Как делать то что запланировал
Как легко выполнять запланированное
Как красиво выглядит список дел на завтра в ежедневнике офисного сотрудника или домохозяйки! Все учтено и посчитано, так что можно начинать новую жизнь.
Вот только радужное «завтра» имеет свойство превращаться в тусклое «сегодня», когда снова остаются висеть неоконченные дела, а расписание завтрашнего дня растет и ширится.
Как составлять правильный распорядок дня? Сколько времени отводить на каждое дело? Как заставить себя выполнять запланированное? Ответы ниже.
Составляем список дел
Лучше всего составлять расписание завтрашнего дня вечером предыдущего, так у вас еще свежи воспоминания о сегодняшней работе, о том, что осталось недоделанным. Самое главное правило – ставить перед собой реальные и конкретные цели (см. «Как правильно ставить цели в жизни»). Задача «начать новую жизнь» не конкретна и не реальна, а вот «сделать зарядку» и «принять с утра контрастный душ» уже вполне выполнимы.
Не пытайтесь впихнуть в расписание сразу все дела, ведь в сутках всего 24 часа. Лучше сделать хорошо 2-3 дела, чем запланировать 15-20 и не сделать ни одного.
После того, как составите список дел, расставьте приоритеты, то есть те дела, которые имеют наибольшую важность, выделите другим цветом или подчеркните.
Если вы мните себя сильным человеком, способным сразу включаться в работу, запланируйте все важные дела на утро. Если же вы сторонник теории биоритмов и вам нужно «раскачаться», на утро оставьте несложные занятия, которые настроят вас на рабочий лад.
Как только ваш план готов, взгляните на него «со стороны» – есть ли в нем дела, которые уже потеряли свою актуальность либо не будут способствовать вашему успеху? Если такие дела есть, смело их вычеркивайте, не пытайтесь перенести на другой день. Эти бесперспективные задачи тянут вас назад.
Теперь о времени. Каждой задаче пропишите время, которое вы собираетесь затратить на нее. Эти драгоценные минуты следует просчитывать максимально точно, чтобы завтра все шло по плану, а сроки не срывались. Постарайтесь реально оценить объем предстоящей работы.
Чтобы исключить срыв сроков, запланируйте резервное время. Для этого разделите рабочий день условно на две половины и между ними укажите резервный блок. Так, если в первой половине дня у вас возникнет срочная проблема, и время по плану сдвинется, вы компенсируете эту потерю за счет резерва. Можно также оставлять 15 запасных минут в каждом часе с той же целью.
В первое время работы по расписанию вы будете задействовать резерв, но потом он будет оставаться, и вот тут встает другой вопрос – на что вы его потратите? На развлечения или на самообразование? Конечно, второй вариант предпочтительнее, но все зависит от того, как вы привыкли проводить свое свободное время.
Как выполнить план?
Есть несколько причин, по которым планы не выполняются:
Время тратится на «энергопожирателей» – телевизор, интернет, перекуры и т. п. Зашли в «Одноклассники» всего на минуточку – посмотреть личные сообщения, а зависли на целый час – у Пети сын родился, надо поздравить, Маша развелась, надо посочувствовать, Леша съездил в Таиланд, надо лайки поставить под фотографиями…
Неправильно рассчитано время на выполнение задач. Собирались мыть посуду всего полчаса, но не оценили заранее ту гору, что ждала вас в мойке, и в итоге потратили полтора часа.
Вы отвлеклись на другую задачу, возникшую внезапно, но более простую. Занимались квартальным отчетом, а тут вдруг позвонила Вера Иванова и попросила сделать ей справку о доходах к концу рабочего дня. «Дело на пять минут» – подумали вы и потратили на него четверть часа. Теперь вам снова придется сосредотачиваться на плане, и время во всем расписании сдвинется.
Что же нужно делать, чтобы двигаться по плану – от первого до последнего пункта? Если вы составили правильное расписание, то полдела сделано – вам не придется сидеть и придумывать, чем же заняться.
Как только вы выполнили какую-либо задачу, обязательно отметьте ее в плане. Но ни в коем случае не помечайте галочкой те дела, что вы не доделали. Если в плане у вас был звонок клиенту, но вы не смогли ему дозвониться, дело не сделано, его следует перенести на следующий день.
За каждую выполненную задачу похвалите себя и вручите себе награду. Например, за успешно завершенный проект разрешите себе поиграть в любимую онлайн-ферму.
И постоянно напоминайте себе, чем вам грозит невыполнение пунктов плана – не сделанный отчет гарантирует вам бессонную ночь, а отложенный визит к стоматологу приведет к долгому и болезненному лечению. Почему-то на людей сильнее действует отрицательная мотивация, чем положительная.
Согласитесь, обрести контроль над своей жизнью лучше, чем сидеть вечером и вздыхать о бесцельно прожитом дне. Составляйте списки дел, рассчитывайте свое время и обязательно оставляйте резерв времени на отдых или самосовершенствование. Тогда в вашей жизни появится покой и размеренность, а нервозность и вечные дедлайны исчезнут.
Как делать то что запланировал
Список дел на день упрощает нашу жизнь: действовать по заранее составленному плану намного легче, чем держать все задачи в голове и браться то за одно, то за другое, рискуя что-то забыть и не понимая, когда можно будет наконец расслабиться.
Если вы занимаетесь планированием, то уже находитесь на правильном пути. Это значит, что вы пытаетесь освободиться от хаоса и привести свою жизнь в порядок. Но есть один нюанс: часто бывает так, что к вечеру нам не удается вычеркнуть все пункты из составленного списка. И это становится причиной стресса. Мы смотрим на оставшиеся задачи, испытываем чувство вины и ощущаем собственное бессилие.
Если это происходит каждый день, задачи постепенно накапливаются, нервное напряжение и тревога нарастают, а желание что-то делать пропадает вовсе. Как помочь себе в такой ситуации? Рассказываем.
Не поддавайтесь руминации
Что вы не сделали сегодня? Не выполнили какую-то рабочую задачу? Пропустили тренировку? Отложили на потом срочные бытовые вопросы? В любом случае сейчас вы, скорее всего, попали в круговорот самокритики.
«Я такой несобранный и бесполезный. Наверняка все обсуждают это за моей спиной. Как можно было снова потратить целый день впустую? Почему мне никогда не удается следовать плану? Ненавижу себя за это!». Каждому, кто попадал в такой водоворот самообвинений, известно, что подобные мысли возникают не один, не два и даже не три раза — это происходит снова и снова, и вскоре становится трудно думать о чем-то другом.
Возможно, вы считаете, что критиковать себя даже полезно. Но видеть свои недостатки и работать над ними — это одно, а заниматься самобичеванием и пережевывать одни и те же токсичные мысли — совсем другое.
Погружаясь в руминацию, мы не ищем решение, а просто зацикливаемся на своей неудаче, заставляя себя вновь и вновь переживать отрицательные эмоции. Источник
Когда вы тратите все силы на анализ того, что с вами не так, у вас просто не остается энергии на действие. Так что в первую очередь необходимо простить себя и остановить внутреннего критика. Сделать это можно пятью способами.
1. Задайте себе вопрос: «Важно ли это для остальных людей так же, как для меня?»
Возможно, вы мучаетесь из-за того, что не сдали вовремя очередной отчет. Но обратил ли кто-то на это внимание? Изменится ли что-то, если вы напишете его завтра? Небольшая задержка перевернет чью-то жизнь или серьезно навредит рабочему процессу? Если начальник выразил недовольство, то через сколько минут после того, как вы выполните задачу, он забудет о вашей нерасторопности? Как правило, наши промахи никого не волнуют в такой степени, как нам кажется. Посмотрите на ситуацию под этим углом и перестаньте драматизировать.
2. Сформируйте у себя установку на развитие.
Думайте не о том, какой вы неудачник, а о том, чему можете научиться. Вы способны меняться к лучшему, поэтому не стоит зацикливаться на ошибках.
3. Переключитесь на что-то другое.
Переключение внимания помогает остановить непрерывную цепь негативных мыслей. Психологи рекомендуют заняться чем-то, что предполагает быстрое вознаграждение, — уборкой, общением с друзьями, физическими упражнениями. Конечно, не стоит постоянно убегать от трудностей, но иногда просто необходимо отвлечься, чтобы вернуться к проблемам в более спокойном состоянии.
4. Скажите себе: «Стоп!».
Научитесь останавливать поток негативных мыслей простой фразой: «Стоп! Пора прекратить думать об этом. Руминация мне ничего не даст». Почаще напоминайте себе, что бесконечная ментальная болтовня не принесет вам пользы, а только помешает двигаться вперед.
5. Проверьте, соответствуют ли ваши предположения действительности.
Если вас тревожат болезненные мысли о том, что вы некомпетентный, ленивый, несобранный и безответственный человек, попробуйте обратиться за консультацией к людям, которые любят вас, но при этом умеют быть честными. Пусть они расскажут, что думают о ваших качествах и как, по их мнению, вы можете стать лучше. Во время такой проверки у вас появится шанс взглянуть на себя более объективно. Скорее всего, со стороны все выглядит не так плохо, как вы думаете.
Будьте другом самому себе
Отнеситесь к себе с сочувствием. Вместо того чтобы заниматься самокритикой, проявите дружеский интерес и попробуйте понять, почему вам так трудно справиться со всеми задачами. Каковы были ваши мотивы, когда вы отложили важное дело на завтра? Что вы чувствовали в тот момент? Какие условия помешали вам работать продуктивно? Почему у вас не хватает сил и времени на то, что вы запланировали?
Задайте себе эти вопросы, а потом подумайте, что бы вы посоветовали в такой ситуации своему другу. Ниже — несколько примеров.
1. «Ты планируешь слишком много дел, крутишься как белка в колесе и при этом совсем не оставляешь времени на отдых. Неудивительно, что в итоге усталость дает о себе знать. Во-первых, тебе необходим продолжительный отпуск. А во-вторых, постарайся составлять списки в два раза короче. Концентрируйся на самом важном и обязательно устраивай перерывы в течение дня, чтобы восстанавливать силы».
2. «Ты постоянно отвлекаешься на разговоры с коллегами, чьи-то просьбы, посторонние звонки и мобильные игры. Возможно, стоит найти более тихое место для работы, отключить телефон, заблокировать ненужные сайты и начать чаще говорить „нет“, когда тебе навязывают чужие проблемы, решение которых не входит в твои планы?»
Вы можете осудить собственные действия, но все же отнестись к себе по-дружески. Источник
3. «Ты пытаешься все довести до совершенства, поэтому очень долго сидишь над каждой задачей. Но действительно ли необходим этот перфекционизм? Что если ты будешь выполнять работу не идеально, а просто хорошо?».
4. «Тебе свойственно откладывать сложные задачи на потом. В итоге ты весь день занимаешься не очень важными мелочами, а самое главное так и остается невыполненным. Возьми за правило начинать именно с тех дел, к которым меньше всего хочется приступать. Ты почувствуешь себя намного лучше, если еще до обеда вычеркнешь их из списка».
5. «Твой список дел никак не привязан ко времени. Проанализируй, сколько часов или минут занимает у тебя каждая задача. На основе этих наблюдений раздели день на временны́е промежутки и составь реалистичный график. Не забудь про отдых!»
Заботьтесь о своем благополучии
Не забывайте, что жизнь должна быть в радость. Для этого вам необходимо заботиться о себе, помнить о собственных потребностях и предпочтениях.
Если в вашем списке задач нет места для того, что вам действительно нравится; если вы каждый день выполняете кучу обязанностей, потому что так «надо», но не получаете от этого никакого удовольствия; если повседневные дела лишь отнимают энергию и абсолютно не вызывают энтузиазма, то, скорее всего, проблема не столько в планировании, сколько в вашем отношении к жизни и самому себе.
Мысли о работе вызывают отвращение? Возможно, вы выбрали нелюбимую профессию, на которой настаивали родители. Самое время осознать это и вспомнить о собственных желаниях. Поищите способ заняться тем, что вам по-настоящему нравится. Не нужно сразу увольняться. Сперва сделайте пробные шаги: запишитесь на обучающие курсы, почитайте специализированные книги. Со временем у вас появятся необходимые знания, чтобы перейти к более активным действиям.
Вас раздражают офисные будни? Попробуйте работать из дома. Главное, чтобы вам было комфортно.
Жизнь кажется пустой и бессмысленной? Поставьте перед собой цели, которые будут вас вдохновлять (например, духовное совершенствование, забота о близких, реализация творческих амбиций), и сконцентрируйтесь на них.
Конечно, не всегда есть возможность заниматься только тем, чем хочется. Ищите хотя бы что-то положительное в том, что вам все же приходится делать по необходимости. Может быть, на работе вы учитесь чему-то новому или развиваете в себе качества, которые пригодятся в достижении важных для вас целей. Сосредоточьтесь на этих аспектах.
Подумайте, как превратить в удовольствие то, что полезно для вас, но не вызывает особого энтузиазма. Например, физкультура может стать источником радости, если вы не просто будете делать упражнения, а займетесь танцами, скалолазанием или горными лыжами.
Обязательно включайте в ежедневные списки дел то, что доставляет вам положительные эмоции: хобби, прогулки на свежем воздухе, общение с друзьями и другие занятия, заряжающие вас энергией.
Иногда нужно просто расслабиться. Источник
Берегите себя от перегруженности. Не пытайтесь успеть все, выбирайте лишь некоторые, самые важные для вас задачи. Это трудно, но необходимо. Невозможно быть по-настоящему счастливым и успешным, распыляясь на десяток «приоритетных» дел.
Только вы в ответе за собственное счастье. Вам по силам изменить свою жизнь так, чтобы с утра, вспомнив о списке дел, вы улыбались и потирали ладошки от нетерпения, а не погружались в пучину отчаяния. И тогда вопрос о невыполненных задачах отпадет сам собой.
Как сделать все, что хотим сделать
Как успевать сделать все, что планируем и что хотим делать? Недавно попалась на глаза статья на эту тему Лео Бабауты (Leo Babauta, блог zenhabits.net). Я не сильна в английском, но основной смысл ухватила. Предлагаю вольный перевод весьма полезной информации.
Думаю, с каждым из нас такое случалось: мы зарегистрировались в тренажерном зале, подписались на курсы, купили книгу… а потом не использовал ничего этого. Возможно, мы лелеяли надежду научиться рисовать, программировать, играть на музыкальном инструменте… а потом нам не удалось сделать это. Или у нас были самые лучшие намерения создать проект (возможно, завести блог или написать книгу)…
У нас были самые лучшие намерения для наполнения своего времени чем-то полезным и продуктивным.
Но наши планы разваливались. Мы не оправдала собственных надежд.
Почему так бывает? Что происходит с нами?
По моему опыту, есть
несколько главных препятствий.
Мы считаем, что в состоянии сделать в 2-5 раз больше, чем можем сделать на самом деле. Но у нас есть только определенное количество в день мощности, энергии и времени. Мы не смогли правильно оценить усилия на то, что хотим сделать, и выделяем себе гораздо меньше времени, чем необходимо на самом деле. Такой оптимизм каждый раз бьет нас.
Этот пункт идет рука об руку с оптимизмом: когда мы думаем о наших планах, мы не учитываем многих мелких вещей, таких как задачи обслуживания, которые необходимо выполнить для того, чтобы реализовать планы… или даже просто жить. Мы не думаем о том, что нужно умываться, чистить зубы, одеваться, готовить еду, убирать, стирать, водить автомобиль, отвечать на тысячу и два электронных письма, принимать массу телефонных звонков и так далее. Мы просто не в состоянии просчитать все это.
Когда у нас есть выбор: сосредоточиться на том, на на чем собирались, или сделать какую-то бесполезную работу, привычно отвлечься, – в нас появляется сопротивление, мы не хотим делать то, что должны. Иногда сильная мотивация помогает преодолеть это сопротивление, но в большинстве случаев мы идем на поводу у своих желаний, т.к. сопротивляться нелегко.
Зачастую то, удастся ли нам преодолеть сопротивление, зависит от того, есть ли у нас условия, которые поддерживают наше внимание на выполнении задачи или ответственности за нее. Например, если мы являемся частью команды, если кто-то рассчитывает на то, что мы выполним проект к концу дня… В таком случае мы будем более мотивированы, чтобы преодолеть сопротивление, потому что мы не хотим подвести команду.
Но, допустим, никто не узнает, что мы медлим, в течение всего дня… и на нас смотрит много заманчивых отвлекалок из браузера… Тогда у нас остается меньше шансов сделать задуманное. Или если близкие люди активно выступают против задуманного нами, лишая нас условий и инструментов, то менее вероятно, что мы сделаем задуманное.
Подотчетность, поддержка людей, отсутствие того, что отвлекает – вот некоторые ключевые моменты нашего окружения, которые помогают или мешают выполнить задуманное. Есть ли люди среди нас, кто не застрахован от этих проблем? Я таких не знаю.
Что мы можем сделать в такой ситуации?
несколько ключевых привычек,
которые мы можем сформировать, чтобы разрешить эти проблемы, и некоторые из них будут казаться очевидным теперь, когда мы определили причины.
Если вы хотите на самом деле посетить курс или не пропускать занятия в тренажерном зале, если вы хотите выполнить личный проект или прочесть книгу, которую купили, – вот несколько советов, которые помогут быть сильными и сделать то, что вы решили сделать.
Знайте, что потребуется всего 3-4 часа в день полезного времени, чтобы реализовать проект, сделать важную работу, прочитать книги, изучить материал. Остальная часть времени тратится на сон, еду, личное обслуживание, транспорт, встречи, звонки, электронную почту, отвлечения, совершение покупок, приготовление пищи, заботу о детях или общение с друзьями и так далее.
Создайте хорошие условия для каждого проекта, который хотите завершить: если хотите научиться играть на гитаре, возьмите на себя определенную ответственность и найдите кого-то, кто будет поддерживать вас, даже если этот человек – ваш знакомый из интернета. Установите сроки и найдите людей, которые рассчитывают на вас, на завершение вами проекта. Найдите место, где в течение 30 минут вас не будут беспокоить никакие отвлекающие факторы.
Когда вы будете готовы сосредоточиться на деле, которое собираетесь выполнить, идите на сопротивление вместо того, чтобы бежать от него. Пристально рассмотрите его «в лицо». Вы увидите, что это не так уж плохо: знать более глубоко причину, почему желаете это сделать, и помнить, что эта причина стоит перед сопротивлением и справляется с ним.
Надеюсь, мои советы будут вам полезны. Я использовал их, чтобы реализовать свои проекты. Я далек от совершенства и часто сам забываю об этих вещах, но когда вспоминаю и выполняю их, то гораздо лучше уживаюсь со своими надеждами и мечтами.
Как легко выполнять запланированное
Шаг 1: Создайте качественный список дел.
Сделать что-то невозможно, если вы не знаете, что именно вам нужно сделать. Это означает, что у вас должен быть организованный план с задачами, их сроками, приоритетами и т. д. Лучший, самый простой и эффективный метод организации ваших рабочих задач — это составить список дел. Наиболее эффективным инструментом для создания списка с задачами является сервис Trello. В этом сервисе вы не только можете сгруппировать задачи нужным для вас образом, но и перемещать их по этапам, устанавливать сроки, прикреплять документы и т. д.
Для больших проектов вы можете разбить задачи на месяц и по неделям. Сделайте список дел более подробным. Например, если на четверг первой недели вы запланировали встречу с начальником, укажите, сколько времени, по вашему мнению, она может занять. Таким образом, вы не будете переоценивать или занижать количество дел в определенные дни. Один профессиональный совет для составления списков дел — добавить достаточно деталей, чтобы было понятно, что вам нужно делать. Однако не стоит их усложнять, добавляя слишком много информации, это может устрашать и демотивировать.
Шаг 2: Настройтесь на рабочий лад.
Бывают моменты, когда вы так готовы к работе, в эти дни можете выполнять самые сложные задачи. Все дело в мозге, он должен получить необходимый импульс. Поэтому потратьте немного времени на подготовку, чтобы рабочий день прошел продуктивно. Избавьтесь от тех мыслей, которые заставляют вас беспокоиться, даже если повод позитивный. Допустим, вы очень рады своему дню рождения, который наступит на следующей неделе. Не позволяйте ему отвлекать вас во время работы. Для этого вы можете начать день с 5–10 минут медитации. Вы также можете заняться спортом, сделать пробежку, чтобы освежить свое тело. Съешьте сытный завтрак, чтобы не терять энергию до обеда. Еще одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы подготовить свой разум к трудовому дню, — это одеться в то, в чем вы ходите на работу. Особенно это актуально для тех, кто учится или работает удаленно.
Шаг 3. Обустройте свое рабочее пространство.
Ваше окружение может значительно повысить вашу производительность. Важно иметь хорошо оборудованное рабочее место. Хорошая комплектация не означает, что все должно быть неимоверно красивым, а говорит о том, что все вещи будут находиться на своем месте. Такие предметы, как ноутбук, зарядное устройство, вода, ручка, блокнот и другие вещи первой необходимости, должны быть в пределах досягаемости. Также добавьте на рабочий стол вещи, которые заставят вас чувствовать себя более комфортно, например свечу, растение, настольную лампу и т. д. С другой стороны, следует убрать отвлекающие факторы, например выйти из своих учетных записей в социальных сетях.
Шаг 4. Выполните самые сложные задачи в первую очередь.
Существует методика «поедания лягушек», и многие эксперты написали об этом книги и статьи. Это концепция повышения производительности, которая предполагает в первую очередь выполнение самых сложных задач. Избавление от самой сложной задачи в начале дня принесет вам чувство облегчения. Как только «сложное» дело сделано, становится легче сосредоточить свою энергию на более легких и менее важных делах. Это также дает вам чувство выполненного долга, что является правильным усилителем энергии, необходимым для достижения цели. Кроме того, ваша энергия и мотивация обычно максимальны в начале дня. Так что это идеальное время, чтобы подтолкнуть себя на свершения.
Шаг 5. Делегируйте все, что можете.
Существует высокая вероятность того, что вы сможете распределить рабочую нагрузку без ущерба для результатов. Однако, если вы решитесь на делегирование, убедитесь, что передаете только доступные для другого человека задачи. Так вы сможете выполнять больше работы за более короткое время. В противном случае вам придется уделять больше времени исправлению чужих ошибок.
Шаг 6. Выполняйте короткие и быстрые задачи.
Как только с самой сложной задачей будет покончено, быстро переходите к тому, что вы можете сделать в кратчайшие сроки. Например, у вас есть 10 задач на день, 5 из них являются быстрыми и легкими, что вы можете выполнить их в течение часа или двух. Когда вы выполните эти задачи, у вас останется половина рабочей нагрузки и будет достаточно времени для ее выполнения. Мозг будет рассматривать это как победу и даст вам мотивацию заставить себя сделать и остальное.
Шаг 7. Отдыхайте.
Одна из важнейших составляющих способности делать что-то — это не утомляться. Не перегружайте себя. Даже если вы смогли справиться с задачами дня раньше, чем закончилось рабочее время, дайте себе это свободное время. Расслабляйтесь, когда можете. Отключение очень важно для перезапуска на следующий день. Делайте достаточно перерывов. Непрерывная работа является абсолютным человеческим заблуждением, потому что многие из нас думают, что сделают больше, если заставят себя работать каждую секунду. Но на самом деле это истощает разум и тело. Вы должны быть свежим, здоровым, сытым, хорошо выспавшимся, чтобы полностью сосредоточиться на своей работе. Если вы не здоровы, то не сможете быть эффективным.