Как доказать что работы выполнены если нет акта
Доказательства выполнения работ по договору подряда. Что нужно знать подрядчику?
Достаточно часто заказчик отказывается по той или иной причине подписывать акт о выполнении работ. Как правило, это приводит и к последующему отказу заказчика в оплате выполненных подрядчиком объемов.
В настоящем приеме мы рассмотрим минимальный набор документов (и правила их оформления), необходимых для подтверждения надлежащего выполнения подрядчиком работ по договору подряда.
Акты приемки
Обычно используется форма КС-2, которая утверждена Госкомстатом от 11 ноября 1999 года. Но акты приемки могут быть составлены и в свободной форме. Такие акты будут иметь доказательное значение лишь в том случае, если они содержат все необходимые реквизиты и подписи сторон. Кроме того, документ должен позволять определить, какие виды работ были проведены исполнителем, а также оценить объем этих работ.
В договора подряда стороны могут предусмотреть, что акты приемки, оформленные с допущением тех или иных ошибок, не являются доказательством, а заказчик освобождается от необходимости направления мотивированного отказа от приемки выполненных работ.
Отсутствие актов, их ненадлежащее оформление или нарушение дополнительных требований к таким актам, указанным в договоре, может послужить основанием к отказу в приемки фактически выполненного объем работ и как следствие в оплате работы.
Прочая первичная документация
Дополнительные документы, фиксирующие объем и/или качество выполняемой работы, могут быть согласованы сторонами в договоре.
Переписка с заказчиком
«Голая» переписка между сторонами ничего доказать не может. Но как дополнительное доказательство наряду с прочими, достаточно часто используется в суде.
Как доказательство может быть использована как бумажная, так и электронная переписка. Если переписка говорит о том, что между заказчиком и исполнителем во время проведения работ осуществлялось непрерывное взаимодействие, то имеются все шансы на удовлетворение требований подрядчика.
Необходимо отметить, что суды не всегда готовы признать, что у электронной переписки есть какая-либо доказательная сила. В частности, если в сообщении отсутствует электронная подпись, либо в договоре отсутствуют адреса электронной почты сторон, то подрядчику не всегда удастся доказать, что письма были отправлены ему заказчиком.
Документы, доказывающие факт покупки материалов
Исполнитель может предоставить доказательства, что покупал стройматериалы для того, чтобы использовать их для выполнения техзадания. При этом первичные документы могут быть косвенным доказательством, что подтверждается судебной практикой.
Обратите внимание, что чеки и другие документы, подтверждающие покупку материалов никаким образом не могут доказать, что эти стройматериалы были использованы для проведения прописанных в техзадании работ. А это означает необходимость в предоставлении дополнительных доказательств.
Обратите внимание! Платежи, произведенные заказчиком, не могут являться доказательством выполнения работ в требуемом объеме и с должным качеством.
Экспертиза
Досудебная экспертиза может быть проведена как самостоятельно, так и при участии заказчика и/или третьих лиц. Предмет исследования: соответствие работ техзаданию, фактический объем работ, их качество, стоимость.
Важно помнить, что экспертное мнение не является абсолютным доказательством собственной правоты, а оценивается судом наряду с другими доказательствами по делу.
Судебная экспертиза для подрядчика, как доказательство, предпочтительнее (ст. 82 АПК РФ). В тоже время, экспертиза не может определить, кто занимался выполнением работ, а также не сможет дать ответ на вопрос, приобретал ли подрядчик строительные материалы.
Экспертиза «дорогое» доказательство, поэтому пользоваться ею стоит лишь в тех случаях, когда того требует ситуация и отсутствуют иные возможности доказывания.
Показания свидетелей
Не простое доказательство и отношение арбитражных судов к свидетелям, в подавляющем большинстве, критическое.
С учетом невозможности доказывания свидетельскими показаниями того, что может быть доказано только письменными доказательствами (ст.162 ГК РФ), свидетельские показания целесообразно использовать точечно для доказывания отдельных деталей правоотношений.
Свидетельские показания с прочими имеющимися фактами по делу, могут доказывать, например, фактическое выполнение работ на объекте; наличие препятствий в выполнении работ или сроки начала или завершения работ или отдельных этапов.
Итак, подрядчику нужно быть предельно внимательным при заключении договора подряда, документарном оформлении исполнения договора, подписании актов о приемке выполненных работ.
Также необходимо учитывать, что наличие всех необходимых первичных документов еще не является стопроцентной гарантией того, что заказчик не заявит возражений относительно качества работ или их объема.
Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
Многие подрядчики сталкивались с тем, что заказчик не подписывает и не возвращает акт выполненных работ. Из-за этого исполнитель не может получить оплату или зачесть уже полученный аванс. Расскажем, какие риски связаны с отсутствием актов и что делать, если столкнулись с недобросовестным заказчиком.
Зачем нужен акт выполненных работ
Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте. Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ. Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).
Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.
Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке. В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства. Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).
Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:
Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.
Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены. На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно. Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.
Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:
У заказчика нет денег или желания платить
Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.
Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:
У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.
Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.
Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты
Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.
Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.
Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно. Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.
Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.
Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как получить оплату без акта оказанных услуг
Но иногда бывает так, что стороны не подписывают акт, а заказчик отказывается оплачивать услуги. Что делать в этом случае? Может ли исполнитель получить оплату без подписанного акта?
Что говорит Гражданский кодекс
Гражданский кодекс содержит не так много статей, регламентирующих непосредственно договор оказания услуг. В силу схожести с договором подряда, законодатель напрямую указывает: нужно руководствоваться положениями о договоре подряда (если это не противоречит особенностям услуги).
Если мы обратимся к определению договора оказания услуг, то выясним следующее. По этому договору исполнитель берет на себя обязательство оказать услуги, а заказчик — обязательство их оплатить, и более того — сделать это в сроки и в порядке, которые стороны указали в договоре возмездного оказания услуг.
А если внимательно изучить нормы о договоре подряда, то мы увидим, что на заказчика возложена еще и обязанность осмотреть и принять выполненную работу, а потом зафиксировать это актом.
Значит ли это, что заказчик обязан сделать все это и по договору оказания услуг? Нет, так как есть важный нюанс.
Разница между договором подряда и договором оказания услуг
Основное различие между договором подряда и договором оказания услуг — в отсутствии или наличии материального результата.
Результатом договора подряда становится созданная вещь. Услуга же потребляется во время ее оказания и не предусматривает появления чего-либо материального.
Законодатель не включил достижение результата в понятие предмета договора услуг, потому что даже в рамках одной деятельности не всегда реально достичь результата, иногда в силу совершенно объективных причин.
Таким образом, в отличие от подрядных договоров, которые предусматривают оплату работ после их сдачи заказчику (то есть требуют составлять акты сдачи-приемки и подписывать их), договор оказания услуг устанавливает иное: оплачивать оказанные услуги необходимо в сроки и в порядке, предусмотренные этим договором.
То есть при совершении перечисленных в договоре действий или осуществлении указанной деятельности, считается, что исполнитель свои обязательства выполнил. А заказчик теперь обязан эти услуги оплатить.
Обязательно ли составлять акт
Гражданское законодательство не требует обязательно составлять акт сдачи-приемки. Но и не запрещает сторонам предусмотреть такую возможность.
Составлять и подписывать акты приема-передачи услуг обязательно только, если это предусмотрено договором.
Если по договору акт нужен, но его нет
Что если стороны договорились составлять акты, но в силу каких-то причин акты не подписали? Нет актов — нет оплаты?
Например, стороны не составили предусмотренные договором двусторонние акты и между ними возник спор. В этом случае при рассмотрении иска о взыскании стоимости оказанных услуг необходимо установить объем услуг, которые фактически были оказаны, и определить их действительную стоимость.
Фактическое оказание услуг может подтверждаться:
Заказчик не заплатил за работу
В договоре подряда или оказания услуг пропишите, какие именно работы или услуги вы оказываете и в какие сроки. Перечислите другие важные моменты, в том числе:
Теперь разберемся, что делать, если заказчик не платит. По закону он обязан заплатить за услуги в сроки, прописанные в договоре. Если услуги невозможно оказать по причинам, которые не зависят ни от одной из сторон, то заказчик возмещает исполнителю уже понесенные расходы.
Например, портной купил на свои деньги ткань для пошива костюма. Но заказчик попал в больницу и не сможет пойти на мероприятие, для которого требовался костюм. В этом случае заказчик возмещает исполнителю потраченные на ткань деньги.
Если же портной уже начал шить, то заказчик дополнительно перечисляет часть суммы. Она пропорциональна работе, которую успел сделать портной до того, как получил сообщение об отказе от договора.
Обычно в договоре указан срок для перечисления денег. Если его нет, то заказчик платит в течение семи дней с того момента, как исполнитель потребовал оплату или выставил счет.
Вы не заключили договор на бумаге — это не значит, что его нет. Договор можно заключить, обмениваясь документами, например, счетами на оплату или другими предложениями цены. Допустим, заказчик прислал вам по электронной почте письмо с техническим заданием. В ответном письме вы согласились выполнить заказ к определенной дате и за определенную сумму — сделка действительна даже без договора.
Другой пример: вы оказали услуги, заказчик их принял, но договора нет. Суды считают: в таком случае договор тоже заключен несмотря на отсутствие бумажного документа. Обязательства из устного соглашения равнозначны письменному договору.
При этом в суде придется доказывать, что заказчик принял результат работы. И он представляет потребительскую ценность, то есть заказчик его использует. Например, вы написали для предпринимателя текст, и сейчас он опубликован на сайте. Или построили для автовладельца гараж, и он паркует в нем машину.
В качестве доказательств подойдут фотографии, видео, скриншоты с сайтов. Тот факт, что вам не заплатили, доказывать не нужно. Подтверждать факт оплаты — ответственность заказчика.
Еще доказать факт выполнения работ или услуг можно с помощью акта. Его можно составить в свободной форме или использовать шаблон, например, форму КС-2.
Акты подписаны, а заказчик не платит — суд встанет на вашу сторон. Акт и без договора подтверждает: работа выполнена, а заказчик принял ее без замечаний. Если же заказчик уклоняется от подписания акта, то вы все равно можете получить заработанные деньги.
Для этого подпишите акт в двух экземплярах и составьте письмо с требованием подписать акт и оплатить работу. Затем отправьте заказчику документы заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Сохраните доказательства оправки. Отсутствие ответа и возражений по качеству подтвердят в суде недобросовестность заказчика.
По закону, после получения извещения об окончании работ заказчик обязан немедленно приступить к приемке. Так что если договора нет или в нем не прописаны сроки для ответов на письма, то укажите в требовании свои, например, 15 дней.
Нет подписанного акта — придется доказывать факт оказания услуг с помощью переписки или любых других документов. Например, в суде поможет расписка или гарантийное письмо заказчика, ваш договор с соисполнителем, если он был. Пригодятся фотографии и видео: допустим, вы что-то ремонтировали для заказчика, и есть фотографии до и после.
Еще можно использовать показания свидетелей. Если с вами общался работник компании-заказчика, то суд вызовет его на допрос для подтверждения сотрудничества.
Вы направляли результат заказчику по почте, например, дизайн-макет или написанный текст — обратитесь к нотариусу, чтобы тот составил нотариальный протокол осмотра доказательств ― электронной переписки.
Также нотариально можно зафиксировать переписку с заказчиком по электронной почте, в мессенджере или по SMS. За услуги нотариуса заплатите в среднем от 7 000 ₽. Плату затем можно включить в судебные расходы и взыскать с заказчика.
Как подрядчику зафиксировать фактически выполненные работы при одностороннем расторжении договора подряда (по статье 717 Гражданского кодекса РФ)?
Подрядные споры достаточно распространены. На практике каждая статья главы 37 Подряд Гражданского кодекса РФ в суде вызывает споры и необходимость сторон доказывать те или иные обстоятельства.
Статья 717 Гражданского кодекса РФ, регламентирует односторонний отказ от договора со стороны Заказчика.
В статье устанавливается обязанность заказчика при одностороннем отказе от договора уплатить подрядчику часть согласованной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от договора.
Но в данной статье не урегулировано, какими именно доказательствами или каким образом должен подтверждаться факт выполненных работ, части работ.
И тут встает вопрос, какими доказательствами доказывать, что Подрядчик сделал по факту, какой объем выполнен и выполнен ли он вообще.
Судебная практика складывается по-разному.
1. Доказательством фактически выполненных работ при одностороннем расторжении договора является двусторонний акт приема-передачи.
Судебная практика:
Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.04.2017 N 18АП-2182/2017, 18АП-2186/2017 по делу N А76-120/2016
Требование: о взыскании задолженности по договору подряда, компенсации затрат при прекращении договора.
Встречное требование: о взыскании неосновательного обогащения.
В этом случае, исходя из положений ст. 717 ГК РФ, часть цены, причитающаяся подрядчику, исчисляется исходя из сданных заказчику работ и фактически понесенных затрат.
Из материалов дела не следует, что причиной отказа от услуг подряда послужило неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств подрядчиком, поэтому подрядчик вправе в соответствии с положениями статьи 717 ГК РФ требовать оплаты услуг, исходя из фактически выполненного объема работ.
Статья 717 ГК РФ, устанавливая обязанность заказчика при одностороннем отказе от договора, уплатить подрядчику часть согласованной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от договора, не определяет срок, в который подрядчик должен предъявить заказчику результат фактически выполненных работ для того, чтобы иметь право на получение оплаты, в то же время этот срок должен быть разумным или может быть установлен договором.
Доказательством фактически выполненных работ при одностороннем расторжении договора является акт выполненных работ.
2. Подтверждением выполненных подрядных работ, на ряду с другими доказательствами, может служить экспертное заключение об объеме выполненных работ, если заказчик при одностороннем расторжении договора отказывается подписывать акт приема-передачи.
Я считаю, что экспертиза — это основное подтверждение по выполнению подрядных работ. Анализ судебной практики это подтверждает.
Судебная практика:
Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 10.03.2017 N 02АП-461/2017 по делу N А28-8322/2014
Требование: О взыскании неосновательного обогащения по договору.
С целью определения стоимости фактически выполненных подрядчиком работ заказчик провел экспертизу, согласно экспертному заключению АНО “Судебная экспертиза” N 01/04/2014 от 11.04.2014 стоимость фактически выполненных работ…
Статьей 717 ГК РФ установлено что, если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик может в любое время до сдачи ему результата работы отказаться от исполнения договора, уплатив подрядчику часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора. Заказчик также обязан возместить подрядчику убытки, причиненные прекращением договора подряда, в пределах разницы между ценой, определенной за всю работу, и частью цены, выплаченной за выполненную работу.
Судом первой инстанции установлено, что заказчиком подрядчику перечислен аванс в размере 3 803 716 руб. Согласно экспертному заключению АНО “Судебная экспертиза” N 23/07/2015 от 14.09.2015 и заключению эксперта N 01/09/2016 от 01.09.2016 по дополнительно проведенной экспертизе, стоимость фактически выполненных подрядчиком работ составила 3 703 900 руб. Сумма неотработанного аванса составляет 99 816 руб. Суд первой инстанции обоснованно пришел к выводу об удовлетворении иска в данной части.
Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 27.10.2014 по делу N А29-8594/2013
Требование: О взыскании задолженности по оплате выполненных работ в рамках контракта.
Из заключения не следует, что эксперт проверял объемы и качество работ. Выводы в заключении эксперта не обоснованы. В материалах дела отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение работ по контракту на заявленную истцом сумму.
В соответствии со статьей 717 ГК РФ если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик может в любое время до сдачи ему результата работы отказаться от исполнения договора, уплатив подрядчику часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора, сохранив при этом за собой право требовать возврата перечисленных подрядчику средств в виде разницы между суммой аванса и подлежащей оплате подрядчику стоимостью работы.
По смыслу указанной правовой нормы подрядчик должен доказать наличие фактически понесенных им расходов в связи с исполнением договора.
Пунктом 4 статьи 753 ГК РФ предусмотрено, что сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.
В качестве доказательства факта выполнения подрядчиком работ на объекте истцом представлены односторонние акты о приемке выполненных работ.
В связи с возникшим между сторонами спором относительно объемов, качества фактически выполненных подрядчиком работ при исполнении государственного контракта от 16.11.2012 N 63/2012-пр, судом первой инстанции назначена по делу судебная экспертиза, проведение которой поручено Автономной некоммерческой организации “Центр Строительных Экспертиз” некоммерческого партнерства “Федерация судебных экспертов”.
Согласно заключению эксперта от 04.06.2014 N 004893/12/11002/122014/А29-8594/13 объемы фактически выполненных работ по государственному контракту от 16.11.2012 N 63/2012-пр по всем позициям соответствуют объемам работ, указанных в актах приемки выполненных работ формы КС-2 от 12.02.2013 NN 1-5, от 02.03.2013 NN 6-9, от 09.04.2013 NN 10-11, от 06.05.2013 N 12.
Оценив заключение от 04.06.2014 по критериям относимости и достаточности, суд не установил оснований для признания его ненадлежащим доказательством по делу.
По указанным основаниям доводы апелляционной жалобы о несоответствии экспертного заключения требованиям Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации подлежат отклонению.
Хочу отметить, что для проведения экспертизы понадобятся все первичные документы по подряду:
КС-2 акт приемки выполненных работ;
КС-3 справка о стоимости выполненных работ;
КС-6а журнал учета выполненных работ;
КС-17 акт о приостановлении строительства;
приказы о назначении ответственных за работы;
пропуска на объект (если объект имеет пропускной режим);
смета и сметные расчеты (локальный, объективные, сводный);
и иные документы, которые могут косвенно говорить о том, что работы выполняла Ваша организация.
И так подрядчик, подведем итог.
Первое – что должен сделать подрядчик –это действовать добросовестно в рамках договора и Гражданского кодекса РФ.
Посмотрите, что говорит Ваш договор по поводу одностороннего отказа от договора?
В какие сроки Вы обязаны рассмотреть отказ от договора?
Как быстро должны ответить и в какие сроки отправить в адрес заказчика Акты выполненных роб КС2 и КС3?
Если данные условия не прописаны, то обращайтесь к главе 37 «Подряд» Гражданского кодекса РФ и руководствуйтесь им.
Второе – готовьте документы в соответствии с требованиями договора.
Третье – отправляйте все документы не только нарочно «прорабу Иванову», а на юридический адрес, который указан в выписке на заказчика, ценным письмом с описью вложения. А потом уже дублируйте Ваши ответы, акты, справки о стоимости, акты скрытых работ и т.д. на фактические адреса заказчика.
Четвертое – предпринимайте все возможные меры по подписанию актов выполненных работ и справок о стоимости.
Вызывайте заказчика на приемку работ, на составление коллегиальных актов, письмами, телеграммами, уведомлениями. Сохраняйте всю вашу переписку, уведомления и квитанции.
Пятое – фиксируйте Ваши работы документами, фото и видео съемкой, коллегиальными актами осмотра объекта, можно с привлечением экспертных организаций.
Для всесторонней оценки Вашего дела необходима консультация юриста или адвоката, который проанализирует имеющиеся у Вас документы и даст необходимые рекомендации, конкретно по Вашей ситуации.
В статье использованы материалы из системы консультант плюс.
Руководитель юридического бюро Абраменко О.В.
Член Ассоциации юристов России
При перепечатке ссылка на автора и сайт первоисточник обязательна.