляются и за выходные дни, попавшие на срок командировки. Сотрудник их получит в любом случае, даже если он в командировочный выходной не работает. Хотя такие выплаты и регулируются трудовым законодательством размер и сроки начисления могут регулироваться внутри предприятия, согласуясь с ее внутренним нормативным распорядком.
Оплате полежит не только работа и отдых во время выходных, проведенных в командировке. Сотрудник получает льготы при отбытии в командировку по выходным и в том числе нерабочим дням:
Суточные на выходные тоже могут спровоцировать конфликтную ситуацию с начальством. Но здесь ситуация разрешается проще, потому что закон будет на стороне работника. Исключением может стать выплата суточных в нерабочие дни, назначенные внутренним регламентом компании. Это может быть выходной день по поводу праздника у одного из сотрудников, главы компании, юбилея основания компании и иных схожих случаев. Если выдача суточных в такие дни не согласована нормативными актами компании, то ситуацию поможет решить арбитражный суд.
Суточные и налогообложение
С суточных, сумма которых превышает недекларируемую сумму в 700 и 2500 рублей (за местные и заграничные поездки соответственно), уплачиваются выплаты НДФЛ. Суточные нельзя считать доходом сотрудника. По этой причине суточные нельзя назвать доходом, облагаемым налогом по НДФЛ. Выплаты по суточным, превышающим беспошлинные нормы, будут учтены, когда будет определена налоговая база.
Налогом в пределах законодательных норм также не облагаются выплаты, выданные вместо суточных. Например, при однодневной единоразовой командировке работодатель вместо суточных может выплатить сотрудникам денежное вознаграждение.
При составлении налоговой базы нужно помнить, что суточные, выплаченные сотрудникам для любых нужд, являются подотчетной суммой. До окончательного утверждения начальником авансового отчета суточные не являются расходами работодателя. Соответственно, до подписания отчета, уплата налога при сверхнормативных суточных осуществлена быть не может.
Выплаты по НДФЛ со сверхурочных суточных не могут быть взысканы с сотрудника. Все неизрасходованные деньги отдаются назад, в кассу выдавшей их организации.
Многие организации, посылая своих работников в иностранную командировку, дают вместо суточных иные денежные компенсации. При этом НДФЛ удерживается полностью со всей суммы, не только в нормативных нормах. Это рискованный для работодателя подход и рекомендуется прибегать к нему как можно реже. При налоговой проверке это будет отмечено как нарушение, выпишут штраф. Дело в том, что в Постановлении правительства за номером 749 прямо указывается, что нужно выдавать сотруднику именно суточные.
Заполнение авансового отчета
При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.
Порядок заполнения авансового отчета:
Отмена суточных в России
Разговоры о том, что суточные, наконец, будут полностью отменены и при командировках в России их платить перестанут, ведутся уже давно. Но постановление Минфина под номером 749, похоже, ставит жирную точку в этой истории. Суточные остаются только для заграничных поездок. Бюджетные организации смогут сократить траты и сэкономить, ведь раньше им приходилось платить суточные всегда и всем.
Отношение работников и начальства к этой новости неоднозначное. С одной стороны, суточные и так могли быть заменены иными денежными компенсациями, и сотрудник не оставался без денег совсем. С другой, в фирмах, где в нормативных актах этот момент вполне четко прописан, сотрудник окончательно лишается своих суточных. Переписывание нормативных актов под новое постановление займет время и потребует затрат.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
На что выдаются суточные расходы в командировке
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.
Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?
Разберемся в терминах:
Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Выплата суточных за дни, проведенные в дороге
Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.
Нормы суточных в 2021 году
На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.
Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.
Считают сбор по следующей формуле:
Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее
Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
Автор: Шкловец И. И., заместитель руководителя Роструда
Вопрос:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?
Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:
работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства РФ – Постановлением № 729[1] при служебных командировках на территории РФ в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, Постановлением № 812[2] при служебных командировках на территории иностранных государств в зависимости от страны пребывания и категории работников;
работникам государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. При этом, как правило, нормативные документы органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления разрабатываются на основе нормативных правовых актов Правительства РФ, установленных для федеральных учреждений. При отсутствии такого документа расходы возмещаются в соответствии с правилами, установленными на федеральном уровне.
Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.
Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.
В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках[3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:
за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки;
в период временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.
Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).
При однодневных командировках:
в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);
на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).
Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
Вопрос:
Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?
В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.
Вопрос:
В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.
Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?
В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.
Таким образом, при направлении работника в зарубежную командировку возмещение вышеприведенных расходов является законодательно установленной обязанностью работодателя.
Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:
расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;
расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;
иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.
Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.
[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.