Настоящим письмом подтверждаем что
Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления
Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.
Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.
В каких случаях составляется письмо-подтверждение
Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.
Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:
В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).
Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.
В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.
Образцы других информационных писем:
Как написать — рекомендации и советы
Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).
Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.
Типовая структура имеет следующий вид:
Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».
Скачать образец
Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.
г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»
Тел. (879)881922 М.С. Крюкову
г. Мурманск, ул. Северная, 52
Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.
Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».
С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.
Выводы
Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.
Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.
Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.
Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.
Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Структура и правила написания письма-подтверждения
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Приветственная часть
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Основная часть письма-подтверждения
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Заключительная часть
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Ошибки при написании письма
Образцы подтвердительных писем
Универсальный шаблон письма-подтверждения
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (адрес)
Уважаемый _________,
Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.
С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.
Подтверждение бронирования туристических услуг
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.
Пример письма, подтверждающего деловую встречу
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,
ФИО, должность, компания.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письмо-подтверждение — Пример
Письменное подтверждение относится к одной из форм деловой переписки между партнерами. Являясь информационным посланием, такой документ используется в различных обстоятельствах и получило, на сегодняшний день, обширное распространение.
Данный документ является некоммерческим деловым письмом, составляемым для подтверждения получения материалов, документов, достигнутых ранее соглашений и т.д. Послание считается знаком внимания и уважения к адресату.
В каких случаях используется письмо-подтверждение?
Подобное послание может отправляться в различных ситуациях для подтверждения партнеру следующего:
Обязательного составления такого письма нет, так как перечисленные вопросы можно разрешить другими способами коммуникации, например, по телефону, по скайпу или через прочие мессенджеры.
В то же время, письменное подтверждение обеспечивает:
В большинстве своем, такой документ направляется, как правило, солидному контрагенту, а также потенциальному контрагенту, начинающему сотрудничество с фирмой.
Зачем писать письмо?
Учитывая многообразие способов современного сотрудничества, любой вопрос, сегодня можно разрешить с помощью телефона или при использовании различных мессенджеров. Следовательно, возникает вопрос — зачем оформлять письмо?
Тем не менее, составленное письмо-подтверждение является письменным документом, обретающим доказательный статус в случае судебных разбирательств между контрагентами.
Кроме того, благодаря таким письмам, можно наладить деловые коммуникации, обеспечивая формирование взаимоотношений между контрагентами в доверительной обстановке, укрепляя лояльность и подчеркивая уважительное отношение между ними.
Как составить письмо-подтверждение?
Чтобы оформить подтверждение, нужно владеть общепринятыми правилами формирования деловых служебных писем. Единого утвержденного шаблона такого документа не предусмотрено. Поэтому, оформлять его можно в произвольном стиле с применением общепринятых традиций делопроизводства.
При формировании письма нужно обратить внимание на следующее:
1) В письме непременно обязаны быть отображены реквизиты отправителя, с указанием:
2) Также должно быть отображено название фирмы и Ф.И.О. директора адресата, которому направляется подтверждение.
3) В письме нужно отметить регистрационный номер, который записывается в журнале учета исходящей документации, и дата его формирования.
4) Затем заполняется основной текст, начинающийся с уважительного обращения к адресату по имени и отчеству.
5) Далее излагается суть документа, с подтверждением начала сотрудничества и своей заинтересованности во взаимных отношениях.
6) После этого можно отметить, что отправитель письма ожидает от партнера – выполнение обязательств с его стороны.
7) Завершающей точкой формирования данного документа является подпись отправителя с указанием должности и Ф.И.О.
В большинстве своем, объем такого письма должен размещаться на полстраницы А4 или фирменного бланка предприятия.
Письмо можно написать вручную или распечатать, используя офисную технику (ПК и принтер), и как уже было отмечено, его можно написать на простом листе А4 или на фирменном бланке.
При формировании письма нужно обратить внимание на следующие моменты:
Общепринятая структура такого письма представляет собой документ, содержание которого состоит из следующих основных блоков:
Заполнение шапки письма
«Шапка» письма должна содержать следующую информацию:
1) Реквизиты предприятия, отправляющего подтверждение с обозначением:
Примечание. При заполнении письма на фирменном бланке названная информация отображена вверху бланка, поэтому, заполнять ее не нужно.
2) Далее заполняется реквизиты адресата, с обозначением:
3) В левой части письма, напротив реквизитов адресата, нужно прописать номер документа и дату составленного письма.
4) Ниже, по центру строки нужно заполнить заголовок письма: «Письмо подтверждение».
Основная часть письма-подтверждения
Заполнение основной части письма-подтверждения рекомендуется начинать с соответствующего приветствия адресата. Для этого можно воспользоваться формулировками, например, «Уважаемый …» с отображением имени и отчества.
Затем можно перейти к сути подтверждения. Здесь не нужно излагать общие слова или любезности. Поэтому, с первого абзаца необходимо изложить подробности подтверждения того или иного мероприятия или действия. При этом, нужно быть конкретным, с использованием таких фраз, как: «С благодарностью подтверждаем …», «Сообщаем Вам, что мы получили …» или «Подтверждаем согласие …» и т.д.
В следующем абзаце можно озвучить прочие элементы подтверждения. Сюда можно отнести уточнение об оплате, об условиях той иной сделки и прочие дополнительные детали.
Заполняя письмо, всегда нужно выражаться конкретно, не допуская двойной трактовки фраз. Письмо-подтверждение составляется не только для подтверждения намерений, получения заказа, но и является документом, который оба контрагента могут использовать при возникновении разногласий и спорных моментов.
В завершающем абзаце рекомендуется отметить, что адресат может связаться с отправителем послания, при потребности, по обозначенным контактам. Не будет лишним, если уточнить контактный телефон и адрес для этого.
Заключительная часть
В заключительном блоке послания можно заполнить раздел «Приложение», если к письму прикрепляются какие-либо документы, с их перечислением.
После этого документ обязан быть подписан руководителем фирмы, отправившим подтверждение с расшифровкой его фамилии. При этом, можно воспользоваться фразами, «С уважением …», «Искренне Ваш …», «С наилучшими пожеланиями …» и т.д.
Образец письма-подтверждения
Скачать бланк и образец
Кто должен подписать письмо-подтверждение?
Законом РФ № 402-ФЗ предусмотрено, что должностные лица, подписавшие документ или совершившие сделку, несут ответственность за оформление такого действия. Любые деловые документы в первую очередь обязаны подписываться должностным лицом, обладающим такими полномочиями. Это может быть директор предприятия или его заместитель, при отсутствии руководителя.
Подпись обязана сопровождаться расшифровкой фамилии подписанта, необходимая для идентификации должностного лица, подписавшего документ.
Как отправить письмо?
Отправить подтверждающее послание адресату можно любым удобным способом. Таких способов отправки корреспонденции, на сегодняшний день, несколько:
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.