Накладная что это простыми словами
Что такое накладная. Объясняем простыми словами
Накладная — это сопроводительный документ, который идёт вместе с товаром и подтверждает его передачу от одного владельца другому.
Продавец отгружает товар с накладной, перевозчик может предъявить этот документ ГИБДД во время проверки, а покупатель подписывает бумаги, принимая товар (если, конечно, у него нет претензий к объёму и качеству прибывшего груза).
Накладные относятся к документам первичного бухгалтерского учёта. Они служат подтверждением расходов как для самой компании, так и для налоговой.
Есть разные формы накладных.
Товарная оформляется, когда груз доставляет либо сам продавец, либо его забирает покупатель. На основе накладной продавец списывает стоимость товаров в бухучёте, а покупатель оприходует полученные материальные ценности.
Товарно-транспортную накладную оформляют, если товар перевозит транспортная компания.
В транспортной накладной в отличие от первых двух нет товарного раздела, этот документ лишь подтверждает факт доставки и выполнение услуг по перевозке.
Ещё бывает накладная на отпуск материалов на сторону — её оформляют при передаче материалов со склада сторонним организациям или филиалам своего предприятия.
Требование-накладная нужно для учёта движения материальных ценностей между отделами или цехами одного предприятия.
Обычно в накладной указывают:
в транспортных и товарно-транспортных накладных — также информацию о том, кто перевозит товар.
Пример употребления на «Секрете»
«Отсутствие нужных накладных легко может привести к недостоверности баланса, а это и невозможность правильно посчитать дивиденды, и проблемы с получением кредита. Кроме того, только документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт».
(Сооснователь онлайн-сервиса «Кнопка» Евгений Кобзев — об ошибках начинающих (и не только) предпринимателей.)
Нюансы
В комплекте с товарной накладной часто идёт счёт-фактура. Оба документа выписывают при отгрузке товара или при переходе права собственности, но накладную в момент отгрузки, а счёт-фактуру можно выдать в течение 5 дней после. Хотя во многом эти документы дублируют друг друга, один не заменяет другой. Товарная накладная предназначена для учёта материальных ценностей, а счёт-фактура — для учёта НДС.
Для упрощения документооборота была разработана единая форма, соединяющая в себе товарную накладную и счёт-фактуру, — универсальный передаточный документ (УПД).
И накладные, и универсальный передаточный документ можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная накладная составляется в одном экземпляре, состоящем из двух частей. Одну часть заполняет и подписывает продавец, вторую — покупатель. Для использования электронных накладных и у продавца, и у покупателя должна быть электронная подпись.
Значение слова накладная
Словарь Ушакова
накладн а я, накладной, жен. (офиц.).
1. Препроводительный документ, составленный по определенной форме и сопровождающий перевозимый груз.
2. Документ, по которому передается товар (одним лицом в собственность другому лицу, из склада потребителю и т.п.).
Современный экономический словарь. 1999
См. также КОНОСАМЕНТ.
Терминологический словарь банковских и финансовых терминов
Словарь финансовых терминов
Справочный Коммерческий Словарь (1926)
сопроводительный документ на пересылаемый или перевозимый товар, обозначающий наименование его, количество, иногда и цену;
железнодорожная накладная — документ, удостоверяющий прием железной дорогой для перевозки какого-либо груза с указанием рода и количества последнего; накладная следует за грузом, а дубликат накладной (копия ее) выдается грузоотправителю.
Словарь экономических терминов
Тезаурус русской деловой лексики
Syn: транспортная накладная, фактура
Энциклопедический словарь
Словарь Ожегова
НАКЛАДНАЯ, ой, ж. (офиц.). Препроводительный документ к товару, к перевозимому грузу. Транспортная, товарная н. Получить груз по накладной. Н. на груз, на товар.
Словарь Ефремовой
ж.
Препроводительный документ к перевозимому грузу, к передаваемому товару,
являющийся доказательством принятия груза, товара.
Энциклопедия Брокгауза и Ефрона
Большая Советская Энциклопедия
Н. товарная ≈ первичный бухгалтерский документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товарно-материальных ценностей. Содержит наименование выписавшей её организации, номер и дату, кем и кому отпущен товар, его количество, сорт, цену и др. данные, основание для отпуска товара, расписку материально-ответственных лиц в его отпуске и приёме.
Товарная накладная
Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.
В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.
Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Оформление товарной накладной
Составление товарной накладной
Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.
Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.
Подписание товарной накладной
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.
Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».
Заполнение товарной накладной
В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).
В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.
Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.
В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).
Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.
В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.
Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.
В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.
Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).
Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.
Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:
Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.
в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;
в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;
в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).
В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.
В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.
Далее прописью указываются:
в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;
в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;
Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.
Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.
Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:
Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле «Статус» УПД надо указывать «1».
Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:
1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):
наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;
2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.
При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.
Порядок выставления и регистрации объединенного документа
Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:
при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;
Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.
Порядок действий с объединенным документом у покупателя
На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:
принять товары к бухгалтерскому учету;
принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;
учесть стоимость товаров в налоговых расходах.
Учет товарных накладных и хранение
Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.
Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.