Как написать в письме что документы прилагаются
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Сопроводительное письмо к договору
Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.
Для чего пишут сопроводительные письма к договору
Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.
Функции такого письма:
Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.
Что важно помнить
Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.
Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.
Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.
Составляем сопроводительное письмо к договору
Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.
Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.
Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.
Что требуется указать в письме:
Образец сопроводительного письма к договору
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22
Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу
Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года
Сопроводительное письмо к договору
Уважаемый Семен Семенович!
Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.
Soprovoditelnoe-Pismo.ru
Только эффективные сопроводительные письма!
Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)
Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.
Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)
И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.
1. Цель составления
Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:
2. Виды и типы писем
По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
3. Требования к форме бланка
Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.
При оформлении бланка важно включить в структуру полей:
3.1 Пример пустого бланка
А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.
Заполненный пример в конце статьи!
Лист А4 (пустой бланк)
Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)
Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________
(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)
С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________
Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________
4. Структура и содержание каждого блока
В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:
4.1 Несколько слов о теме
Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.
Приведем пример некоторых формулировок:
4.2 Как обратиться к получателю
Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.
Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»
4.3 Что писать в основной части
Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.
Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:
| Тип формулировки | Тип адресата |
| Предоставляем | Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. |
| Направляем | Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения |
| Высылаем | Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам |
Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:
Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:
Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.
Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:
Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:
В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.
Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.
4.4 Приложения
В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.
Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.
Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.
Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.
Например, перечень может выглядеть следующим образом.
4.5 Кто может подписывать
Теперь осталось подписать сообщение.
Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.
При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.
Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.
При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.
5. Как хранить
Каждая организация принимает свои правила хранения документов.
Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.
Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.
6. Ключевые ошибки при составлении
Все ошибки можно разделить на две группы:
Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.
Второй тип ошибок связан с самими формулировками.
Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма
Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.
7. Сопроводительное письмо к документам – образец
А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.
Лист А4 (образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212
Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»
111100, г. Москва, ул. Митина,
«ООО Росток» Степанову И.А.
О согласовании условий договора
Уважаемый Илья Александрович!
Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.
Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.
Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.
Секретарь департамента продаж
8(495) 111-11-11
e-mail: aaa@ddd.ru
8. Заключение
Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.
9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример
Скачать пустой бланк
Как написать сопроводительное письмо
Зачем его составлять?
Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).
Сопроводительное письмо: пример
Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).
Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:
В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.
Как отслеживается маршрут обращения
Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:
Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.
Как оформить сопроводительное письмо?
Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.
При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.
Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.
Общая информация о сопроводительном письме
Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.
Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.
Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.
Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.
Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:
Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».
В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.
В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».
Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.
Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.
Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.
Содержание сопроводительных писем
В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.
Сопроводительное письмо к резюме.
Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.
Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».
Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:
В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.
Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.
Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.
Сопроводительное письмо к документам
В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.
Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».
Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.
Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.
Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.