Мэппинг статей затрат что это
Мэппинг в бюджетировании. Что это, и зачем он нужен?
Если в процессе подготовки данных для бюджетирования задействовано более одного человека, то встает вопрос о том, как сделать так, чтобы при обработке первичных данных соблюдалась последовательность и единообразие, чтобы один набор параметров всегда был сопоставлен одной статье бюджета, а не так, как по какой-то причине захотелось сегодня пользователю. Здесь на помощь приходит мэппинг
Мэппинг – это сопоставление, определение связей и соответствия между различными объектами системы. Говоря по-русски, это картирование, когда вы составляете «карту системы», описываете маршрут процесса получения данных. Разберем сегодня, как этот инструмент пригодится в бюджетировании.
Система бюджетирования представляет собой один из контуров учета, представление и компоновка данных в котором может отличаться от их представления в оперативном и регламентированном контурах. В то же время система бюджетирования строится на том же наборе исходных данных, что и регламентированный и оперативный учет.
Информационная потребность руководства в управленческой информации может быть существенно шире, чем, например, данные, предоставляемые в рамках бухгалтерской и налоговой отчетности. Структура бюджетов, состав и группировка статей бюджетирования может отличаться от, например, отчета о финансовых результатах или оборотно-сальдовой ведомости в регламентированном учете. Статьи бюджетов – это отдельный от статей расходов, доходов, денежных средств и иных справочник.
Состав статей бюджетов может быть огромным, в то время как бухгалтерии, например, для учета доходов и расходов достаточно тех статей, что представлены в отчете о финансовых результатах, или тех статей движения денежных средств, что представлены в отчете о движении денежных средств.
Для сохранения целостности данных, контроля, получения информации в требуемом виде используется механизм сопоставления или мэппинга данных оперативного учета данным бюджетирования.
Суть мэппинга:
Для каждой статьи бюджета нужно указать, на основе каких данных оперативного учета при каких условиях формируется значение по ней, при каких условиях происходит отражение фактических данных в бюджете, либо в каком случае срабатывает заложенный в бюджете лимит.
Соотношение между справочниками может быть различным. Одна статья бюджета может складываться из нескольких статей расходов, например. Или данные одной статьи расхода в бюджете могут быть разложены на несколько статей бюджетов.
Возможны ситуации, когда всё будет один к одному: одна статья бюджета равна одной статье первичного учета, например, расхода. Это нормально. Многие так работают. Просто очень часто это неэффективно.
Важно:
Мэппинг должен обеспечивать целостность данных, т.е. учет всех возможных вариантов комбинаций, сумма которых в бюджетировании будет равна сумме данных в оперативном и регламентированном учете с поправкой на заранее известные не учитываемые в каком-то из видов учета данные.
Если ваше множество данных по какой-то статьей включает А, Б и ещё что-то, то условия должны включить их все:
— например, вы для одной статьи выбираете «А», для второй статьи выбираете «Не А»;
— либо вы можете выбрать для одной статьи «А», для второй «Б», для третьей «Не А и Не Б».
Т.е. должна быть учтена вся совокупность данных.
Если вы выберете только А и Б, то получите дыру в части данных из области «ещё что-то…».
Пока попробуйте понять написанное, а в следующей статье разберем пример, чтобы было понятнее, что это за зверь такой.
Мэппинг статей затрат что это
Операции, осуществляемые в ходе трансформации можно разбить на три основных группы: мэппинг показателей, рекласификация показателей и прочие трансформационные корректировки.
Мэппинг показателей
На данном этапе осуществляется сопоставление (мэппинг) показателей ПЭТ в статьи плана счетов МСФО на основании сути и состава статей отчетности по МСФО. Мэппинг проводится средствами MS Excel в автоматическом режиме в соответствии с правилами, описанными в приложении (см. Приложение 4).
Реклассификация показателей
Представление статей финансовой отчетности по РСБУ не согласуется с представлением статей отчетности, составленной по МСФО, и связано, в основном, с различным содержанием статей отчетности.
Операции по реклассификации осуществляются с целью устранения различий в составе и представлении статей российской отчетности и статей отчетности, составленной по МСФО.
Операции реклассификации не влияют на прибыль периода, поскольку представляют собой перераспределение сумм между статьями баланса или отчета о прибылях и убытках (но не между ними).
Описание корректировок, использованных ранее при трансформации отчетности формируется отдельным списком.
Прочие трансформационные корректировки
Операции по сторнированию ранее начисленных сумм (reversals)
Рассматриваемые операции являются логическим завершением некоторых операций по начислению (accruals), а также всех исторических корректировок, затрагивающих прибыль предшествующих периодов. Исторические корректировки имеют целью устранить различия между финансовой (бухгалтерской) отчетностью по РСБУ и трансформированной отчетностью (другими словами, по МСФО), возникшие в отношении операций, проведенных в предыдущих отчетных периодах и повлиявших на сумму нераспределенной прибыли.
Операции сторнирования (reversals) производятся для того, чтобы избежать двойного начисления одних и тех же расходов.
Операции по корректировке оценки статей отчетности (adjustments)
В учетной практике МСФО используются отличные от российской учетной практики методы учета отдельных активов и обязательств. Например, разные подходы к определению первоначальной стоимости основных средств, в частности: порядок определения и состав капитализируемых затрат, момент ввода объекта в эксплуатацию и дата начала начисления амортизации. Различными также являются методы амортизации объектов основных средств активов, используемых в основной деятельности.
Учетная политика предприятий Группы, применяемая к отчетности, составленной по МСФО, отличается от учетной политики, применяемой к российской бухгалтерской отчетности. В силу названных причин, при трансформации отчетности предприятий Группы осуществляются корректировочные проводки (adjustments), устраняющие указанные различия.
Операции по начислению отдельных сумм (accruals)
В целях отражения затрат в правильном периоде и соблюдения принципа осмотрительности, производятся дополнительные начисления отдельных сумм. Например, в российской практике не всегда начисляется резерв на отпуска, а также не отражаются какие-либо затраты по причине отсутствия документов при фактическом свершении операций в отчетном периоде. Таким образом, эти расходы некорректно попадают в последующие отчетные периоды. Такие расхождения нивелируются при помощи начислений.
Мэппинг в ERP, или два отчета в один клик
Мэппинг в ERP, или два отчета в один клик
Большинство клиентов assino — международные компании. Более 20 лет мы помогаем бухгалтерам готовить отчетность по двум стандартам: РСБУ и МСФО. Это два больших финансовых отчета, к каждому из них принципиально разные требования: от валюты до срока подачи. Два отчета — два трудозатратных процесса, много ошибок и бюрократии. Эксперты assino более 20 лет настраивают мэппинг в международных компаниях и разработали собственное решение ATiP: IFRS & GAAP для того, чтобы готовить два отчета в один клик.
Как спастись от бюрократии и начать жить
Неконсолидированные данные — причина срыва сроков, ошибок и двойной работы по двум формам одного отчета. Проблемы с документами завершают каждый отчетный год. Бухгалтерия работает сверхурочно, так как сроки сдачи отчетности зарубежных партнеров часто выпадают на российские праздники. Человеческий фактор влияет на качество документов, — ошибки прокрадываются в отчеты и искажают данные.
Избавить бухгалтерию от двойной работы и сократить трудозатраты можно с помощью мэппинга. Одни и те же данные в информационной системе автоматически сформируются в два разных документа. Главное — создать связь между учетными данными и полями в формах отчетности.
Как настроить мэппинг
Мэппинг удобно настраивать в ERP-системе, в которой заложены базовые принципы для обмена данными. Для международных компаний подсистема МСФО в ERP — основной инструмент для отчетности перед головным офисом или инвесторами. Настройка правил обмена между РСБУ и МСФО — тонкая и сложная работа. Нужны обширная практика и экспертные знания, чтобы мэппинг, удобный инструмент, работал без ошибок.
Важно досконально знать законодательство и финансовый учет страны, в которой работает компания. assino более 20 лет специализируется на конвертации отчетности, — мэппинге. Мы разработали собственное решение — ATiP: IFRS & GAAP. Разработка позволяет индивидуально адаптировать вторичные устанавливаемые планы счетов и вести бухгалтерские записи по международным стандартам бухгалтерского учета IAS / IFRS и US GAAP.
Наш опыт показывает, что только грамотная настройка мэппинга избавляет бухгалтерию от двойной работы и помогает руководству не опаздывать с отчетностью.
Фирма 1C представила международную 1С:ERP World Edition
Агропромышленный холдинг Элинар выбрал assino партнером для внедрения 1С:ERP 2
Необходима консультация?
Наш менеджер в течение пяти минут свяжется с вами и уточнит любые детали!
Похожие статьи
1С УПП: новые сроки прекращения поддержки
1С Управление торговлей для дистрибуции
«1С: Управление торговлей» (УТ) на платформе «1С: Предприятие 8» позиционируется разработчиком, как программный продукт для экономического роста любых торговых компаний.
4 главных изменения 214-ФЗ, которые нужно отразить в учетной системе
С 1 июля 2019 года строительные компании окончательно перейдут на работу по новым правилам. Привлечение средств на строительство по договорам долевого участия будет заменено проектным (целевым) финансированием. Новый порядок работы.
Поиск по тегам
Hannover, Karl-Wiechert-Allee 74
Москва, ул. Кожевническая, д. 7, стр. 1.
Санкт-Петербург, ул. Савушкина, д. 83, литера А, корп. 3
Челябинск, ул. Молодогвардейцев 31 корп. 1
Казань, ул. Галиаскара Камала 41
Прекращение поддержки УПП, новая версия ДО 3.0, мобильные технологии и развитие программ корпоративного сегмента. Команда и клиенты assino вместе с более чем 2000 представителями руководящего состава крупного и среднего бизнеса первыми узнали о новинках фирмы 1С.
В рамках правительственной программы полным ходом идет эксперимент по электронному кадровому документообороту, участником которого является и партнер assino, фирма «1С».
Получите доступ к видео
Антикризисное предложение 1С
Какой вид информации собирается на сайте:
Мы не проверяем достоверность предоставляемых Вами персональных данных. При необходимости, Вы можете изменить или дополнить предоставленную персональную информацию на нашем сайте.
Предоставление информации третьим лицам
Мы не предоставляем и не раскрываем Вашу личную информацию третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Заполните форму и мы пришлем вам на почту детальное описание проекта.
Как добиться единой версии правды по разным видам учета
Законы и рыночная ситуация способствуют сближению бухгалтерского, управленческого и МСФО-учета. Об этом говорят и последние изменения в федеральных стандартах БУ, и запрос крупного бизнеса на быстрое получение качественной отчетности, чтобы принимать решения в нестабильных ситуациях.
Разбираемся, почему компаниям так важна «единая версия правды» и как должна выглядеть схема учета после сближения.
Немного теории
Почему учеты разные? У отчетности несколько групп пользователей. Их требования разнятся и нередко противоречат друг другу. Из-за этого данные в оборотно-сальдовой ведомости и факте бюджета «разъезжаются».
Финансовым подразделениям приходится обслуживать каждый из этих учетов, работать с разницами и корректировками. Подобная ситуация наблюдается во многих российских компаниях.
Что может быть триггером для сближения разных видов учета?
Fast Close — это набор процедур для быстрого закрытия отчетного периода. Как правило, компании приходят к нему, когда планируют выход на IPO, интеграцию на международные рынки, привлечение инвестиций или кредитных средств.
В подобных случаях акционерам, собственникам и топ-менеджерам нужно получать данные по управленческому и МСФО учету очень быстро — не на 30-й день после закрытия периода, а на 10-й, а в идеальной ситуации — на второй или третий.
Инициатор сближения — новая команда топ-менеджмента. Ключевые пользователи хотят получать качественную аналитику как можно скорее, чтобы принимать управленческие решения: стратегические, к примеру, расширить или сократить деятельность, ввести новые продуктовые группы, так и тактические — изменить подход к ценообразованию, ввести систему скидок для ключевых клиентов.
Когда в отчетности есть расхождения, финансовые подразделения вынуждены ежемесячно и каждый период объяснять, почему цифры по себестоимости, выручке и другим показателям разнятся. У ключевых пользователей постепенно пропадает доверие к такой отчетности, тем более если есть «необъяснимые» расхождения.
Переход на новую модель учета даёт бизнесу больше метрик и аналитик, ускоряет подготовку отчетности с меньшими затратами.
Это важно, например, когда компания открывает дополнительный канал продаж, добавляет франчайзинговую сеть.
Преимущества сближения
Каждая корректировка в учете стоит денег: кто-то должен ее обслуживать и контролировать. Это трудозатраты сотрудников, время, лицензии, мощности, оборудование. К тому же, чем больше корректировок, тем больше ошибок, что делает отчетность недостоверной.
Главная цель сближения — свести количество корректировок к минимуму. За счет этого ускорится процесс формирования отчетности: финансовой службе не нужно будет трижды считать себестоимость, достаточно сделать это один раз, и информация будет одинаковой для бухгалтерского и управленческого учёта, МСФО.
К отчетности, в которой нет необъяснимых разниц, больше доверия. У финансистов высвобождается время: вместо рутинных операций они могут заняться анализом, поиском закономерностей, трендов, формированием выводов для руководства — в общем, полезной аналитической работой.
Еще одно ощутимое преимущество — сближенные корректировки гораздо проще и дешевле автоматизировать, чем каждую по отдельности. Допустим, у компании 50–70 корректировок, оцифровка всех их выльется в большой бюджет. Снизив количество, к примеру, до 5, получится значительно сократить проектные затраты.
Поддерживает ли государство сближение
Законодательство идет большими шагами в сторону сближения РСБУ и МСФО. Это подтверждают новые и старые стандарты:
Думаем, что в ближайшие пару лет мы увидим выпуск новых стандартов, которые еще сильнее сблизят бухгалтерский и учёт МСФО и, разумеется, это найдет отражение в типовых релизах ИТ-систем.
Как сблизить участки учета
Все чаще управленческий учет и МСФО сближаются полностью, при этом аналитики первого становятся частью плана счетов второго. Что это значит технически? Это единый план счетов для управленческого и МСФО-учетов. С него выводятся все необходимые аналитики УУ на балансовые счета. И с него также собирается МСФО-отчетность. Таким образом устраняются все разночтения в порядке признания выручки, затрат, активов, задолженностей. Это позволяет вести оба вида учета в одном комплекте проводок.
С подобной ситуацией столкнулась сеть лабораторий «Инвитро»: с ростом бизнеса компания решила оптимизировать процессы формирования корпоративной отчетности. Как это часто бывает, подготовка информации требовала больших трудозатрат финансового блока.
Компания разработала методологию, определила точки сближения учетов, проработала необходимые разрезы аналитик: по центрам финансовой ответственности, сегментам, каналам продаж, подразделениям. Для сближения УУ и МСФО реализовала единый план счетов, унифицировала операции.
Также «Инвитро» консолидировала данные подразделений из Беларуси, Казахстана и Украины. Для этого разработала мэппинги — настройку соответствий планов счетов и аналитик иностранных подразделений — на единые стандарты компании.
Чтобы ускорить загрузку и трансляцию данных в системе на единый управленческий план счетов, компания использовала механизм многопоточной обработки. Это помогло ускорить скорость расчетно-технических операций по всей группе в три раза.
Следующий уровень — сближение бухгалтерского учета с управленческим, который в свою очередь сближается с МСФО. Это сложная операция, поскольку бухучет довольно консервативен — любой документ должен подтверждаться фактом (бумажным носителем). Тем не менее, разрешено делать условные начисления по нормативным затратам, графикам, по дополнительным данным из системы. Например, по стоимости перевозки между конкретными точками в логистике, включению транспортно-заготовительных расходов в себестоимость продукции. Это все в бухгалтерском учете можно использовать для сближения с управленческим и МСФО.
Что важно: сближение РСБУ с УУ и МСФО может вызывать расхождения с налоговым учетом, в котором нельзя делать условные начисления. Но это вполне решаемая проблема — современные системы позволяют автоматически обслуживать подобные разницы.
Какие корректировки сближаются
Для сближения выделяются все хозяйственные операции, по которым могут быть разницы. У одних компаний их 40, у других — 250. Нужно проверить на возможность сближения каждую хозяйственную операцию. Приведем наиболее частые примеры.
СебестоимостьSKU
Считать себестоимость трижды затратно, это влияет на сроки закрытия и «съедает» мощности. Какие корректировки важно сблизить?
Выручка
Выручка сближается по статьям и видам. Единым должен стать и момент её признания, и порядок расчета и распределения, если выручка разносится между подразделениями или аналитиками, проектами.
Основные участки учета
Третий блок — это различные участки параллельного учета, которые традиционно формируют разницы. Это учет основных средств и нематериальных активов. В данном случае принимается единый порог признания, момент даты ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, и, как следствие, единая амортизация. Нередко все равно остаются основные средства, по которым разницы не убрать, но по большинству можно снизить количество корректировок.
Далее — учет финансовых инструментов, в том числе финансовая аренда. Сам регулятор сделал шаги в этом направлении. К IFRS 16 разработал ФСБУ 25/2018, который сближает этот участок бухгалтерского учета с МСФО. Часто это касается и резервов: дебиторской задолженности, оборачиваемости ТМЦ, отпуска, бонусов. По прочим доходам и расходам используется постатейное сближение.
Схема учета после сближения
Компании по-разному строят ИТ-архитектуру, но с точки зрения ядра схема учета после сближения у всех примерно похожа. Модель устоялась и хорошо зарекомендовала себя на рынке.
Чтобы не сломать НДС и формирование автоматической декларации, лучше оставить планы счетов бухгалтерского и налогового учетов максимально стандартными и вносить изменения только там, где это некритично для регламентированной отчетности.
Даже для ситуаций, когда полностью сближены все участки учета, между бухучетом и МСФО настраивается мэппинг один в один, который наполняется теми же цифрами. На него как раз и выводятся всевозможные управленческие аналитики. Например, из Счета 90 «Продажи» можно получить аналитику каналов продаж, центров финансовой ответственности, проектов.
Аналитику следует брать из первичных документов. При сближении, отражении первичного документа чаще всего должны быть разнесены как минимум все прямые аналитики управленческого учета. Когда получить прямые аналитики невозможно, нужно выполнить реклассификацию через мэппинг или распределить уже на плане счетов УУ и МСФО. В таких случаях выполняются аллокации распределяемых расходов по управленческим аналитикам.
Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет остаются практически стандартными. Все аналитики после сближения наполняются на плане счетов УУ и МСФО.
Что дальше?
Для сближения необходимо провести методологические процедуры. При этом методологию нужно еще «подружить» с ИТ.
Нередко компании разрабатывают методологию, а затем подбирают под нее систему. Это чревато риском столкнуться с большим объемом доработок решения, что скажется на стоимости автоматизации.
Поэтому лучше всего сначала выбрать систему. Так вы сможете заложить в методологию все особенности и ограничения решения, а затем успешно «приземлить» ее на ПО. Это снизит стоимость внедрения.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Формирование отчетности компании с использованием «мэппинга»
Оперативное и качественное принятие решений менеджментом предприятия зависит от грамотно выстроенной в компании системы управленческого учета. Управленческий учет здесь в соответствии с общепринятой практикой применения данного термина означает использование принципов учета и управления финансами для решения задач в следующих областях деятельности предприятия:
Доступ к учетной информации в любом случае осуществляется с использованием различного вида отчетов.
Поскольку сбор и хранение данных о хозяйственной деятельности предприятия –достаточно трудоемкий и затратный процесс, то эффективное использование этой информации становится важной задачей и конкурентным преимуществом. Объем собираемой информации определяется менеджментом компании как компромиссное решение между требованиями государства и регулирующих органов по раскрытию информации и максимальным объемом возникающей в процессе деловой активности предприятия информации (финансовой, технологической, статистической).
Наиболее эффективным способом использования формируемой в процессе деятельности информации является создание хранилища данных (datewarehouse), на основе которого с использованием OLAP-технологий любой менеджер предприятия может сформировать отчет для анализа данных в нужном ему аналитическом разрезе и обеспечить себя информацией для принятия решений.
Однако в настоящее время наиболее распространенным вариантом остается создание информационной системы, в которой накапливаются данные и, как правило, имеется генератор пользовательских отчетов, который дополняет типовые отчеты, предусмотренные разработчиком системы.
Обычно разработчики программного обеспечения предлагают пользователям регулярно обновляемые формы внешней (для контролирующих органов) отчетности (бухгалтерской и налоговой) и рекламируют возможность создания любых видов управленческих отчетов, необходимых предприятию. Однако созданный отчет не обязательно корректно сформирован.
С проблемой корректного формирования (заполнения) отчетов предприятие остается один на один.
Необходимость для предприятия формировать отчетность по Международным стандартам может только усугубить ситуацию.
Ключевым моментом формирования отчетности во всех случаях является необходимость создать связь между учетными данными в информационных системах и соответствующими полями в формах отчетности.
Возможны следующие варианты организации взаимосвязи:
Первый вариант организации взаимосвязи информационных учетных систем с формами отчетности (посредством таблиц описания взаимосвязей) называется «мэппинг».
Мэппинг (в широком понимании) – это преобразование данных из одной формы в другую. Для бухгалтерского учета мэппинг – это составление таблицы соответствий бухгалтерских счетов из различных планов счетов, например российского плана счетов и плана счетов GAAP (МСФО) (или плана счетов управленческого учета).
Пример 1. Смешанный вариант организации взаимосвязи.
Большинство компаний составляют отчетность, например по МСФО, путем трансформации. Метод основан на подходе, в соответствии с которым информация, сформированная по российским стандартам, анализируется и корректируется для приведения ее в соответствие с МФСО.
Отчетность трансформируется, как минимум в четыре этапа с использованием таблиц мэппинга и ручных корректировок.
1-й этап. Структурная трансформация баланса и отчета о прибылях и убытках. В результате делаются перегруппировка и агрегирование отдельных статей финансовой отчетности в целях подготовки базы данных для выполнения последующих корректирующих проводок. При этом таблица мэппинга содержит показатели финансовой отчетности по РСБУ и их отражение в промежуточной отчетности по МСФО.
2-й этап. Выполнение корректирующих проводок, направленных на устранение качественных различий между российской отчетностью и отчетностью по МСФО. Делается специалистом по трансформации вручную.
3-й этап. Составление отчетности по МФСО на основе трансформированных баланса, отчета о прибылях и убытках и прочих форм. Таблица мэппинга включает показатели промежуточной отчетности по МСФО и описание корректировок, сделанных специалистом по трансформации.
4 –й этап. Подготовка описательной части отчета.
Таблица 1. Иллюстрация взаимоувязки российского плана счетов бухгалтерского учета с планом счетов GAAP (извлечение)
Продажи – основная деятельность
4100
Sales/revenues – main activity
Инвестиционный департамент (облагаемый)
Investm. Depart (Deductible)
Valuat dept. (deductible)
Исследовательский департамент (облагаемый)
Research dept. (deductible)
НДС по реализации НДС
Себестоимость реализации
5000
COGS
Investm. Depart (Deductible)
Прочие налоги начисленные (НсП)
Other tax collection
Торговая наценка (скидка, накидка)
The trade margin (discount, addition)
Скидка поставщиков на возмещение транспортных расходов
The discount of the suppliers on redress of transportation costs
Реализация и выбытие основных средств
Disposal of fixed assets
Реализация прочих активов
Disposal of other assetses
Валовая прибыль
5999
Net sales
Общие, коммерческие и административные расходы
6000
Selling general and administrative expenses
The basic production
General production expenditures
Департамент маркетинга (облагаемый)
Market Depart (Deductible)
Департамент маркетинга (необлагаемый)
Market Depart (nonDeduclible)
Таблицы мэппинга используются также при формировании управленческой корпоративной отчетности (чаще в холдингах, компаниях с филиалами).
Основой настройки мэппинга является определенным образом (согласно принятым в компании стандартам) сгруппированные данные учета.
Проще говоря, создавая строку корпоративной отчетности, мы указываем, какие именно обороты (или сальдо счетов (субсчетов)) и в каком порядке должна использовать автоматическая система учета для формирования этой строки.
Мэппинг – это заложенные вами правила, по которым будут формироваться необходимые вам отчеты. Технические принципы формирования строк мэппинга одинаковы для всех форм отчетности, разница только в наполнении.
В связи с этим следует отметить, что настраиваться мэппинг должен квалифицированными специалистами и, что немаловажно, в едином методологическом ключе. Процедура мэппинга требует достаточно много времени.
Основой управленческого учета (как и бухгалтерского учета) являются: план счетов, статьи бюджета и различные аналитические справочники.
Однако управленческий план счетов значительно отличается от стандартного плана счетов, который используется для ведения учета бухгалтерией, так как часть счетов управленческого плана счетов (далее – УПС) может иметь более подробную аналитику, а другая часть, возможно, более укрупненную аналитику (все зависит от конкретного предприятия). Структура аналитических справочников тоже разная, так как для управленческих отчетов нужно представление учетной информации в совершенно ином разрезе, чем для бухгалтерских отчетов.
Безусловно, на практике увязка показателей (мэппинг) управленческого, налогового и бухгалтерского (финансового) учета вызывает массу проблем.
Рассмотрим некоторые из них.
1. Нехватка аналитики в рабочем плане счетов (далее РПС) фирмы.
Это и понятно, так как предприятия, которые создавались на один день, не всегда имели долгосрочную стратегию, и интересы акционеров не всегда соблюдались. Сегодня изменилась сама культура бизнеса. Акционеры, в том числе и государство, проявляют все больший интерес к тому, насколько грамотно и умело менеджеры всех звеньев управляют предприятием.
Решением данной проблемы являются расширение и дополнение имеющегося на фирме РПС и постепенное накапливание информации на вновь вводимых счетах (субсчетах).
Осмысление основных подходов построения Плана счетов, а также трех компонент (финансовой, налоговой, управленческой) единой системы учета на фирме предопределяют необходимость выделения в системном подходе к РПС коммерческой организации трех базовых составляющих, а именно:
Содержание каждой составляющей, в конечном счете, должно быть определено разработчиками РПС исходя из требований, предъявляемых к финансовому, управленческому и налоговому учету пользователями информации.
Возможные трактовки финансовой, налоговой и управленческой составляющих системного подхода к РПС представлены ниже.
Финансовая (бухгалтерская) составляющая. Использование РПС должно обеспечить возможность формирования всех (без исключения) результатных учетно-аналитических показателей внешней финансовой отчетности и пояснительной записки в разрезе бухгалтерских счетов Главной книги на отчетную дату. Блок бухгалтерских счетов РПС, задействованных для формирования внешней бухгалтерской отчетности, – это финансовые счета. В свою очередь, финансовые счета подразделяются на аналитические и синтетические. Субсчета финансового учета РПС являются промежуточными между аналитическими и синтетическими. Причем финансовые аналитические и синтетические счета, а также субсчета могут представлять собой неотъемлемую часть управленческой составляющей РПС. Так, например, данные, отраженные на отдельных субсчетах финансового счета 90 «Продажи», имеют важное значение для принятия управленческих решений.
При формировании группы финансовых счетов РПС необходимо выполнить следующие требования:
Налоговая составляющая. Применение РПС в системе бухгалтерского учета обеспечивает возможность исчислять налоговую базу и величину прибыли для целей налогообложения в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ. Реализация налоговой составляющей системного подхода к РПС предполагает:
Управленческая составляющая. В РПС для получения результатных учетно-аналитических показателей управленческой внутренней отчетности и ведения управленческого учета выделяется блок управленческих счетов (например, 201–299). На этих управленческих счетах осуществляется двойная запись регулировок к финансовым счетам 01–99 исходя из требований, предъявляемых пользователями к внутренней управленческой отчетности. В дальнейшем данные на управленческих счетах 201–299 при использовании определенных правил дополняют (корректируют) данные на финансовых счетах 01–99. Результатом таких действий являются показатели внутренней управленческой отчетности.
Реализация управленческого аспекта в системном подходе к формированию РПС предполагает разработку:
Кроме того, при формировании блока управленческих счетов РПС необходимо разработать таблицу «Взаимосвязь (мэппинг) между подсистемами финансовых и управленческих счетов с показателями альтернативной управленческой отчетности».
Таблица 2. Мэппинг операций российского бухгалтерского (финансового) учета для формирования строк формы корпоративной отчетности «Баланс» (извлечение)
Строка Баланса
Счет БУ
Отбор по субконто 1
Корр. счет БУ
Отбор по субконто 1
Формула отбора
Отбор по субконто 2
Отбор по субконто 2
Инвертировать знак
Отбор по субконто 3
Отбор по субконто 3
Учет НДС
Отбор по субконто 4
Отбор по субконто 4
Разворачивать по
Отбор по субконто 5
Отбор по субконто 5
Участие в групповом счете
BL00102 Введено в эксплуатацию (+)
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
Вложено во внеоборотные
активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
ОС без регистрации
Вложено во внеоборотные активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
Вложено во внеоборотные активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства(р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Объекты Строительства (р): Вид ПоступленияОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
МЦ, перед. во временное владение
Вложено во внеоборотные
активы
В груповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид ПоступленияОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
МЦ, перед. во временное пользование
Вложено во внеоборотные
активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Бесспорно, решение о создании в коммерческой организации интегрированной системы бухгалтерского (финансового, налогового и управленческого) учета и разработки для такой системы единого рабочего плана счетов на основе типового Плана счетов не является однозначным. Теоретически к построению рабочего плана счетов коммерческой организации могут быть применены следующие подходы (в случае использования планов счетов для трех видов бухгалтерского учета):
2. Проблемы построения справочников и классификаторов, основными из которых являются:
Часто случается, например, что отсутствует единый порядок присвоения кодов и наименований, один и тот же контрагент может быть указан в справочнике дважды (ООО «Ромашка» и «Ромашка» ООО, иные варианты и комбинации) или под разными наименованиями (например, под полным и под сокращенным). Поиск необходимых данных в информационной системе по неструктурированным справочникам достаточно сложен и неудобен. Кроме того, беспорядок в справочниках вызывает ошибки в составляемой отчетности.
Например, каждое предприятие, входящее в холдинг, в определенной степени самостоятельно ведет первичный учет, разрабатывает и пополняет собственные справочники. Этой работой на предприятиях, как правило, занимаются разные службы: финансовые подразделения, отдел маркетинга, юридический отдел и др. Все это позволяет принимать оптимальные управленческие решения в рамках конкретного предприятия. Однако понимание и возможности анализа текущего состояния холдинга в целом очень затруднены из-за неструктурированности и неунифицированности информации.
Иная часто встречающаяся ситуация: в одной из компаний из-за регулярных запросов отдела маркетинга в бухгалтерию о структуре продаж бухгалтерам приходилось вручную собирать сведения в необходимых информационных разрезах. Это было связано с тем, что в отделе продаж в справочник не всегда вносились данные, нужные для автоматического формирования требуемых отчетов.
– Несовместимость частей автоматизированной системы учета.
Например, снабжающее подразделение ведет регистры и справочники МТЦ в программе Cache, а бухгалтерские (финансовые) и управленские регистры, справочники ведутся в SAP R3, там же формируется отчетность компании. Форматы представления данных в этих программах различны, поэтому конвертация данных между ними затруднена, а в некоторых случаях напрямую невозможна.
При разработке справочников следует придерживаться следующих принципов.
– Детализация и структура справочников должна быть такой, чтобы можно было быстро обрабатывать данные и формировать требуемые отчеты.
Если справочник имеет недостаточную детализацию, то это усложнит получение необходимой информации. Например, если в середине года необходимо узнать о затратах на выпуск рекламных брошюр по заказу отдела маркетинга, а до этого все маркетинговые затраты учитывались вместе, то потребуется делать дополнительную выборку информации по косвенным признакам (например, по типографиям). (Для холдингов или групп компаний детализация справочников будет зависеть от требований к структурированию информации не только отдельного предприятия, но и всего холдинга.)
Если справочник сильно детализирован, то его тяжело наполнять информацией и использовать в работе. Например, справочник «Движение денежных средств» может содержать более тысячи различных назначений платежа. Подготовка отчета о движении денежных средств по основным платежам для генерального директора потребует много времени, поскольку придется провести необходимую группировку (укрупнение показателей или выборку необходимой из массива избыточной информации). Кроме того, при вводе информации пользователь может не знать, куда необходимо отнести тот или иной платеж. Это неизбежно приведет к неверному выбору позиций из справочника или отнесению платежа к «прочим». Можно порекомендовать детально описать, какие объекты учета могут быть отражены по каждой строке справочника.
– Кодирование элементов справочника должно исключать дублирование сведений и способствовать ускорению работы со справочником. Перед кодированием данных необходимо определить, в какой из информационных систем предприятия будут храниться эталонные справочники. Возможность использования тех или иных кодов во многом будет зависеть от возможностей системы. В качестве такой системы может выступать бухгалтерская программа, информация из которой автоматически переносится в другие системы, использующие такие же справочники.
– Следует избегать использования похожих кодировок в разных справочниках.
Например, если при анализе продаж отдел маркетинга выделяет группы покупателей не по регионам, а по городам и областям, то группы для анализа не должны совпадать с кодами федеральных регионов. В противном случае это приведет к ошибкам при вводе информации. Так, для Москвы установлен код «77», а на предприятии под этим кодом числится Белгородская область. В результате сотрудник может отнести определенный вид продаж не к области, а к Москве, и информация будет искажена. В данном случае рекомендуется создавать коды разной длины, например для кодировки маркетинговых групп использовать три цифры (код «770» для клиентов Белгородской области);
– В идеале код справочника не должен превышать 8 символов. В противном случае данные сложно вводить, так как коды нелегко отличить друг от друга.
– создавая взаимосвязанные справочники, следует исключить их дублирование. Чтобы избежать появления ошибок в справочниках (вследствие бессистемности и хаотичности их заполнения), необходимо проанализировать содержащуюся в них информацию на предмет выделения данных, которые могут формировать отдельные справочники.
– Разработав единую систему справочников, необходимо обеспечить ее защиту от несанкционированного внесения изменений. Достаточно высокая безопасность обычно может быть достигнута как за счет использования способов идентификации пользователей, так и за счет разграничения прав доступа пользователей к информации. Чаще всего для создания и поддержания справочников в компаниях разрабатываются регламенты, в которых определяются ответственные за занесение информации в справочники и ее модификацию.
В заключение следует сказать, что решать вышеобозначенные проблемы необходимо до начала настройки мэппинга. В противном случае вряд ли можно рассчитывать на формирование управленческой отчетности. Даже если отчетность сформируется, то вероятность, что она будет корректной, практически равна нулю. Причины очевидны: