Кайдзен что это такое
«Познать кайдзен»: что собой представляет эта философия для улучшения производственных процессов
Кайдзен используют компании самых разных размеров: от стартапов до крупных предприятий вроде Toyota. Рассказываем, чем помогает и как работает этот фреймворк.
Что такое кайдзен
Кайдзен (kaizen) — это фреймворк, который концентрируется на постоянном улучшении бизнес-процессов, а также методов разработки и управления в компании. Впервые его начали применять японские производственные предприятия после Второй мировой войны. С тех пор он вышел за пределы сферы производства, и его внедряют в самых разных областях: медицине, финансах и даже правительственной сфере.
Используют принципы кайдзен не только в Японии, но и в других странах. Например, в США методология стала популярна в 80-х годах, когда американские компании поняли, что японские предприятия работают эффективнее. Для сравнения, в 1989 году на заводах Страны восходящего солнца внедрили более 80% всех рационализаторских предложений, тогда как в США этот показатель равнялся 30%.
Как это работает
Такие фреймворки, как Lean или Six Sigma, обычно требуют серьезной переработки бизнес-процессов в компании. Например, «шесть сигм» предполагает создание специальных рабочих групп на предприятии. Кайдзен, в свою очередь, фокусируется на небольших изменениях в работе организации, которые легко внедрить и измерить.
Реализация кайдзен на практике подразумевает следование трем принципам:
Кто внедряет философию
Пожалуй, наиболее ярким примером компании, использующей кайдзен, является Toyota. Фреймворк лежит в основе метода Всеобщего управления качеством (Total Quality Management, TQM), в рамках которого корпорация регулярно совершенствует качество продукции и уровень квалификации персонала.
При этом Toyota внедряет свои лучшие практики в других индустриях. Например, с 2014 года компания помогает оптимизировать рабочие процессы на фермах Японии — специалисты модифицируют подходы к организации садового инвентаря в соответствии с принципами кайдзен и решают другие задачи.
Применяют кайдзен и на отечественных производствах. Например, с 2008 года методологией пользуется компания «ТБМ» — один из крупнейших поставщиков комплектующих и фурнитуры для производства окон, дверей, стеклопакетов и мебели. По словам сотрудников предприятия, кайдзен увеличил эффективность работы отдела логистики на 20–30%.
Разумеется, философия находит применение и в IT-сфере. Например, с 2016 года методологией пользуется американский провайдер интернет- и кабельных услуг Cable One. За два года компании удалось увеличить коэффициент непрерывной работы своих сервисов на 64%. При этом уровень удовлетворенности клиентов вырос на 100%.
/ Unsplash / Carl Heyerdahl
Уже долгое время принципам кайдзен следуют в IBM. ИТ-корпорация представила свой фреймворк, основанный на японской философии, — Measured Capability Improvement Framework (MCIF). Он помогает инженерам оценивать результаты разработки и постепенно вносить изменения в свои приложения.
Что думают эксперты
Одно из главных достоинств философии кайдзен заключается в том, что большинство изменений предлагают сотрудники компании. В результате руководству не приходится сталкиваться с волной возмущения каждый раз, когда меняются бизнес-процессы. Мотивация работников, наоборот, увеличивается, так как их идеи реализуются на практике.
Еще Джефф Сазерленд (Jeff Sutherland), один из создателей методологии Scrum, в своей книге «Scrum: Революционный метод управления проектами» писал, что кайдзен позволяет значительно увеличить количество идей, которые генерируют разработчики приложений.
Многие изменения в рабочие процессы вносятся за короткий промежуток времени — от двух до десяти дней. Но из-за того, что все эти модификации относительно небольшие, видимых результатов с помощью кайдзен приходится добиваться долгое время. Однако результат может того стоить — достаточно посмотреть на Toyota, General Motors и Ford, которые следуют философии уже долгие десятилетия.
О чем мы пишем в корпоративном блоге «ИТ Гильдии»:
Что такое метод Кайдзен и как он работает? Основы японской методики продуктивности
Если мотивации вести здоровый образ жизни не хватает, а энтузиазм пропадает уже через пару тренировок, помочь может метод Кайдзен. Это искусство маленьких шагов для достижении целей во всех сферах жизни. Японцы уверены: даже пять минут продуктивности каждый день помогут добиться совершенства.
В основе философии – дисциплина и последовательность
Кайдзен в переводе с японского означает «изменения к лучшему». Опираясь на принципы этой философии, Масааки Имаи создал авторскую методику продуктивности. Настоящую популярность она обрела в 1986 году, когда в печать вышла книга Имаи «Кайдзен: ключ к успеху Японии». В стране восходящего солнца эту систему используют крупные компании для повышения эффективности производства. Однако её можно адаптировать и для повседневной жизни. Например, чтобы закрепить полезные привычки: начать правильно питаться, соблюдать режим дня или не пропускать тренировки.
В основе методики лежат пять принципов: сортировка, последовательность, чистота, систематизация и дисциплина. То есть для достижения цели нужно:
Начать можно с малого, например, с пяти минут в день. Это легче и с психологической, и с физической точки зрения. Ведь если сразу взять высокий темп, будет сложно его удержать. Важно не останавливаться и не прерываться. Кайдзен – это философия постоянного совершенствования. Лучше делать маленькие, но уверенные шаги, чем стоять на месте, готовясь к большому рывку.
Повышает эффективность тренировок
Итак, поставьте себе цель, например, сесть на шпагат через три месяца. Определите время, когда вам будет удобно заниматься. Посоветуйтесь с тренером или скачайте мобильное приложение, которое подскажет упражнения для растяжки. Строго следуйте расписанию занятий, сделайте развитие привычным состоянием и ежедневно уделяйте время тренировкам. Если заниматься одному совсем не хочется, найдите себе напарника – в команде всегда легче.
Не стоит заниматься в плохом настроении. Положительное отношение к «производству» – основа философии Кайдзен. Не менее важный компонент – поощрение, не забывайте хвалить себя. Ведь даже небольшая тренировка, пусть и пятиминутная, лучше, чем ничего. А через некоторое время это войдёт в привычку.
Регулярно уделяя время занятиям, можно действительно достичь успеха. Учёные из Университета штата Юта, США провели исследование и выяснили, что качество и интенсивность тренировок важнее, чем их продолжительность. Высокие ежедневные нагрузки длиной менее 10 минут снижают риск ожирения на 5% у женщин и на 2% – у мужчин.
Помогает изменить образ жизни и отказаться от вредных привычек
Перейти на правильное питание тоже поможет Кайдзен. Сразу отказаться от любимых вредных лакомств сложно, зато можно постепенно заменить их на здоровую пищу. Согласно методу Имаи, нужно разделить всё на то, что приносит пользу и что не приносит. «Неполезное» нужно или усовершенствовать, или исключить из системы.
Большую цель можно разбить на несколько маленьких. Например, если вам сложно отказаться от сладкого, попробуйте понемногу снижать содержание сахара в рационе. Покупайте меньше шоколадных батончиков, а через две-три недели замените их на свежие фрукты, мёд или натуральный сироп. Отслеживать прогресс поможет дневник или специальный трекер привычек на смартфоне.
Японская методика также эффективна в борьбе с вредными привычками. Бросить курить будет легче, если разделить этот долгий путь на несколько этапов. Поставьте себе задачу – к конкретной дате снизить количество сигарет, которое вы выкуриваете в день. Каждый день уделяйте пять минут на то, чтобы почитать рекомендации специалистов и похвалить себя за проделанную работу. Дисциплина, последовательность, порядок – вот, чему учит Кайдзен.
Философия маленьких шагов действительно может изменить жизнь, если вы этого захотите.
Что такое кайдзен и как применять этот метод на практике
Кайдзен — одна из ключевых концепций менеджмента, в основе которой лежит непрерывное улучшение всех процессов производства.
Изначально это понятие возникло в Японии и означало постоянное и всестороннее развитие как человека, его общественной и частной жизни, так и трудовых процессов. В сферу бизнеса кайдзен пришел после Второй мировой войны, когда японские компании начали внедрять эту философию с целью повышения эффективности производства.
Основные элементы концепции кайдзен
Основной идеей кайдзен является бережливое производство, то есть устранение процессов, которые ведут к убыткам (перепроизводство, бесполезные механизмы и т.д.), оптимизация работы каждого сотрудника и упор на нужды потребителя.
Концепция кайдзен включает в себя пять основных принципов или 5S:
Кроме того, существует понятие «гемба кайдзен», подразумевающее принятие решения на месте рабочего процесса или возникновения проблем и их регулирование.
Кайдзен в действии
Впервые на практике кайдзен применили ряд японских компаний, в том числе автомобилестроительная фирма Toyota. Опыт оказался позитивным, и концепция разлетелась по всему миру. Немецкая компания Siemens также внедрила кайдзен в производство. Сегодня японская философия применяется во многих зарубежных предприятиях. Существует даже институт по изучению кайдзен.
В России эта концепция не слишком распространена, но некоторые отечественные компании тоже уже внедрили ее в производство — это, к примеру, «Лукойл», «Алроса», ГАЗ, «Балтика», КАМАЗ, «Росатомстрой», «Гидросила», Банк «Союз».
Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям и ИТ Konica Minolta Business Solutions Russia:
«Основная концепция философии кайдзен — непрерывное совершенствование, которое может быть достигнуто через рост удовлетворенности потребителей: именно на это направлены все продвигаемые ценности и принципы. Однако концепция ориентирована не только на конечный результат, но и на каждый из внутренних процессов.
Именно эта цель и легла в основу внедрения кайдзен в Konica Minolta: мы нацелены на потребителя, но при этом уделяем большое внимание работе сотрудников — и через совершенствование процессов приходим к улучшению результата.
Например, согласно кайдзену, каждый сотрудник должен осознавать важность своего труда, понимать возможности обучения и принципы поощрений. Мы мотивируем персонал предлагать свои идеи — они приводят к росту эффективности и снижают как временные, так и финансовые затраты. Такие предложения достойно вознаграждаются.
При этом мы стремимся соблюдать баланс между западным и восточным подходом к методологии. Например, на наш взгляд, при реализации важнее использовать лидерство в противовес формализму — когда руководитель доказывает свое положение не номинальной властью и «табличкой на двери», а знаниями и личным примером принимаемых решений.
Ориентация на потребителей, важность персонала и ключевая роль лидера, а также нацеленность в целом как на результат, так и на процесс, совместно помогают развивать инновации. Кайдзен, кстати, подходит не только для совершенствования процессов на производственных предприятиях, но может ложиться и в основу различных гибких методологий разработки. Например, практики японских предприятий, в частности принципы кайдзен, могли быть положены в основу методологии Scrum в направлении циклов PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование, действие, проверка, корректировка). Суть подхода заключается в постоянном анализе процессов для снижения количества ошибок.
Как решили применять кайдзен в России? Возможно ли оптимизировать производственные процессы с помощью этой методологии здесь и почему?
Россия находится на стыке Востока и Запада, и поэтому исторически наша страна перенимает наиболее удачные практики с обеих сторон, объединяя и адаптируя их.
Например, восточный менеджмент больше ориентируется на процесс, а западный — на результат. На практике достижение последнего происходит через совершенствование первого.
Или еще один пример: на Востоке принято постепенное развитие, на Западе же чаще всего приветствуется, когда результат достигается по итогам скачкообразного совершенствования. Однако на деле постоянные маленькие шаги могут привести к стремительному росту. И даже после стремительного роста бизнес может вернуться на плато развития.
Также существуют и разные подходы к коллективу: на Востоке акцент сделан на взаимопомощи, тогда как на Западе на первый план выходят индивидуализм и развитие через конкуренцию. И снова на практике лучшим решением становится сочетание наиболее удачных идей: концепта совместной слаженной работы и взаимной поддержки со здоровым желанием совершенствования отдельно взятой личности.
Кайдзен может стать более популярным в России, так как в его основе лежит бережное использование ресурсов, а это всегда было очень актуально для нашей страны.
Сегодня в условиях необходимости восстановления экономики актуальность концепции возросла. Именно рациональное использование ресурсов и правильная мотивация персонала поможет российским компаниям оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе — даже в самых непростых условиях.
При этом бережное отношение к ресурсам — это не только локальная, но и глобальная тенденция: рациональное потребление сегодня приветствуется во всем мире. И речь здесь идет не только о внешних, но и о внутренних ресурсах самого человека».
Что почитать по теме кайдзен
В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!
Кайдзен: всё о японской системе бережливого производства
Вопросы, рассмотренные в материале:
Старательность и аккуратность японцев вызывают восхищение всего мира. В Стране восходящего солнца не принято менять места работы как перчатки, ища лучшую участь. Даже если ты самый последний сотрудник в корпоративной иерархии, у тебя есть все условия для того, чтобы достичь совершенства в профессии. Главное – правильный подход. И таковой носит название кайдзен. Этот метод охотно изучают в разных странах и применяют в управлении. Приглядимся к нему поближе.
Кайдзен — что это значит?
Кайдзен – это японская философия и, одновременно, практика, нацеленная на постоянное совершенствование производственных процессов, оптимизацию управления, улучшение всех сторон жизни работника. Применяется она для гармоничной организации производства и налаживания коммуникаций в компании, что должно привести к коммерческому успеху. Кайдзен пригодится не только в бизнесе или государственном управлении, но и в быту.
Данная практика, доказавшая свою эффективность в Японии, базируется на нескольких важных принципах, которые призваны обеспечить успех компании. Приверженцы данной философии судят об интеллектуальных способностях (от которых во многом зависит эффективность труда) по состоянию рабочего места человека. Методика кайдзен складывается из пяти основных правил грамотной организации рабочего пространства и распределения времени – 5S.
Данная система оказалась полезной не только в работе, но и в частной жизни, что подтверждают психологи из различных уголков мира. Людям свойственно бояться неизвестности и радикальных перемен, а кайдзен успокаивает и стабилизирует эмоциональное состояние, так как складывается из рутин и маленьких планомерных шажков к цели. Небольшие успехи мотивируют к дальнейшим усилиям и придают уверенность, а дальше уже подключаются логика и творческое мышление.
История появления системы кайдзен
Концепцию кайдзен подарил миру Масааки Имаи, японский эксперт в области кадрового консалтинга, написавший в 1986 г. книгу под названием «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний», которая была издана в Англии. Вскоре, в 1997 г., за ней последовала вторая книга: «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества». В ней акцент делался на производственных аспектах бизнеса («гемба» – это место, где они осуществляются, будь то цех, лаборатория или офис).
За плечами Имаи – многолетний опыт в сфере рекрутинга и подбора кадров. Он основал собственную рекрутинговую фирму, а позже – консалтинговую компанию KAIZEN Institute Consulting Group, в которой обучают по разработанной им системе и консультируют фирмы, внедрившие знаменитую методику.
Помимо оригинальных текстов Имаи, доступно множество других материалов на их основе (книги, статьи), в которых осмысляется не только теория, но и практика деятельности компаний в соответствии с постулатами кайдзен.
Ключевая идея всей методики заключается в переносе фокуса внимания на запросы потребителя. Чем качественнее компания удовлетворяет требования и нужды своей клиентуры, тем успешнее она в коммерческом плане.
Философия кайдзен гласит, что фирм, в которых нет никаких проблем, не существует, поэтому проблемы должны быть признаны, а управление персоналом следует построить так, чтобы люди стремились избегать ошибок, а не скрывать их, опасаясь штрафов.
В чём отличия кайдзен от других систем управления?
Конфликт между отделами продаж и производства характерен для многих фирм. Поэтому идеальным представляется выпуск товаров по предварительному заказу, строго в соответствии с потребностями рынка. Когда поступают наоборот, без учета нужд покупателей (сначала прогнозируют продажи, затем запускают изготовление продукта), производственные расходы возрастают, на складах компании накапливаются нереализованные запасы продукции, что требует дополнительных площадей для хранения.
На рентабельности предприятия всё это сказывается крайне негативно. Поэтому разумные управленцы стремятся сблизить продажи с производством, чтобы изготавливать только те изделия, которые реально требуются рынку. И в объемах, адекватных спросу.
В этом плане кайдзен радикально отличается от советской плановой экономики, где с потерями не считались, стремясь любой ценой выполнить намеченное. Так были рождены утопичные проекты наподобие поворота рек вспять и идеологического противостояния западным странам. В концепции кайдзен нет гигантомании, все небольшие дела тоже важны, как и мелкие «косяки» в работе (которые обязательно когда-нибудь разрастутся и приведут к серьезным проблемам).
Рекомендуемые статьи по данной теме:
Что сразу бросается в глаза при сравнении японских корпораций с европейскими, так это обилие рационализаторских предложений, идущих не от руководства, а с самых низов, от рядовых сотрудников.
Одна из аксиом кайдзен гласит: проблемы есть у любого предприятия. И это не трагедия, а вполне закономерное явление. Ведь проблемы – стимулы для активного развития, поиска альтернативных путей и оптимизации. Таким образом, концепция кайдзен не ограничивается чисто экономическими целями. Она выходит на социальные проблемы: удовлетворенность потребителя товаром, иерархические отношения внутри компании, вовлечение персонала в рабочие процессы. То есть кайдзен – не просто методология построения бизнеса и зарабатывания денег, а своеобразная философия работы, мастерства и совершенствования.
Насколько популярен кайдзен в России?
Значимость малых дел японцам прививают с самого детства, в школах даже есть специальный предмет с таким названием. Поэтому устранять недоработки и постоянно искать пути улучшения – привычный для японцев стиль поведения.
Бизнесмены же родом из СССР, которые воспитывались в духе плановой экономики, а позже пережили бурные 90-е, напротив, стремятся к моментальным результатам, не позднее следующего квартала. Однако в некоторых сферах нужно методично и кропотливо трудиться, чтобы увидеть какие-то изменения, и философия кайдзен приходится очень кстати. Но наилучший эффект дает сочетание данной концепции с инновациями: постепенный неуклонный подъем (благодаря мелким улучшениям и дисциплине), а затем – резкий прыжок вверх (в результате инновации).
Однако главная причина малой популярности технологии кайдзен в России изложена в предисловии к самой книге Имаи. По словам автора, кайдзен является превосходной стратегией для порядочного человека, ориентирующегося на взаимовыгодное партнерство, честное ведение дел и доверие. Те, кто не разделяет эти идеалы, пройдут мимо.
Вот поэтому данная методика практически не нашла применения в отечественном бизнесе. Результаты налицо: конкурентоспособность, производительность и рентабельность многих предприятий оставляют желать лучшего.
Однако есть и исключения. Например, такие гиганты, как «Балтика», «Лукойл», «Росатом», «Алроса», «Гидросила», КАМАЗ и ГАЗ, банк «Союз» и некоторые другие, настроенные быть лидерами в отрасли в ближайшие десятилетия, уже оценили все преимущества концепции кайдзен и интегрировали её в свои бизнес-процессы.
На каких принципах базируется кайдзен?
Если вы поняли, что кайдзен близок вашему сердцу и вы хотите работать по его принципам, выпишите эти пять пунктов и повесьте на самое видное место, чтобы постоянно напоминать себе о них.
Принято думать: если хочешь хорошего результата, сделай всё сам. Но зачастую это далеко от истины. Серьезные перемены начинаются с малых шагов и простых усовершенствований. Подумайте, как можно улучшить ваш рабочий процесс.
Наблюдайте за тем, как вы делаете ежедневные дела, анализируйте этот процесс, экспериментируйте, чтобы улучшить свои методы. Технология кайдзен – это не разовый трудовой подвиг, а неуклонное планомерное совершенствование.
Кстати, этот подход можно распространить и за пределы работы. Если, например, вы хотите перейти к здоровому образу жизни, кайдзен станет вам лучшим помощником на этом пути. Принципы будут теми же, что для бизнеса и работы.
Цели кайдзен на производстве
Основа концепции кайдзен – непрекращающееся совершенствование рабочих процессов. Для этого ставят следующие тактические цели:
Как применять кайдзен в бизнесе?
Улучшение любого процесса начинается с его изучения. Сколько в нём этапов? В чём суть каждого, нет ли среди них ненужных, можно ли что-то исключить?
Предположим, вам необходимо проанализировать трехэтапный процесс:
Всего 23 минуты. Есть ли возможность объединить какие-то этапы или выкинуть их вообще? Время – деньги, поэтому следует стремиться к ускорению производства. Лишние этапы и действия при этом – нерациональная трата ресурсов. Недопустимо, чтобы простаивали рабочие (однако не следует загружать их какими попало задачами, лишь бы они не сидели без дела), а выпущенный товар залеживался на складах.
Что нужно делать в рамках концепции кайдзен?
Бюрократизация делает компании неэффективными и негибкими. Когда ключевые решения принимаются горсткой высокопоставленных начальников и не обсуждаются, когда нет налаженного обмена информацией сверху вниз и снизу вверх, а сведения искажаются или не доходят вовсе, предприятие деградирует.
Уязвимости и проблемы будут всегда и у всех организаций. Чтобы разобраться с ними, их нужно обсуждать, а не замалчивать.
Под затратами в кайдзен в широком смысле слова понимаются расходы любых ресурсов, не только денежных. Это могут быть:
• Лишние движения, которые приходится совершать рабочим, если материалы хранятся слишком далеко.
• Трата времени. Любой процесс занимает какое-то время, но тот, кто сумеет его ускорить, получит преимущество перед конкурентами.
• Брак и дефекты. Чем раньше их обнаружить, тем меньше денег и времени будет потеряно впоследствии.
• Избыточное производство. Изготовив слишком много изделий, вы будете вынуждены хранить их на складах, а это и деньги, и усилия работников.
Персонал является самой большой ценностью в концепции кайдзен. Генри Форд гордился своими сотрудниками: по его словам, даже рядовые рабочие ежедневно предлагали полезные усовершенствования и помогали заводу экономить значительные суммы – десятки, сотни тысяч долларов. Разумеется, их за это тоже награждали.
Чтобы компания была успешной, в ней должны работать люди, лично заинтересованные в инновациях и улучшении производства. Но это не самое частое явление на предприятиях. Большинство сотрудников работает в офисе или на заводе «от звонка до звонка» и совершенно не болеет за успех фирмы.
Задача управленца – построить взаимодействие в компании так, чтобы каждый участник команды мог вносить свои рационализаторские предложения, даже самые крохотные. И не просто вносить, но и иметь возможность воплощать собственные идеи на практике, в том числе и в масштабах всего предприятия. При этом важно получать заслуженное вознаграждение за находчивость и креативность.
Этот принцип прост и очевиден, но следуют ему далеко не всегда. Каждый может припомнить случаи, когда что-то на производстве ломалось или работало неправильно, но никого это не волновало, поломку не устраняли и просто жили с ней дальше. Мириться с недостатками, адаптироваться к ним – недопустимая вещь для компании, применяющей концепцию кайдзен.
Из этого следуют три практических рекомендации:
• если можно работать без сломанной вещи, избавьтесь от неё;
• если она незаменима, отремонтируйте её;
• если можно усовершенствовать вещь, обязательно сделайте это.
Таким явлениям, как лень, безответственность, неряшливость, нет места в бизнесе, построенном по технологии кайдзен.
Экономить, не доплачивая зарплаты персоналу, – плохая идея. В концепции кайдзен не одобряются подобные способы сокращения издержек, поскольку работники – главная ценность предприятия. Есть много других, более разумных вариантов экономии.
Кстати, инновации и современные технологии не являются универсальным решением всех проблем. Вместо старых сложностей и расходов они могут принести новые.
Потребности и опыт клиентов нередко остаются без внимания производителей. Это вполне понятно, ведь в бизнесе всегда куча проблем и срочных задач. Однако если о потребителе совсем не думать, не стараться повышать качество сервиса или изделий, не управлять ценами, то продажи рано или поздно упадут.
Согласно системе кайдзен все работники не только должны быть участниками рабочей команды, но и состоять в кружке качества. Это, во-первых, дает чувство принадлежности к коллективу. Во-вторых, провозглашает высокое качество продукции как главный приоритет, в котором просто стыдно сомневаться.
Собственные стандарты качества должны быть у каждой фирмы. Их обязательно нужно придерживаться. Алгоритмы решения типовых проблем, регламент работы, инструкции и прочие документы, описывающие производственный процесс и требования к нему, должны быть доступны всем сотрудникам. Стандарты и планки качества нужны для закрепления на достигнутом уровне.
Принятию важных решений должен предшествовать этап анализа фактов и сбора достоверных сведений.
Что может дать система кайдзен на предприятии?
Главными рыночными трендами сегодняшнего дня являются ужесточение конкуренции и повышение планки требований покупателей. Переход на управление в стиле кайдзен – проект длительный и требующий ежедневных постоянных усилий, причем перерывы, даже всего на месяц, делать нельзя, так как это обнулит все достижения.
Чтобы выигрывать в конкурентной гонке, компании необходимо развиваться непрерывно, разрабатывая и внедряя изменения практически каждый день. Это обеспечит рост производительности труда на 50−100 % в долгосрочной перспективе, но ждать скорых результатов в ближайшем квартале не стоит. Если практиковать кайдзен на протяжении десяти лет, можно рассчитывать на лидерство в отрасли (наглядный пример – компания Toyota, придерживающаяся этой управленческой концепции уже более 70 лет и обгоняющая конкурентов).
Каждое отдельное улучшение может быть совсем маленьким и незаметным. Секрет стратегических побед заключается в кумулятивном эффекте. Если в обычных фирмах персонал просто отрабатывает зарплату и выполняет свои обязанности формально, то в компаниях, функционирующих по кайдзен, все стремятся как-то улучшить и собственную производительность, и деятельность организации в целом. Кстати, это способствует сокращению штата: кайдзен позволяет обходиться количеством сотрудников на 10−20, а то и на 50 % меньшим, чем потребовалось бы в стандартном случае.
Мелкие улучшения, как правило, бесплатны и требуют от людей только достаточной мотивации и концентрации внимания.
Что такое бережливое производство в кайдзен?
Кайдзен является частью методики бережливого производства (lean management) – особой идеологии управления компанией, заключающейся в стремлении устранить все виды убытков.
Концепция будет неполной, если не упомянуть о бережливом производстве. На самом деле именно оно является основным, а кайдзен лишь одна из его составных частей.
Принципы бережливого производства:
Это, собственно, и есть кайдзен, и он является базой для бережливого производства.
Если не совершенствовать все аспекты бизнеса постоянно, рост компании сменится стагнацией: издержки увеличатся, цены тоже, конкуренты вытеснят предприятие с рынка.
Непрерывное улучшение должно стать стилем работы фирмы, по умолчанию присутствующим во всех его процессах и операциях. Тогда кайдзен не придется навязывать сверху или постоянно призывать работников следовать ему.
Большинство владельцев компаний считают своей целью получение максимальной прибыли. Но если ориентироваться только на доход, в долгосрочной перспективе предприятие окажется нежизнеспособным и растеряет свою репутацию. Поэтому бережливое производство делает акцент на людях, а не на деньгах.
Интерес представляет не только штат компании и её клиенты, но и общество целиком. Для людей это важно. Все хотят ощущать себя значимыми и ценными, вносить свой вклад в общее дело – не только в успех своего предприятия, но и в прогресс всего человечества.
И конечно же, клиенты должны чувствовать заботу со стороны компании. А общество в целом обращает внимание на ценности фирмы и её влияние на экологию.
Идеал – равная рабочая нагрузка каждый день. Но так бывает редко: многие фирмы сильно зависят от каждого заказа и, ожидая очередной, простаивают и несут убытки.
О необходимости избавиться от такой ситуации говорил ещё Генри Форд. Как же этого добиться? Снижать цены, оптимизируя издержки! Каждая следующая машина Ford была дешевле предыдущей, поэтому предприниматель не сомневался, что успешно продаст её. Ради одного этого уже стоит внедрить методики бережливого производства.
Традиционный подход – прогнозировать, сколько покупателей приобретут продукт по цене 100 долларов, исходя из показателей текущего периода. Но можно пойти другим путем: продать им товар более высокого качества за 80 долларов. Тогда клиентов будет больше, и в перспективе компания выиграет.
Когда компания выпускает товары, хранящиеся затем на складах, она неизбежно несет потери. Другая крайность – просрочить поставку из-за того, что вовремя не были получены нужные компоненты. Это тоже ведет к убыткам и недополученной прибыли.
Чтобы найти баланс, современные предприятия следуют системе kanban. Производство и снабжение организуются таким образом, чтобы изготовление и поставка товара осуществлялись точно в срок.
Качественными должны быть:
• сам процесс производства;
Все дефекты выявляются на ранних этапах и тут же устраняются, что позволяет сократить убытки из-за выпуска брака и не доводить до остановки производственной линии.
Безотходность – ещё один ключевой принцип бережливого производства. В чём он заключается?
Концепция бережливого производства достаточно объемна и комплексна, раскрыть её в нескольких абзацах текста не получится, но необходимо обозначить основные её инструменты.
• Хошин Канри (Hoshin Kanri)
Это интеграция глобальных стратегий компании, тактических планов (разрабатываемых менеджерами среднего звена) и действий линейных работников. Хошин канри позволяет последовательно достигать крупных целей и избегать проблем, возникающих из-за плохо выстроенной коммуникации в компании.
Представляет собой визуальную систему оповещения всех сотрудников о текущем статусе работ, чтобы операторы могли вовремя остановить производственный процесс. Данный инструмент на заводе действует в реальном времени и моментально информирует персонал о возникающих проблемах.
Всё, что появляется в ходе производства и не является конечным продуктом, для потребителя не представляет никакой ценности. Поэтому предприятия стремятся к минимизации отходов.
Этим термином в бережливом производстве обозначают выявление недочетов и их предотвращение ради избежания дефектов в готовой продукции. Данный инструмент тоже обеспечивает экономию ресурсов.
Кайдзен-блиц как инструмент внедрения японской системы
Чтобы внедрить на предприятии японскую методологию управления, потребуется значительное время. Однако существуют и экспресс-решения для ситуаций, когда улучшение показателей и радикальные перемены необходимы срочно. Одним из их является кайдзен-блиц, представляющий собой практический семинар. В нём принимают участие все сотрудники компании, что позволяет привести в действие рабочую «машину» целиком и оценить результативность предпринятых усилий.
Порядок проведения кайдзен-блица:
№ 1. Составить планы и подготовиться
№ 2. Провести сам блиц
Изучение фактической ситуации:
+ дополнительное время на сбор сведений
№ 3. Презентовать результаты
Понятие «гемба кайдзен»
Гемба кайдзен является одним из инструментов бережливого производства.
Японским словом «гемба», в буквальном переводе − «реальное место», обозначается рабочее пространство: стройплощадка либо этаж, где непосредственно ведется производство (или взаимодействие поставщика с клиентом).
Гемба кайдзен – это улучшение того места, где люди трудятся. Изменения, даже малые, в рабочем пространстве сильно влияют на деятельность компании в целом.
Вот золотые правила гемба кайдзен:
Внедрив на рабочих местах концепцию гемба кайдзен, компания получает существенные преимущества в виде экономии финансовых средств и времени, а также создания здоровой атмосферы в трудовом коллективе: стресса и негативных эмоций становится меньше, люди настроены на работу, все проблемы оперативно решаются.
Тонкости взаимодействия с людьми в системе кайдзен
Кайдзен – очень человекоориентированная концепция. Отношение сотрудника к работе занимает особое место в японской системе управления. Подчиненным не отдают приказов, их не наказывают (что разительно отличается от западного метода управления «кнутом и пряником»). Всё взаимодействие проходит в позитивном и доброжелательном ключе: работников выслушивают, дают им право голоса и принятия решений, всячески поддерживают и обучают, с готовностью разъясняя всё, что непонятно. Результат – лояльные компании люди, живущие её целями, замотивированные на активный труд с полной отдачей и самостоятельный (либо в составе небольших кружков) поиск возможностей для улучшения.
Делать ошибки в таком коллективе можно: руководитель к этому даже поощряет, чтобы сотрудники набирались опыта и учились на практике.
Что собой представляют нулевые потери в концепции кайдзен?
Вся внутрикорпоративная активность делится на две категории:
Второе нужно искоренять.
В системе кайдзен эти издержки называются muda (что рождает у русскоязычного человека вполне очевидные ассоциации):
Примеры Кайдзен на предприятии
70-е гг. стали для компании Toyota золотым веком: верховный руководящий пост тогда занимал Тайити Оно, обладавший великим даром управлять людьми. Он верил в то, что его работники талантливые и способные. Если наделить их полномочиями, все проблемы фирмы будут решены. Он так и поступал. Например, когда компания запланировала производство 100 изделий в час, Оно предоставил инженерам ресурсы в таком объеме, чтобы можно было изготавливать по 90 единиц, при этом требуя от них достижения поставленной планки.
Добиться столь высокого показателя сразу они не смогли, и перед ними был выбор: трудиться сверхурочно или изобретать новые методы, позволяющие решить задачу в срок. Когда таковые были найдены, Оно сократил штат рабочих этой линии на 10 % (перевел сотрудников в другой цех), не уменьшив при этом плана.
Кайдзен применяют и в корпорации Siemens. Вот принципы совершенствования работы для сотрудников компании:
В японских компаниях обязательно есть уголки (в Mitsubishi Electric они, кстати, так и называются) с информацией обо всех мероприятиях, проводимых на рабочих местах. Там собраны все перспективные опытные образцы и решения, придуманные отдельными сотрудниками и небольшими группами.
Кроме того, в штате предприятия имеются специальные кайдзен-работники – опытные служащие с внушительным трудовым стажем, которые временно освобождены от непосредственных трудовых обязанностей. Они занимаются только наблюдением за процессами на предприятии и поиском вариантов улучшений. В данной роли сотрудники пребывают полгода, затем сменяясь другими. Это обеспечивает свежий и незашоренный взгляд на ситуацию в компании, позволяющий своевременно обнаружить и укрепить слабые места бизнеса.
Африканские страны, в отличие от европейских, Америки и той же Японии, не кажутся интересными с точки зрения применения методологии кайдзен. Зато Черный континент в чём-то очень похож на Россию. В странах этого материка не была выработана культура труда, а в нашем государстве её утратили вместе с советской системой и до сих пор не восстановили.
В Африке основной доход приносит добыча сырья, а в России важную роль играют энергетические ресурсы. Во многих регионах нашей страны промышленность отстала на десятки лет, пользуется мощностями и технологиями середины XX в., а также дешевой (составляющей всего 5 % от себестоимости готовых товаров) рабочей силой, за счет которой и конкурируют владельцы предприятий.
Это делает примеры внедрения рационализаторских методов в африканском бизнесе весьма показательными для России, и отговорки, что кайдзен и НПУ противоречат нашему менталитету, показывают всю свою абсурдность.
В 2005 г. объединение, состоящее из более чем 600 крупнейших кенийских производителей, начинает заниматься активной пропагандой технологий кайдзен: проводится внутренний бенчмаркинг, конкурсы, стажировки, конференции и семинары, составляются рейтинги фирм. Эти мероприятия оплачиваются компаниями частично из своих средств, частично деньгами Международной финансовой корпорации (МФК). Параллельно объединению функционирует Центр производительности Кении, которому помогают организации Японии и других стран Азии.
ЮАР, экономика которой развивается наиболее динамично, в последние 20 лет активно вкладывается в создание собственного автомобилестроения. Выпуск отдельных компонентов – одно из наиболее успешных направлений. Заводы ЮАР сегодня поставляют запчасти таким автомобильным гигантам, как Nissan, BMW, Toyota, Volkswagen и General Motors.
Проводились исследования на предмет того, возможно ли адаптировать японские управленческие и производственные стандарты к условиям страны. Анализировалось состояние и динамика развития 33 заводов, производящих автозапчасти. Анкетировались, в первую очередь, операционные менеджеры (составившие 59 % всех респондентов), начальники подразделений (37 %) и руководители некоторых направлений.
Главным в кайдзен 93 % опрошенных со всех предприятий сочли деятельность в командах (teamwork), обретающую формы групповой работы, малых групп для решения отдельных проблем, командной работы с модератором, кружков качества.
93 % менеджеров из 60 % компаний видят основу эффективного труда и рентабельного производства в самостоятельности сотрудников и четко составленных планах, а также в возможности свободно подавать и внедрять рационализаторские предложения.
Это соответствует общей для южноафриканских предприятий тенденции: методы lean-менеджмента и кайдзен, нацеленные на повышение производительности, не сработают без участия персонала и его личной инициативы по улучшению производства.
На 97 % исследованных предприятий 89 % менеджеров осознают все выгоды, которые принесет использование практик и подходов кайдзен. Они не боятся трудностей, сопутствующих переходу к командной работе и непрерывному совершенствованию.
81 % опрошенных уверены, что активистами кайдзен в организациях должны быть не высшие руководители, а лидеры функциональных команд, благодаря которым развивается корпоративная и производственная культура. Эффективность групповой работы над задачами и ценность кайдзен-предложений были признаны 78 % участников исследования.
Как использовать метод кайдзен в повседневной жизни?
Кайдзен, создававшийся как методология управления бизнесом и совершенствования внутренних процессов компании, применим и в частной жизни. У каждого человека найдется то, что требует улучшения. Практики кайдзен можно использовать и для решения своих личных задач.
В России имеется негласная традиция – запускать дела до состояния полного упадка, а затем титаническими усилиями преодолевать трудности и совершать революцию в рамках своей отрасли. Русскую модель управления уже проанализировали авторы некоторых книг по менеджменту. Подход кайдзен принципиально иной: мелкие, но постоянные шаги вперед не позволят довести ситуацию до критического состояния. Вместо революционных изменений и рывков – медленная, плавная эволюция.
Есть один важный нюанс: чтобы методы кайдзен сработали, эту философию должны разделять все работники компании – от генерального директора до последнего линейного исполнителя. Успех придет тогда, когда к совершенствованию процессов в фирме (включая и постоянное повышение квалификации) будут стремиться все.
Итоговые нюансы кайдзен
Методология кайдзен требует от управленца досконального знания всего, что происходит в его бизнесе. От высоких уровней до самых низких. То есть директор банка должен понимать, как обслуживают клиентов операционисты и как отвечают на звонки сотрудники колл-центра; управляющий заводом – знать, какие технологические процессы осуществляются в каждом цеху. Передовая линия производства, как мы уже упоминали выше, носит в системе кайдзен название «гемба» (или «гэмба»).
Только тот менеджер, который глубоко погружен в рабочие процессы, способен вырабатывать эффективные решения. Для этого нужно не только разбираться в специфике деятельности, но прислушиваться к жалобам клиентов и искать причины проблем. В этом концепция кайдзен мало отличается от классического менеджмента (хотя некоторые различия всё-таки есть).
А вот с классической советской системой управления кайдзен совершенно не схож: это приоритет малых конкретных дел в противовес дерзким масштабным проектам (которые нерентабельны и фактически бесполезны), внимание к любым недоработкам и шероховатостям рабочего процесса вместо замалчивания проблем, а затем их героического преодоления.
Эффективность и польза кайдзен понемногу осознаются российскими компаниями (по крайней мере, наиболее продвинутыми из них). Думается, данная система обладает огромным потенциалом для внедрения в российских условиях: если объединить японскую аккуратность с западными достижениями в области управления и широтой русской души, можно получить одну из самых процветающих экономик на планете.
Традиция вносить рационализаторские предложения и делиться идеями, как улучшить рабочие процессы и получить больше прибыли, показала свою эффективность в Стране восходящего солнца и заслуживает того, чтобы её переняли и в других государствах.
Внимание к текущим проблемам и сложностям, становящимся в концепции кайдзен вызовами и поводами для совершенствования, − весьма прогрессивный подход. Он реализуется и в социальном плане, когда главенствует не борьба за статус, а стремление работать лучше и максимально удовлетворять потребителя. В результате климат в коллективе становится здоровее и комфортнее. 