Моделирование бизнес процессов что это
Моделирование бизнес процессов
Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.
Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.
Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.
Цели моделирования бизнес процессов
Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.
Моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:
Стадии моделирования бизнес процессов
Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.
Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:
Виды моделирования бизнес процессов
Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.
Для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:
Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.
Принципы моделирования бизнес процессов
Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.
Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:
Методы моделирования бизнес процессов
На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.
Моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:
Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Примерами такого ПО являются различные CASE средства моделирования процессов.
Инструменты моделирования и управления бизнес процессами
Моделирование бизнес-процессов — не просто примитивная схема. С его помощью можно создать полную картину бизнеса, увидеть и исправить недостатки существующих процессов, ускорить и упростить взаимодействие с клиентом. Сегодня в статье дадим обзор 6 лучших инструментов моделирования бизнес-процессов, чтобы вы научились анализировать процессы самостоятельно и не тратили деньги на приглашенных специалистов.
Для начала нужно разобраться с основными понятиями.
Бизнес-процесс — это логически завершенная последовательность действий (операций, процедур), направленных на решение узкой задачи бизнеса. Например, обработки заявки от клиента, организация доставки и т.д.
Модель бизнес-процесса — это описание самого процесса: из каких действий состоит, их последовательность, кто выполняет процедуры и несет за них ответственность, какая информация нужна для выполнения и какую получаем на выходе, регламентирующая документация, как оценивается выполнение процесса. Чаще всего модель выглядит как разветвленная блок-схема.
Моделирование бизнес-процесса — это процедура создания модели или ее анализ, если процесс уже описан.
Нотация (метод, методология) моделирования бизнес-процессов — это совокупность принципов и стандартов описания: как именно мы будем описывать процесс, какие условные обозначения для элементов будем применять, правила чтения моделей и их элементов. Нотаций придумали много: VAD, TPC, BPMN, IDEF и другие, но мы не будем их рассматривать в рамках этой статьи 🙂
Подходы к моделированию бизнес-процессов
Существует множество методологий моделирования и по принципам работы их все можно «уложить» в три подхода:
На самом деле, подходов к моделированию больше, но остальные по сути являются гибридами трех описанных в различных комбинациях.
Основные способы моделирования бизнес процессов
Моделировать бизнес-процессы можно по-разному. Есть четыре основных способов моделирования:
Основные инструменты моделирования и управления бизнес процессами
Существуют специальные программы для моделирования. Внутри такого ПО можно совмещать в одной модели графики, текст, блок-схемы, использовать интерактивные элементы.
Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.
Visual Paradigm
В программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц. Интерфейс удобный, интуитивно понятный, среду можно настроить под себя.
Здесь можно:
Есть версии под Windows и Mac OS.
Недостатки: программа платная.
BizAgi Modeler
Бесплатная программа, которую легко освоить новичкам и удобно использовать уже опытным проектировщикам. Можно использоваться как самостоятельное приложение, а можно — в составе комплекса BizAgi Suite, в котором реализованы просто безграничные возможности моделирования вплоть до создания готового приложения, чтобы сотрудники могли управлять процессом.
Интерфейс простой и понятный, ничего лишнего. Есть поддержка русского языка. Поддерживает нотацию BPMN как самую распространенную и удобную.
Здесь можно:
Недостатки: при большом количестве элементов блоки и стрелки могут смещаться и «наползать» друг на друга.
ARIS Express
Тоже полностью бесплатная программа с простым и понятным интерфейсом. Возможности не такие обширные как в Visual Paradigm, но доступных инструментов достаточно для быстрого создания несложных моделей. Поддерживает нотации BPMN и eEPC.
Здесь можно:
Недостатки: доступны только графические элементы, нет интерактивных возможностей. То есть нельзя связать разные модели между собой, задать условия поведения элементов и т.д.
Gliffy
У программы широкие возможности. В бесплатной версии есть некоторые ограничения по функционалу, но его с лихвой хватает для создания не самых простых моделей. Интерфейс тоже достаточно понятный и его можно настроить под себя.
Здесь можно:
Недостатки: программа платная, в бесплатной версии функционал ограничен.
BPsimulator
Упор в программе делается даже не на создание, а на возможность симуляции и отладки бизнес-моделей.
Здесь можно:
Недостатки: программа платная, в бесплатной версии есть реклама.
Draw io
Еще одна бесплатная программа с большим количеством доступных диаграмм и элементов.
Здесь можно:
Недостатки: нельзя работать коллективно.
Рекомендация в заключение
Сегодня, несмотря на высокую конкуренцию в большинстве ниш, ценовые преимущества уходят на второй план. Клиенты и партнеры все больше ценят качество обслуживания, удобство взаимодействия, надежность и простоту отношений. Улучшить эти моменты в вашем бизнесе и выделиться на рынке поможет моделирование бизнес-процессов. Выбирайте инструменты из нашей подборки, осваивайте моделирование — этот навык может стать ключевым фактором роста вашего бизнеса.
Моделирование бизнеса. Основные подходы
В этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации.
Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.
С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.
О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.
Основные подходы
Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:
Функциональное моделирование
Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе.
Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.
Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.
Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.
Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую.
Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью накомство с нотацией IDEF0 и пример использования.
Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)
О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.
Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.
В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.
Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.
Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.
Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.
Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.
Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.
Ментальный подход (ментальные карты)
При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок).
Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.
Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.
Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:
В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).
Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.
Методология и языки бизнес-моделирования
Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.
Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.
Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.
Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем
Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем.
Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.
Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.
В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.
Преимущества разработки моделей бизнеса
И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется.
На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:
Применение моделей бизнеса на практике
Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.
Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.
А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.
Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.
Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.
Моделирование бизнес-процессов
Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.
Основные понятия
Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.
У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.
Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.
Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:
Цели моделирования бизнес-процессов
Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.
Развитие моделирования бизнес-процессов
Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.
Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.
В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.
Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.
Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.
Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.
На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.
Стадии моделирования бизнес-процессов
Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.
Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.
Виды моделирования бизнес-процессов
Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.
Принципы моделирования бизнес-процессов
Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.
Методы моделирования бизнес-процессов
Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.
Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.
Инструменты бизнес-моделирования
Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:
Бизнес-моделирование: особенности практического применения
В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.
Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.
Значение бизнес-моделирования
При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:
Выводы
Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.