Мероприятия офлайн что это
Онлайн-конференции – это будущее? Как продвинуть бизнес через онлайн мероприятия
Что такое онлайн-мероприятия?
Это различные конференции, вебинары, онлайн мастер-классы, прямые эфиры на информационных площадках в интернете и социальных сетях, которые собирают определённую аудиторию под конкретную тематику.
С началом пандемии коронавируса и переходом в режим изоляции, многие компании стали активно осваивать эту нишу в самых разных областях: руководители предприятий стали организовывать онлайн-встречи и вебинары, делиться опытом управления бизнесом в кризис, маркетологи — предлагать свои услуги через полезные мероприятия по работе в социальных сетях, SEO-продвижению, полезным сервисам для перевода бизнеса на удалёнку с минимальными убытками, а иногда даже и наоборот.
Так же, как и на оффлайн-мероприятиях, глобальных целей на онлайн-мероприятиях две: представить компанию широкому кругу заинтересованных в вашем продукте людей и найти полезные связи для будущих совместных проектов. Таким образом, меняется лишь форма взаимодействия между людьми и компаниями, а цели остаются прежними.
Как проходят онлайн-мероприятия?
Прямые эфиры в социальных сетях
Этот формат хорошо прижился у блоггеров и бизнесменов, которые позиционируют себя в качестве экспертов в какой-либо области или хотят быстро реагировать на происходящие события и обсуждать их вместе со своей аудиторией.
Выглядит это так: блогер запускает прямой эфир в Instagram, YouTube, VK и выходит в общение со своей аудиторией, читая лекцию по заявленной ранее теме и уделяя время на ответы на сообщения зрителей в онлайн-чате.
Отметим, что у каждой социальной сети есть своя специфика и особенности. Так, в Инстаграме можно выходить в прямой эфир с гостем, но время эфира ограничено одним часом, ВК — сразу же изучать сообщество, на площадке которого проводится прямой эфир, а в Ютьюбе можно транслировать онлайн целое телевизионное шоу, подключить донатные сервисы и интегрировать качественную рекламу — всё зависит от ваших возможностей и количества аудитории, которые придут к вам на мероприятие.
Онлайн-конференции в Zoom
В этом блоге мы писали, насколько важен оказался во времена карантина сервис видеоконференций Zoom. Его начали использовать в рабочих и образовательных целях буквально все, и это неудивительно — Zoom предоставляет широкие возможности онлайн-взаимодействия в бизнесе: это может быть и корпоративное общение, и использование Zoom для связи с аудиторией на онлайн-мероприятиях.
Формат видеоконференции в Зуме предполагает одновременное участие и обсуждение темы сразу нескольких спикеров. Остальное зависит от вашей фантазии. Вы можете дать ссылку на просмотр мероприятия буквально неограниченному числу людей и даже подключить кого-то из них к обсуждению темы не только в чате трансляции, но и непосредственно в видеоконференции.
Гайд для event-менеджера: как подготовить офлайн-мероприятие и не сойти с ума
Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…
Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.
Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так 🙂
Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.
По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.
Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.
Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.
Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.
Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.
Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.
Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.
Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.
Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.
Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.
В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.
При заказе «на месте» необходимо иметь там ответственного удаленного сотрудника. Часто могут возникнуть проблемы с контролем качества продукции, поэтому желательно иметь возможность изготовления тестового образца.
Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:
Корпоративные буклеты (язык, размер (А5), кол-во страниц, кол-во цветов, плотность бумаги внутренних страниц и обложки, тираж).
Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.
Ставим задачи на макеты печатной и сувенирной продукции и контролируем их подготовку в соответствии с дедлайнами.
Решаем вопрос по команде, которая будет работать на выставке, и ставим задачу на организацию командировки для сотрудников.
Чек-листы можно сохранить, распечатать и использовать 🙂
Инструкции для проведения оффлайн-мероприятия
Предварительная подготовка
Определяем формат мероприятия (конференция, симпозиум, семинар, круглый стол, коллоквиум и т.д.).
Составляем предварительную программу.
Определяем предполагаемое количество участников.
Смета
Подсчитываем предварительные расходы, составляем и утверждаем проект сметы мероприятия.
В случае возникновения трудностей Вы можете ознакомиться с образцом заполнения сметы.
Источник финансирования мероприятия
Определяем источник финансирования. Если Вам необходима финансовая помощь для организации мероприятия, Вы можете подать заявку:
— в научную комиссию факультета/филиала (далее – НКФ), в случае если ваше структурное подразделение входит в состав факультета/филиала НИУ ВШЭ (ответственные от факультетов).
Бронирование аудиторий
Бронируем помещение для проведения мероприятия:
1. Бронирование конференц-залов по адресам ул. Мясницкая, 20, ул. Мясницкая, 11 и Покровский бульвар, 11 осуществляется по ссылке.
2. Бронирование помещений в Доме Дурасова и Культурном центре НИУ ВШЭ осуществляется по ссылке.
3. Для бронирования конференц-залов и аудиторий в других корпусах НИУ ВШЭ необходимо направить служебную записку на электронный адрес начальника УОСМ Григорьевой Е.А.
4. Для бронирования учебных аудиторий, необходимо направить заявку в Управление учебным процессом.
Приказ
Подготавливаем проект приказа мероприятия и запускаем его в СЭД.
Альбом унифицированных форм приказов по организации и проведению мероприятий доступен по ссылке. Материалы по работе с СЭД доступны по ссылке.
Анонс и страница мероприятия
Размещаем анонс о мероприятии на корпоративном сайте. Создаем страничку мероприятия.
Регистрация участников
Создаем форму регистрации участников на странице мероприятия.
На странице Управления размещены формы регистрации на русском и английском языках, поля которых соответствуют утвержденному Аналитическим центром реестру участников мероприятий. Данные формы могут быть клонированы на страницы подразделений по запросу инициаторов мероприятий.
Техническое оснащение мероприятия
Составляем ТЗ на техническое оснащение мероприятия. Если Вы хотите организовать аудио/видео запись мероприятия, заказать оборудование для презентации, синхронного перевода и видеотрансляции, Вам необходимо подать заявку в Систему «ВЫШКА-BPM».
Организация визитов участников
Организуем визиты участников*:
Перечень авторизованных поставщиков НИУ ВШЭ представлен по ссылке. Информация по закупкам, а также формы договоров и дополнительных соглашений размещены на странице Дирекции по корпоративным закупкам и торгам. Рекомендации Дирекции по правовым вопросам по подготовке иных договоров размещены по ссылке.
Питание участников
Организуем питание участников мероприятия*.
Сувенирная продукция
Заказываем сувенирную продукцию*.
Для заказа презентационных товаров Вам необходимо обратиться в Отдел по организации корпоративных мероприятий.
Логотипированный конференц-пакет «Стандарт» (включает в себя ручку, блокнот, бейдж и папку) Вы можете получить в нашем Управлении по служебной записке в соответствии с количеством участников мероприятия, в случае одобрения Вашей заявки на проведение мероприятия Комиссией или НКФ.
Канцелярскую продукцию можно заказать на складе НИУ ВШЭ, оформив заявку в системе «Вышка-BPM».
С тиражированием материалов и программы мероприятия поможет типография НИУ ВШЭ. Подать заявку на получение услуг типографии можно в системе «Вышка-BPM».
Изготовить настольные таблички, бейджи и указатели можно по приложенным шаблонам.
Списки участников
Формируем списки участников. Чтобы обеспечить проход участников в здание, направляем служебную записку в дирекцию АУК.
Отчет о мероприятии
По результатам проведения мероприятия составляем отчет и отправляем его:
— ответственному секретарю НКФ (если Инициатором мероприятия являлось структурное подразделение факультета/филиала НИУ ВШЭ);
— ответственному секретарю Комиссии (если Инициатором мероприятия являлось иное структурное подразделение).
Также не забываем предоставить данные о проведении мероприятия в УОСМ в соответствии с приказом «О предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям» от 24.07.2020.
* НИУ ВШЭ, как автономное учреждение, ведет свою закупочную деятельность в соответствии с Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и иными законодательными актами, устанавливающими требования к проведению закупок автономными учреждениями».
Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или трудности, Вы можете обращаться к сотрудникам нашего Управления.
Онлайн-мероприятия. Что это и надолго ли?
За последние два года ивент-сфера переживает одну из самых крупных трансформаций за минувшие десять лет. Безусловно, основной причиной подобных изменений стала пандемия и все те масштабные ограничения, которые с ней связаны. Изначально, все старались подстроиться под новые условия и концентрировались в основном на переносе сроков, как на временном решении. Однако, очень скоро стало очевидно, что в ближайшее время ничего не изменится. Тогда-то все разом и заговорили о том, что мероприятия можно проводить онлайн.
Онлайн-мероприятия — это формат проведения событий, где зрители физически не присутствуют на площадке, а подключаются к мероприятию удаленно. Соответственно, всё взаимодействие со зрителем происходит только в сети.
Весной 2020 года офлайн-мероприятия один за одним начали отменять или переносить на неопределенный срок. Оставался вопрос, что же теперь с этим делать?
Больше всего пострадали массовые мероприятия с численностью более 5 тысяч человек, в отличие от тех же корпоративных и немногочисленных ивентов. Однако, динамика роста отмен была неутешительная. Сказался также и психологический фактор, вкупе с всё ухудшающейся эпидемиологической обстановкой. Ивент-агенствам ничего не оставалось, кроме как оперативно менять свой формат, делая уклон в онлайн. Так за 2020 год только в сфере культурных мероприятий было организовано порядка 40 тыс. онлайн ивентов, с общей численностью зрителей — более 110 млн.человек.
Необходимость в общественных и деловых мероприятий только росла, например для таких сфер как маркетинг, SEO и управление, а также для того, чтобы обсудить или рассказать, как перестраивать бизнес и его аспекты в новых реалиях.
Сперва онлайн формат воспринимался положительно. Однако, в процессе оказалось, что полностью переложить на него опыт из офлайна невозможно. Необходим был новый подход, новые технологии, сценарии и инструменты вовлечения. Рынок мероприятий на сегодняшний день так и не вернулся к прежним показателям. Соответственно, никакого замещения офлайна онлайном в полной мере не произошло.
Это оправданно первыми удачными результатами в онлайне и последующим спадом популярности у этого направления. Людям просто наскучило смотреть на одинаковые форматы, поэтому начался активный поиск новых подходов к онлайн-ивенту.Примеры самых ярких онлайн-событий:
В первую очередь нужно было спасать бизнес-мероприятия. Необходимо было придумать новые инструменты для того, чтобы привлечь и удержать внимание зрителя до того, как за онлайн-трансляциями плотно закрепится стереотипное мнение скучных эфиров с плохой картинкой, где спикер сидя дома, с вэб-камерой плохого качества, суфлирует текст своей презентации.
Так, сначала появился гибридный формат мероприятий. Основа такая же, зритель подключается к трансляции удаленно, но спикеры и ведущие находятся на оформленной и специально подготовленной для трансляции площадке. Это самый популярный формат мероприятий на сегодняшний день. На руку играет относительная простота в организации и большое количеств возможностей для сохранения внимания зрителя. Например, различные варианты общения с участниками, посредством вопросов и голосований, квизов и других интерактивных вариантов.
Для повышения уровня зрелищности и вовлеченности, классический бизнес-ивент обратил наконец внимание на смежные сферы.
Изучив историю развития киберспортивных мероприятий, бизнес сегмент внедрил в свои ивенты такие инструменты как виртуальные студии и геймификацию. Это позволило спикерам отойти от деревянных трибун и скучных pptx-презентаций. Так, например, на онлайн-презентациях теперь можно не только услышать про преимущества того или иного продукта, но и увидеть качественные, объемные визуализации этих преимуществ.
«Показывай, а не рассказывай» — так звучал новый девиз онлайна. И чем больше рос спрос на новые ивент-инструменты, тем больше новых технологических возможностей появлялось на рынке. В последнее время активно обсуждаются, но к сожалению, пока что не так активно реализуются, возможности технологии дополненной, виртуальной, смешанной и наконец улучшенной реальности (AR, VR, MR, XR). Все эти технологии позволяют не только визуализировать виртуальные объекты, но и дополнять реальные объекты виртуальными, смешивать и взаимодействовать с ними. Звучит как футуристичный мир будущего. Выглядит ровно так же.
Нужно понимать, что онлайн-мероприятия — это не новый формат вещания или коммуникации со зрителем. Этот формат уже давно распространен, от государственных СМИ (телемосты или открытые выступления политических деятелей) до развлекательной и игровой сферы (твич-стримеры и киберспортивные мероприятия). Лидеры мнений в социальных сетях также давно знакомы и успешно используют формат онлайн-мероприятий для своих задач. Такой широкий спектр применения говорит о том, что уже давно существуют различные инструменты и наработанные сценарии по привлечению и взаимодействию со зрителем. Остается только адаптировать их под необходимый сегмент и утвердить классификацию форматов. Это и есть самая значимая разница между онлайном и офлайном: в бизнес-сегменте ивент-рынка только сейчас зарождается понимание классических форматов и жанров, а в офлайне это понимание сформулировано уже давно.
Усложняет процесс формирования «классики» тот факт, что у онлайна гораздо больше возможностей, начиная с целеполагания, заканчивая возможностями реализации и сбора аналитики просмотров. Так, например, онлайн-сессии по повышению квалификации можно причислить к корпоративным мероприятиям, но если добавить к этому мероприятию сценарий публичного обсуждения и подведения итогов, на выходе мы получаем почти конференцию с возможностью получения обратной связи у зрителей. Да, в офлайне это тоже возможно, но значительно сложнее и дороже.
1. Возможность масштабирования.
В онлайне нет необходимости привязываться к площадке. Спикеры могут участвовать в мероприятии из любой точки мира. Также, это может повлиять на охваты ЦА, поскольку перемещаться на определенную локацию не нужно. Можно просто перейти по ссылке и участвовать в мероприятии из дома.
2. Стоимость проведения.
Отсутствие необходимости аренды площадки, оборудования для съемки и трансляции, покупки стендов и печатных материалов, сильно влияет на бюджет мероприятия. В онлайне может быть дешевле.
3. Оформление мероприятия.
Технологии онлайна сегодня позволяют стирать границы реальности. Даже обычная студия с LED экранами может переместить спикера в любые декорации. Не говоря уже о технологиях виртуальной реальности.
4. Готовые и адаптивные виртуальные площадки.
На сегодняшний день на российском рынке представлено порядка 20 плееров специализирующихся на онлайн-трансляциях.
• Самые популярные платформы:Comdi-player; Facecast; Zeen; Deep Platform.• Также все социальные платформы и видеохостинги предоставляют возможность организации онлайн-трансляций:YouTube; Facebook Live; Instagram Live; VK Live; Twitter Live; Ok Live (не позволяйте скептицизму отнять у вас прекрасную возможность. )
Все эти площадки в разной степени подготовлены к работе в несколько кликов и весьма адаптивны для оформления. Каждая из них имеет набор базовых (встраивание на сторонние платформы, чаты и голосования, запись трансляции и т.д) и уникальных (встроенная регистрация через плеер, приватные чаты, мультитрансляции, расширенная аналитика просмотров) возможностей. Всё это, плюс время на настройку и стоимость аренды, делают онлайн куда привлекательней офлайна.
5. Сроки реализации.
Отсутствие этапов подготовки съемочного оборудования и комплектации штата съемочной команды и съемочного персонала, значительно влияет на скорость организации мероприятия.
6. Разнообразие новых форматов и сэттингов.
Поскольку на данный момент онлайн сегмент активно развивается, крайне важно следить за текущими трендами форматов и сэттингов. Новые формы проведения мероприятий сильно разбавляют классические сценарии и это делает онлайн гораздо интереснее.
1. Самым главным недостатком можно назвать отсутствие живого общения и видимости масштаба мероприятия. Люди часто приходят на мероприятия за общением и социализацией. В онлайне это воплотить довольно сложно, но возможно. А вот показать масштаб (количество людей, стендов и возможностей) действительно трудно, а именно он так привлекателен в массовых мероприятиях.
2. Очень много отвлекающих факторов для зрителя. Во время трансляции из дома очень просто отвлечься на посторонние факторы. Это влияет на вовлеченность зрителя.
1. Чем больше людей из ЦА узнают о мероприятии тем лучше. Необходимо использовать все возможные каналы связи. Собственные социальные сети, социальные сети партнеров и участников, взаимные анонсы, почтовая и смс рассылка, таргетинговая и контекстная реклама, реклама у целевых блогеров.
2. Оформленные социальные сети. У вас должна быть сформированная и «живая» целевая аудитория, которая активно следит за обновлениями в ваших социальных сетях. Прогретая, лояльная аудитория позитивно реагирует на приглашения на мероприятия.
3. Входная аналитика и офферы. ЦА онлайн-мероприятий несколько отличается от аудитории в офлайне. Кто-то ходит на мероприятия не для того, чтобы послушать всех докладчиков, а больше из-за общения в процессе мероприятия. В онлайне такую атмосферу «вечеринки» организовать сложнее. Соответственно, не стоит продвигать новый формат на старую ЦА. Имеет смысл задать новые параметры для конкретизации аудитории и придумать новые офферы для них.
4. Спикеры, их темы и порядок выступлений. Важно понимать, что у каждого зрителя есть свой приоритет из общего списка тем. Скорее всего он приходит послушать что-то конкретное. Если приоритетная тема далеко в очереди, зритель может не дождаться ее и уйти. Это негативно отразится, как и в краткосрочной перспективе (испортится впечатление об организации мероприятия), так и в долгосрочной (сложится негативное мнение об онлайн-мероприятиях в целом). Соответственно, темы необходимо расположить с понимаем востребованности и актуальности.
Также это работает со спикерами. Чаще всего зрители приходят послушать определенного спикера. Особенно, если спикер медийный человек и у него есть большая база подписчиков.
5. Привлечение лидеров мнения и сторонних экспертов. Стоит признать, что у блогеров и инфлюенсеров есть большое преимущество в онлайне. Они уже давно научились общаться со своей аудиторией. Участие блогера в качестве приглашенного гостя на онлайн-мероприятии повысит охваты и вовлеченность зрителей
6. Геймификации и другие инструменты повышения вовлеченности и мотивации. Чем больше зритель участвует в процессе онлайн-мероприятия, тем больше он вовлечен. Зрителя необходимо стимулировать для того, чтобы он начал просмотр и поддерживать его внимание на протяжении всего эфира. Вы можете мотивировать призами, подарками, возможностью подключиться к мероприятию в режиме реального времени и лично задать вопрос спикеру. Плюс к этому отличным бонусом будут различные онлайн активности в виде игр и мета-игр.
Можно сколько угодно пытаться анализировать динамику роста популярности тренда на онлайн-мероприятия и на основе этих данных пытаться предсказать как долго продлится «эра онлайна». Все эти гипотезы всегда будут основываться на предположениях относительно длительности ковидных ограничений. В марте прошлого года эксперты прогнозировали, что ограничения продлятся не больше 3-5 месяцев. В ноябре 2020-го прогноз обновился на дистанцию до одного года. Сегодня все сошлись на дистанцию от 3 до 5 лет и это средние значения. Также есть мнение, что наступило «новое время» с ограничениями на постоянной или сезонной основе. Вопрос как сильно возобновление офлайн-ивентов коррелируется с угасанием интереса к онлайну? Статистика поисковых запросов показывает, что связь не очень большая.
Причин может быть несколько:
• За время экспериментов в онлайне, организаторы открыли немало новых возможностей и эффективных механик взаимодействий со зрителем, а также аналитики. Это не значит, что успешные организаторы откажутся от офлайна совсем. Скорее всего они попробуют совмещать оба формата и использовать каждый, в зависимости от поставленной задачи.
• Каждую неделю появляются новые инструменты, технологии и форматы для повышения эффективности онлайн-мероприятий. Кажется, именно от их результатов будет зависеть длительность тренда на онлайн.
Онлайн значительно обогатил рынок ивента и останется в нем надолго. Сегодня это все еще новое направление, но, как и все что связанно с диджитализацией, оно развивается большими шагами и вскоре займет свое заслуженное место в нише эффективных бизнес-инструментов.
Очень хочется верить, что онлайн направление будет развиваться не только с технологической точки зрения, но и с креативной. Новые форматы, сценарии и сэттинги — это то, чего онлайну не хватает сейчас.