На что направлено естественное управление
Сущность, виды и задачи управления. Управленческий процесс
Менеджмент является особой формой управленческой деятельности, поэтому, прежде чем говорить о нем, нужно познакомиться с управлением как таковым.
Термин «управление» произошел от старорусского слова «управа», т. е. способ-ость с чем-то управляться. В общем смысле под ним понимается деятельность о упорядочению процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их энтропии (дезорганизации), снижению неопределенности и приведению нужное состояние с учетом тенденций их развития и изменения среды (для различных ее типов нужны свои способы управления).
Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие.
Управление бывает естественным, техническим и социальным.
Естественное управление направлено на процессы, протекающие в природе, например развитие растений, движение водных потоков и т. д.
К техническому относится управление рукотворными объектами, скажем автомобилем, прокатным станом и проч.
Объектом социального управления являются люди, их отношения, поведение. Каждый человек обладает индивидуальным характером, личностными качествами, психологическими особенностями и т. д. Поэтому его реакция на управляющее воздействие будет субъективна и не всегда предсказуема, а следовательно, социальное управление не может быть чисто рациональным (в чем его важнейшее отличие от технического).
Это предъявляет особые требования к его методам, их разнообразию, уникальности, индивидуализации, разумному сочетанию формальных и неформальных норм и правил, использованию особых механизмов воздействия на людей (субординация, контроль, стимулирование и проч.).
Социальное управление сегодня может быть классифицировано по следующим основаниям:
1) по уровню (человечество; государства; регионы; отрасли, организации, их части (подразделения), группы людей, индивиды);
2) по сфере (государственное, политическое, хозяйственное и т. п.);
3) по содержанию (общее управление; управление организацией технологических процессов; управление людьми; управление информацией; управление поведением фирмы на рынке; управление трансакциями, например закупками, сбытом, заключением контрактов; управление финансовыми потоками и проч.);
4) по источнику основополагающих решений — внешнее (навязанное) или инициативное (внутреннее) управление, а также самоуправление;
5) по способу осуществления управленческого воздействия — личное или доверительное (через посредников, документы);
6) по методу выработки управленческих решений — научное (решения принимаются на основе специальных исследований) или эмпирическое (исходя из обобщения поверхностных фактов и явлений);
7) по обусловленности принимаемых решений — ситуационное (с учетом складывающегося положения дел) или стратегическое, реализующее заранее запланированные действия;
8) по способу взаимодействия со средой — адаптивное (приспосабливающееся к ней) или конкурентное (навязывающее собственную линию);
9) по направленности (на процесс, на результат, на предотвращение будущих проблем).
Управление, ориентированное на процесс, предполагает выполнение работы строго предписанными способами (даже если она не нужна, а сами способы нерациональны); решение проблем по мере их возникновения в пожарном порядке; тотальный контроль.
Управление, ориентированное на результат, требует избегать проблем, экономить и любой ценой увеличивать прибыль, доход и иные показатели.
Опережающее управление направлено на выявление, анализ признаков будущих проблем и их предотвращение.
Особой разновидностью социального управления является хозяйственное. Оно сформировалось в связи с необходимостью координации производственной деятельности людей.
Хозяйственное управление решает две задачи:
1) оперативная (тактическая) заключается:
• в обеспечении условий текущей деятельности фирмы;
• в восстановлении постоянно нарушаемого равновесия между отдельными ее элементами, между ней в целом и внешней средой;
• в организации деятельности работников по достижению поставленных целей;
2) стратегическая обеспечивает развитие и совершенствование фирмы, перевод ее в качественно и количественно иное состояние.
История знает несколько типов хозяйственного управления.
Традиционное было свойственно докапиталистической эпохе, покоилось на обычаях, слабо регламентировалось правилами и процедурами, не имело правовых основ. Управленческие функции осуществлялись главами патриархальных семейств, мастерами и т. п. на основе личной власти.
Предпринимательское управление возникло в эпоху зарождения капитализма, осуществлялось собственником по отношению к наемным работникам. Как и традиционное, оно ничем не регламентировалось.
В индустриальную эпоху возникло менеджерское управление, отделенное от собственности, осуществлявшееся специально подготовленными и обученными управленцами, образующими иерархию. На ее высших уровнях принимаются общие решения, а на низовых — происходит руководство людьми и производственными процессами.
В постиндустриальную эпоху его сменило системное управление, в котором участвовали не только менеджеры, но и специалисты, а также частично вспомогательный персонал.
В информационную эпоху системное управление, видимо, будет постепенно перерастать в самоуправление.
Менеджерское и системное управление, а отчасти и самоуправление должны быть институционализированными (официально определяться права и обязанности участников, их ответственность и т. д.).
Управленческий процесс и его простые элементы
Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:
1) получение и анализ информации;
2) выработка и принятие решений;
3) организация их выполнения;
4) контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы;
5) вознаграждение или наказание исполнителей.
Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; скоротечными и продолжительными; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процессы содержат как жесткие (формальные) элементы, например правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч.
Особенности управленческих процессов определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации или подразделения, их структура и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели и программы действий); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь).
Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качественными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникновения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т. п.).
К элементам процесса управления относятся управленческий труд, который реализуется в определенном результате (решении), его предмет и средства.
Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является «сырой», а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий.
Решения, получающие самостоятельное существование, могут накапливаться (кто не видел груду документов на столе!). Это приводит к росту масштабов и усложнению процесса управления.
В то же время решения формируют так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений. Это полезно, так как ускоряет и упрощает работу менеджеров.
Выделяют средства обработки информации (компьютеры, калькуляторы); средства размножения документов (принтеры и проч.); средства их оформления (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения (папки, скоросшиватели, картотеки); средства оперативной связи; мебель.
8 Раздел I. Введение в менеджмент
Он относится к категории труда умственного, осуществляемого в виде нервно-психических усилий, и существует в трех формах: эвристической, административной и операторной. Такой труд требует инициативности (и одновременно умения подчиняться), повышенной ответственности.
Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений — организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.
Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация, проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.
Важнейшим моментом административного труда является целевое управляющее воздействие.
По типу оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой и проч.
По форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким.
По способу передачи воздействия подразделяются на официальные и неофициальные.
Неофициальное воздействие дополняет официальное. Сегодня оно считается более предпочтительным и многие ситуации разрешаются только на его основе.
Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией.
Он выполняет следующие функции:
• документационную (оформление, размножение, сортировка ихранение документов);
• первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации);
• вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых расчетов);
• коммуникативно-техническую (поддержание связи между субъектами).
Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть ;го, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для его характеристики иногда используют термин «нефизический труд».
В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и многогранностью решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, позой в условиях неопределенности, что требует глубоких профессиональных знания, опыта, широкой эрудиции.
Наконец, в-третьих, необходимостью оперативно самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.
Управленческий труд состоит из отдельных работ, объектом которых являются носители информации (чаще всего документы).
Управленческие работы классифицируются по следующим основаниям:
1) по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль и проч.);
2) по временному горизонту (перспективные, тактические, оперативные);
3) по этапам (целеполагание, анализ ситуации, выявление проблемы, поиск решения);
4) по направленности (на решение внутренних или внешних проблем);
5) по сферам (экономическая, социальная, технологическая);
6) по объектам (производство, финансы и проч.);
7) по формам и методам осуществления;
8) по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие);
9) по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, творческие);
• коммуникационные (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки);
• распорядительные и координационные (доведение до исполнителей принятых решений, постановка задач, инструктирование);
• контрольно-оценочные (проверка своевременности и качества выполнения заданий);
• аналитико-конструктивные (изучение информации и подготовка решений);
• информационно-технические (сбор, первичная обработка, хранение, выдача сведений) и т. д.
Каждая работа представляет собой самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которого информация подвергается однократному изменению или перемещению). Таких операций может быть до 1000, а каждая из них содержать до 20—30 элементов.
Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и технические.
Творческие являются наиболее сложными. Они предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.
Логические операции выполняются по заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и в отличие от первых регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.
Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.
Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов Управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, получила название управленческой процедуры.
Сущность, виды и задачи управления
Первая леция
Глава 1 Общая теория управления
1.1 Управление социально-экономическими системами(организациями).
Менеджмент является особой формой управленческой деятельности, поэтому прежде чем говорить о нем, нужно познакомиться с управлением как таковым.
Термин «управление» произошел от старорусского слова «управа», т. е. способность с кем-то управляться.
В широком смысле под ним понимается деятельность по упорядочению процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их дезорганизации, неопределенности и приведению в нужное состояние с учетом тенденций их развития и изменения среды (для различных ее типов нужны свои способы управления).
Управление – это внутренне присущая функция системы, обеспечивающая сохранение и развитие ее качеств, специфики, свойств, ее определенность, исходя из принципа устойчивости и закона равновесия. |
Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие.
Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:
1) получение и анализ информации;
2) выработка и принятие решений;
3) организация их выполнения;
4) контроль, оценка полученных результатов, внесение корректив в ход дальнейшей работы;
5) вознаграждение или наказание исполнителей.
Управление бывает естественным, техническим и социальным.
Объектом естественного управления являются процессы, протекающие в природе, например развитие растений, движение водных потоков и т.д.
К техническомуотносится управление рукотворными объектами, например автомобилем, прокатным станом и др. (в обоих случаях поведение объектов и их реакция на воздействие либо известны либо предсказуемы что облегчает процесс управления ими).
Объект социального управления – люди их поведение
Каждый человек обладает индивидуальным характером, личностными качествами, психологическими особенностями и т. д. Поэтому его реакция на управляющее воздействие будет субъективна и не всегда предсказуема, а следовательно, социальное управление не может быть чисто рациональным (в чем его важнейшее отличие от технического).
«Управлять- значит, приводить к успехам других (Зигерт В., Ланг Л.)
«Управление есть настраивание других людей на труд» (ЯкоккаЛ.)
«Управлять- значит, приводить сотрудников к успехам и самореализации» (Вудкок М., Френсис Д.)
«Управление есть делание чего-то руками других людей» (Питере Т., Уотермен Т.
Анализ этих определений показывает, что основная черта, особенность управленческой деятельности, имеющая решающее психологическое значение, заключается в том, что управление всегда направлено на других людей.
Это, во-первых. Во-вторых, управление есть не просто воздействие одного человека на другого или на группу людей, а взаимодействие. Иными словами, управление — это специфический вид межличностного взаимодействия.,
Управление это такое руководство людьми, которое позволяет достичь поставленных целей наиболее рациональным и эффективным путем. Современный управленец –профессионал не просто «руководит» людьми, но делает это наиболее гуманно.
Это предъявляет особые требования к его методам, их разнообразию, уникальности, индивидуализации, разумному сочетанию формальных и неформальных норм и правил, использованию особых механизмов (субординация, контроль, стимулирование и проч.)-
Социальное управление сегодня может быть классифицировано по следующим основаниям:
по уровню (человечество; регионы; отдельные страны; группы организаций,самостоятельные организации, части организаций (подразделения), группы людей, индивид);
по сфере (государственное, политическое, хозяйственное и т. п.);
по содержанию (общее управление; управление организацией технологических процессов; управление людьми; управление информацией; управление поведением фирмы на рынке; управление сбытом, заключением контрактов; управление финансовымипотоками);
по источнику основополагающих решений — внешнее (навязанное) или инициативное (внутреннее) управление, а также самоуправление;
по способу осуществления управленческого воздействия — личное или доверительное (через посредников, документы);
по методу выработки управленческих решений — научное (решения принимаются на основе специальных исследований) или эмпирическое (исходя из обобщения поверхностных фактов и явлений);
по способу взаимодействия со средой — адаптивное (приспосабливающееся к ней) или конкурентное (навязывающее собственную линию);
по направленности (на процесс, на результат, на предотвращение будущих проблем).
Управление, ориентированное на процесс, предполагает выполнение работы строго предписанными способами (даже если она не нужна, а сами способы нерациональны); решение проблем по мере их возникновения в пожарном порядке; акцент на экономию затрат, тотальный контроль.
Управление, ориентированное на результат, требует избегать проблем и увеличивать прибыль, доход и иные показатели любой ценой.
Опережающее управление направлено на выявление, анализ признаков будущих проблем и их предотвращение.
Особой разновидностью социального управления является хозяйственное. Оно сформировалось в связи с необходимостью координации производственной деятельности людей.
История знает несколько типов хозяйственного управления.
Традиционное было свойственно докапиталистической эпохе, покоилось на обычаях, слабо регламентировалось правилами и процедурами, не имело правовых основ. Управленческие функции осуществлялись главами патриархальных семейств, мастерами и т. п. на основе личной власти,
Ремесленное управление возникло в эпоху зарождения капитализма, осуществлялось собственником по отношению к наемным работникам.
Предпринимательское управление отделенное от собственности, свойственно сегодняшнему дню.
В индустриальную эпоху оно имело форму менеджерского управления, осуществлявшегося специально подготовленными и обученными управленцами, образующими иерархию. На ее высших уровнях принимались общие решения, а на низовых — происходило руководство людьми и производственными процессами.
В постиндустриальную эпоху его сменило системное управление, в котором участвовали не только менеджеры, но и специалисты и даже вспомогательный персонал.
В информационную эпоху системное управление, видимо, будет постепенно перерастать в самоуправление.
Менеджерское и системное управление, а отчасти и самоуправление должны быть институционализированными (официально определяться права и обязанности участников, их ответственность и т. д.).
Хозяйственное управление решает две задачи:
1) оперативная (тактическая) заключается:
• в обеспечении условий текущей деятельности фирмы;
• в восстановлении постоянно нарушаемого равновесия между отдельными ее
элементами, между ней в целом и внешней средой;
■ в организации деятельности работников по достижению поставленных целей;
2) стратегическая обеспечивает развитие и совершенствование фирмы, пере
вод ее в качественно и количественно иное состояние.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
На что направлено естественное управление
ТЕМА 5. ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ
1. Процесс управления: сущность, цель, свойства, составляющие.
Реализация функций менеджмента как действий по достижению целей организации возможна лишь в их взаимодействии и взаимосвязи, поскольку они не существуют сами по себе, а проявляются в процессе управленческой деятельности.
Управленческая деятельность – это вид сознательно осуществляемой деятельности, направленной на эффективное осуществление работ (индивидуально или коллективно) по достижению тех или иных целей, решению соответствующих задач, выполнению функций.
Управленческая деятельность обеспечивает осуществление важнейшей категории менеджмента – процесса управления.
В обобщённом значении процесс – совокупность последовательных целенаправленных действий для достижения какого-либо результата.
Процесс управления – это последовательность определённых завершённых этапов, исполнение которых содействует обеспечению управленческого воздействия субъекта управления (управляющей системы) на объект управления с целью достижения целей организации.
Процесс управления охватывает определённые категории менеджмента, такие, как субъект и объект управления, функции менеджмента, методы менеджмента, управленческие решения, коммуникации, руководство и т.д. Графическая модель процесса управления в организации представлена на рис. 5.1.
Участниками процесса управления в организации являются руководители различных уровней управления и исполнители функций, процедур и операций.
Цель процесса управления – объединение усилий участников для достижения конкретного результата.
По существу, процесс управления – это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития организации для достижения стоящих перед ней целей.
Рис. 5.1. Графическая модель процесса управления
Предмет процесса управления – информация, которую исполнители и руководители используют в своей деятельности.
Средства осуществления процесса управления – документы и различные средства приёма, регистрации, хранения, обработки и выдачи информации.
Продукт труда – это результат управленческого процесса, которым является управленческое решение. С помощью того или иного материального носителя (преимущественно документов) эти решения поступают непосредственно к объекту управления, посредством управляющего воздействия.
Процесс управления решает две задачи:
тактическая − заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления;
стратегическая − обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.
Процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Правильно спроектированный процесс управления делает организацию успешной. А для того, чтобы этот процесс правильно проектировать, необходимо знать и понимать содержание процесса управления, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения операции и их характеристики.
Содержание этапов процесса управления.
I этап процесса управления организацией состоит в реализации функций менеджмента (рис. 5.1), к которым относятся как общие, так и конкретные, специальные функции. Например, планирование производства и реализации продукции, управление разработкой и подготовкой технологии, конструирование продукции, управление персоналом и т.д. В этом смысле речь идёт об управленческой деятельности, обеспечивающей реализацию функций менеджмента на всех уровнях управления управляющей системы организации: руководители организации и их заместители, руководители цехов, отделов, групп, участков, специалисты всех направлений (экономисты, технологи, конструктора, энергетики и т.д.).
Таким образом, аппарат управления, который сосредоточен в управляющей системе, в процессе своей управленческой деятельности должен исполнить своё основное задание: создать систему методов управления, т.е. совокупность способов воздействия управляющей системы на управляемую с целью обеспечения производственно-хозяйственной деятельности и получения конкретных результатов (изготовление продукции, предоставление услуг, обеспечение прибыльности и т.д.).
Для того, чтобы реализовать это, на II этапе процесса управления организацией формируется система методов управления (рис. 5.1), т.е. способов воздействия на управляемую систему.
К методам управления относят как экономические, так и социально-психологические, которые сами по себе не могут осуществлять управленческое воздействие, поскольку они в своём большинстве не имеют формы административных рычагов. В силу этого, эти методы работают в комплексе с организационно-административными методами управления, благодаря которым обеспечивается реализация экономических и социально-психологических методов управления и преобразование их форму управленческого воздействия в организации. Для обеспечения действенного управленческого воздействия методы управления должны пройти этап формализации и, как результат, преобразоваться в управленческое решение.
III этап процесса управления заключается в непосредственной формализации методов управления, которые сопровождаются созданием механизмов трансформации методов управления в управленческие решения (утверждение решения, приказы, распоряжения, указания и т.д.). После этого управленческие решения формализованные методы управления) каналами прямой связи поступают из управляющей системы (субъекта управления) в управляемую (объект управления) (и осуществляют управленческое воздействие, которое обеспечивает исполнение производственно-хозяйственных операций, изготовление продуктов, предоставление услуг, достижение производственных, финансовых, экономических и других результатов (рис. 5.1).
При этом руководство выступает видом управленческой деятельности, который объединяет трудовые процессы всех работников организации, обеспечивающих реализацию функций и формирование методов управления, а также формализует воздействие управляющей системы на управляемую.
Именно 4 этап процесса управления предназначен для обеспечения управленческого воздействия на основе руководства. В структуре категорий менеджмента руководство выполняет роль двигателя, который определяет направления деятельности аппарата управления, эффективность управленческих решений, степень достижения целей организации. Все представленные этапы процесса управления сопровождаются и обеспечиваются коммуникациями (рис. 5.1), т.е. процессами обмена информацией между работниками, структурными подразделениями и другими организациями.
Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи задач управления, можно разделить на две большие группы: постоянные и периодические.
Постоянные процессы представляют собой функциональные области деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определённые процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в инструкциях. Изменение постоянных процессов происходит нечасто.
Периодические процессы – это активная форма управления, вызванная появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для процедур в рамках данных процессов используют выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления.
Как постоянные, так и периодические процессы управления имеют одну и ту же структуру, отличающуюся целями, средствами, предметом, содержанием выполняемых процедур и операций.
В процессе управления выделяют элементы и управленческие процедуры.
Элементы процесса управления определяют следующие характеристики управленческой деятельности:
для чего выполняется процесс управления;
что явилось причиной возникновения процесса управления;
на что направлен процесс управления;
какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления;
К основным элементам процесса управления относятся: цель; ситуация; проблема; решение.
Логическая взаимосвязь этих элементов представлена на рис. 5.2.
Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления – это всегда целенаправленная деятельность участников. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определённой цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.
Каждому из процессов управления присуща своя цель. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов.
Ситуация в процессе управления возникает в результате появления отклонений в деятельности управляемого объекта или влияния на факторы внешней среды, в которой работает организация.
Ситуация – это определённое возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Ситуация может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на организацию. Например, резкое повышение спроса на продукцию предприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, устраняющие нежелательные тенденции.
Сложность и сфера воздействия ситуации является причиной постоянных и периодических процессов управления.
Рис. 5.2. Процесс управления организацией
Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.
Проблема – это необходимость обоснования и выбора определённой позиции в разрешении возникшей ситуации. Проблема предполагает выяснение основных противоречий между условиями работы организации, вызванными появлением ситуации, и условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выявление характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений по достижению поставленной цели.
Воздействие на конкретную ситуацию осуществляется через решение.
Решение – это заключительный и, одновременно, самый ответственный элемент в процессе управления.
Решение предусматривает выбор наиболее эффективного варианта воздействия на возникшую ситуацию, выбор конкретных средств и способов, разработку конкретных управленческих процедур осуществления процесса управления.
Именно этот элемент приводит в действие человеческие, материальные и финансовые ресурсы. От того, какое будет принято решение, зависит эффективность выработанной управленческой реакции на воздействие, оказываемое возникшей ситуацией.
Управленческие процедуры.
Процесс управления состоит из элементарных действий, или операций, то есть однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.
Управленческие операции – это технологически нерасчленимый процесс обработки управленческой информации, поступающей в данное структурное подразделение (рис. 5.3).
Совершается проверка логического условия, анализируются варианты решения и принимаются решения
Рис. 5.3. Управленческая операция
Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными (например, слушание, чтение, разговор, наблюдение за действиями различных устройств, мышление и т.п.).
Самостоятельный комплекс операций по обработке информации (сбор, изучениг, анализ, формулировка выводов, их оформление), заканчивающихся определенным по форме и содержанию результатом в виде устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и пр.), получил название управленческой работы.
Управленческие работы различаются:
по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль);
по конкретному содержанию (исследование, планирование);
по периодам (стратегические, тактические, оперативные);
по этапам (целеполагание, анализ ситуации, определение проблемы, поиск решения); по направленности (внутрь или вовне организации);
по сферам (экономическая, социальная, технологическая);
по объектам (производство, персонал);
по формам и методам осуществления;
по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие);
по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, и творческие);
по степени сложности.
Остановимся подробнее на последней, поскольку для управленческого труда она является едва ли не главной характеристикой.
Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
В-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Менеджер, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.
По содержанию управленческие работы бывают:
коммуникационными (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки);
распорядительными и координационными (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и выдача заданий, инструктирование);
контрольно-оценочными (проверка своевременности и качества выполнения заданий);
аналитико-конструктивными (изучение информации и подготовка решений);
информационно-техническими (с носителями информации) на которые уходит 10 − 15% рабочего времени; первично-счетными и учетными.
Управленческая процедура – комплекс взаимосвязанных в определенном порядке управленческих операций и документов, направленных на достижение фиксированной цели (рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Управленческая процедура
Процедура должна отражать цель работы, используемые и разрабатываемые документы, их содержание, порядок прохождения.
Классификация процедур и операций осуществляется по ряду критериев:
по содержанию:
информационные или информационно-технические − связаны с обработкой информации и ее носителей. Здесь выделяют также документационные, первично-счетные, учетные и вычислительные операции и процедуры;
логико-мыслительные или аналитико-конструктивные − связаны с подготовкой и принятием управленческих решений;
организационные − состоят из служебно-коммуникационных, распорядительных и координационных операций и процедур;
по характеру сочетания во времени:
последовательные, т.е. каждая операция или процедура начинается только после окончания предыдущей;
параллельные, предполагающие одновременное выполнение операций и процедур;
параллельно-последовательные предусматривают частичное совмещение смежных операций и процедур во времени и в пространстве;
по сложности:
простые операции и процедуры, т.е. содержащие несколько элементов и операций;
сложные операции (20 − 30 элементов) и процедур (100 и более операций);
по степени повторяемости:
повторяющиеся, т.е. постоянно выполняемые работниками управленческого аппарата;
неповторяющиеся или творческие, сложные операции и процедуры.
Каждый элемент процесса управления в организации реализуется с помощью взаимосвязанных управленческих процедур (рис.5.2), среди которых следует выделить:
целеполагание;
информационное обследование;
аналитическую деятельность;
выбор вариантов действий;
реализацию решений.
Целеполагание – это процедура обеспечения постановки конкретной цели (если цель не поставлена) или уяснение сущности цели, связанной с протеканием процесса управления.
Постановка цели осуществляется для постоянных процессов.
В этом случае цели выступают в качестве стандарта, меры, которыми измеряется выполнение работы.
Процедура целеполагания позволяет следующее:
организовать и объяснить весь диапазон явлений, связанных с объектом, подсистемой или организацией в целом;
предсказать поведение объекта, подсистемы или организации в целом;
оценить разумность решений в момент, когда они ещё не приняты;
проанализировать собственную работу менеджерами всех уровней и процессов управления и в результате улучшить всё.
Информационное обеспечение представляет собой управленческую процедуру относительно предмета процесса управления – информации, адекватно отражающей характеристику цели и влияние возникшей ситуации на её достижение.
Данная процедура включает операции по сбору необходимой информации, её систематизации и обработке.
Аналитическая деятельность в процессе управления характеризуется совокупностью операций, связанных с оценкой состояния управляемого объекта, подсистемы или организации (в зависимости от вида процесса), поиском путей улучшения либо устранения нежелательных воздействий со стороны возникшей ситуации.
Анализируется также сама ситуация, причины её возникновения и возможные последствия её воздействия.
Аналитическая деятельность обслуживает все элементы процесса управления, представляя возможные варианты протекания процесса управления.
Выбор вариантов действий. Содержание этой управленческой процедуры зависит от сложности ситуации. Если ситуация не сложная, то выбрать решение достаточно просто. Если проблема, порождённая ситуацией сложна, тогда менеджер, обладая необходимой информацией, выбирает из нескольких альтернатив наиболее приемлемую альтернативу в сложившихся условиях.
Реализация решений. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Процесс управления заканчивается, если он оказал влияние на объект управления как результат конкретной работы исполнителей. Поэтому процедура реализации решения требует от менеджера не только принятия приемлемого решения, но и обязательной организации исполнения, т.е. он должен привлечь к данному процессу конкретных исполнителей. Если это не будет сделано, то такой процесс управления не имеет реального смысла, следовательно, для его осуществления (выполнения предыдущих процедур) не стоит тратить ресурсы.
2. Управленческий цикл.
3. Управленческие решения как результат управленческой деятельности.
Принятие решения является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.
Подобно процессу коммуникации, принятие решений отражается во всех аспектах управления. Обмен информацией и принятие решений являются также составной частью любой из общих функций управления (рис. 5.6).
В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, но чаще подразделения или организации в целом.
Рис. 5.6. Место управленческих решений в системе управления
Решение – это выбор действий, которые необходимо совершить человеку, когда он располагает информацией, недостаточной, чтобы ответ напрашивался сам собой.
Решение – это выбор альтернативы (варианта).
Принятие решений в организации характеризуется как:
сознательная и целенаправленная деятельность человека;
поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;
процесс взаимодействия членов организации;
выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния
организационной среды;
часть общего процесса управления;
неизбежная часть ежедневной работы менеджера;
важная часть для выполнения всех других функций управления.
Управленческое решение – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.
Для управленческого решения характерны:
целенаправленность;
волевой характер;
директивность;
конкретность.
В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы.
К формам разработки относятся: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.
Формы реализации включают: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловую беседу, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчет.
Качество управленческих решений – совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта.
В составе свойств, определяющих качество управленческих решений выделяются: обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.
Управленческие решения имеют следующие свойства:
обоснованность (люди убеждены, что решение действительно обоснованно);
своевременность;
содержание;
выполнимость;
жесткость регламентации;
твердость.
Требования, предъявляемые к управленческим решениям:
наличие ясной цели;
должно быть обоснованным;
иметь адресата и сроки исполнения;
должно быть непротиворечивым и правомочным;
должно быть эффективным и конкретным;
должно быть своевременным;
должно обладать полнотой, краткостью и четкостью.
Отражая многогранность и сложность взаимодействия объективных и субъективных факторов, действующих в организационных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм (табл. 5.1).
Таблица 5.1
Классификация управленческих решений