Модуль инвентаризации сэд для чего

Инвентаризация в цифровом формате

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – один из наиболее распространенных бизнес-процессов в любой организации. Материалы и продукция на складе, инвентарь в производственных помещениях и в офисах – все это не лежит мертвым грузом, а поставляется клиентам и партнерам, перемещается в пределах компании, закрепляется за определенными сотрудниками и т. д. Каждая операция с единицей ТМЦ должна быть строго задокументирована. Для этого переписывается ее инвентарный номер, а соответствующая информация вводится в учетную систему. Периодически, обычно не реже раза в год, в компании проходят инвентаризации ТМЦ, в рамках которых все материальные активы пересчитываются, закрепляются за конкретными владельцами и подразделениями.

Неудобства и ошибки

Как происходит учет ТМЦ на практике? Обычно существует несколько подходов. Наиболее «древний» заключается в переписывании инвентарных номеров в блокнот или специальную тетрадь с последующим вводом этих номеров в электронную таблицу Excel. Затем из электронной таблицы данные переносятся в учетную систему. Если изначально была допущена какая-либо ошибка, она всплывет только на последнем этапе, при попадании в систему. Другой, более современный способ подразумевает также ручной ввод данных, но уже непосредственно в систему, что немного снижает трудоемкость процесса, хотя процент ошибок от этого меньше не становится. Человеку свойственно ошибаться, об этом говорили еще древние римляне, а большой объем рутинных операций, связанных с переписыванием инвентарных номеров, состоящих из букв и цифр, никак не способствует ясности ума и, соответственно, ведет к увеличению процентной доли ошибок, которая может составлять 10–30%. А теперь представьте, что на складе происходит постоянное товародвижение. В этом случае учет ТМЦ устаревшими методами превращается в настоящую головную боль и источник проблем.

Планшет в помощь

Внедрение технологий штрих- и QR-кодирования позволяет автоматизировать и упростить множество бизнес-процессов, в том числе и учет товарно-материальных ценностей. Все, что для этого необходимо, – наличие мобильного устройства (смартфона или планшета) с установленной на нем программой для считывания кодов. Одно из таких решений разработано российской компанией «Интеллектуальные Медиа Системы». Оно называется SmallSmarty и работает по клиент-серверной модели. Его уже положительно оценили первые заказчики, среди которых такие организации, как НПО «Институт прикладной энтомологии», компании «РентСтройТранс» и «СпецГеоСтрой». В качестве клиента SmallSmarty используется мобильное устройство на базе Android версии 5.0 и выше, а в роли сервера выступает учетная система на базе типовых конфигураций «1С» («Управление производственным предприятием» (УПП), ERP, «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой» и другие типовые конфигурации).

На мобильном устройстве устанавливается специальное приложение, которое можно бесплатно загрузить из Google Play. В качестве сканера может выступать как внешнее устройство, сопряженное по Bluetooth, так и штатная камера, которая имеется практически в любом современном планшете или смартфоне. Пользователь сканирует код, информация передается в мобильное приложение, которое по беспроводному каналу связывается учетной системой «1С». Туда и пересылаются данные. Если связь с базой отсутствует, данные сохраняются в памяти устройства, а затем, при восстановлении соединения, синхронизируются с системой. В тех случаях, когда считать код не удается (поврежденная или поцарапанная поверхность), пользователь может ввести цифровые данные вручную, непосредственно в мобильном приложении. Мобильный клиент SmallSmarty разработан специалистами компании «Интеллектуальные Медиа Системы» с использованием Android Studio и других популярных инструментов. Из мобильных платформ SmallSmarty поддерживает только Google Android. Что касается Apple iOS, работа с ней связана с определенными сложностями, таким как необходимость сертификации внешних применяемых сканеров самой компанией Apple. Процедура эта не только сложная, но и дорогостоящая, соответственно, и рынок такого оборудования в России практически отсутствует.

Посредники не нужны

Чем отличается решение SmallSmarty от конкурирующих продуктов? Можно выделить три ключевых пункта:

● Простота и удобство настройки.

● Не нужно устанавливать дополнительное ПО и оборудование.

● Нет необходимости дорабатывать системы «1С».

Объясним подробнее. Установить мобильное приложение и связать его с учетной системой на платформе «1С» под силу любому пользователю. Для этого не нужно привлекать специалистов технической поддержки. Также нет необходимости в установке промежуточного программного обеспечения. Все, что требуется, – мобильный клиент и система «1С» в одной из типовых конфигураций. Дорогостоящие (100–120 тыс. рублей) терминалы для сбора данных тоже покупать не придется. Мобильное устройство средней ценовой категории (10–20 тыс. рублей) вполне справится с задачей считывания штрих- и QR-кодов, хранения данных и передачи их по беспроводной сети. Саму систему «1С» также не нужно дорабатывать или устанавливать дополнительные сторонние компоненты. Она вполне готова к работе со SmallSmarty «из коробки».

Лучший друг кладовщика

Для того чтобы не быть голословным, давайте поставим себя на место рядового сотрудника склада, которому необходимо отгрузить целый вагон или контейнер небольших по размеру товарно-материальных единиц. Это могут быть электронные компоненты, компьютерные мыши и любые другие материалы или продукты. Можно подойти к решению такой задачи по старинке, воспользовавшись одним из вышеуказанных способов (записывать номера в блокнот, а затем переносить их на компьютер). Но представьте, сколько номеров придется записать, а затем перенести. От большого числа таких рутинных операций быстро накапливается усталость и значительно возрастает число ошибок. Конечно, можно и нужно провести дополнительную проверку, но и здесь никто не застрахован от ошибок, поскольку ее тоже осуществляет живой человек. В том случае, когда вы используете штрих- или QR-код и решение SmallSmarty, ошибка с неправильно наклеенной меткой будет замечена сразу. Такая операция, как перемещение оборудования в рамках одного офиса или предприятия, либо в пределах территориально-распределенной организации, решением SmallSmarty тоже поддерживается. Если товар на складе уложен правильно, а все коды повернуты в одну сторону, лицом к проверяющему, то значительно увеличивается скорость всей операции по учету. Сравните сами: считывание QR-кода мобильным сканером занимает менее одной секунды, в то время как переписывание номера в тетрадку отнимает 20–30 секунд.

Помощь при инвентаризации

Любая организация периодически проводит инвентаризацию оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственного и прочего инвентаря. Как правило, такая операция осуществляется не реже, чем раз в год. В ходе инвентаризации переписываются и пересчитываются все товарно-материальные ценности, находящиеся на балансе. Обычно этот процесс состоит из нескольких шагов. В учетной системе формируется инвентаризационная опись, затем один или несколько сотрудников обходят офисы и другие помещения, вручную переписывают найденное оборудование и другой инвентарь, а затем вносят информацию о найденных ТМЦ в программу. Результаты инвентаризации, заверенные главным бухгалтером, используются для дальнейшего принятия руководством решений по приобретению нового оборудования, списанию старого и т. д. При использовании мобильного решения инвентаризационная ведомость загружается в память устройства. В ходе инвентаризации происходит сканирование штрихкодов, информация с которых автоматически вносится в ведомость. Затем при выгрузке ведомости в учетную систему предстает полная картина наличия материальных активов. Таким образом, процесс инвентаризации становится качественным и прозрачным.

Преимущества для бизнеса

Что касается стратегических преимуществ для бизнеса, которые дает решение SmallSmarty, то здесь в первую очередь нужно отметить достоверность учета и инвентаризации ТМЦ. Данные легко проверяются автоматически, без сложных ручных проверок. Для компаний, предоставляющих оборудование в аренду своим заказчикам, переход на систему сканируемых штрихкодов дал возможность перейти с месячного выставления счетов на подневное, проводить периодические «срезовые» инвентаризации, иллюстрирующие наличие техники в офисе. Таким образом, перед бизнесом открывается ряд дополнительных возможностей. Есть и еще один неоспоримый плюс. Внедрение мобильного сканирования и системы штрихкодов способствует наведению порядка в складском учете, что предоставляет возможность перейти на следующий шаг – внедрение RFID-меток, что еще больше снизит затраты на инвентаризацию и учет. Разработчики в ближайшее время предложат заказчикам поддержку RFID, а пока эта технология находится в стадии финального тестирования

Источник

Эффективная инвентаризация и учёт ОС

Для того чтобы его облегчить, целесообразно внедрить автоматизацию бухгалтерского учета и самого инвентаризационного процесса. В этом случае будут получены качественные и достоверные результаты деятельности, которые вполне можно будет использовать для принятия различных управленческих решений.

Законодательство об инвентаризации

Информация об инвентаризации активов содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Согласно этому нормативно-правовому акту:

Вопрос о нормативных актах, регламентирующих проведение инвентаризации активов, имущества и финансовых обязательств в организациях государственного сектора, рассмотрен Минфином России в Письме от 01.08.2019 г. N 02-07-10/58207. В письме сказано, что в соответствии со статьей 11 «Инвентаризация активов и обязательств» Закона N 402-ФЗ, который устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, активы и обязательства подлежат инвентаризации, случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом (за исключением обязательного проведения инвентаризации). Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Инвентаризацию в обязательном порядке нужно проводить перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении того имущества, инвентаризация которого не проводилась позже 1 октября отчетного года. Об этом указано в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Кроме того, инвентаризацию обязательно нужно проводить и в иных случаях, например, при смене материально-ответственного лица, обнаружении факта хищения или порчи имущества, ликвидации компании и др.

Когда нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации

Основные цели проведения инвентаризации сводятся к следующим моментам:

Процесс проведения инвентаризации вручную достаточно сложный и трудоемкий, а потому целесообразно внедрить автоматизацию как самой инвентаризации, так и непосредственного учета имущества.

Автоматизация инвентаризации необходима в следующих случаях:

Главное! Автоматизация учета ОС и инвентаризации необходима для того, чтобы можно было получать достоверную информацию о наличии и движении объектов имущества на конкретный момент времени.

Для чего нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации

Благодаря автоматизации учета ОС и инвентаризации компания может достичь следующих положительных моментов:

Для автоматизации учета и инвентаризации ОС в настоящее время используется два основных типа технологии: Штрих-кодирование и RFID.

Процесс внедрения автоматизации учета и инвентаризации ОС на основе штрих-кодирования предполагает следующие шаги:

Наиболее эффективные решения для автоматизации учета ОС и инвентаризации

RFID инвентаризация представляет собой технологию, основанную на использовании особых специальных самоклеющихся и корпусных радиочастотных меток со встроенным чипом – идентификатором. Такая метка передают информацию в закодированном виде о том объекте имущества, за которым она закреплена.

Радиочастотная метка передает идентификатор считывателю отраженным сигналом. Использование RFID меток диапазона UHF (860-960MHz) позволяет собирать данные на удаление до 5-10 метров.

Дальность зависит от мощности устройств считывания и размера и конфигурации меток. Режим антиколлизии, реализуемый в данном частотном диапазоне, позволяет одновременно собирать данные с большого количества меток одновременно. По заявлением производителей RFID считывателей более чем 100 меток в секунду. Это позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее чем на технологии с использование штрих-кодов. Более того, не требуется прямой видимости метки для считывания. Например, метка размещенная за деревянной или пластиковой перегородкой считается почти так же хорошо, как и в прямой видимости.

Использование технологии RFID подразумевает наличие таких элементов:

Преимущества использования технологии RFID заключаются в таких моментах:

Оснащенное идентификаторами имущество позволяет реализовать контроль доступа. Удобное предоставление разрешений для перемещения по факту создания документа перемещения, позволит предотвращать несанкционированное перемещение и вынос объектов имущества с территории предприятия в автоматическом режиме.

Возможна и обратная ситуация. МОЛу предоставляется разрешение перемещать ОС в пределах определенных зон, что создает уведомление администратору и он принимает решение: создать документ перемещения или вернуть ОС на место. Всем остальным, кроме МОЛа, есть возможность запретить перемещать ОС между помещениями. Сообщение о подобном несанкционированном перемещении может отправляться сразу в службу безопасности.

Фотография ОС отображающаяся на экране службы КПП позволит защитить от переклеивания меток.

Источник

Как ТСД помогает ритейлу с инвентаризацией

На складе и в торговом зале нужно регулярно проводить инвентаризацию. Часто это делают вручную — сотрудники пересчитывают товары, записывают все на листочек, а потом переносят в товароучетную систему. Это отнимает много времени и часто приводит к ошибкам.

Ускорить инвентаризацию и сделать ее точнее можно с помощью терминалов сбора данных. Расскажем, как они автоматизируют процессы и какие проблемы решают.

Кратко: как происходит инвентаризация с ТСД

ТСД — это терминал сбора данных, мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. Он позволяет выводить на экран задание на инвентаризацию, сканировать коды товаров, вносить данные об инвентаризации в документы. С ним инвентаризация проходит так:

Теперь разберем конкретно, чем инвентаризация с ТСД удобнее ручной.

Не нужно искать все товары одного типа сразу

Ручная инвентаризация. Представим, что сотруднику нужно провести полную инвентаризацию склада. Он находит на первом стеллаже одну ручку, записывает ее на листочек — и потом ходит и ищет на соседних стеллажах такие же ручки, чтобы сразу верно посчитать их количество. Потом берет ластик — и начинает искать все ластики. Это отнимает много времени.

Инвентаризация с ТСД. Сотрудник просто берет с полки каждый товар и сканирует его. Он ничего специально не ищет, а просто последовательно идет по всем стеллажам. Просканировал одну ручку, один ластик, один карандаш, потом еще ручку — ТСД все это записал и посчитал.

Сотрудник может даже не знать, что именно ему нужно инвентаризировать и искать. Он может пойти на инвентаризацию без задания и просто сканировать все подряд — а потом данные об этом попадут в ТУС. А может пойти с заданием, которое будет отображаться прямо на ТСД.

Сотрудникам не нужно ничего считать

Ручная инвентаризация. Сотрудник инвентаризирует все те же стеллажи. Он видит ручку и записывает в листочек «Ручка — 1». Потом прибавляет вторую, третью, двадцатую — пока ручки не закончатся. При этом он может ошибиться:

Если в итоге обнаружится недостача, придется все перепроверять — действительно товара нет, или сотрудник просто ошибся в подсчетах? Это тоже затягивает процесс инвентаризации.

Инвентаризация с ТСД. Сотрудник просто сканирует ручку — и ТСД сам в памяти делает отметку «Ручка — 1 штука». Потом сканирует вторую, третью, двадцатую — и ТСД все подсчитывает, суммирует без ошибок и записывает куда надо.

Невозможно перепутать товар

Ручная инвентаризация. Сотрудник смотрит, какой именно товар взял, и может ошибиться. Например, возьмет ручку с черной пастой, но синего цвета, и запишет ее как синюю ручку. Или запутается в двух похожих видах карандашей и посчитает их вперемешку.

Есть ситуации еще сложнее — когда в магазине абсолютно одинаковые товары из разных партий. Иногда их нужно учитывать отдельно — например, если это косметика, и у разных партий разные сроки годности. Приходится на каждой упаковке вручную сверять штрихкоды, чтобы разобраться с партиями.

Инвентаризация с ТСД. Сотруднику не нужно разбираться, с какой пастой ручка, какого вида карандаш, из какой партии крем. Он просто сканирует штрихкод, и ТСД сам определит, что это за товар и как именно он записан в ТУС.

Результаты проще перенести в товароучетную систему

Ручная инвентаризация. Результат инвентаризации — это заполненный от руки документ с наименованиями и количеством товаров. Причем заполнен он не за столом, а на складе — почерк может быть неразборчивым. Всю информацию из этого документа нужно вручную перепечатать в программу — это займет много времени и может привести к ошибкам.

Инвентаризация с ТСД. ТСД сам формирует документ. Его можно выгрузить с терминала и передать на компьютер через кабель или Wi-Fi. А потом загрузить в ТУС — автоматически или вручную, в зависимости от того, настроена ли интеграция с системой.

Можно ничего не печатать и не записывать

Ручная инвентаризация. Чтобы выдать задание на инвентаризацию, придется его печатать. Это ненамного, но замедляет процесс — документ нужно сформировать, отправить на печать, передать сотруднику склада лично.

Потом сотруднику придется взять эту распечатанную бумагу, закрепить на планшете и идти с ней на склад, чтобы вносить в бумагу данные подсчетов. Придется что-то вписывать, стирать и зачеркивать, периодически класть планшет на полку, чтобы достать коробки. И все это в условиях склада, где может быть грязно и мокро.

Инвентаризация с ТСД. Все нужные документы находятся у сотрудника прямо на терминале. Не нужно ничего печатать, а с собой достаточно носить только сам ТСД. Он удобно помещается в руку, а еще его можно закрепить на запястье ремешком.

Источник

Что помогает ускорить инвентаризацию: ТСД и мобильные приложения

Чтобы инвентаризировать большой ассортимент, магазин использует технологии для ускорения подсчета остатков. Сэкономить время помогает терминал сбора данных (ТСД). Заменить его может одно из мобильных приложений. Расскажем, как работает то и другое с Контур.Маркетом, и сравним преимущества и недостатки различных приложений.

Это полезно знать, если инвентаризируете товар в Контур.Маркете:

Основные действия с мобильными и профессиональными ТСД

Для пользователей, которые инвентаризируют товары в Контур.Маркете, сценарий работы с устройствами такой.

Терминалы сбора данных могут обойтись в сумму от 15 до 280 тыс. рублей. Если стоимость препятствует покупке, попробуйте бесплатные мобильные приложения.

Примеры мобильных приложений для Android:

Бесплатные приложения: отличия, плюсы и минусы

Быстрота и качество считывания кода. Сканирование одномерного штрихкода занимает менее двух секунд, но при плохом освещении камера телефона может «прицеливаться» и 10 секунд. Не каждое приложение дает включить на телефоне фонарик.

Какие приложения позволяют подключать сканер и сигналят при сканировании:

Какими способами приложения фиксируют код при сканировании:

Способ выгрузки данных. Чтобы список товаров перекочевал с телефона в Маркет, файл нужно скачать и сохранить на компьютер. Некоторые приложения нужно привязать к компьютеру, установив спецпрограмму. Для некоторых нужно подключать аккаунт DropBox или Google Drive. А для некоторых ничего дополнительно не нужно, отправить данные можно на почту, в WhatsApp или другие приложения. Форматы выгруженных файлов могут быть CSV, XML, XSLX или архив ZIP при выгрузке нескольких инвентаризаций.

В каких форматах можно выгрузить товары с приложения на компьютер:

Что еще учесть при выборе мобильного приложения

Язык интерфейса. По количеству скачиваний лидирует приложение Mobile Inventory, но его интерфейс только на английском языке. В приложении «Быстрый учет» сочетаются английский и русский. Это может стать препятствием для сотрудников, которые отвечают за инвентаризацию.

Ограничения бесплатной версии. В «Облачном ТСД», SCANPET New и Mobile Inventory есть реклама. Но в Mobile Inventory есть платная премиум-версия без рекламы и с расширенными возможностями. «Быстрый учет» дает сканировать бесплатно не более 100 штрихкодов.

Возможность обратиться в техподдержку. Если захочется задать вопрос разработчикам, большинство приложений дают такую возможность по почте или на сайте. Например, пользователю Mobile Inventory будет легко найти способ обратной связи и даже поставить оценку. А в приложении «Штрих-код Комбайн» этого нет или запрятано глубоко в настройках, но есть подробные инструкции.

Наличие глобального каталога. Некоторые приложения умеют искать штрихкод в облачном каталоге товаров (не путайте его с готовым каталогом Маркета на 3,5 млн позиций). Таким образом, кроме символов кода на экране видно, что это за товар. Это удобно, если товаров очень много или сотрудник забыл, что сканировал, а что нет. например, с глобальным каталогом работают «Штрих-код Комбайн» и «Облачный ТСД».

Сводная таблица возможностей мобильных приложений:

Профессиональные ТСД: возможности и работа с Маркетом

ТСД как отдельное устройство приобретают крупные магазины для работы на складе или в филиалах. Потому что кроме инвентаризации ТСД помогает автоматизировать и другие бизнес-процессы. Например, приемку, отгрузку и перемещение большого количества товаров между складами и точками.

Для инвентаризации с помощью ТСД важны такие параметры: как терминал считывает штрихкод, как подсчитывает товары и в каком виде выдает список товаров.

Быстрота и качество считывания кода. Различные модели ТСД сканируют штриховые и QR-коды, формат Data Matrix и RFID-метки. Качество сканирования во многом зависит от технической возможности ТСД, а не только от расстояния или освещения.

Способ подсчета товаров. Варианты те же, что в мобильных приложениях. Можно считать один код и ввести количество вручную. Можно потоково сканировать все коды подряд, и ТСД укажет итог. Чаще терминалы имеют оба режима, между ними можно переключаться.

Способ выгрузки данных. Зависит от модели терминала и программного обеспечения, которое на него установлено. По способу передачи данных ТСД разделяют на накопительные и радиотерминалы.

Как загрузить штрихкоды для инвентаризации в Маркете

Скачайте файл с ТСД или мобильного приложения и сохраните на свой компьютер.

Чтобы этот файл успешно загрузился в Маркет, приведите его к нужному формату. В Маркет можно импортировать Excel, CSV или TXT. Объем файла до 10 Мб и не более 10 000 строк.

Сервис предложит шаблон для скачивания, используйте его в качестве образца или скопируйте в него нужные столбцы из своего файла.

Загрузите файл в Маркет.

Загружать список штрихкодов можно на двух этапах:

При загрузке Маркет сопоставит штрихкоды из файла со штрихкодами в сервисе. Для найденных товаров сервис добавит количество из файла в столбец «Инвентаризация».

Сопоставьте товары в загруженном файле с товарами в Маркете.

Укажите названия столбцов в таблице. Штрихкоды товаров, которые не удалось сопоставить с каталогом, вы сможете скачать в формате Excel, чтобы исправить и загрузить снова.

Источник