Кадровое администрирование что включает
Кадровое администрирование что включает
Кадровое администрирование – это система управления персоналом на предприятии в соответствии с действующим законодательством. От того как организовано кадровое администрирование в организации, во многом зависит ее эффективность и успешное прохождение проверок трудовой инспекции. Кроме того, хорошо поставленная работа с кадрами влияет на привлекательность компании как работодателя, что немаловажно в условиях острой конкурентной борьбы за квалифицированный персонал.
К функциям кадрового администрирования относят:
Важнейшую роль в кадровом администрировании играет кадровое делопроизводство. Одной из основных функцией кадрового администрирования является обеспечение системного документооборота организации по вопросам работы с персоналом: учет, перемещение, порядок расчета заработной платы и т.д. Оно включает в себя:
· Создание локальных нормативных актов. К обязательным с точки зрения трудового законодательства РФ локальным нормативным актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об аттестации, положение о персональных данных работников, правила и инструкции по охране труда;
· Документооборот по движению персонала. Под движением персонала подразумевается прием в организацию, увольнение, перевод на другую должность, командировки и предоставление отпусков. Сюда относятся приказы о приеме на работу, увольнение, трудовые договоры и ведение трудовых книжек.
· Ведение документации по учету рабочего времени. Это табель учета рабочего времени и расчета заработной платы, а также сопутствующая документация;
· Ведение документации по охране труда. Зачастую именно эта функция кадрового администрирования является уязвимым местом предприятия. Перечень необходимой документации здесь обширен и зависит от профиля деятельности организации. Обязательными во всех случаях являются приказы, положения, регламенты и инструкции по охране труда, а также специальные журналы учета и документы по аттестации;
· Сбор и хранение личных данных сотрудников. Недавно законодательство ужесточило требования к безопасности персональных данных сотрудников организаций, поэтому данной функции кадрового администрирования следует уделять особое внимание. При организации обработки и хранения личной информации сотрудников следует внимательно изучить действующий ФЗ «О персональных данных».
Таким образом, кадровое администрирование на сегодняшний день – сложный и в некоторых аспектах жестко регламентированный процесс. Поэтому предпочтительно, чтобы даже в небольшой организации эту функцию выполняли профессионалы. В последнее время всё больше организаций отдают кадровое администрирование на аутсорсинг – это экономит время, ресурсы и дает надежную защиту от штрафов.
Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
Будущее в кадровом аутсорсинге или Почему вам пора забыть о расчете зарплаты и проблемах с HR
Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы такой формы аутсорсинга, как управление персоналом. Она может заинтересовать не только крупных работодателей, желающих снизить затраты на кадровое администрирование, но и малый бизнес, собственники которого не могут позволить себе содержать в штате не только высококвалифицированного HR-специалиста, но и традиционного кадровика.
Это вообще законно?
Абсолютно. ТК РФ запрещен лишь заемный труд, в рамках которого сотрудник осуществляет свои функции в интересах, под контролем и управлением лица, не являющегося формально его работодателем. Подобные схемы запрещены (ст. 56.1 ТК РФ), при выявлении подобных «неформальных» отношений виновные могут понести ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Аутсорсинг — иное дело. Вы заключаете с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на сопровождение процессов кадрового администрирования, и получаете все блага от работы профессионалов, не заботясь об обязанностях работодателя. Исполнитель контролирует своих сотрудников без «передачи» их вам. Признаки контроля и управления «не-работодателем» отсутствуют, следовательно, нет оснований полагать наличие запрещенного заемного труда.
«СберРешения» предлагают аутсорсинг расчета оплаты труда, квалифицированное сопровождение процесса кадрового администрирования в строгом соответствии с ТК РФ и иными НПА из трудовой сферы, а также корпоративной политикой клиента.
Какие формы кадрового аутсорсинга возможны?
Расчет зарплаты
Практика показывает, что чаще всего собственники бизнеса задумываются о передаче на аутсорс расчёт заработной платы. По мере развития любой фирмы этот процесс оттягивает на себя все больше средств и времени, отвлекая квалифицированных специалистов от решения более масштабных вопросов. Поручая расчет зарплаты менее умелым сотрудникам, работодатель немало рискует (ошибки, претензии контролеров, текучка обиженных кадров и проч.) Передача расчета зарплаты на аутсорсинг позволяет не просто безошибочно рассчитывать зарплату и иные выплаты сотрудникам, но и решать целый ряд проблем:
а также избежать обязательного процесса отслеживания поправок и изменений в законодательстве и подзаконных актах.
Выбирая исполнителя, обязательно обратите внимание на объем предлагаемых работ. Должны фигурировать не просто услуги по расчету зарплаты, надбавок, премий, доплат, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, но и, как минимум, расчет среднего заработка при оплате отпусков, определения базы по НДФЛ, формирование платежек и иных документов по итогам расчетов, подача отчетности, в том числе корректирующей и т.п.
Заключив договор на расчет зарплаты со «СберРешениями», можно снизить затраты на эту функцию до 30%, а также получить максимальную прозрачность процессов, корректные проводки, подготовку и сдачу регламентированной отчетности и все необходимое в силу требований закона.
Кадровое администрирование
По мере роста, развития, расширения штатов возникает насущная необходимость в эффективном кадровом администрировании. Вариант поиска сотрудников «по знакомым» уже не работает, огрехи в оформлении кадровых событий уже не решаются в частном порядке, поскольку не со всеми сотрудниками имеется личный контакт. И угроза судебных исков, а равно и претензий ГИТ становится все более реальной, поскольку просто не хватает рук на оформление всей необходимой документации, ведения реестров, графиков и проч.
Передача на аутсорсинг кадрового администрирования позволяет, в частности, решать вопросы:
и, конечно, подготовки отчётности, в том числе форм СЗВ-М, СЗВ-ТД и проч.
Управление персоналом
Квалифицированные сотрудники — это ценный, но дефицитный и порой проблемный «актив», требующий квалифицированного подхода. HR-аутсорсинг позволяет решать насущные проблемы организационного дизайна, управления талантами, эффективностью и изменениями, оптимизации HR-процессов, КЭДО, предоставляя все блага без необходимости содержать на постоянной основе высококвалифицированного (и дорогостоящего) HR-специалиста.
У вас уже есть HR-специалист — великолепно! Полагаем, он будет рад услышать второе мнение от своего высококвалифицированного коллеги, решая сложные кадровые вопросы. HR-абонемент от «СберРешений» позволяет вам оплачивать услуги эйчаров лишь тогда, когда это действительно требуется.
Минусы (точнее, особенности) кадрового аутсорсинга
Сомнения в законности аутсорсинга кадровой службы — не единственное препятствие для того чтобы начать получать все его плюсы. Многие эксперты спрашивают: а персональные данные? Сомнения в законности передачи аутсорсинговой компании персональных данных сотрудников оправданы. Это, без сомнения, минус, но стоит провести лишь одну черту — и он превращается в плюс. Сейчас поясним.
Черта эта — получение от сотрудника согласия на передачу данных, как того требует закон (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Причем на каждую передачу необходимо отдельное согласие, в котором должны быть отражены данные:
Полагаем, что реакция на просьбу представить такое согласие легко выявит нелояльных сотрудников, от которых можно ожидать различных сюрпризов, что оздоровит климат в коллективе.
Есть еще один момент: а трудовые книжки? Да, есть такой момент, но минусом его нельзя назвать, скорее, особенностью: перепоручить аутсорсеру трудовые книжки нельзя, они должны оставаться у вас, работодателя. И форма книжек — традиционные или электронные, — ничего не меняет, за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность по-прежнему несет работодатель (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Так что передать кадровый учет на аутсорсинг вы имеете полное право, но трудовые книжки — передать нельзя. Равно как и право подписи всей кадровой документации — это прямой путь санкциям за использование заемного труда по ст. 5.27 КоАП РФ. Но так ли это важно по сравнению с иными преимуществами? Решать вам.
Полагаем, что сказанного достаточно для того, чтобы перестать с опаской посматривать в сторону аутсорсинга кадрового учета и в полной мере оценить возможности, предоставляемые им для развития вашего дела.
Автор: Ольга Ольшевская, эксперт СберРешений.
Как стать специалистом по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству – это должность в сфере управления персоналом, которая предполагает работу, в первую очередь, с документами, а не с людьми. В обязанности такого специалиста входит документационное обеспечение работы с персоналом: документооборот, передача данных по персоналу в государственные структуры.
Документация по персоналу имеет разнообразный характер и сопровождает сотрудника на всех этапах его карьеры от трудоустройства до увольнения. Специалист по кадровому делопроизводству занимается документацией распорядительной, плановой, организационной, документацией по социальному обеспечению. Он выполняет учет, хранение, перемещение документов между отделами организации.
В профстандарте № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования.
В должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству входит следующее:
1. Обработка и анализ, разработка, подготовка проектов и оформление, регистрация, учет, хранение, передача в архив документации по персоналу.
2. Осуществление оборота кадровых документов внутри организации.
3. Сбор и проверка личных документов сотрудников, выдача документов о трудовой деятельности, подготовка выписок, справок, копий по требованию сотрудников, учет рабочего времени.
4. Организация документооборота между организацией и государственными структурами, постановка на учет в государственных органах, предоставление выписок, оригиналов и копий документов по запросу, подготовка уведомлений, отчетов, статистики.
5. Организация хранения персональных данных сотрудников в соответствии с законом.
Для выполнения всех перечисленных функций специалист по кадровому делопроизводству должен обладать определенными компетенциями.
Ему необходимо уметь разрабатывать и оформлять документы, должностные инструкции, обеспечивать их хранение, пользоваться специфическими информационными системами, базами данных.
Для успешной работы кадровому делопроизводителю нужно уметь выявлять и исправлять ошибки в документации, осуществлять контроль присутствия сотрудников на рабочих местах, собирать и анализировать информацию, консультировать сотрудников по вопросам рынка труда, соблюдать нормы деловой этики.
Специалист по кадровому делопроизводству должен обладать знаниями в области трудового и архивного законодательства РФ.
Также должен знать:
положения законов о персональных данных
нормативные правовые акты, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами
порядок оформления, ведения и хранения документов
положения о структуре организации
Еще обязательно потребуются базовые знания в области информатики, построения и работы информационных систем.
На современном рынке образования широко представлены возможности обучения по специальностям кадровое делопроизводство и управление персоналом.
Чтобы ответить на вопрос в чем различие образовательных программ следует обратиться к особенностям двух этих профессиональных направлений.
Кадровое делопроизводство – это узкая специализация. Кадровик работает, прежде всего, с документами и выполняет ограниченный набор функций.
Управление персоналом значительно шире. Менеджер по управлению персоналом работает в основном с людьми, выполняет много разнообразных обязанностей: подбор персонала, обучение, оценка и аттестация, реализация социальной поддержки и другие. Среди прочего в его обязанности может входить и кадровое делопроизводство.
При выборе специальности для обучения необходимо отталкиваться от собственных потребностей и планов. Если есть намерение или необходимость работать именно специалистом кадрового делопроизводства, то образование по данному, более узкому, профилю может эффективнее помочь в работе, чем более разнообразное по содержанию управление персоналом.
Если же есть расчет на карьеру в сфере управления персоналом или перевод на смежные с кадровиком должности, образование специалиста по управлению персоналом будет более уместным.
Обучиться специальности кадровое делопроизводство можно разными способами. Среднее специальное образование по данному профилю можно получить во многих колледжах. Обучение возможно на базе 9 и 11 классов. Зачисление на бюджетной основе чаще всего происходит без экзаменов, с учетом среднего балла аттестата. В вузах кадровое делопроизводство не представлено как самостоятельная специальность. В высшем образовании изучение кадрового делопроизводства включено в программы бакалавриата по специальности управление персоналом. Вступительными экзаменами на данное направление являются математика, русский язык и обществознание. Зачисление на платное отделение происходит без экзаменов.
Для тех, кто уже имеет среднее специальное или высшее образование существуют программы переподготовки, которые позволяют в короткие сроки изучить кадровое делопроизводство и получить документ об образовании. Важно внимательно подойти к выбору программы и учреждения ДПО для обучения. В первую очередь стоит обратить внимание на наличие государственной образовательной лицензии и разработана ли предлагаемая программа в соответствии с принятым профстандартом по этой специальности.
Технологии дистанционного обучения набирают все большую популярность и часто применяются в реализации образовательных программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации.
Преимуществами дистанционного обучения являются возможность получить образование без отрыва от работы, возможность индивидуально подбирать удобный график обучения. Выбирая, как обучиться кадровому делопроизводству (очно, заочно, дистанционно), важно помнить, что для получения качественного образования, которое поможет получить знания и навыки действительно ценные в работе, необходимо тщательно подбирать образовательное учреждение. АБиУС предоставляет образовательные услуги на протяжении 20 лет и зарекомендовала себя как эффективное образовательное учреждение.
Программа дополнительного профессионального образования кадровое делопроизводство составлена с учетом требований профстандарта. Для успешного освоения программы Академия предоставляет доступ к обширной библиотеке и удобному пользовательскому интерфейсу личного кабинета СДО.
Разработчики программы – высококвалифицированные специалисты с большим опытом работы. Каждый слушатель получает индивидуальное сопровождение, на все вопросы в процессе обучения отвечает прикрепленный методист. Зачисление происходит при наличии среднего специального или высшего образования любого профиля, без экзаменов.
По завершении обучения выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца с присвоением квалификации. Документ об образовании обязательно вносится в государственную базу ФИС ФРДО, высылается бесплатно в любой регион и город России.
Кадровое администрирование что включает
Бесплатное
онлайн-обучение
по программе
«Кадровое администрирование:
специалист с нуля до PRO»
Вы научитесь вести кадровый учет, оформлять трудовые отношения, разрабатывать и вести документацию, связанную с управлением персоналом
Узнайте больше о проекте
«Содействие занятости» — федеральный проект, который дает возможность гражданам России со всех уголков страны освоить новую профессию или повысить свою квалификацию. В проекте можно получить помощь с трудоустройством, оформлением самозанятости или регистрацией в качестве индивидуального предпринимателя.
Российская академия народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС) является федеральным оператором проекта «Содействие занятости», в рамках которого проводит набор на программы бесплатного обучения по наиболее востребованным специальностям и реализует их совместно с образовательными партнерами, в число которых входят Международный образовательный центр (МОЦ), ПТЭИТ, ИЛЭНГ и др. Программы обучения реализуются ведущими преподавателями программ дополнительного образования и действующими практиками. Обучение проходит в онлайн-формате.
На 2021 год планируется переобучить 56 тысяч человек по всей России.
Проект реализуется при поддержке
Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
Министерства науки и высшего образования Российской Федерации
Министерства
просвещения
Российской Федерации
Учитесь и получайте призы
Для слушателей отдельных программ мы организовали розыгрыш с возможностью выиграть классные призы, которые помогут в обучении и дальнейшем карьерном росте:
Востребованность профессии на рынке
Чему вы научитесь
Заполнять согласно установленным правилам основные унифицированные формы документов
Форматировать и заполнять электронные таблицы Excel
Пользоваться справочно-правовыми системами по законодательству Российской Федерации для решения профессиональных задач
Пользоваться программой «1С: Зарплата и Кадры»
Взаимодействовать с государственными структурами (Государственная инспекция труда, Роскомнадзор, ПФР, военкомат, ФСС)
Организовывать хранение персональных данных работников