Найдены ошибки при форматной проверке на портале фсс больничного что делать
Ошибки при подаче отчетности в ФСС: что означают и как исправить
Ошибка 10 при расшифровке файла и проверке ЭЦП — это использование неверного способа шифрования отчетности либо несоответствие сертификата и электронной подписи отправителя заявленным стандартам.
Ошибки: ФСС не принимает отчетность
Каждый страхователь обязан своевременно отчитываться в ФСС по страховым взносам на травматизм. Единая форма расчета 4-ФСС утверждена приказом ФСС №381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017). Если в штате работодателя более 25 человек, отчет придется сдавать электронно. Для остальных страхователей способ подачи определяется на выбор: через интернет или на бумажном носителе.
При отправке отчетности страхователю важно проверить форму и правильность ее заполнения. Если в расчете обнаружены ошибки, то отчетность не примет ФСС. Страхователю выставят штраф минимум в 1 000 рублей.
Все виды недочетов расчета 4-ФСС группируют на:
Современные бухгалтерские программы позволяют формировать электронную отчетность без предупреждений и ошибок. Но проблемы встречаются довольно часто.
Инструкция по исправлению
Порядок исправления ошибок в отчетности Соцстраха зависит от их вида. Специальные программы сверок позволяют выявить недочет еще до отправки формы в Соцстрах.
Все виды ошибок, которые возникают при формировании и сдаче расчета 4-ФСС, описаны на официальном сайте Фонда. Самые распространенные — это сбои электронных сертификатов (ЭС) и электронных подписей. Ошибки возникают из-за того, что Фонд социального страхования регулярно обновляет сертификаты криптографической защиты данных. Это необходимо, чтобы сохранить и обезопасить информацию отчетности от вредоносных программ и хакерских атак.
Чтобы исправить ошибку, необходимо удалить старые ЭС защиты ФСС и установить новые. Инструкция, как обновить ЭСФСС:
Шаг №1. Запустите АРМ.
На рабочем компьютере, через который осуществляется отправка электронных расчетов 4-ФСС, откройте АРМ подписания и шифрования электронных документов:
Шаг №2. Установка ЭС.
Для установки нового ЭС ФСС в открывшемся окне нажмите кнопку «Установить сертификат уполномоченного лица ФСС»:
Шаг №3. Проверка установки.
Если ЭС установлен правильно, в левом нижнем углу окошка АРМ появится надпись:
Шаг №4. Формируем отчет.
Уже после обновления ЭС Фонда необходимо сформировать отчет снова. Проверьте правильность заполнения формы, исправьте арифметические и прочие недочеты. Теперь подпишите отчет действующей электронной подписью, зашифруйте с помощью нового ЭС и отправьте в Фонд.
Основные ошибки при отправке расчетов в ФСС
Наименование недочета при отправке отчетности в Соцстрах
Причины возникновения и способы устранения
He удалось расшифровать
Файл отчета зашифрован неверно либо не зашифрован вовсе. Проблема актуальна при выгрузке отчетности из специализированных бухгалтерских программ.
Попробуйте обновить ЭС Фонда.
He удалось проверить ЭЦП
Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.
Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать его ЭЦП.
Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.
В ЭС отсутствует регистрационный номер страхователя
В сертификате отсутствует код подразделения ФСС
Неверный формат регистрационного номера страхователя
Неверный формат кода подразделения ФСС
Отчет зашифрован на ключе, отличном от открытого ключа ФСС
При шифровании и подписании отчета выбран неверный или устаревший ЭСФСС. Обновите сертификаты по инструкции и подготовьте отчет заново.
Отчет не зашифрован или не подписан
Не найден издатель сертификата
Возможная причина — сбой ЭСФСС. Обратитесь к спецоператору, выдавшему ЭЦП. В озможна проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке.
Ошибка при проверке сертификата
Не найден или просрочен СОС издателя сертификата
Срок действия корневого сертификата страхователя истек или отозван.
Проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке во время сдачи отчетности. Обратитесь к серверу позднее.
Если проблема не устранена, обратитесь в спецоператору, который выдал ЭС.
Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.
Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать эго ЭЦП.
Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.
XML-файл с отчетом не прошел форматный контроль
Формат отчета не соответствует заявленному. Сформируйте файл заново.
В сертификате указано несуществующее подразделение Фонда
Проблема возникает вследствие ошибки ЭС — следует связаться со спецоператором, выдавшим ЭЦП.
Неверное имя файла
Зашифрованный файл расчета, предназначенный для передачи в Фонд социального страхования, должен иметь стандартизированное название.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Типичные ошибки при направлении сведений для назначения и выплаты пособий
Перечень типичных ошибок
которые допускает страхователь при направлении в ФСС сведений для назначения и выплаты пособий,
препятствующих своевременному назначению и выплате пособий
1. указание неверных банковских реквизитов:
— указание реквизитов карты, не принадлежащей получателю пособия;
— отказ в исполнении Банком-эмитентом запроса на пополнение платежной карты по причине несоответствия значения поля «Дата рождения» и даты рождения держателя карты по данным банка-эмитента;
— отказ в исполнении Банком-эмитентом запроса на пополнение платежной карты, так как срок действия платежной карты истек или карта заблокирована, не активирована;
— отказ в исполнении Банком-эмитентом запроса на пополнение платежной карты по иным причинам, не позволяющим использовать номер платежной карты в дальнейшем;
— Банк-эмитент сообщил об отсутствии платежной карты.
2. указание неверного адреса доставки почтового перевода застрахованному лицу.
3. ошибки, допускаемые при переносе сведений в реестр с листков нетрудоспособности:
— не заполнены периоды временной нетрудоспособности;
— изменение страхового стажа в разных листках нетрудоспособности при одном страховом случае;
— неверное указание периода оплаты за счет Фонда;
— не указано количество дней по уходу за ребенком, уже оплаченное в календарном году до страхового случая, представленного к оплате;
— заполнены сведения в разделе «трудовой договор» при том, что сотрудник работает по бессрочному трудовому договору, этот раздел заполняется в случае заключенного трудового договора на срок менее 6 месяцев;
— в случае отсутствия заработка в расчетных годах поле «заработок за два года» заполнен из расчета МРОТ*24, при том, что следует отражать фактический заработок за указанный период;
— при временной нетрудоспособности свыше 15 кал.дней не заполнено поле «Председатель ВК»;
— при наличии в электронном листе нетрудоспособности отметки «нарушение режима», при внесении сведений в реестр для отправки в ФСС данные коды не отражены страхователем, а также их не проставляют в листках нетрудоспособности, выданных в продолжение при длительном страховом случае;
— неправильно указывают очередность годов в расчетном периоде;
— не переносят сведения из листов нетрудоспособности о нахождении застрахованного в стационаре;
— неправильное указание районного коэффициента, применяемого при исчислении пособия. Присвоенный районный коэффициент должен соответствовать региону, в котором осуществляется трудовая деятельность: для подтверждения данного факта отделением ФСС может быть запрошена копия трудового договора работника (часто ставят 1,0);
— не проставляют количество дней временной нетрудоспособности, в течение которых застрахованное лицо в календарном году находилось на «больничном», для лиц, которым установлена инвалидность;
— при наличии неполной рабочей ставки не проставляют код 51 (условие исчисления);
— неправомерное указание не страховых периодов;
— отсутствие условий исчисления пособий (например, при инвалидности застрахованного, при наступлении страхового случая после увольнения и т.д.);
— направление листков нетрудоспособности, не подлежащих оплате, если листки нетрудоспособности, выданные на срок до 3 дней и оплачиваемые за счет средств работодателя и/или листки нетрудоспособности, представленные для оплаты позднее чем через 6 месяцев с даты окончания страхового случая (закрытия);
— в случае получения листка нетрудоспособности с отметкой «Дубликат» в реестре сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, в графе «Дубликат» также следует делать отметку;
— с момента подачи заявления у страхователя есть 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней на отправку реестра. (пример ошибки: заявление от 02.07.2020, дата отправки реестра 13.07.2020);
— изменение ФОТ в разных листках нетрудоспособности.
4. ошибки, допускаемые при формировании реестров сведений для получения «материнских» пособий:
— неверное отражение дат отпуска по уходу за ребенком;
— неверное указание количества календарных дней, приходящихся на расчетный период, т.е. указание 730 кал.дней, вместо фактически приходящихся за минусом исключаемых из расчета;
— ошибочно указывается в графе «Дата окончания отпуска» день, предшествующий дню наступления ребенку 1,5 года. В этом случае пособие будет прекращено на 1 день раньше положенного;
— ошибочно указывается в графе «Дата преждевременного выхода на работу» дата окончания пособия. В этом случае пособие будет прекращено на 1 день раньше положенного;
— дублирование сведений о праве на получение единовременной выплаты при постановке на учет в медицинском учреждении при одновременном указании этих сведений при передаче сведений для назначения пособия по беременности и родам;
— не заполнены данные справки от второго родителя о неполучении пособия для назначения единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. В случае отсутствия в свидетельстве о рождении ребенка записи об отце, в данном поле реестра делается запись «Мать одиночка» и проставляется в поле «Дата справки» дата выдачи свидетельства о рождении;
— при направлении сведений для назначения и выплаты пособия по беременности и родам не указана дата родов;
— неправильное указание очередности рождения детей;
— отсутствие данных о среднемесячном заработке при осуществлении ухода за несколькими детьми;
— указаны сведения о втором ребёнке, при этом не заполнены данные о первом;
— указан заработок в расчетном периоде (за 2 предыдущих года) при страховом стаже менее 6 месяцев.
Убедительно просим бухгалтеров внимательно заполнять реестры сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий во избежание задержек и уменьшения размеров выплат пособий застрахованным лицам по вине работодателя, в связи с некорректным заполнением данных по работающим гражданам.
Обращаем внимание. При отправке в региональное отделение Фонда реестра сведений для назначения и выплаты пособия временной нетрудоспособности, по беременности и родам, убедитесь, что Вами заполнен и отправлен в Фонд реестр листка нетрудоспособности (ЭЛН).
625001, г. Тюмень, ул. Ирбитская, 16
Схема проезда
Приемная: 8(3452) 799-700
Время работы специалистов, осуществляющих прием граждан по предоставлению государственных услуг Фонда социального страхования: Понедельник-пятница с 8:00 до 17:00; Без перерыва на обед
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ЭЛЕКТРОННОМ ЛИСТКЕ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ДОПУЩЕНА ОШИБКА?
Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) оформляются в Приамурье уже более 4 лет. Сегодня в регионе доля электронных больничных составляет свыше 70% от всех выданных листков нетрудоспособности. Ежедневно формируется более тысячи листков нетрудоспособности в электронном виде. При этом около 100 из них оформлены в нарушении порядка формирования ЭЛН, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.
Большинство ошибок выявляется при оформлении паспортных данных застрахованного лица (фамилии, имени, отчестве, дате рождения) и СНИЛС.
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с указанием пола гражданина или гражданки: взамен мужского пола указывается женский и наоборот.
Отмечаются ошибки, связанные с нарушением порядка выдачи ЭЛН:
— в период отпуска без сохранения заработной платы застрахованного лица;
— в период очередного оплачиваемого отпуска либо отпуска без сохранения заработной платы застрахованного лица по уходу за больным членом семьи;
— на период освобождения от работы по карантину, превышающим период, определенный предписанием (постановлением) Роспотребнадзора;
— на период освобождения от работы по карантину, связанным в уходом за ребёнком до 7 лет, посещающим дошкольную образовательную организацию при отсутствии постановления Роспотребнадзора о введении карантина в детском дошкольном учреждении;
— неверное указание должности лечащего врача («заведующий», «завед», «зам. гл. врача», «главный врач», «терапевт общей практики»);
— вместо «продолжение листка №» оформляется ЭЛН как «первичный»,
— ошибочное внесение отметки о нарушении режима;
— неверное оформление «дубликата» ЭЛН;
— неверное оформление выдачи за прошедший период;
— направление на медико-социальную экспертизу при сроках, превышающих установленные.
Региональное отделение Фонда обращает внимание, что оплате за счет средств обязательного социального страхования подлежат только листки нетрудоспособности, оформленные надлежащим образом!
Поэтому в целях соблюдения прав граждан на своевременное получение страховых выплат мы рекомендуем медицинским работникам и представителям работодателя тщательно проверять правильность оформления ЭЛН в соответствующих разделах (в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» и «Заполняется страхователем») до момента отправки сведений, указанных в ЭЛН, в Фонд. Ведь именно на этом этапе легко всё исправить!
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ЭЛЕКТРОННОМ ЛИСТКЕ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ДОПУЩЕНА ОШИБКА?
При наличии ошибок в ЭЛН до момента выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам медицинская организация по решению врачебной комиссии формирует дубликат ЭЛН.
При наличии ошибки в ЭЛН, находящихся в статусах:
«040» – «Направление на МСЭ»
медицинской организации необходимо аннулировать «ошибочный» ЭЛН, переведя его в статус «090» – «Действия прекращены», после чего сформировать дубликат ЭЛН.
Для выдачи дубликата ЭЛН в указанных случаях работнику (застрахованному лицу или его представителю) необходимо обратиться в медицинскую организацию, оформившую ЭЛН.
В случае, если ЭЛН уже находится в статусе «060» («Заполнен Страхователем») или «070» («Заполнен Страхователем (реестр ПВСО)»), аннулировать ЭЛН и выдать дубликат возможно только при направлении обращения в региональное отделение Фонда с целью изменения статуса ЭЛН, переведя его в статус «030», закрыт.
КАК ИЗМЕНИТЬ СТАТУС ЭЛН?
Региональное отделение Фонда осуществляет рассмотрение обращений на изменение статуса ЭЛН, заполненного страхователем, с целью его последующего аннулирования медицинской организацией и формирования дубликата ЭЛН.
Заявление на замену статуса ЭЛН оформляется на бланке работодателя (медицинской организации) за подписью руководителя или главного бухгалтера с указанием контактного телефона исполнителя.
В региональное отделение обращение можно направить дистанционно, используя сервис «Личный кабинет страхователя», размещенный по адресу: https://lk.fss.ru.
После рассмотрения обращения работодателя (медицинской организации) региональным отделением ЭЛН со статусом «060» или «070» переводится в статус «030» («Закрыт») для последующего аннулирования медицинской организацией.
Для своевременного исправления ошибок в ЭЛН, гражданин имеет возможность проверить достоверность сведений, указанных в ЭЛН посредством сервисов ФСС (личный «Кабинет получателя услуг» (lk.fss.ru) или в мобильном приложение «Социальный навигатор», а также на портале Госуслуг в разделе «Запрос сведений по электронному листку нетрудоспособности» (eln.gosuslugi.ru).
ЭЛЕКТРОННЫЙ ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОИМ ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА: ГДЕ ПОСМОТРЕТЬ НОМЕР И ВЫПЛАТУ?
Листки нетрудоспособности выдаются только медицинскими организациями, имеющими лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности. Оформить ЭЛН онлайн в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, минуя обращение в лечебное учреждение, невозможно.
После того, как электронный листок нетрудоспособности будет закрыт к оплате, его номер нужно сообщить работодателю (лично, по телефону или другим способом) для формирования реестра сведений и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Номер выданного электронного больничного могут сообщить в медорганизации. Самостоятельно можно посмотреть в «Личном кабинете получателя услуг» на сайте https://lk.fss.ru/ сведения о номере ЭЛН, начисленных и выплаченных по нему пособиям, а также распечатать ЭЛН.
Информацию о назначенном пособии также можно увидеть в мобильном приложении «Социальный навигатор» (кнопка «Отслеживание пособий и выплат»).
ВНИМАНИЕ! В соответствии с изменениями в федеральном законодательстве, с 1 января 2022 года будут отменены бумажные листки нетрудоспособности, выдача листков нетрудоспособности будет осуществляться в электронном виде.
Таким образом, основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам будет являться электронный листок нетрудоспособности.
В связи с этим напоминаем работодателям о необходимости обеспечения приема и оплаты ЭЛН, а также информирования своих сотрудников по вопросам получения электронных листков нетрудоспособности.
Кроме того, в связи с переходом на ЭЛН работникам не придется приносить работодателю какие-либо документы для получения пособия по временной нетрудоспособности. Номер ЭЛН будет приходить непосредственно в Фонд социального страхования, а также направляться работодателю.
Для работы с ЭЛН работодатель может использовать программы для ведения бухучета, операторов ЭДО, либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу. Электронная цифровая подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.
Кроме того, с целью оперативного взаимодействия с ФСС рекомендуем уже сейчас подключиться юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям к сервису социальный электронный документооборот (СЭДО).
В публикации использована информация из Telegram-канала «ФСС_ info ».
Найдены ошибки при форматной проверке на портале ФСС — что это значит?
Достаточно большое количество людей пользуются услугами официального сайта Фонда Социального страхования. На данном сайте удобно отслеживать статусы рассмотрения поданных заявлений на выплаты и пособия. Однако очень часто высвечивающиеся статусы, которые многим пользователям совсем не понятны. Например, многие спрашивают про статус «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, который часто выскакивает при оформлении больничного листа или пособия по беременности и родам. В статье мы расскажем что это сообщение означает.
Статус Найдены ошибки при форматной проверке в лк ФСС
Что статус значит
«Найдены ошибки при форматной проверке» — это технический статус в системе ФСС, который, в большинстве случаев, означает наличие ошибок в поданной документации от заявителя (работодателя).
В более редких случаях такое оповещение указывает на технические проблемы со стороны серверов ФСС, связанные с «зависанием» системы. Именно поэтому рекомендуется подождать несколько рабочих дней, возможно все правильно и статус автоматически будет изменен на рабочий.
Можно ли исправить ошибку самостоятельно?
Когда будут начислены деньги
Важно сразу уточнить момент со сроками рассмотрения: 5 рабочих дней дается работодателю на отправку документов и 10 рабочих дней Фонду на рассмотрение и обработку данных. Сюда же можно прибавить время, которое займет денежный перевод через системе вашего банка, в среднем это 1-3 рабочих дня.
Если же ФСС обнаруживает ошибку и отправляет документы назад работодателю — сроки обнуляются и нужно отсчитывать новый цикл рассмотрения. Ускорить этот момент нельзя, поэтому вам остается только общаться со своим работодателем и решать данный вопрос лично.
Заключение
При появлении статуса «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, рекомендуем подождать несколько дней. Если статус не будет меняться или появится предупреждение о формировании извещения — обратитесь к работодателю и попросите того внести изменения или исправления. Если у вас имеются дополнительные вопросы, советы другим читателям или свои замечания — пишите их в комментариях ниже.
«Найдены ошибки при форматной проверке ФСС» – что это значит?
Российские граждане пользуются порталом Фонда Социального Страхования. Его возможности позволяют просматривать статусы отправленных заявлений на пособия и другие выплаты. Но многие участники системы не понимают значения надписей, появляющихся после проведения проверки. Например, много вопросов вызывает статус «Найдены ошибки». Он отображается после оформления больничного листа.
Что значит это сообщение
Технический статус «Найдены ошибки при форматной проверке» указывает на неправильно составленную документацию. Работодатель (он же – заявитель) указал неверные данные сотрудника при отправке заявления.
Обратите внимание! Заявление с ошибками проходит дополнительную обработку сотрудниками ФСС. Если проблема незначительная (например, указана неправильная дата) – сотрудник организации связывается с заявителем для уточнения подробностей. Если ошибка серьезная – документы отправляются обратно работодателю. После чего в личном кабинете появляется новый статус – «Извещение сформировано».
Иногда причиной уведомления становятся технические проблемы на стороне портала. Сервера время от времени перестают работать, поэтому запросы перестают обрабатываться. Рекомендуется подождать пару рабочих дней – за это время сотрудники устранят возможные неисправности. Со временем статус изменится на новый.
Способы решения проблемы
Своими силами исправить ошибку не получится – пользователи не могут редактировать заявление после его отправки. Рекомендуется связаться с бухгалтерией по месту своей работы, чтобы уточнить обстоятельства проблемы. Если ошибка будет найдена во время форматной проверке – работодатель (заявитель) получит уведомление от ФСС. Письмо приходит на электронный почтовый адрес или в личный кабинет. На бланке указаны все причины проблемы.
Еще один способ – звонок сотрудникам Фонда. Откройте раздел «Горячие линии» на портале. Перед вами появится карта страны, поделенная на области. Наведите курсор мыши на название своего региона для просмотра номера. После совершения звонка попросите проверить больничный лист. Сотрудники проводят бесплатные консультации по любым вопросам, связанным с получением пособий.
Кроме того, можно лично посетить отделение Фонда в своем регионе. Отправлять обращение можно только по месту регистрации страхователя, поскольку сотрудники организации не просматривают базы в других регионах страны.
Срок поступления денег
Работодатель получает 5 рабочих дней на отправку документов. После этого ФСС в течение 10 рабочих дней рассматривает и обрабатывает заявку. Сюда еще нужно прибавить время совершения банковского перевода – 1 или 3 дня. Точное время назвать невозможно – оно определяется вашим финансовым учреждением.
В случае выявления ошибки Фонд отправляет документы обратно заявителю. В результате сроки обнуляются – время рассмотрения заявления начинает отсчитываться заново. Этот момент невозможно ускорить самостоятельно. Единственный вариант – поговорить со своим работодателем.
Выводы
«Найдены ошибки при форматной проверке» – статус, который иногда появляется в личном кабинете Фонда Социального Страхования. Обычно проблема вызвана техническими неполадками на стороне организации. Подождите несколько дней, пока сотрудники Фонда исправят проблемы.
Если статус долго не меняется – свяжитесь с работодателем. Скорее всего, заявитель допустил ошибки в заявлении. После внесения исправлений придется отсчитывать время рассмотрения обращения с самого начала. Если возникают дополнительные вопросы по поводу работы системы – вы можете всегда набрать номер горячей линии ФСС и проконсультироваться с его сотрудниками.