Намокли документы что делать
Что делать, если промокли документы, книги или фотографии?
Мокрые документы, фотографии и книги крайне уязвимы к повреждениям. Многие виды чернил расплываются. Они будут расплываться, пока не высохнут. Значит, следует немедленно восстановить и высушить промокшие бумаги, чтобы предотвратить их дальнейшую порчу.
Если отложить меры на завтра, бумага станет слабой, чернильные записи превратятся в неразборчивые каракули, листы книги или фотографии склеятся, и вскоре всё это может покрыться плесенью.
Плесень разрушает бумагу, оставляет на ней пятна, порой необратимо. Кроме того, находясь длительное время в одном помещении с заплесневелыми документами, вы подвергаете серьезной опасности свое здоровье.
Как только ваши бумаги промокли, переберитесь вместе с ними в хорошо проветриваемое помещение. Если есть вентилятор или осушитель, отлично. В противном случае откройте столько окон, сколько возможно, чтобы обеспечить движение воздуха и помочь влаге быстрее испариться.
При подготовке мокрых бумаг к сушке удалите любой влажный упаковочный материал (обложки, обертки, конверты и т.п.). Перепишите все данные, записанные на нем, и выбросьте упаковку подальше.
Сушка может быть рискованным мероприятием, и каждый вид бумаги требует особого подхода, чтобы уменьшить этот риск. Вот несколько простых правил для сушки различных материалов.
Обычные бумажные документы/папки
Обращайтесь с мокрыми документами осторожно, так как влажная бумага рвется гораздо легче, чем сухая. Отделите мокрые листы друг от друга и переложите каждые несколько страниц бумажными полотенцами или промокательной бумагой. Разверните документы как можно больше, чтобы обеспечить надлежащую циркуляцию воздуха. Регулярно меняйте прокладочные листы, чтобы ускорить высыхание.
Мокрый том обычно сильно деформируется из-за поглощения воды. Тут уж трудно что-нибудь сделать, кроме как поскорее высушить книгу. Переложите каждые несколько страниц бумажными полотенцами или промокательной бумагой, поставьте книгу на полотенце или газету и направьте вентилятор на открытые страницы. Время от времени меняйте прослойки, чтобы высушить книгу как можно быстрее.
Поместите мокрые фотографии в ванну с чистой водой и отделите – в воде! – друг от друга слипшиеся снимки. Смойте грязь, осторожно плеская на нее чистую воду. После этого разложите изображения лицевой стороной вверх на кухонном полотенце. Никогда не протирайте влажный эмульсионный слой фотографии.
Книги с картинками и глянцевые журналы
Пока они мокрые, разлепите всё, что склеилось, и промокните излишки воды. Поставьте книги или журналы в полураскрытом виде на бумагу, хорошо впитывающую влагу, и включите вентилятор. Следите за процессом и вовремя разделяйте прилипающие друг к другу страницы, пока они не высохнут.
Если вы уверены, что материал высох (процесс может занять до недели), просмотрите его как следует, чтобы оценить размеры нанесенного бумагам ущерба. Решите, что можно или нужно восстановить, заменить, а что нет. Высохшую грязь, если документы падали в суп или в лужу, смахните мягкой щеткой.
Увы, пострадавшая от воды бумага никогда не будет как новая. Она останется деформированной и запятнанной, чернила на ней – расплывшимися, а переплет книги – распухшим. Но если уж всё вышло как вышло, вы всегда сможете утешить себя мыслью о том, что действовали в столь экстремальной ситуации быстро и грамотно.
Паспорт, выстиранный в машинке – это ситуация, которая могла бы быть комичной, если бы процесс восстановления документа занимал 1-2 дня.
Однако на его получение может уйти не меньше месяца. Поэтому нужно попытаться реанимировать документ самостоятельно.
Как высушить после случайной стирки?
Это может произойти, если он лежал в застегнутом кармане куртки, в плотной обложке, а сама стирка осуществлялась в деликатном режиме.
Порядок действий должен быть следующим:
Ни в коем случае нельзя сушить документ на горячей батарее. Страницы под воздействием тепла деформируются, вернуть им исходное состояние будет невозможно. По этой же причине отказываются от использования фена.
Нельзя трясти документ или пытаться отжать бумагу вручную. Под таким напором мокрые страницы просто порвутся.
Можно ли пользоваться постиранным документом?
В конституции РФ нет законов, которые бы четко регламентировали степень изношенности паспорта. Однако прописаны основания, позволяющие считать его недействительным.
К ним относятся:
Все страницы должны быть чистыми и читаемыми. Не стоит надеяться на то, что при проверке паспорта сотрудники ведомств будут игнорировать имеющиеся повреждения.
Как оформить новый?
Документы, которые потребуются для получения нового удостоверения личности:
Возможно ли поменять его онлайн?
Порядок действий:
Человеку нужно явиться в МФЦ с полным пакетом документов. После их проверки сотрудник назначит дату, когда можно прийти за новым удостоверением личности. При обращении по месту жительства срок изготовления документа составляет около 10 дней, а по месту пребывания – около 2 месяцев.
Заполнять все поля нужно внимательно, не допуская ошибок. В противном случае заявка не будет обработана, а в замене паспорта человеку откажут. Повторить отправку заявления можно после устранения неточностей.
Будет ли штраф?
Стоимость услуги в этом случае будет составлять всего 300 рублей (оплачивается только госпошлина). Как правило, в таких ситуациях сотрудники МВД к внешнему виду документа не придираются.
К смягчающим обстоятельствам относятся:
Ни один из пунктов под стирку паспорта в машинке не подходит. Если после начисления штрафа он не будет уплачен в течение 60 дней, его могут увеличить в 2 раза. Это нужно иметь в виду при подаче заявления о смене документа.
При наличии возражений, можно оспорить штрафные санкции в судебном порядке, но вероятность успеха предприятия мала.
Максимум полезной информации о стирке одежды и различных тканевых изделий найдете здесь.
Заключение
Чтобы избежать неприятных ситуаций, перед каждой стиркой нужно тщательно проверять карманы.
Как восстановить и консервировать поврежденные документы 05.05.2012
Каждый архивист рано или поздно задумывается о том, как продлить жизнь документов и спасти от, казалось бы, неминуемой «смерти» бумаги, пострадавшие в результате неправильного хранения или форс-мажорных обстоятельств. Предлагаем вам несколько приемов неотложной помощи, которые помогут сохранить важные документы и отреставрировать их в случае намокания или атаки плесневыми грибами.
Известно, что документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных факторов: воды, огня, света и в редких случаях кражи. Если изначально они находились в хорошей сохранности, то со временем бумага неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием многообразных факторов среды.
Почему бумага разрушается
Немецкие специалисты в области архивоведения пришли к неутешительным выводам: на сегодняшний день 90% библиотечного и архивного фонда Германии находится под угрозой. В категорию риска попали почти все документы, книги, газеты и журналы за последние два столетия. Это связано с тем, что с середины XIX века было запущено бумажное производство, которое технологически отличалось от его предшественника – текстильного способа изготовления средств печати.
С этого момента за основу стали брать древесную массу, в состав которой входили кислотообразующие компоненты. Со временем кислота разрушает волокна целлюлозы, делая бумагу хрупкой и ломкой. В итоге документ быстро приходит в негодность и разрушается, что усиливается воздействием факторов внешней среды.
Аналогичная ситуация сложилась и в российской практике. Большой объем исторически ценных бумаг и документов с малым сроком жизни на предприятиях состаривается раньше отведенного им времени. В некоторых случаях виной становятся непредвиденные ситуации, как например, несоблюдение влажностного и температурного режима, затопление архивных помещений, пожар и др. Однако даже если вам кажется, что документы хранятся в соответствии со всеми нормативными требованиями, не лишним будет провести внимательный осмотр бумаг.
Во время экспертизы сохранности документов следует обратить внимание на следующие признаки повреждения документов:
Как восстановить намокшие документы
Причиной намокания документов может стать как затопление помещения или отключение отопления в зимнее время года, приводящее к критическому повышению влажности и нарушению гидроизоляции стен, так и непредвиденные обстоятельства (протекание крыши, прорыв канализационной системы и др.). В таких случаях важно оперативно принять меры не только по устранению причин увлажнения, но и сушке намокших документов.
Первое правило, о котором следует помнить в данной ситуации, мероприятия по сушке необходимо начать не позднее 48 часов после намокания.
Чем раньше это произойдет, тем больше вероятности спасти пострадавший документ.
Среди наиболее популярных методов восстановления намокших документов можно выделить следующие виды сушки:
Диффузионная сушка – затратный способ, требующий круглосуточной работы с намокшими документами. Его суть заключается в прокладке намокших листов газетной бумагой или салфетками, которые вбирают в себя избыточную влагу. Однако необходимость часто менять бумагу делает диффузионную сушку очень трудоемким процессом.
Воздушная сушка – недорогой способ сушки документов, который подходит для слегка увлажненных документов. За счет применения бытовых вентиляторов в помещении обеспечивается свободная циркуляция воздуха.
Осушение воздуха не требует много пространства, но для его реализации необходимо специальное оборудование. В некоторых случаях организации не закупают, а арендуют устройства для сушки документов.
Сушка замораживанием – очень эффективный, но вместе с тем дорогой метод, который может занять от двух недель до нескольких месяцев. Глубокое и быстрое замораживание документов и дальнейшая сушка в вакуумной камере испаряет лед из бумаги, минуя стадию воды. Используя этот способ, можно спасти даже рукописные тексты, написанные чернилами. Он является спасением для документов в тех случаях, когда оперативное применение других видов сушки невозможно.
Сушка документов в вакуумной камере позволяет сушить до 3500 стандартных архивных дел одновременно. Режим сушки подбирается в каждом случае индивидуально. При выборе режима учитывается степень увлажненности, сорт бумаги и тип переплета. Все это позволяет свести к минимуму последствия намокания (деформацию переплета и бумаги) и избежать возможных затрат на повторный переплет. Это, пожалуй, самый быстрый способ, который в среднем занимает от 8 до 12 часов. Он позволяет устранить последствия намокания и сохранить архив организации в целости и сохранности.
Как спасти документы от плесени
В помещениях, не имеющих вентиляции и отопления, в подвальных и чердачных этажах никто не застрахован от протечек отопительных труб или пожаров, в результате которых, документы страдают не только от повышенной влажности, способной привести к появлению плесневых грибов.
Споры грибков повреждают документы механически, прорастая сквозь волокна бумаги и химически разлагая целлюлозу и клей, вызывая слизеобразование, слипание и распад листов. Наиболее часто заражению подвергаются места проклеенные клеем (корешки дел) из природных продуктов (желатин, мука, крахмал).
В настоящее время известно более 200 видов грибов, которые могут поражать бумагу, из них 40 видов обитают в местах хранения документов постоянно! Развитие грибных спор становится возможным при повышении уровня влажности свыше 65-68%. Скорость поражения документов зависит от уровня влажности в помещении.
Самые распространенные методы обработки зараженных документов – обработка парами формалина или при помощи высокочастотного тока. Но они имеют существенные недостатки.
Формалин плохо проникает внутрь бумаги и остается вероятность размножения остаточных спор. Кроме того, такая дезинфекция требует полистной очистки документов после обработки. И нельзя забывать о том, что формалин является канцерогеном и представляет опасность для человека.
Обработка высокочастотным током требует изъятия из дел всех металлических креплений (скрепок и скоб) и не подходит для документов склеенных ПВА и силикатным клеем.
Фумигация – обработка документов ядохимикатами, находящимися в газообразном состоянии. Это наиболее рациональный и щадящий для документов способ обработки. Его достоинствами являются:
Другой способ, применяемый в практике архивных компаний, это обработка документов на специализированном оборудовании импортного производства смесью окиси этилен оксида. Она способна уничтожить самые стойкие виды грибов: хетомиум, пеницилиниум, альтернария, хризоспориум, мукор и др.). Обработка зараженных документов проводится в несколько этапов:
Подготовительный этап включают в себя:
Проведение камерной дезинфекции включает в себя:
Заключительный этап включают в себя:
После проведения дезинфекции проводится биологический контроль качества с помощью специальных тестов.
Консервация документов
Чтобы уберечь документы от возможной порчи, следует выполнить комплекс мероприятий по консервации (сохранению) существующих документов. Среди них можно выделить электронное архивирование, ламинирование, покрытие прозрачным лаком и др.
Электронной архивирование позволяет создать цифровые образы документов и таким образом обеспечить сохранность информации. Однако это не спасает от физической порчи оригиналы документов.
Ламинирование представляет собой покрытие бумаги специальной пленкой, которая защищает от воздействий среды.
Покрытие прозрачным лаком – нестандартный способ сохранения документов, который тем не менее применяется в архивной практике. Для этого на документ наносится немного лака, и в таком виде он может храниться дольше стандартных сроков хранения. Конечно, векового хранения лак не обеспечит, однако он сохранит документ, защитив его от разрушения.
Если документ сильно поврежден, то применяются более сложные и многоуровневые процессы, требующие профессионального технического оснащения архивного отдела.
Этапы консервации
Машинная консервация. По новой технологии все страницы можно консервировать машинным способом. При этом сначала листы помещаются в специальную ванну для консервирования, а далее проходят сушку. Особо чувствительные или сильно поврежденные листы проходят ручную консервацию.
Ручная реставрация. В случае если страницы сильно повреждены, дополнительно проводится мелкая реставрация – устранение трещин и образовавшихся пустот. Поврежденные страницы восполняются при помощи сверхтонкой пленки или японской бумаги (японская бумага более прочная, чем бумага из древесной целлюлозы и ее практически невозможно порвать – примеч. ред.).
Разглаживание и упаковка. После машинного и ручного консервирования документы сортируются вместе в правильной очередности. Возникший после водных процедур объем листов убирается при помощи разглаживания. В конце все бумаги еще раз проходят контроль и упаковываются. Сопроводительная документация с пошаговой отчетностью о проделанной работе гарантирует надежность и качество работ по консервации.
Немецкие технологии консервирования документов
Технологии, разработанные исследователями Бюкебурга, сегодня успешно используются для предотвращения процесса распада бумаги. Применяется машинный одностраничный принцип, который позволяет не только нейтрализовать бумагу, но и достигнуть прочности бумажного волокна и защитить документы от механических повреждений.
Для консервирования машинным методом используется смесь из гидроксикарбоната магния и метилцеллюлозы, а также некоторые закрепители. В результате имеющаяся в бумаге кислота нейтрализуется, а щелочь обеспечивает длительное хранение. Одновременно с этим повышается прочность бумаги.
На начальном этапе документы очищаются и разбираются на отдельные листы, при этом удаляются скрепки, металлические части и склейки, по необходимости закрываются мелкие трещины.
Страницы нумеруют, присваивая им унифицированный цифровой и буквенный код, чтобы в последующем их можно было правильно интегрировать в архив. Нумерация наносится при помощи лазерного принтера стойкими чернилами. Затем листы классифицируются в зависимости от типа требуемых работ по консервации.
Современные технологии позволяют увеличивать скорость процесса обработки и консервации документов. Компактные устройства по консервации с оборотом от 400 до 1000 страниц формата А4 в час обеспечивают годовую производительность в количестве от 700 000 до 1 700 000 листов. Помимо этого, техника позволяет обрабатывать документы больших форматов.
Анна Данилова
Заместитель начальника отдела архивной обработки
«Делис Архив»
Методы уничтожения и восстановления бумажных документов
Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:
В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:
Первая из перечисленных задач связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.
Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. Подобная работа, которую следует проводить в рамках программ защиты важнейших документов организации и обеспечения непрерывности деловой деятельности, значительно повышает шансы на успешное восстановление, если несчастье все-таки случится.
Когда уничтоженные документы остаются в живых
С древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем.
Когда носитель дешевый, то так обычно и поступают, но не так-то просто решиться на уничтожение дорогостоящего пергамента (или жесткого компьютерного диска), который можно использовать еще раз.
«Делопроизводители» прошлых веков и тысячелетий для записи новой информации нередко повторно использовали носители информации, просто стирая то, что было написано ранее. Особенно постарались средневековые писцы, часто использовавшие «очищенные» древние рукописи. Казалось бы, античные тексты были потеряны навсегда. Однако «хитрые» потомки, используя новейшие достижения технического прогресса, нашли-таки способы восстановить некоторые из этих материалов.
В 1906 году в одном из греческих монастырей на страницах древнего пергамента тысячелетнего возраста, содержавшего византийские рисунки, были случайно обнаружены слабые следы более древнего математического текста. Расшифровка велась единственно возможным тогда способом — с помощью увеличительного стекла. Как выяснилось, была найдена византийская копия труда «О методе механического доказательства теорем», написанного Архимедом Сиракузским в 3 веке до нашей эры, считавшаяся безвозвратно утраченной.
В 1920-е годы рукопись исчезла, и только в 1998 году снова появилась на аукционе, где была приобретена анонимным коллекционером за 2 миллиона долларов и передана в музей Балтимора для дальнейшего изучения. Задача стояла сложная, т.к. ученые хотели сохранить и позднейшие рисунки.
Для восстановления текстов ученые используют флуоресценцию древних чернил в рентгеновских лучах. К настоящему моменту удалось выявить около 80 процентов текста, а полная расшифровка должна занять несколько лет и завершится в 2008 году.
Уничтожение бумажных документов
Для бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:
Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.
Сжигание
Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.
Есть у него, однако, и серьезные недостатки:
Химическая обработка
Химическая обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.
У метода тоже есть свои недостатки:
Закапывание
Одно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются.
Недостатки данного метода:
Шредирование
Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна (и даже возможность заработать, сдавая бумажную обрезь в макулатуру), «экологичность», достаточная надежность.
Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы.
Вариант 1: Самостоятельное уничтожение документов в шредере.
Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.
Вариант 2: Услуги специализированных фирм.
Существуют два направления в организации работы таких фирм: оказание платных и бесплатных услуг.
При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения.
В октябре 2004 года австралийская газета The Sunday Mail провела независимое расследование работы одной из фирм, предоставлявшей услуги по конфиденциальному уничтожению документации государственных органов власти, полиции, суда, медицинских и деловых бумаг. В ходе расследования журналисты установили, что документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте, а отвозились на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали там на пол. Водители подписывали сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов. В статье, опубликованной по результатам расследования, рассказывалось, что «…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге». Государственные органы отказались от услуги фирмы, которая не выполнила условия контракта на уничтожение документов.
Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:
Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Восстановление шредированных документов
Неумышленное шредирование хотя и встречается, но редко. Основная масса материалов уничтожается осознанно, в интересах обеспечения информационной безопасности, и, прежде всего, безопасности собственника документов. Восстановлением информации занимаются другие заинтересованные органы и лица.
Опыт показал, что восстановить шредированные документы возможно, и в этой области идет своя, незаметная для широкой публики, «гонка вооружений». С одной стороны, «реставраторы» активно применяют современную технику и программное обеспечение, с другой — для уничтожения применяются шредеры, режущие бумагу на все более мелкие кусочки, а для большей надежности бумажная «соломка» перемешивается и обрабатывается химическими составами.
4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США, 70 человек из числа дипломатов и сотрудников посольства были взяты в заложники. Наиболее секретные документы посольства были шредированы.
Иранские женщины вручную восстановили большинство документов, подбирая полоску к полоске. По некоторым данным, было восстановлено более 80% документов, содержавших имена агентов американских спецслужб, планы по уничтожению исламской революции, методы подрывной работы.
Часть документов была опубликована иранскими властями. К 1995 году было выпущено 80 томов.
Наиболее амбициозным проектом по восстановлению уничтоженных бумажных документов является работа по восстановлению документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».
Осенью 1989 года немецкое правительство получило в наследство более 17 тысяч мешков с остатками документов службы госбезопасности ГДР. В мешки для мусора были сложены подготовленные для уничтожения документы, которые были либо разорваны, либо шредированы. «Штази» не успело окончательно уничтожить документы.
В феврале 1995 году правительство Германии создало специальную архивную комиссию, которой было поручено организовать восстановление документов. По оценкам специалистов, всего в мешках находилось 33 миллиона страниц документов.
Восстановление разорванных документов подобно складыванию мозаики: слоями, чтобы не разрушить возможную связь, обрывки вынимаются из мешков и выкладываются на рабочую поверхность. При первичной сортировке учитывается цвет бумаги, чем написан документ (карандаш, ручка, чернила, машинопись), и, наконец, содержание написанного (например, псевдонимы, регистрационные номера и т.п.). При известном везении, после такой сортировки удается восстановить многие страницы рукописи, или даже полный документ.
Документы пострадали по-разному: некоторые были порваны 1–2 раза, большинство же — 20–30 раз. Рекорд побила страница формата А5 с важной информацией, которая в общей сложности была собрана из 98 маленьких частей.
Это очень трудоемкая работа. Один сотрудник рабочей группы восстанавливает в среднем за рабочий день 10 листов. К июню 2003 было собрано и соединено в документы «всего лишь» около 520 тысяч листов из 245 мешков.
Опыт 8 лет работы показал, что для повышения эффективности необходимо использовать современные компьютерные технологии, тем более, что восстанавливать вручную шредированные документы еще сложнее.
Правительством Германии в 2003 году был объявлен конкурс среди компаний, предоставляющих услуги в области восстановления документации. Требовалось предложить эффективный компьютерный метод восстановления документов, включающий поточное сканирование обрывков и последующую подборку подходящих друг к другу кусочков при помощи программного обеспечения. В конкурсе победили компания GdB (подразделение Lufthansa Systems) и берлинский Институт производственных установок и методики конструирования имени Фраунгофера (Fraunhofer-Institut, IPK). Консорциум предложил следующий план работ:
Осенью 2004 года, вследствие нехватки средств, проект фактически был заморожен. Хотя технически воссоздание документов возможно, стоимость все-таки настолько высока, что даже Германия не может себе этого позволить. Нужно также учесть, что восстановленные с таким трудом документы не дали стране ничего, кроме дополнительной политической напряженности. Да и «охотиться на ведьм» сегодня, спустя пятнадцать лет после событий, стало не так интересно.
Итоги проекта пока не опубликованы, и с осени 2004 года пресса о нем не пишет. В последних сообщениях говорилось о возможной передаче документов и мешков с бумажной «стружкой» на хранение в федеральные архивы (если информация подтвердится, это будет первый в истории случай передачи шредированных документов на постоянное хранение).
Немецкий опыт показывает, что, с одной стороны, шредирование является одним из надежных способов обеспечение информационной безопасности организации. Сотрудникам Штази удалось выиграть самое главное — время. С другой стороны, была подтверждена практическая возможность восстановления шредированных документов по цене примерно 20 — 100 долларов за лист, и продемонстрирована эффективность современных технологий.
Восстановить документы в больших масштабах также возможно, но на это требуются весьма значительные средства и время, а «процент успеха» вряд ли будет очень высок. По американским данным, даже при идеальных условиях вероятность восстановления документа, пропущенного через шредер того типа, что использовались в «Штази», составляет 90%. Если же используются современные шредеры для секретных документов, то вероятность успеха при применении имеющихся сегодня средств не превышает 10%.
Восстановление, даже в небольших объемах, обходится заказчику в кругленькую сумму, и прибегают к нему только в исключительных случаях.
Восстановление намокших документов
Вода — враг документов, и именно она чаще всего становится причиной головной боли для их собственников. К природным стихийным бедствиям — наводнениям, потопам, ливням, цунами — нужно добавить и техногенные катастрофы, такие, как прорывы канализации и отопления.
При наводнении в Саксонии (Германия) в августе 2002 года пострадали: 9 коммунальных архивов, 6 церковных архивов, 2 экономических архива, 1 университетский архив. Министерство юстиции Саксонии потеряло 12 км юридических документов, а 3 км поврежденных документов были спасены. Были утрачены семейные и исторические документы за 1890 — 1990 годы, а также документы о судебной реформе после объединения Германии.
Вода не сразу разрушает документы и содержащуюся в них информацию. Основным фактором, от которого часто зависит успех спасательных работ, является время. Как правило, все решают первые 48 часов, а некоторые документы надо спасать немедленно. При больших масштабах бедствия появляется опасность повреждения документов плесенью, активно разрушающей влажную бумагу. Для намокших бумажных документов главным методом восстановления является сушка.
Если ее невозможно провести быстро, намокшие документы необходимо в течение 48 часов законсервировать, а именно, заморозить. Замораживание сейчас регулярно применяется при различного рода чрезвычайных происшествиях. Немецкие архивы применяли этот метод консервации при наводнениях 2002 и 2003 года; после наводнения в Праге были заморожены ценнейшие средневековые манускрипты. Можно использовать даже бытовые морозильные камеры — при затоплении библиотеки в одном из австралийских университетов в дело пошли даже охлаждаемые прилавки для продажи мороженого. Для больших объемов поврежденных документов используют рефрижераторы или арендуют морозильные камеры на промышленных предприятиях и продуктовых складах.
10 апреля 2003 года в Каменец-Подольском государственном городском архиве (Хмельницкая область Украины) огнем и водой были повреждены практически все документы одного из хранилищ, значительная их часть была утрачена безвозвратно. Пострадали пять ценнейших фондов, более 100 тысяч единиц хранения — история Подолья (территория трех нынешних областей) конца ХIII — начала ХХ веков. После пожара 43 тысячи поврежденных огнем и водой томов были помещены в морозильные камеры. Большую часть этих документов удалось сохранить.
Опишем применяемые методы сушки документов.
Диффузионная сушка. Поврежденные водой документы прокладывают через каждые 10 — 15 листов бумагой с высокой впитывающей способностью. Для этой цели можно использовать фильтровальную или газетную бумагу, и даже салфетки и бумажные полотенца. Менять впитывающую бумагу нужно как можно чаще, не реже, чем через 5–6 часов. Метод не требует специального оборудования и может применяться «в полевых условиях». Он наиболее эффективен при небольшом количестве поврежденных материалов.
Конвективная сушка (воздушная) — наиболее распространенный метод сушки книг и документов путем обдува их нагретым воздухом. Для усиления циркуляции воздуха можно использовать бытовые вентиляторы. Метод наиболее эффективен в тех случаях, когда повреждено небольшое количество документов, и степень их намокания не слишком велика. Конвективную сушку обычно сочетают с диффузионной. Метод недорогой, т.к. не требует специального дорогостоящего оборудования. Недостатки:
Вакуумная сушка — высокопроизводительный способ, создающий «мягкие» условия сушки для бумаги, кожи и других материалов. Мокрые книги высушиваются в вакуумной камере при относительно небольшом вакууме (3 — 4 мм рт. ст.) и подогреве до 60 — 80 °С.
Для сушки можно использовать промышленные камеры, которые есть на многих больших производствах. На первом этапе сушки материал прогревают до заданной температуры, затем давление снижают и удаляют пары воды через вакуумную систему. При необходимости цикл повторяют.
Промышленные камеры могут вместить до 2 — 2,5 т документов. Длительность сушки зависит от количества материалов и степени их намокания и составляет в среднем от 8 часов до 1 — 2 суток. Качество сушки при соблюдении технологических режимов — хорошее.
Сублимационная сушка (сушка вымораживанием). Вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике консервации наилучшим на сегодняшний день способом восстановительной сушки. Замороженный до –30 °С материал высушивают при глубоком вакууме, в результате лед превращается непосредственно в пар. Это дает возможность эффективно восстанавливать даже документы, написанные нестойкими чернилами. Способ дорогостоящий, но дает блестящие результаты — коробление высушенной бумаги минимальное. За рубежом метод широко распространен, имеются мобильные и стационарные установки.
Недавно, при исследовании останков «Титаника», на поверхность был поднят чемодан с книгами и документами погибшего пассажира. Компания «Document Preprocessors», используя метод сублимационной сушки, успешно восстановила все материалы.
За рубежом существует достаточно много частных фирм, предоставляющих подобные услуги. Они полностью берут на себя заботу о поврежденных документах: от эвакуации с места ЧП до полного восстановления и размещения на прежнем месте. Если собственник документов не хочет даже на время с ними расставаться (например, из соображений безопасности), фирмы имеют в своем расположении мобильные морозильные и сушильные камеры, с использованием которых можно производить восстановительные работы на месте. В нашей стране, к сожалению, пока таких фирм нет.
Восстановление бумажных документов, поврежденных огнем
До конца сжечь плотно стоящие на полках или лежащие в связках или делах документы довольно сложно. Это объясняется тем, что кислорода в данном случае недостаточно для полного сгорания бумаги. После воздействия огня документы чаще всего обуглены по краям, сильно закопчены и задымлены. Кроме того, при тушении пожара очаг возгорания обильно заливается водой, и многие документы при этом намокают — известно, что при пожарах гораздо больше документов гибнет от воды, чем от огня.
Основным методом восстановления поврежденных огнем документов является обрезка всех обгоревших частей документа и укрепление основы документа специальной синтетической пленкой. Квалифицированно такую работу может провести только специалист-реставратор.
Что делать, если пострадали документы
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.
При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.
Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества.
Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс)
3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.
В данной статье мы затронули вопрос уничтожения только бумажных документов. Организация сохранения и надежного уничтожения электронных документов — задача еще более сложная и многогранная. К ее рассмотрению мы приступим уже в следующем году.