Не выдают расчетные листки на работе что делать
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.
С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.
При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.
Форма расчетного листка
Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:
Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:
Расчетные листки по зарплате: кому и в какой форме и что будет за невыдачу
Кто должен выдавать расчетные листки
Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован.
В расчетном листке должен быть отражен размер оплаты по каждому из оснований, будь это сверхурочная работа, или стимулирующие выплаты, пособие по временной нетрудоспособности, отпускные или выплаты при увольнении. Удержания также расшифровываются и суммы указываются по каждому виду удержаний.
Расчетный листок выдается независимо от того, в какой форме выплачивается заработная плата: наличными в кассе или перечисляется на банковскую карту.
В какой форме может быть расчетный лист
Форма расчетного листка утверждается работодателем. Работодатель разрабатывает и утверждает форму расчетного листка внутренним локальным документом. Там же нужно закрепить порядок выдачи расчетных листков.
В трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте можно закрепить условие о том, что расчетные листки направляются работникам по электронной почте.
С этим соглашается Минтруд (письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и судьи.
Штрафы за невыдачу расчетных листков
За это в КоАП РФ предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27:
• для должностных лиц — предупреждение или административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Что думают клерки
36% опрошенных «расчетки» выдают, но доказать этот факт им нечем. И только 10% опрошенных относятся к вопросу выдачи расчетных листков довольно щепетильно. Листки выдаются строго под роспись.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Как правильно выдавать расчетный листок работнику?
На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.
Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте
Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).
Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:
Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).
А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.
Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:
Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.
ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте
Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):
Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.
Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).
Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.
Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков
Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).
Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).
5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку
Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.
Наши подсказки помогут это сделать.
Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.
Как составить такой приказ, показано в образце:
С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.
Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.
Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.
Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.
Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.
Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.
Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.
В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.
Образец выдержки из положения об оплате труда:
С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.
Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.
Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).
Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.
Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.
Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).
Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.
Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»
Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.
Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).
Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.
Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.
Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).
Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.
Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.
Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).
Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).
Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.
А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).
О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).
В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).
Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.
По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).
Ответственность работодателя
Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:
К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:
Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Подводим итоги
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Прокурор разъясняет
Согласно ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
По своему содержанию указанная норма представляет собой гарантию реализации закрепленного в статьях 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса Российской Федерации права работника на своевременную и в полном размере выплату заработной платы, направленную на обеспечение согласования интересов сторон трудового договора при определении правил выдачи заработной платы, на создание условий беспрепятственного ее получения лично работником удобным для него способом.
Данная информация доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листа.
Форма расчетного листка законодательством не предусмотрена. В соответствии с ч. 2 ст. 136 Трудового Кодекса Российской Федерации она утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке принятия локальных нормативных актов, установленном ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации.
Из приведенных положений трудового законодательства следует, что работодатель обязан выдавать расчетный листок, каких-либо исключений Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит.
Кроме того, данная обязанность работодателя установлена законодательством, в связи с чем, не может быть отменена ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.
Невыполнение данной обязанности рассматривается контролирующими органами как правонарушение, за которое предусмотрена ответственность по части 1 ст. 5.27 (нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях как должностных, так и юридических лиц.
Рассмотрение дел по ч. 1 данной статьи осуществляют должностные лица федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 23.12 КоАП РФ) и судьи.
Возможность возбуждения прокурором дел об административном правонарушении по ч.1 статьи 5.27 КоАП РФ вытекает из части 1 статьи 28.4 КоАП РФ, в которой предусмотрено право прокурора возбудить дело о любом административном правонарушении при осуществлении надзора за соблюдением Конституции РФ и исполнением законов, действующих на территории России.
Разъяснение подготовлено прокуратурой Тоцкого района
Мне насчитали очень низкую зарплату
Ситуация: я работаю в государственной поликлинике. В августе 2019 года мне насчитали крайне низкую зарплату, без каких-либо стимулирующих выплат.
Пришлось дважды обращаться в бухгалтерию, потому что с первого раза перерасчет сделали все равно неправильно. Помимо этого дополнительно выяснилось, что я уже в течение нескольких месяцев не получала надбавку за ученую степень, которая была прописана в трудовом договоре, а также мне не делали вычет на моих троих несовершеннолетних детей, так как я якобы не написала очередное заявление в декабре.
Налоговый кодекс РФ не обязывает работников и работодателей ежегодно писать заявление на вычет. А значит, и подать его в бухгалтерию в декабре вы должны были, только если в предыдущем заявлении попросили вычет за конкретный год, который закончился.
Бухгалтер может сделать перерасчет по налоговому вычету на детей с начала года. Об этом написала ФНС со ссылкой на Верховный суд РФ.
Вы имеете право запросить у работодателя расчетные листки за любой период и перепроверить их. Напишите письменный запрос: через три рабочих дня вам должны их выдать.
Если вам не платят надбавку за ученую степень, деньги можно забрать у поликлиники через суд или с помощью жалобы в трудовую инспекцию.
Как получить вычет на детей за прошлый период
Бухгалтерия не оставляет ваши деньги себе, а перечисляет лишние деньги в бюджет. Вы имеете право получить их обратно, пока не прошло три года с той даты, когда вам должны были их заплатить. Но в статьях Налогового кодекса РФ противоречивая информация о том, кто должен отдать вам деньги: работодатель или налоговая.
У работодателя. Если с заявлением на вычет все было в порядке, но бухгалтерия все равно отдавала лишние деньги в налоговую, то виноват работодатель, и по заявлению работника он обязан в течение трех месяцев вернуть работнику деньги. В этот срок работодатель платит меньше налогов, чтобы ему было с чего делать возврат работнику.
Работодатель может перечислить вам налоговый вычет только с января того года, в котором вы напишете соответствующее заявление. Например, за декабрь прошлого года вычет придется получать уже в налоговой.
В налоговой. Если работник не сообщил работодателю, что у него есть дети, или ранее писал заявление на детский вычет за определенный период, который закончился, то виноват он сам, а работодатель ни при чем. Такая же ситуация будет, если работник уже уволился. Он сможет забрать свои деньги в налоговой на следующий год, если не договорится с бухгалтерией в этом году.
Когда закончится год, за который вы не полностью получили налоговый вычет на детей, вы сможете подать налоговую декларацию и забрать свои деньги.
Достаточно зайти в личный кабинет налогоплательщика и сформировать заявление. Там уже есть информация о перечисленных за вас налогах. Бланк заявления будет заполнен автоматически. На всякий случай нужно будет перепроверить данные и прикрепить отсканированные копии свидетельств о рождении детей. Я попробовала и прикрепила фотографии документов, сделанные на телефон: вычет мне дали. Конечно, фотографии были хорошо читаемые.
Но в начале 2019 Верховный суд заявил, что вычет всегда нужно получать через работодателя, даже после увольнения и окончания налогового периода. Единственный случай, когда деньги можно забрать в налоговой, — если работодателя больше не существует: закрыто юридическое лицо или прекращен статус ИП. Получается, что вычет за прошедшее время вам должна выплатить поликлиника.