Как в аутлуке сделать отбивку что в отпуске
Настройка автоответа в Microsoft Outlook 2019
1. Создание шаблона
1.1. Для настройки автоответа в Outlook 2019 сначала нажмите на «Создать сообщение», затем в нижнем поле введите текст, который получат все отправители.
→ 
→ 
→ 
2. Настройка правила
→ 
→ 
2.2. В диалоговом окне «Какие сообщения следует отбирать?» ничего выбирать не нужно, кликните кнопку «Далее» и нажмите «Да».
2.3. В следующем окне установите галочку на «Ответить, используя ». В нижнем окне нажмите на « ».
2.4. Система предложит выбрать шаблон для отправки ответа. Нужно указать тот, который был создан ранее. В выпадающем списке «Папки» выберите «Шаблоны в файловой системе»*. Из появившегося списка шаблона выделите нужны и нажмите «Открыть». В окне «Мастер правил» следует кликнуть «Далее».
→ 
*если Вы сохранили шаблон не в папке, предложенной системой, а в другой, как в шаге 1.2. данной инструкции, нажмите кнопку «Обзор» и выберите папку, в которой сохранили шаблон.
2.5. В следующем окне мастера выбирать ничего не нужно. Кликните «Далее».
2.6. В финальном окне задайте имя правилу или оставьте по умолчанию и нажмите «Готово».
Теперь на все входящие письма будет отправлен шаблон сообщения в качестве ответа.
Настраиваем автоответ в аутлуке
Созданный компанией Microsoft Аутлук изначально предназначался для работы с почтой и упрощал процесс чтения и сортировки полученных писем. Однако, среди его функционала есть возможность для автоматического ответа, который позволяет собеседнику понять, что его письмо дошло. Эту возможность обычно используют сотрудники крупных компаний, чтобы сэкономить время и дать ответ даже в отсутствие человека.
Предназначение автоответа в Outlook
Если установить универсальный текст автоответа в почте, то получится не отвлекаться каждый раз на входящие письма. Этой возможностью пользуют многие службы, которые занимаются рассмотрением заявок или работают с людьми.
Интересно! Настройка этого сервиса создает впечатление, что фирма действительно заинтересована в общении и помощи своим клиентам.
Сервис автоответа в Outlook используют фирмы и частные лица, например:
Быстрая настройки
Проще всего быстро поставить соответствующее уведомление через функцию с автоматическими ответами. Этот способ работает на всех версиях информационного менеджера, но он доступен только для людей с учетными записями на Microsoft Exchange. Необходимо сделать следующее:
Важно! Если пользователь не укажет дату, то отправка начнется сразу после получения разрешения.
Когда человек знает, что он будет долго отсутствовать, то автоответ не только предупреждает об этом собеседников, но и предоставляет экстренные контакты (другого сотрудника или компетентного человека), к которому обращаются при возникновении проблемы.
Читайте также: Как установить личный сертификат электронной подписи
Создание правила для получения уведомлений
Есть еще один способ поставить автоответ и уведомить об отсутствии своих собеседников, но на него придется потратить больше времени. Этот метод рассчитан на тех, кто использует сервис автоматических ответов на домашнем компьютере или не имеет аккаунта в Microsoft Exchange, который необходим для оформления рассылки.
Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях
По мере развития разработчики добавляют новые функции для информационного менеджера, поэтому меняются особенности его включения и настройки. Инструкцию стоит рассматривать для той версии программы, которая стоит на ПК.
Несмотря на то, что с момента выхода этого приложения прошло 14 лет, оно все еще стоит на компьютерах некоторых пользователей. С 2007 года интерфейс сильно поменялся, поэтому перед тем как настроить в Outlook автоответ, следует изучить его функционал.
В самой первой версии менеджера эта версия называется «Заместитель», поэтому люди долго не могут ее найти. Для его включения переходят во вкладку с сервисными настройками и ищут подходящую строчку.
Достаточно перевести кружок на вторую строчку, чтобы помощник начал работать. После этого появится пустая форма, если ее не заполнить, то пользователи получат пустое письмо.
Внимание! В этой версии правила обработки находятся в этом же окошке, сразу под пустым окошком с текстом сообщения, поэтому для указания настроек не приходится переходить в другие вкладки.
Веб-интерфейс почты 2010 года сильно поменялся, но доступ к меню находится также в левом углу. Для включения автоответа потребуется войти во вкладку со сведениями и там нажать на третью кнопку с автоответом.
После этого появится меню для включения или выключения этой функции. Чтобы он начал работать, необходимо поставить галочку для отправки писем другим пользователям. Если включить автоответ требуется только на время отпуска, то стоит сразу указать временные рамки. Для этого галочку ставят напротив соответствующего пункта, а потом указывают даты.
Если не настроить автоответ в Outlook перед тем, как произойдет сохранение параметров, то автоматом помощник направит его каждому пользователю, который напишет человеку. После этого потребуется придумать текст сообщения и указать его.
В этой же вкладке указывается, кому именно поступит автоматический ответ. Там есть отдельная вкладка для получения писем только сотрудниками компании.
Если ответ требуется еще и людям вне компании, то текст следует скопировать, потом нажать на соответствующую вкладку и вставить его туда. Дополнительные критерии и правила указывают в отдельной вкладке.
2013 и 2016
В этих версиях программы интерфейс идентичен, поэтому их всегда рассматривают вместе. Для установки автоматического ответа потребуется зайти в первую вкладку, которая находится на верхней панельке.
Затем кликнуть на строку со сведениями и нажать на интересующую опцию.
После этого откроется почти такое же окно, как в остальных версиях программы. Там также потребуется установить начало и окончание этого периода. Для активации функции ползунок переводят в активное положение.
Во всех версиях электронного помощника отключение выполняется в той же вкладке, что и включение. Для этого достаточно поставить галочку напротив первой строки и сохранить эти изменения.
Как сделать автоответ в Outlook: активация и деактивация в версиях 2007, 2010, 2013, 2016
Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.
Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange
Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.
Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.
Outlook 2010, 2013, 2016
Нажимаем кнопку «Создать сообщение»
Прописываем текст сообщения
Нажимаем кнопку «Сохранить как»
Выбираем формат «Шаблон Outlook»
Нажимаем кнопку «Сохранить»
Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»
Нажимаем кнопку «Новое»
Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»
Выбираем, когда будет действовать автоответчик
Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»
Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»
Указываем путь до заранее созданного шаблона
Проверяем правильность настроек
Нажимаем кнопку «Готово»
Outlook 2007
Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»
Кликаем по кнопке «Сохранить как»
Ставим формат «Шаблон Outlook»
Разворачиваем меню «Сервис»
Выбираем пункт «Правила и оповещения»
Кликаем по кнопке «Новое правило»
Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»
Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться
Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»
Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»
Нажимаем кнопку «Обзор»
Проверяем выставленные параметры
Кликаем по кнопке «Готово»
Активация заместителя без аккаунта Exchange
Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.
Outlook 2010, 2013, 2016
Разворачиваем меню «Файл»
Выбираем пункт «Сведения»
Нажимаем кнопку «Автоответы»
Настраиваем параметры автоответов
Вводим текст для сообщения
Outlook 2007
Выбираем меню «Сервис»
Выбираем пункт «Заместитель»
Выбираем настройки заместителя
Вводим текст для автоответа
Отключение автоответчика
Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.
С аккаунтом Exchange
Выбираем раздел «Файл»
Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»
Без аккаунта Exchange
Раскрываем меню «Файл»
Выбираем подраздел «Сведения»
Используем кнопку «Автоответы»
Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»
Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.
Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег
Вы можете легко отметить время как «Занят» или «Нет на месте» в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Чтобы научиться отправлять ответы об отсутствии на рабочем месте, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке «Запросить ответы» отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.