Как вы поступаете если работы больше чем времени как ответить
Если работы больше чем времени
Городская среда с каждым годом становится все более и более суетной средой. Мы все дольше добираемся до работы из-за пробок. Все больше отвлекаемся от собственных дел из-за постоянных отвлечений. И все дольше засиживаемся допоздна и на выходных из-за сверхурочных. В этой заметке мы поговорим о том, что делать, если нам нужно сделать много работы и постоянно не хватает на все времени.
У МЕНЯ НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ
Если быть откровенным с самим собой, то все мы поставлены примерно в одинаковые условия. Для каждого человека в сутках отмерено ровно 24 часа. И когда кто-то говорит, что у него не хватает времени, то между строк он говорит нам что «эта задача для меня недостаточно важна».
Ясно, что времени никогда не хватит для всего, что бы мы хотели сделать. Поэтому предлагаем небольшой список рекомендаций для того, чтобы успевать делать больше за меньшее количество времени.
1. РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ
Не все, что нам навязывает внешняя среда является действительно важным для нас. Начните с малого. Например, не ходите на некоторые встречи, собрания, совещания. Если учитесь в университете, то должны знать, на какие пары нужно ходить обязательно, а где можно и отпроситься или не ходить без особых последствий. Нельзя успевать абсолютно все, что тебе бы хотелось без последствий. Нам в любом случае нужно 8 часов сна каждые сутки и здоровьем жертвовать ради любой работы не стоит. Всегда приходится жертвовать чем-то важным ради чего-то более другого важного. Вам прийдется научиться говорить «нет». Хоть это не всегда увлекательное действие, но оно сэкономит вам кучу времени.
2. НЕ ДЕЛАТЬ ЛИШНЕЙ РАБОТЫ
3. ПРОВЕРИТЬ РЕАЛИСТИЧНОСТЬ ПЛАНОВ
5. СОСТАВЬТЕ СПИСОК ДЕЛ
Я давно заметил, что если на день запланировано много задач и они примерно привязаны к определенному времени, то день получается весьма продуктивный. Жесткий план помогает говорить «нет» и действительно успевать больше.
6. НУЖНО ДЕЛАТЬ ПЕРЕРЫВЫ
Посмотрите на то, как организован учебный процесс во всех университетах. Там практикуется время отдыха после каждых 80 минут непрерывных занятий. После нескольких часов напряженного труда нужно обязательно давать себе передышку. Пойти вздремнуть, принять душ, дернуть немного некрепкого кофе.
Точно также нужно делать перервыве в течение работы, чтобы выйти подышать, освежить мозги и немного размять кости.
Как работать, если ничего не успеваешь
В книге «Неприятие перемен» (Immunity to Change) профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи рассказывают, что возрастающая сложность современной жизни вызывает у людей ощущение, что они не справляются ни с работой, ни с обязательствами семейной жизни.
Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку – работать больше и дольше, однако есть другой путь – остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов-руководителей есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 часа утра и приниматься за работу. Например, Сью руководит проектами в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает за несколько проектов и боится пропустить важное срочное письмо. Аджай, основатель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как компания начала расширяться. Возможно, гендиректора компаний с миллиардными оборотами и встают в 4 часа утра, но у большинства гораздо меньший уровень ответственности.
Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость – человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.
Определите основной источник перегрузки
Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить стресс в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от них, но важно определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие этапы, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения – а может быть, поможет все сразу.
Если работы больше, чем времени
Избавьтесь от привычки сортировать документацию. Это занимает почти столько же времени, как и непосредственная работа с документом. Пока вы сортируете их на срочные и менее срочные, вы прочитываете содержание документа, но его вам приходится прочитывать и осмыслять второй раз, когда до него доходят руки. Пока вы изучаете документ первый раз, в голове у вас уже готов ответ на него, не теряйте время – ответьте сразу.
Не делите дела на важные и менее важные. Выполняя важные дела и откладывая остальные на потом, вам все равно будет трудно сосредоточиться. Решите сразу – выполнять ли не очень важное дело, и – или отправьте его в корзину, или сразу выполните. Тем самым вы избавляетесь от перегруженности и от ненужной суеты, требующей постоянного переключения.
Решай те проблемы, пока они не стали фатальными. Не откладывайте их решение на потом, в надежде, что через время они сами собой разрешаться. Не ждите, когда вам придется решать их в авральном порядке, что, конечно, будет не самым удачным вариантом решения и отразиться на качестве работы.
Если вы взялись за выполнение определенной работы, старайтесь не отвлекаться и довести ее до конца. Повысьте качество выполняемой работы за счет умения сконцентрироваться и выполнить больший объем за то время, когда вас не отвлекают и не мешают.
Перестаньте нервничать, такие эмоции очень мешают работе. Мы всегда склонны преувеличивать то время и те усилия, которые придется потратить на неприятную для нас работу. Пока мы ворчим и сердимся, дело все равно не будет двигаться. Не тратьте свое время и нервы, сделайте эту работу быстрее и займитесь следующим делом.
Не откладывая выполнения сложных и неприятных заданий, решая шаг за шагом сложные задачи, вы снимаете с души груз, который всегда лежит на человеке, у которого накопилось множество невыполненных дел. Вы будите себя чувствовать гораздо лучше и не испытывать угрызений совести, зная, что ваш рабочий стол освобожден от тех документов, которые требовали вашего исполнения.
Если работы стало слишком много.
Перенапряжения не выдерживают даже стальные канаты – что уж говорить о человеческих нервах и психике. Если работы стало слишком много и о ней уже не забыть ни на минуту, срочно нужно разрабатывать план побега из этого замкнутого круга.
Тревожные звоночки
Так, рабочий день врача-реаниматолога Нины С. незаметно для нее самой достиг 11 часов, без обеда и возможности опоздать или уйти раньше, шесть дней в неделю. При этом дома, прежде чем лечь спать, нужно было еще заполнить документы.
Работа не должна занимать все наше время, уверен Ринат Шамильевич Сабитов, к.п.н., директор Центра прикладной психологии «Альфа»: «Работа – это неотъемлемая часть нашей жизни, такая же важная, как общение с близкими, отдых. В начале мы радуемся любимому делу, хотим сделать как можно больше и лучше, работать интенсивнее, забывая обо всем. Нам кажется, что наши возможности и ресурсы безграничны, однако организму виднее. Он хоть и способен на многое, но не на все, поэтому, обладая мудростью, заложенной в нем природой, начинает посылать тревожные сигналы на языке тела еще до того, как стресс начнет свое разрушающее воздействие.
Если жизнь становится не в радость, стоит четко решить для себя: стоит ли это того, чтобы в недалеком будущем заиметь проблемы со здоровьем?
На начальном этапе можно выделить следующие физические симптомы:
Снизить обороты
Ультиматум
Объясните начальству, что вы физически не справляетесь. Предложить варианты решения проблемы: возможно, стоит нанять кого-то вам в помощь или определиться со второстепенными задачами и отказаться от них. Нина предложила как вариант заменить ежедневные отчеты большим отчетом раз в две недели, а также работать посменно, чтобы хоть через день иметь возможность выспаться.
Наталия Петрова, директор по развитию Центра прикладной психологии «Альфа»: «Почему к работе, к делам мы относимся рационально, а к своему организму – нет? Ведь логичнее предупредить, чем исправлять, тем более что исправление не всегда возможно в полной мере. Ведь здесь речь идет о тонко настроенном природой механизме, где все взаимосвязано и отлажено. До той поры, конечно, пока разрушительное действие стрессов не приведет к необратимым последствиям. Выгорание как реакция на продолжительный, разрушительный стресс крайне опасно! Помните, если человек выгорел однажды, то восстановить ресурс психологического, физического, эмоционального здоровья практически невозможно! Поэтому чем раньше вы прислушаетесь к своему организму и чем быстрее обратитесь за квалифицированной помощью, тем больше у вас шансов сохранить здоровье, вернуть активность и успешность. Не дожидайтесь состояния «кипения», а начинайте действовать еще на стадии «появления пузырьков»».
Внимание – опасность!
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Вопрос на собеседовании №11: «Как бы Вы справились с большим объемом работ за очень короткое время?»
Собеседования о приеме на работу по сути как скоростные свидания: нужно узнать о человеке как можно больше за очень короткое время. Но некоторым работодателям мало видеть резюме и слушать о заслугах, им нужно знать как Вы будете себя вести на работе и как будете реагировать на разного рода ситуации. Для этого они задают поведенческие вопросы. Вы обязательно должны знать как на них отвечать до следующего интервью.
Плохой ответ звучал бы так: «Я думаю, мой начальник должен давать тот объём работы, с которым реально справиться за данный период времени и понимать, что не вся работа может быть сделана». Или: «Я бы делал эту работу до тех пор пока она не была бы выполнена, невзирая на дедлайн». Это может звучать как неплохой ответ, но, на самом деле, ничего не говорит о Ваших способностях принимать правильные решения «на ходу», анализировать ситуацию, и находить самое оптимальное решение. А именно это они и хотят знать.
Лучше всего будет показать им как именно Вы думаете. Озвучьте свой мыслительный процесс и расставьте приоритеты: Действительно ли вся работа должна быть проделана сегодня? Даже если у Вас 25 заданий какие-то из них все же приоритетнее чем другие. И человек, который Вам их дал, возможно, и не справится с ними если Вы их выполните в этот же день. Поговорите с ним о том, какую работу делать в первую очередь.
Или, возможно, Ваша должность позволяет Вам привлекать помощников? Пока Вы будете рассуждать об этом будущий работодатель также сделает выводы о Ваших управленческих качествах.
Большинство людей выполняет срочную работу не анализируя и не задумываясь о расстановке приоритетов. Поэтому покажите им свои способности стратегического планирования и Вы произведёте впечатление.