Мейпинг счетов что это
Мэппинг в бюджетировании. Что это, и зачем он нужен?
Если в процессе подготовки данных для бюджетирования задействовано более одного человека, то встает вопрос о том, как сделать так, чтобы при обработке первичных данных соблюдалась последовательность и единообразие, чтобы один набор параметров всегда был сопоставлен одной статье бюджета, а не так, как по какой-то причине захотелось сегодня пользователю. Здесь на помощь приходит мэппинг
Мэппинг – это сопоставление, определение связей и соответствия между различными объектами системы. Говоря по-русски, это картирование, когда вы составляете «карту системы», описываете маршрут процесса получения данных. Разберем сегодня, как этот инструмент пригодится в бюджетировании.
Система бюджетирования представляет собой один из контуров учета, представление и компоновка данных в котором может отличаться от их представления в оперативном и регламентированном контурах. В то же время система бюджетирования строится на том же наборе исходных данных, что и регламентированный и оперативный учет.
Информационная потребность руководства в управленческой информации может быть существенно шире, чем, например, данные, предоставляемые в рамках бухгалтерской и налоговой отчетности. Структура бюджетов, состав и группировка статей бюджетирования может отличаться от, например, отчета о финансовых результатах или оборотно-сальдовой ведомости в регламентированном учете. Статьи бюджетов – это отдельный от статей расходов, доходов, денежных средств и иных справочник.
Состав статей бюджетов может быть огромным, в то время как бухгалтерии, например, для учета доходов и расходов достаточно тех статей, что представлены в отчете о финансовых результатах, или тех статей движения денежных средств, что представлены в отчете о движении денежных средств.
Для сохранения целостности данных, контроля, получения информации в требуемом виде используется механизм сопоставления или мэппинга данных оперативного учета данным бюджетирования.
Суть мэппинга:
Для каждой статьи бюджета нужно указать, на основе каких данных оперативного учета при каких условиях формируется значение по ней, при каких условиях происходит отражение фактических данных в бюджете, либо в каком случае срабатывает заложенный в бюджете лимит.
Соотношение между справочниками может быть различным. Одна статья бюджета может складываться из нескольких статей расходов, например. Или данные одной статьи расхода в бюджете могут быть разложены на несколько статей бюджетов.
Возможны ситуации, когда всё будет один к одному: одна статья бюджета равна одной статье первичного учета, например, расхода. Это нормально. Многие так работают. Просто очень часто это неэффективно.
Важно:
Мэппинг должен обеспечивать целостность данных, т.е. учет всех возможных вариантов комбинаций, сумма которых в бюджетировании будет равна сумме данных в оперативном и регламентированном учете с поправкой на заранее известные не учитываемые в каком-то из видов учета данные.
Если ваше множество данных по какой-то статьей включает А, Б и ещё что-то, то условия должны включить их все:
— например, вы для одной статьи выбираете «А», для второй статьи выбираете «Не А»;
— либо вы можете выбрать для одной статьи «А», для второй «Б», для третьей «Не А и Не Б».
Т.е. должна быть учтена вся совокупность данных.
Если вы выберете только А и Б, то получите дыру в части данных из области «ещё что-то…».
Пока попробуйте понять написанное, а в следующей статье разберем пример, чтобы было понятнее, что это за зверь такой.
Чернобровов Алексей Аналитик
Big Data Mapping: что такое маппирование больших данных
В этой статье рассмотрено, что такое маппирование больших данных, как это связано с Data Science, когда и как часто выполняется этот процесс, а также, какие программные инструменты позволяют автоматизировать Big Data mapping.
Что такое маппирование данных и где это используется
Представим, что в одной из корпоративных систем сведения о семейном положении сотрудника хранятся так, что «1» в поле «дети» означает их наличие. В другой системе эти же данные записаны с помощью значения «True», а в третьей – словом «да». Таким образом, разные системы для обозначения одних и тех же данных используют разные отображения. Чтобы привести информацию к единообразию, следует сопоставить обозначения одной системы обозначениям в других источниках, т.е. выполнить процедуру мэппинга данных (от английского map – сопоставление). В широком смысле маппирование – это определение соответствия данных между разными семантиками или представлениями одного объекта в разных источниках. На практике этот термин чаще всего используется для перевода или перекодировки значений [1].
Дисциплина управления данными, Data Management, трактует маппинг как процесс создания отображений элементов данных между двумя различными моделями, который выполняется в начале следующих интеграционных задач [2]:
Таким образом, маппирование данных представляет собой процесс генерации инструкций по объединению информации из нескольких наборов данных в единую схему, например, конфигурацию таблицы. Поскольку схемы данных в разных источниках обычно отличаются друг от друга, информацию из них следует сопоставить, выявив пересечение, дублирование и противоречия [3].
С прикладной точки зрения можно следующие приложения маппинга данных [4]:
В Big Data мэппинг выполняется при загрузке информации в озеро данных (Data Lake) и корпоративное хранилище (DWH, Data Warehouse). Чем Data Lake отличается от DWH, рассмотрено здесь. В этом случае маппинг реализуется в рамках ETL-процесса (Extract, Transform, Load) на этапе преобразования. При этом настраивается соответствие исходных данных с целевой моделью (рис. 1). В случае реляционных СУБД для идентификации одной сущности в разных представлениях нужно с ключами таблиц и настройкой отношений (1:1, *:1, 1:* или *:*) [5].
Рис.1. Маппирование данных при консолидации таблиц
В Data Science маппирование данных входит в этап их подготовки к ML-моделированию, когда выполняется формирование датасета в виде матрицы значений для обработки соответствующими алгоритмами. В частности, когда Data Scientist обогащает исходный датасет данными из сторонних источников, он занимается маппингом данных. Проводить процедуру дата мэппинга можно вручную или автоматически с помощью соответствующих подходов и инструментов, которые рассмотрены далее.
Особенности процесса дата мэппинга
На практике трудоемкость мэппинга зависит от следующих факторов [3]:
Облегчить процесс маппирования можно за счет метаданных – сведениях о признаках и свойствах объектов, которые позволяют автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках. В частности, если каждое приложение будет выполнять публикацию метаданных, что позволит создать их стандартизированный реестр, то маппинг будет полностью автоматизированным [2]. Однако в большинстве случаев процесс мапирования данных не полностью автоматизирован и состоит из следующих этапов [4]:
При работе с большими объемами данных выделяют 3 основных подхода к маппированию [2]:
Также стоит упомянуть полуавтоматическое маппирование в виде конвертирования схем данных, когда специализированная программа сравнивает источники данных и целевую схему для консолидации. Затем разработчик проверяет схему маппирования и вносит исправления, где это необходимо. Далее программа конвертирования схем данных автоматически генерирует код на C++, C # или Java для загрузки данных в систему приемник (рис. 3) [3].
Рис. 3. Конвертирование схем данных в процессе мэппинга
Далее рассмотрим, какие инструментальные средства реализуют вышеперечисленные подходы.
Инструменты маппирования больших данных
Как и большинство прикладных решений, все средства для маппинга данных можно разделить на 3 категории [6]:
Большинство перечисленных продуктов поддерживают все 3 подхода к маппированию: ручной (GUI и кодирование), data-driven и семантический. Однако, семантический мэппинг требует наличия реестров метаданных, что имеется далеко не в каждом предприятии. А публичные реестры метаданных, такие как национальные, отраслевые или городские репозитории [7] не всегда напрямую коррелируют, например, с задачами построения локального DWH. Но, наряду с открытыми государственными данными и другими публичными датасетами, их можно использовать в исследовательских DS-задачах.
При выборе конкретного инструмента для маппинга больших данных стоит учитывать следующие факторы:
Резюме
Итак, маппирование данных – это важная часть процесса работы с данными, в том числе и для Data Scientist’а. Эта процедура выполняется в рамках подготовки к ML-моделированию, в частности, при обогащении датасетов. В случае одноразового формирования датасета из нескольких разных источников сопоставление данных можно выполнить вручную или с помощью самописного Python-скрипта. Однако, такой подход не применим в промышленной интеграции нескольких информационных систем или построении корпоративных хранилищ и озер данных. Поэтому знание инструментов дата мэппинга пригодится как Data Scientist’у, так и Data Engineer’у. Наконец, сопоставление данных с целью избавления от дублирующихся и противоречивых значений входит в задачи обеспечения качества данных (Data Quality) [4]. В свою очередь, Data Quality относится к области ответственности стратега по данным и инженера по качеству данных. Таким образом, понимание процесса маппирования необходимо каждому Data-специалисту.
Трансформация российской отчетности с помощью Excel
Компании, применяющие Excel для целей трансформации отчетности, получают ощутимую экономию при подготовке отчетности по МСФО. Если объемы транзакций позволяют обрабатывать учетные данные в электронных таблицах, целесообразно использовать Excel
Таблицы Excel помимо арифметической точности и наглядности процедур трансформации позволяют формировать данные для экономического анализа финансовой деятельности на основании результатов по МСФО, что превращает модель отчетности в инструмент управления.
Подготовительный этап трансформации отчетности
Международные стандарты, имеющие отношение к каждому конкретному бизнесу, должны быть включены в состав учетной политики по МСФО. Например, торговое предприятие вряд ли будет использовать сложные финансовые инструменты или положения МСФО (IAS) 41 «Сельское хозяйство», а частная компания не должна раскрывать прибыль на акцию в соответствии с МСФО (IAS) 33 «Прибыль на акцию». Процедура формирования учетной политики должна быть нацелена не только на создание правил и меморандумов учета в соответствии с МСФО, но и на подготовку блока примечаний непосредственно отчетности по МСФО, содержащего основные аспекты учетной политики, обязательные к раскрытию в соответствии с МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности».
Основываясь на полученной учетной политике по МСФО, следует выявить расхождения в оценках и принципах, применяемых в РСБУ, и сформировать список и правила расчета основных трансформационных корректировок, а также перечень дополнительной информации, необходимой для целей МСФО, но не учитываемой в соответствии с требованиями российского законодательства.
При первом применении международных стандартов в соответствии с МСФО (IFRS) 1 следует помнить об исключениях и упрощениях, разрешенных стандартом, и о том, что в дальнейшем данные послабления перестают действовать.
Процесс обновления учетной политики по МСФО, списка корректировок и перечня дополнительной информации должен быть постоянным, поскольку требования МСФО и российского законодательства постоянно дополняются.
Мэппинг плана счетов для трансформации отчетности
Таблица 1. Пример мэппинга плана счетов
Несколько слов о составлении собственно плана счетов по МСФО.
Следует отметить, что чем больше аналитик содержит российский план счетов, тем проще осуществлять мэппинг и реклассификационные корректировки, необходимые в связи с различными принципами агрегации данных в РСБУ и МСФО. Поэтому по возможности следует максимально приблизить план счетов РСБУ и его аналитику к нуждам МСФО, чтобы повысить эффективность процесса трансформации и снизить издержки.
Сбор информации, необходимой для заполнения трансформационной модели. На данном этапе собираются данные по остаткам балансовых счетов и оборотам доходно-расходных счетов за отчетный период, заполняется исходный баланс и отчет о прибылях и убытках.
Одновременно с этим процессом анализируются существенные операции, судебные споры, крупные новые контракты, дополнительные раскрытия. Должен быть разработан регламентированный перечень дополнительной информации, а также назначены ответственные за подготовку соответствующих данных и установлены сроки исполнения.
Перечень, представленный в таблице 2, может быть как сокращен, если у компании отсутствуют те или иные операции, так и существенно расширен. Как правило, в деятельности компании изменения, влекущие дополнительные корректировки по МСФО, возникают редко. Поэтому наиболее тщательный анализ делается во время первичного ознакомления с бизнесом, а уже затем отслеживаются существенные изменения. Таким образом, в большинстве случаев компании должны составлять порядка десяти-двадцати трансформационных корректировок, которые могут быть регламентированы соответствующими методическими указаниями и закреплены в документе «Порядок учета трансформационных корректировок».
Таблица 2. Примерный перечень дополнительной информации
Все корректировки следует оформлять в виде рабочего документа наподобие бухгалтерской справки. Рабочий документ должен содержать методологические основы и фактические предпосылки, на основании которых были сделаны те или иные корректировки, и непосредственно сами расчеты. Также необходимо установить контрольные процедуры, направленные на проверку правильности расчетов, сверку данных рабочих документов и трансформационных моделей, а также корректности проводок.
Этап формирования входящих корректировок. Входящие корректировки формируются при первом применении МСФО, а также при сделках по приобретению новых компаний, которые должны оцениваться по справедливой стоимости.
Для начала осуществляется перегруппировка статей баланса и отчета о прибылях и убытках. Это так называемые реклассификационные корректировки. К основным реклассификационным корректировкам относятся разворачивание или сворачивание дебиторской и кредиторской задолженности и авансов, рекласс расходов будущих периодов, разделение краткосрочных и долгосрочных активов и обязательств, перенос депозитов со сроком погашения менее 90 дней в денежные средства, а также более детальная разноска доходов и расходов на соответствующие счета, если подобная работа не была сделана на этапе мэппинга (таблица 3).
Таблица 3. Пример реклассификационной таблицы
Наиболее простой способ расчета корректировок заключается в сопоставлении данных РСБУ и МСФО и определении расхождения между ними. Данные суммы и формируют поправку (таблица 4).
Таблица 4. Расчет корректировки по дооценке основных средств по справедливой стоимости
Помимо отражения переоценки, по основным средствам и нематериальным активам бывает необходимо пересчитывать сумму капитализированных процентов, поскольку РСБУ и МСФО содержат разные подходы при определении суммы капитализации.
Положения стандарта МСФО (IAS) 36 «Обесценение активов» также в большей степени направлены на тестирование основных средств и нематериальных активов, чья стоимость должна корректироваться при наличии признаков обесценения.
Если компания использует инструменты финансовой аренды в своей деятельности (в том аспекте, как ее интерпретируют МСФО), поправки также могут затрагивать сумму основных средств и расходов по амортизации, в корреспонденции с обязательствами по финансовой аренде и задолженности по процентам за пользование кредитными средствами.
Особое внимание стоит уделять корректировкам, связанным с дисконтированием (как, например, в случае с долгосрочной финансовой арендой, когда на основе дисконтирования оценивается и стоимость основных средств, и задолженность по договорам финансовой аренды). В МСФО требуется дисконтировать любые долгосрочные активы и обязательства:
Среди наиболее часто встречающихся корректировок можно также отметить:
После формирования всех расчетных поправок определяется сумма корректировки отложенного налога на прибыль.
Конечно же, перечислены далеко не все возможные корректировки, поскольку задача состоит в том, чтобы продемонстрировать, каким образом формируется пул входящих корректировок и как корректировки должны переноситься из года в год (таблица 5).
Таблица 5. Формирование списка входящих корректировок
Далее с учетом входящих корректировок осуществляется подготовка баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета об изменении капитала, отчета о движении денежных средств в формате МСФО, а также выполняется подготовка пояснений к отчетности.
Первичные корректировки используются для переноса в отчетность следующих периодов в качестве входящих поправок. Существует два способа переноса:
Выбор метода переноса влияет только на технику расчета текущих корректировок для следующих отчетных периодов, конечный результат будет одинаков, однако поменять модель расчета корректировок уже будет нельзя, поэтому следует заранее определить наиболее удобный метод и придерживаться его.
Затем с помощью формул «СУММЕСЛИ» подтягиваются данные на сводный лист (см. таблицу 6).
Таблица 6. Формирование данных МСФО в трансформационной модели
Данные МСФО (столбец 8) получаются путем суммирования исходных данных РСБУ, реклассифицирующих, входящих и текущих корректировок. На следующем этапе также с помощью формулы «СУММЕСЛИ» готовые показатели МСФО агрегируются на страницах отчетов (баланса, отчета о прибылях и убытках) по кодам строк форм отчетности в соответствии с присвоенным кодом формы отчетности (таблица 7). Аналогичным образом заполняются табличные формы примечаний, прописываются контрольные и сверочные формулы между трансформационной таблицей, формами отчетности и примечаниями, сопоставляется изменение нераспределенной прибыли за период с начальным и конечным сальдо по показателю (возможны расхождения на сумму начисленных дивидендов).
Таблица 7. Пример использования функции Excel «СУММЕСЛИ»
Как мы видим, Excel позволяет достаточно просто и наглядно формировать данные МСФО путем трансформации. На практике применяются и другие подходы к заполнению трансформационных таблиц, например, наподобие классической шахматки. Однако если корректировок много, получаются громоздкие файлы и возрастает риск технических ошибок, более того, становится сложно анализировать накопленные за несколько периодов поправки. Какая бы ни применялась модель трансформации, существуют универсальные рекомендации по работе с Excel: должно быть организовано хранение данных на надежных и защищенных от постороннего доступа серверах, автоматическое создание резервных копий основных рабочих файлов и автосохранение в процессе работы, регулярное архивирование как первичных данных, так и финальных моделей, отслеживание внесения изменений в файлы и ведение сводного файла-статуса (контрольного листа), содержащего информацию о необходимых этапах выполнения трансформации и степени выполнения установленных процедур.
Мэппинг плана счетов
На некоторых предприятиях руководство выдвигает требования по ведению бухгалтерского и управленческого учета в соответствии с западными стандартами параллельно с Российскими Стандартами Бухгалтерского Учета (РСБУ). Такие требования могут быть обусловлены, как правило, следующими факторами:
Наиболее распространенными западными стандартами бухгалтерского и управленческого учета, применяемыми в российских компаниях параллельно с РСБУ, являются:
Для выполнения такого рода требований необходимо наличие специализированного программного обеспечения, поддерживающего ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов, а также проведение ряда процедур и принятие соответствующих регламентов для эффективной автоматизации требуемого процесса.
Одной из основных задач по ведению параллельного бухгалтерского и управленческого учета в разных стандартах является настройка соответствия планов счетов, т.н. мэппинг плана счетов (Chart of Accounts Mapping). Успех применения параллельного учета во многом зависит от профессиональной настройки мэппинга плана счетов.
Компания Capitols предоставляет услуги по настройке соответствия (мэппинг) планов счетов различных стандартов бухгалтерского учета, а также внедрению управленческого учета для руководящих сотрудников предприятия.
Формирование отчетности компании с использованием «мэппинга»
Оперативное и качественное принятие решений менеджментом предприятия зависит от грамотно выстроенной в компании системы управленческого учета. Управленческий учет здесь в соответствии с общепринятой практикой применения данного термина означает использование принципов учета и управления финансами для решения задач в следующих областях деятельности предприятия:
Доступ к учетной информации в любом случае осуществляется с использованием различного вида отчетов.
Поскольку сбор и хранение данных о хозяйственной деятельности предприятия –достаточно трудоемкий и затратный процесс, то эффективное использование этой информации становится важной задачей и конкурентным преимуществом. Объем собираемой информации определяется менеджментом компании как компромиссное решение между требованиями государства и регулирующих органов по раскрытию информации и максимальным объемом возникающей в процессе деловой активности предприятия информации (финансовой, технологической, статистической).
Наиболее эффективным способом использования формируемой в процессе деятельности информации является создание хранилища данных (datewarehouse), на основе которого с использованием OLAP-технологий любой менеджер предприятия может сформировать отчет для анализа данных в нужном ему аналитическом разрезе и обеспечить себя информацией для принятия решений.
Однако в настоящее время наиболее распространенным вариантом остается создание информационной системы, в которой накапливаются данные и, как правило, имеется генератор пользовательских отчетов, который дополняет типовые отчеты, предусмотренные разработчиком системы.
Обычно разработчики программного обеспечения предлагают пользователям регулярно обновляемые формы внешней (для контролирующих органов) отчетности (бухгалтерской и налоговой) и рекламируют возможность создания любых видов управленческих отчетов, необходимых предприятию. Однако созданный отчет не обязательно корректно сформирован.
С проблемой корректного формирования (заполнения) отчетов предприятие остается один на один.
Необходимость для предприятия формировать отчетность по Международным стандартам может только усугубить ситуацию.
Ключевым моментом формирования отчетности во всех случаях является необходимость создать связь между учетными данными в информационных системах и соответствующими полями в формах отчетности.
Возможны следующие варианты организации взаимосвязи:
Первый вариант организации взаимосвязи информационных учетных систем с формами отчетности (посредством таблиц описания взаимосвязей) называется «мэппинг».
Мэппинг (в широком понимании) – это преобразование данных из одной формы в другую. Для бухгалтерского учета мэппинг – это составление таблицы соответствий бухгалтерских счетов из различных планов счетов, например российского плана счетов и плана счетов GAAP (МСФО) (или плана счетов управленческого учета).
Пример 1. Смешанный вариант организации взаимосвязи.
Большинство компаний составляют отчетность, например по МСФО, путем трансформации. Метод основан на подходе, в соответствии с которым информация, сформированная по российским стандартам, анализируется и корректируется для приведения ее в соответствие с МФСО.
Отчетность трансформируется, как минимум в четыре этапа с использованием таблиц мэппинга и ручных корректировок.
1-й этап. Структурная трансформация баланса и отчета о прибылях и убытках. В результате делаются перегруппировка и агрегирование отдельных статей финансовой отчетности в целях подготовки базы данных для выполнения последующих корректирующих проводок. При этом таблица мэппинга содержит показатели финансовой отчетности по РСБУ и их отражение в промежуточной отчетности по МСФО.
2-й этап. Выполнение корректирующих проводок, направленных на устранение качественных различий между российской отчетностью и отчетностью по МСФО. Делается специалистом по трансформации вручную.
3-й этап. Составление отчетности по МФСО на основе трансформированных баланса, отчета о прибылях и убытках и прочих форм. Таблица мэппинга включает показатели промежуточной отчетности по МСФО и описание корректировок, сделанных специалистом по трансформации.
4 –й этап. Подготовка описательной части отчета.
Таблица 1. Иллюстрация взаимоувязки российского плана счетов бухгалтерского учета с планом счетов GAAP (извлечение)
Продажи – основная деятельность
4100
Sales/revenues – main activity
Инвестиционный департамент (облагаемый)
Investm. Depart (Deductible)
Valuat dept. (deductible)
Исследовательский департамент (облагаемый)
Research dept. (deductible)
НДС по реализации НДС
Себестоимость реализации
5000
COGS
Investm. Depart (Deductible)
Прочие налоги начисленные (НсП)
Other tax collection
Торговая наценка (скидка, накидка)
The trade margin (discount, addition)
Скидка поставщиков на возмещение транспортных расходов
The discount of the suppliers on redress of transportation costs
Реализация и выбытие основных средств
Disposal of fixed assets
Реализация прочих активов
Disposal of other assetses
Валовая прибыль
5999
Net sales
Общие, коммерческие и административные расходы
6000
Selling general and administrative expenses
The basic production
General production expenditures
Департамент маркетинга (облагаемый)
Market Depart (Deductible)
Департамент маркетинга (необлагаемый)
Market Depart (nonDeduclible)
Таблицы мэппинга используются также при формировании управленческой корпоративной отчетности (чаще в холдингах, компаниях с филиалами).
Основой настройки мэппинга является определенным образом (согласно принятым в компании стандартам) сгруппированные данные учета.
Проще говоря, создавая строку корпоративной отчетности, мы указываем, какие именно обороты (или сальдо счетов (субсчетов)) и в каком порядке должна использовать автоматическая система учета для формирования этой строки.
Мэппинг – это заложенные вами правила, по которым будут формироваться необходимые вам отчеты. Технические принципы формирования строк мэппинга одинаковы для всех форм отчетности, разница только в наполнении.
В связи с этим следует отметить, что настраиваться мэппинг должен квалифицированными специалистами и, что немаловажно, в едином методологическом ключе. Процедура мэппинга требует достаточно много времени.
Основой управленческого учета (как и бухгалтерского учета) являются: план счетов, статьи бюджета и различные аналитические справочники.
Однако управленческий план счетов значительно отличается от стандартного плана счетов, который используется для ведения учета бухгалтерией, так как часть счетов управленческого плана счетов (далее – УПС) может иметь более подробную аналитику, а другая часть, возможно, более укрупненную аналитику (все зависит от конкретного предприятия). Структура аналитических справочников тоже разная, так как для управленческих отчетов нужно представление учетной информации в совершенно ином разрезе, чем для бухгалтерских отчетов.
Безусловно, на практике увязка показателей (мэппинг) управленческого, налогового и бухгалтерского (финансового) учета вызывает массу проблем.
Рассмотрим некоторые из них.
1. Нехватка аналитики в рабочем плане счетов (далее РПС) фирмы.
Это и понятно, так как предприятия, которые создавались на один день, не всегда имели долгосрочную стратегию, и интересы акционеров не всегда соблюдались. Сегодня изменилась сама культура бизнеса. Акционеры, в том числе и государство, проявляют все больший интерес к тому, насколько грамотно и умело менеджеры всех звеньев управляют предприятием.
Решением данной проблемы являются расширение и дополнение имеющегося на фирме РПС и постепенное накапливание информации на вновь вводимых счетах (субсчетах).
Осмысление основных подходов построения Плана счетов, а также трех компонент (финансовой, налоговой, управленческой) единой системы учета на фирме предопределяют необходимость выделения в системном подходе к РПС коммерческой организации трех базовых составляющих, а именно:
Содержание каждой составляющей, в конечном счете, должно быть определено разработчиками РПС исходя из требований, предъявляемых к финансовому, управленческому и налоговому учету пользователями информации.
Возможные трактовки финансовой, налоговой и управленческой составляющих системного подхода к РПС представлены ниже.
Финансовая (бухгалтерская) составляющая. Использование РПС должно обеспечить возможность формирования всех (без исключения) результатных учетно-аналитических показателей внешней финансовой отчетности и пояснительной записки в разрезе бухгалтерских счетов Главной книги на отчетную дату. Блок бухгалтерских счетов РПС, задействованных для формирования внешней бухгалтерской отчетности, – это финансовые счета. В свою очередь, финансовые счета подразделяются на аналитические и синтетические. Субсчета финансового учета РПС являются промежуточными между аналитическими и синтетическими. Причем финансовые аналитические и синтетические счета, а также субсчета могут представлять собой неотъемлемую часть управленческой составляющей РПС. Так, например, данные, отраженные на отдельных субсчетах финансового счета 90 «Продажи», имеют важное значение для принятия управленческих решений.
При формировании группы финансовых счетов РПС необходимо выполнить следующие требования:
Налоговая составляющая. Применение РПС в системе бухгалтерского учета обеспечивает возможность исчислять налоговую базу и величину прибыли для целей налогообложения в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ. Реализация налоговой составляющей системного подхода к РПС предполагает:
Управленческая составляющая. В РПС для получения результатных учетно-аналитических показателей управленческой внутренней отчетности и ведения управленческого учета выделяется блок управленческих счетов (например, 201–299). На этих управленческих счетах осуществляется двойная запись регулировок к финансовым счетам 01–99 исходя из требований, предъявляемых пользователями к внутренней управленческой отчетности. В дальнейшем данные на управленческих счетах 201–299 при использовании определенных правил дополняют (корректируют) данные на финансовых счетах 01–99. Результатом таких действий являются показатели внутренней управленческой отчетности.
Реализация управленческого аспекта в системном подходе к формированию РПС предполагает разработку:
Кроме того, при формировании блока управленческих счетов РПС необходимо разработать таблицу «Взаимосвязь (мэппинг) между подсистемами финансовых и управленческих счетов с показателями альтернативной управленческой отчетности».
Таблица 2. Мэппинг операций российского бухгалтерского (финансового) учета для формирования строк формы корпоративной отчетности «Баланс» (извлечение)
Строка Баланса
Счет БУ
Отбор по субконто 1
Корр. счет БУ
Отбор по субконто 1
Формула отбора
Отбор по субконто 2
Отбор по субконто 2
Инвертировать знак
Отбор по субконто 3
Отбор по субконто 3
Учет НДС
Отбор по субконто 4
Отбор по субконто 4
Разворачивать по
Отбор по субконто 5
Отбор по субконто 5
Участие в групповом счете
BL00102 Введено в эксплуатацию (+)
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
Вложено во внеоборотные
активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
ОС без регистрации
Вложено во внеоборотные активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
Вложено во внеоборотные активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства(р): Вид Поступления ОС (Поступление от сторонних организаций)
Объекты Строительства (р): Вид ПоступленияОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
МЦ, перед. во временное владение
Вложено во внеоборотные
активы
В груповом контроле участвует с плюсом
Основные Средства: Прочие основные фонды
Объекты Строительства (р): Вид ПоступленияОС (Поступление от сторонних организаций)
Введено в эксплуатацию (+)
МЦ, перед. во временное пользование
Вложено во внеоборотные
активы
В групповом контроле участвует с плюсом
Бесспорно, решение о создании в коммерческой организации интегрированной системы бухгалтерского (финансового, налогового и управленческого) учета и разработки для такой системы единого рабочего плана счетов на основе типового Плана счетов не является однозначным. Теоретически к построению рабочего плана счетов коммерческой организации могут быть применены следующие подходы (в случае использования планов счетов для трех видов бухгалтерского учета):
2. Проблемы построения справочников и классификаторов, основными из которых являются:
Часто случается, например, что отсутствует единый порядок присвоения кодов и наименований, один и тот же контрагент может быть указан в справочнике дважды (ООО «Ромашка» и «Ромашка» ООО, иные варианты и комбинации) или под разными наименованиями (например, под полным и под сокращенным). Поиск необходимых данных в информационной системе по неструктурированным справочникам достаточно сложен и неудобен. Кроме того, беспорядок в справочниках вызывает ошибки в составляемой отчетности.
Например, каждое предприятие, входящее в холдинг, в определенной степени самостоятельно ведет первичный учет, разрабатывает и пополняет собственные справочники. Этой работой на предприятиях, как правило, занимаются разные службы: финансовые подразделения, отдел маркетинга, юридический отдел и др. Все это позволяет принимать оптимальные управленческие решения в рамках конкретного предприятия. Однако понимание и возможности анализа текущего состояния холдинга в целом очень затруднены из-за неструктурированности и неунифицированности информации.
Иная часто встречающаяся ситуация: в одной из компаний из-за регулярных запросов отдела маркетинга в бухгалтерию о структуре продаж бухгалтерам приходилось вручную собирать сведения в необходимых информационных разрезах. Это было связано с тем, что в отделе продаж в справочник не всегда вносились данные, нужные для автоматического формирования требуемых отчетов.
– Несовместимость частей автоматизированной системы учета.
Например, снабжающее подразделение ведет регистры и справочники МТЦ в программе Cache, а бухгалтерские (финансовые) и управленские регистры, справочники ведутся в SAP R3, там же формируется отчетность компании. Форматы представления данных в этих программах различны, поэтому конвертация данных между ними затруднена, а в некоторых случаях напрямую невозможна.
При разработке справочников следует придерживаться следующих принципов.
– Детализация и структура справочников должна быть такой, чтобы можно было быстро обрабатывать данные и формировать требуемые отчеты.
Если справочник имеет недостаточную детализацию, то это усложнит получение необходимой информации. Например, если в середине года необходимо узнать о затратах на выпуск рекламных брошюр по заказу отдела маркетинга, а до этого все маркетинговые затраты учитывались вместе, то потребуется делать дополнительную выборку информации по косвенным признакам (например, по типографиям). (Для холдингов или групп компаний детализация справочников будет зависеть от требований к структурированию информации не только отдельного предприятия, но и всего холдинга.)
Если справочник сильно детализирован, то его тяжело наполнять информацией и использовать в работе. Например, справочник «Движение денежных средств» может содержать более тысячи различных назначений платежа. Подготовка отчета о движении денежных средств по основным платежам для генерального директора потребует много времени, поскольку придется провести необходимую группировку (укрупнение показателей или выборку необходимой из массива избыточной информации). Кроме того, при вводе информации пользователь может не знать, куда необходимо отнести тот или иной платеж. Это неизбежно приведет к неверному выбору позиций из справочника или отнесению платежа к «прочим». Можно порекомендовать детально описать, какие объекты учета могут быть отражены по каждой строке справочника.
– Кодирование элементов справочника должно исключать дублирование сведений и способствовать ускорению работы со справочником. Перед кодированием данных необходимо определить, в какой из информационных систем предприятия будут храниться эталонные справочники. Возможность использования тех или иных кодов во многом будет зависеть от возможностей системы. В качестве такой системы может выступать бухгалтерская программа, информация из которой автоматически переносится в другие системы, использующие такие же справочники.
– Следует избегать использования похожих кодировок в разных справочниках.
Например, если при анализе продаж отдел маркетинга выделяет группы покупателей не по регионам, а по городам и областям, то группы для анализа не должны совпадать с кодами федеральных регионов. В противном случае это приведет к ошибкам при вводе информации. Так, для Москвы установлен код «77», а на предприятии под этим кодом числится Белгородская область. В результате сотрудник может отнести определенный вид продаж не к области, а к Москве, и информация будет искажена. В данном случае рекомендуется создавать коды разной длины, например для кодировки маркетинговых групп использовать три цифры (код «770» для клиентов Белгородской области);
– В идеале код справочника не должен превышать 8 символов. В противном случае данные сложно вводить, так как коды нелегко отличить друг от друга.
– создавая взаимосвязанные справочники, следует исключить их дублирование. Чтобы избежать появления ошибок в справочниках (вследствие бессистемности и хаотичности их заполнения), необходимо проанализировать содержащуюся в них информацию на предмет выделения данных, которые могут формировать отдельные справочники.
– Разработав единую систему справочников, необходимо обеспечить ее защиту от несанкционированного внесения изменений. Достаточно высокая безопасность обычно может быть достигнута как за счет использования способов идентификации пользователей, так и за счет разграничения прав доступа пользователей к информации. Чаще всего для создания и поддержания справочников в компаниях разрабатываются регламенты, в которых определяются ответственные за занесение информации в справочники и ее модификацию.
В заключение следует сказать, что решать вышеобозначенные проблемы необходимо до начала настройки мэппинга. В противном случае вряд ли можно рассчитывать на формирование управленческой отчетности. Даже если отчетность сформируется, то вероятность, что она будет корректной, практически равна нулю. Причины очевидны: