Маршрутные листы что это
Маршрутный лист
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист: назначение, бланк и образец
Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа
Путевой лист — это документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф.
Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.
Путевым листам на нашем сайте посвящена целая подборка материалов. А в этой статье мы подробнее расскажем о маршрутном листе. И конечно, далее вы сможете бесплатно скачать бланк и образец маршрутного листа.
Кто и для чего использует маршрутные листы
Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:
Основными «пользователями» этих документов являются:
Является ли маршрутный лист подтверждением расходов на оплату проезда по платным автодорогам? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать мнение экспертов.
Может работать с маршрутными листами и другой персонал.
Маршрутный лист для водителя или курьера: бланк и образец
Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.
ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, которые установлены ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.20211 № 402-ФЗ.
Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.
Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:
В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.
Скачать бланк и образец маршрутного листа можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Итоги
Составлять или нет маршрутный лист, организация решает сама. Жестких требований ни к наличию, ни к форме этого документа в законе нет. Если вы решите, что вам такой документ необходим, то знаете, где можно найти бланк, отвечающий всем потребностям, независимо от того, оформляется этот документ для внутренних целей или для бухгалтерии.
Инструкция: оформляем маршрутный лист
Маршрутный лист — это специальный первичный документ, подтверждающий расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы.
Кто использует
Маршрутный лист (МЛ) используют следующие категории работников:
Стоит отметить, что этот список не является закрытым. Использовать такой вид первички вправе и другие категории наемных специалистов.
Нельзя путать МЛ с путевым — это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, эти бумаги имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.
Чтобы установить работнику разъездной характер работы, нужно оформить обязательный документы. Для этого используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс.
Какой бланк использовать
Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов сотрудников, обязана разработать бланк самостоятельно.
Примерный бланк МЛ:
Как составить собственный бланк
Жестких нормативных требований, как сделать маршрутный лист, не установлено, допустимо разработать индивидуальный формат документа, который полностью отвечает особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:
Далее заполняется специальная таблица. В табличной части в обязательном порядке следует указать:
Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. Допускается предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути (это актуально, например, если речь идет о бумаге для курьера), или сведения о суммах понесенных затрат.
В конце бумага заверяется сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись), а затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.
Особенности оформления
Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения необходимо закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.
Если при заполнении в документе допустили ошибку, ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись и ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.
Печать ставить не обязательно, так как бланк является внутренним документом — это на индивидуальное усмотрение учреждения.
Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.
Пример, как выглядит маршрутный лист:
Исключительные моменты
Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения закрепляются в локальных распоряжениях учреждения и имеют экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).
Оплата данного вида расходов производится только по подтверждающим документам: билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.
Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Что такое путевой лист и для чего он нужен
Путевой или маршрутный лист – отчетный документ для бухгалтерии, позволяющий контролировать и учитывать расстояние, которое прошел транспорт за одну поездку, и рабочие часы водителя. С этим документом организация может подсчитать километраж пробега машины в месяц, количество рабочих часов водителя, расход топлива, оплату за грузоперевозки. Его используют в компаниях и с собственным, и с арендованным автопарком.
На основании этих данных некоторые компании могут уменьшать налог. Также ряд организаций рассчитывает по «путевкам» зарплату своим водителям.
Что именно вписывать в путевой лист?
Маршрутные листы ведет бухгалтерия, либо в отдельных случаях сам руководитель. Строго унифицированной формы маршрутного листа сейчас нет, предприниматели могут заполнять его по собственной форме – главное, обязательно указывать следующие данные:
Конечно, удобнее всего вести листы в программе, которая учитывает все сохраненные данные. Кроме того, программа бессрочно хранит данные о поездках, позволяет восстановить всю необходимую информацию, в пару кликов заменить водителя или автомобиль, скорректировать маршрут и автоматически рассчитать новый километраж и приблизительное количество бензина на поездку. Это значительная экономия сил, времени и финансов, особенно для крупных компаний. Подробнее о том как вести путевые листы в програме описано в этой статье.
Сколько действует путевой лист?
Маршрутный лист выдается на один день, либо на один рейс.
Конечно, ежедневное заполнение всех вышеуказанных данных – достаточно трудоемкое занятие, особенно если у компании большой автопарк. Можно ли выписать путевой лист на несколько дней, недель или даже месяцев?
Можно. В соответствии с Приказом Минтранспорта № 368, путевой лист может выдаваться на 1 поездку (1 рейс) в том случае, если она длится дольше одного дня. Иными словами, если предстоит долгая дорога – достаточно выписать один путевой лист перед ее началом, и он будет действителен на протяжении всего рейса, даже если этот рейс займет несколько недель.
Но если автомобили каждый вечер возвращаются назад, на парковку маршрутный лист нужно выписывать каждый день. В связи с чем возникает вопрос…
Всем ли компаниям надо вести маршрутные листы?
Путевой лист не нужен, если:
Если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях или в рабочей поездке – то есть, маршрут построен в интересах работодателя, а не собственника, – путевой лист сделать можно (для взаимозачетов трат на бензин), но не обязательно. В этом случае, если компания и водитель достаточно доверяют друг другу, нередко обходятся и простой договоренностью.
Если одним и тем же автомобилем в служебных поездках пользуются несколько водителей, то на каждого из них необходимо оформлять отдельный путевой лист.
Для каких организаций обязательно оформление путевых листов?
Если организация занимается коммерческой (это важно!) перевозкой пассажиров и грузов, с оформлением договора – путевой лист обязательно оформлять. И неважно, использует ли компания для этого легковые, грузовые автомобили, или даже автобусы. Таким образом, согласно законодательству, под это требование попадают и таксопарки, и корпоративные автопарки, и грузоперевозки, и муниципальный транспорт.
Многие водители, не знающие этих тонкостей, могут легко попасть на штрафы. К примеру, сотрудники Госавтоинспекции останавливают человека, который едет на корпоративной машине и просят его предъявить путевой лист. Должен ли у него быть этот документ? Если водитель в этой конкретной поездке не перевозит грузы или пассажиров на коммерческой основе – то нет, согласно законодательству, он не обязан иметь при себе путевой лист. Но если об этом не знать, ГИБДД легко может выписать штраф, который доверчивый и законопослушный водитель (или отправившая его организация) обязаны будут заплатить.
Также проверять маршрутные листы имеют право органы ФНС (если компания использует путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль) и Трудовая инспекция – чтобы проследить, не нарушает ли работодатель права водителя, в полной ли мере начисляется зарплата.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок
Маршрутные листы что это
Маршрутный лист: для чего нужен и как составить
Для чего нужен маршрутный лист
По согласию с работодателем в производственных целях работник может использовать автомобиль в командировке.
Подробнее о вопросах организации командировок вы можете узнать из статьи «Нюансы организации и оформления командировки».
Если в компании работников направляют в зарубежные командировки, рекомендуем также ознакомиться со статьей «Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы».
Чтобы работнику, вернувшемуся из командировки, подтвердить маршрут следования, производственную направленность расходов и срок командировки бывает нужен маршрутный лист.
В некоторых других случаях тоже может быть необходим маршрутный лист. Например, чтобы подтвердить обоснованность расходов для налоговой базы по налогу на прибыль.
В первую очередь, такой документ нужен работникам, имеющим разъездной характер работы. Также – транспортной компании, оказывающей услуги юридическим лицам и ИП. Оформление маршрутного листа может потребоваться к акту оказанных услуг.
Маршрутный лист может потребоваться и тем сотрудникам, кто часто в служебных целях ездит по местности. Это курьеры, торговые представители, бухгалтеры, юристы и другие.
Как заполнять маршрутный лист
Не стоит путать маршрутный и путевой листы. Это разные документы, и служат они для разных целей.
Законодательно утвержденного бланка нет. Компания самостоятельно может разработать этот документ и закрепить в учетной политике образец маршрутного листа для служебных поездок и других целей.
Далее предлагаем образец 2020 маршрутного листа, форму которого можно бесплатно скачать с нашего сайта здесь:
Если решили самостоятельно разработать свой бланк документа, можете скачать маршрутный лист выше и доработать его под свои нужды.
Не забудьте предусмотреть поля в этом листе для заполнения следующей информации:
Маршрутный лист к путевому
Некоторые компании своими внутренними актами устанавливают, что к путевому листу должен быть оформлен маршрутный лист. Поясним, для чего это бывает нужно.
Очень часто информации, которая указана в путевом листе, оказывается недостаточно для полноценного учета времени, нормы работы и т. п. Например, водитель развозит заказы. Для списания бензина он оформляет путевой лист. Но вот оценить, сколько он успел развезти заказов с помощью “путевки”, невозможно. В этом случае образец маршрутного листа к путевому листу тоже утверждают в учетной политике.
Данный документ может потребоваться ревизору (тайному покупателю и т. п.), который использует личный или служебный транспорт для проверки работы других сотрудников. Маршрутный лист в этом случае позволит определить степень загрузки работника и его выработку. Аналогично – разъездные машины-автолавки. Без маршрутного листа сложно определить, на какой точке продажи была сегодня автолавка.
Итоги
Маршрутный лист далеко не дублирует путевой лист. Скорее, он может дополнить его необходимой информацией. В этой статье мы рассказали, зачем, кому и как использовать маршрутный лист, а также предоставили ссылку для скачивания бланка документа.