Кадровое делопроизводство что входит в обязанности кадровика

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

Источник

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Должностные обязанности кадровика организации определяются перечнем решаемых перед ним задач:

Конкретный список трудовых функций зависит от численности и структуры подразделения.

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.

Цель использования должностной инструкции специалиста:

Приблизительная структура локального документа, который определяет что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.

Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты от 06.10.2015 №691н, и на его основе работодатель:

Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.

Образец должностной инструкции

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».

1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее ВУ) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Положением об отделе кадров.

1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.

1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:

1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.

1.6.2. Цели и функции отдела.

1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).

1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.

1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.

1.6.7. Правила обращения с персональными данными.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.

2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:

2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.

2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.

2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.

2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.

2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.

2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).

2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.

2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.

2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.

2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.

2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.

2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.

2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.

2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.

2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.

2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы решать вопросы военно-учетной работы.

2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.

2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.

3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.

3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.

3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.

3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.

3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.

3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.

4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.

4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.

5. Заключительные положения

5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.

5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.

5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.

5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.

5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.

5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

С Должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта.

Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.

В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.

Хранение и изменение инструкции

В случае, если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, письмо Роструда от 31.10.2007 №4412-6):

В соответствии с п. 443 перечня, введенного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту и подготовленная без его учета, хранится в организации:

Источник

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция. Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

Что нужно вносить в должностную инструкцию

Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.

Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности. Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.

Должностная инструкция включает в себя три раздела:

Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.

В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.

В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь

Источник