Менеджер по работе с клиентами эдо что это
Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?
Из нашей статьи вы узнаете:
Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации
Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.
Принципы работы электронного документооборота и основные понятия
Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.
Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:
Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:
Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.
Основы электронного документооборота
Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:
Как перейти на электронный документооборот
Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.
Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.
После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.
Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)
Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.
Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.
Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.
Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.
Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:
ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.
Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.
После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.
При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.
Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.
Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.
Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.
ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
Принципы работы в Диадоке
Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.
Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.
Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.
После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.
Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.
Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.
Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.
Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.
Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.
Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.
Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.
Как выглядит документ в Диадоке?
Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.
Основные этапы перехода на ЭДО
Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.
Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.
После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.
Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.
Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.
Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.
Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.
После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция
Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.
Зачем подключаться к ЭДО?
Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:
Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?
Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:
1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.
2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.
3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.
Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция
Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?
Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».
Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.
Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.
Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.
Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.
Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:
Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.
Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.
Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.
Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.
С кем можно работать в ЭДО после подключения?
Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.
Как перейти на ЭДО и сохранить нервы
Последний год изменил способы взаимодействия компаний со своими клиентами, партнерами и сотрудниками. Многие люди продолжают работать удаленно, их все труднее застать в офисе, а принимать курьера дома не всем удобно. На помощь пришел электронный документооборот. Рассказываем, как мы внедряли ЭДО в своей компании и почему вам тоже советуем.
Статья будет полезна руководителям, специалистам по кадрам, секретарям и делопроизводителям. Если вы собираетесь переходить на ЭДО и выбираете оператора или еще сомневаетесь, стоит ли отказываться от бумаги, тогда вам будет проще определиться с выбором и принять окончательное решение.
Напомним, что электронный документооборот в организациях бывает разный. Мы выделяем для себя три основных.
По-серьезному мы озадачились внешним ЭДО с контрагентами в начале апреля 2020 года, после того как всех принудительно отправили на самоизоляцию и стало понятно, что коронавирус с нами надолго. «Эвакуация» из офиса проходила оперативно: нужно было забрать самое необходимое для работы. Генеральный директор взял домой печать и принтер с функцией сканера. Спустя пару дней мы завели задачу в Мегаплане «Сканы и отправка документов в эпоху разобщенности», чтобы подписывать срочные документы и потом отправлять их по адресам с курьерами.
Но если с клиентами и подрядчиками было понятно, как взаимодействовать, то с кадровым документооборотом наоборот. Мы продолжаем отправлять курьеров с бумажными экземплярами документов к сотрудникам, которые работают дистанционно. Но когда это занимает много времени, например при отправке в другой город, дополнительно просим их прислать нам подписанные сканы этих документов по электронной почте.
Для внутреннего документооборота и всевозможных согласований нам вполне хватает возможностей Мегаплана.
Переход на электронный документооборот с клиентами и партнерами мы, как водится, начали с выбора оператора. Обмениваться документами по электронной почте тоже можно, но это небезопасно и неудобно. Никто не застрахован от взлома, к тому же документы легко могут затеряться в большом количестве писем. Потом озадачились покупкой электронной подписи. Имейте в виду: если вы сдаете отчетность через интернет, дополнительно приобретать электронную цифровую подпись вам не нужно — подойдет та, что используется для отчетности.
Мы выбирали между двумя самыми популярными системами: пробовали «Диадок» и «Такском». В итоге выбрали «Такском», потому что у него бесплатная интеграция с 1С. А если у вас есть подписка «ИТС:Техно», вы сможете бесплатно отправлять 50 документов в месяц, если подписка «ИТС:Проф» — 100 документов.
Переход на ЭДО дал нам колоссальную экономию трудозатрат. Сравните работу с документами для контрагентов, когда в организации действует электронный документооборот и когда бумажный.
С учетом того, что даже небольшие компании ежегодно отправляют тысячи документов через почту, ЭДО избавил сотрудников бухгалтерии от кучи рутинных операций. Теперь наш бухгалтер тратит не больше пяти минут в день на массовую подпись и отправку документов из привычной ему 1С. Раньше эту работу выполняли четыре человека и на это уходило несколько часов.
Кроме снижения рабочей нагрузки на сотрудников, очевидные плюсы ЭДО в любом бизнесе — экономия времени доставки и средств. Вот наглядное сравнение стоимости разных типов доставки на основе нашего опыта:
Организация платит только за исходящие документы, а входящие оператор обрабатывает и хранит бесплатно. Это означает, что если вам выслали документ, вы его принимаете, подписываете и отправляете обратно, то эта процедура вашей организации ничего не стоит. В отличие от почтовых пересылок, где каждая сторона платит за отправку документов.
Раньше контрагенты не всегда вовремя возвращали подписанные на бумаге закрывающие документы, а некоторые и вовсе не делали этого. Документы терялись, и приходилось отправлять их заново. При обмене электронными документами такая ситуация, конечно, тоже возможна, но случается гораздо реже.
Надо понимать, что переход на электронный документооборот в малом и крупном бизнесе происходит по-разному. Если небольшим компаниям для перехода на ЭДО нужно 3–4 недели, то у крупных организаций со сложной оргструктурой на то же самое может уйти до двух лет. К тому же затраты на IT-интеграцию у последних будут несравнимо выше.
При всех преимуществах ЭДО даже нам переход на электронный документооборот дался совсем не просто, и вот почему.
Самая большая проблема заключается в том, что мы сами, наши клиенты и партнеры могут пользоваться услугами разных операторов ЭДО. Раньше уже из-за этого попытка обменяться электронными документами могла потерпеть крах. Но несколько лет назад операторы ЭДО договорились о роуминге, который частично решил вопросы, связанные с совместимостью программ. На словах все понятно, на практике снова сложности: чтобы подключить роуминг, нужно получить подтверждение обоих операторов. У нас ушло полтора месяца только на то, чтобы подключить роуминг.
Перейдя на ЭДО, мы начали искать контрагентов, которые тоже работают с электронными документами. Нам нужно было найти единомышленников, и мы стали в каждом счете писать наш ИД для приглашения. Так что, если вы клиент Мегаплана и используете электронный документооборот, отправьте нам приглашение для подключения ЭДО: 2AL-D5C6DFA9-5B0D-4343-BD8D-5D5D273127E6-00001.
По закону заключать какие-либо дополнительные соглашения об ЭДО с контрагентами не требуется. Но на деле все не так просто. Традиционно считается, что, прежде чем переходить на ЭДО, нужно подписать соответствующее соглашение. С точки зрения закона любой документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равносилен документу с бумажной подписью. То есть такое соглашение не имеет никакой практической ценности. Так что заключать соглашение по ЭДО или нет — зависит от желания сторон.
Кадровый документооборот с начала пандемии подорожал и усложнился больше других, ведь большая часть сотрудников стала работать из дома. Обмениваться документами с удаленными сотрудниками приходится при помощи курьеров и классической почты.
С людьми из других регионов иногда возникают сложности с трудовой книжкой. Увольняясь, работник как минимум должен ее забрать. И если трудовая бумажная, то многие не хотят ехать за ней в другой город. Вернуть работнику его бумажную трудовую можно по почте, но для этого он должен написать соответствующее заявление. А если он не желает, у работодателя возникает правовая коллизия: по законодательству он обязан выдать работнику трудовую книжку, а по факту без заявления не имеет права.
Все идет к тому, что чисто офисных работников будет все меньше. Все больше будет «гибридных» сотрудников, которые работают то дома, то в офисе. Не меньше будет и и полностью удаленных сотрудников. И если эксперимент с ЭДО для работы, который сейчас проводит Минтруд, получится, это сильно упростит жизнь и работникам, и работодателям.
Все эти проблемы должна решить электронная трудовая книжка. На остальные вопросы кадрового ЭДО должны ответить поправки в Трудовой кодекс, которые сейчас рассматривают в правительстве. Если их примут, компании смогут не просто искать себе сотрудников в любом регионе России, но и полноценно их трудоустраивать с минимальными бюрократическими преградами. Отпадет необходимость оформлять бумажные документы, тратить деньги на их отправку, а сам процесс трудоустройства значительно упростится. Работник сможет ставить на документах электронную подпись и отправлять их работодателю. Перспективы выглядят радужно, но на деле не все так просто.
Бумага становится документом, когда на ней появляется подпись. В этом плане электронные документы ничем не отличаются от традиционных. А вот электронные подписи различаются.
Простая электронная подпись (ПЭП) — аналог логина и пароля, а также СМС-кода, который используется для доступа в личный кабинет. У ПЭП маленькая степень защиты, поэтому она не может использоваться для подписи электронных документов.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) идентифицирует личность владельца. Подписанный ею документ получает юридическую силу, если есть указание закона или достигнута договоренность между сторонами.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) является самым защищенным видом электронной подписи. Подписанный ею документ имеет полную юридическую силу: заменяет собственноручную подпись и печать организации.
В любом случае придется потратиться на покупку цифровой подписи для каждого работника. Но для этого с ним должен быть сначала заключен трудовой договор, так что, вероятно, он по-прежнему будет бумажным. Возможно, сотрудник будет оформлять электронную подпись за свой счет, а работодатель потом компенсировать затраты. Многие операции кадровый ЭДО, конечно же, упростит, а некоторые усложнит. Также неясно, где, как и сколько хранить весь архив и не изменится ли формат электронных документов через 5–10 лет. А если вдруг организация переедет? Шкаф с документами не так легко потерять, как файлы на компьютере. И данные из него не утекают, как из корпоративных сетей.
В общем, с кадровым ЭДО вопросов пока больше, чем ответов, поэтому мы все еще отправляем сотрудникам бумажные экземпляры договоров, соглашений и приказов.
Внутренний документооборот, связанный с обменом документами непосредственно в стенах компании, тоже нужно переводить в электронный формат. Он обеспечит круглосуточный доступ к документам, что не только сэкономит время сотрудников, но и сделает их работу более комфортной. Вырастет скорость обмена документами и информацией между работниками.
Если в вашей компании проходит много внутренних согласований, но при этом не нужно закреплять каждое изменение в документе подписью и печатью, вам подойдет Мегаплан. Электронное согласование документов в нем будет проходить последовательно или параллельно, но всегда по заданному алгоритму. Документ не отправят контрагенту, пока все участники согласования не напишут свои замечания и не дадут на это финального согласия. Для сложных нестандартных согласований можно даже создать отдельный бизнес-процесс.