Как налоговая узнает что не пробит чек
«С физическими лицами работать без контрольно‑кассовой техники больше нельзя»
эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов
В 2019 году прошла новая волна изменений по вопросам применения контрольно-кассовой техники. Мы встретились с экспертом в сфере налогообложения, членом Палаты налоговых консультантов Надеждой Самковой и обсудили, на какие моменты в работе с ККТ стоит обратить особое внимание, чтобы не допускать ошибок.
Налоговые проверки и штрафы за нарушения в сфере ККТ
— Какие риски существуют и что нужно знать об ответственности за нарушение порядка применения онлайн-касс?
— Вопросы применения контрольно-кассовой техники регулирует Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003. В нем сказано, что проверкой применения ККТ занимается исключительно налоговая инспекция, руководствуясь административным регламентом (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 132Н). Причем порядок процедуры не попадает ни под один закон, так что налоговые инспекторы могут наведываться без предупреждения хоть каждую неделю.
Полезно знать, что у налоговиков должно быть правильно оформленное поручение на проведение проверки. В противном случае их действия можно обжаловать.
— Что будут проверять инспекторы?
— Пробивает ли продавец кассовые чеки, правильно ли они заполнены, все ли обязательные реквизиты указаны. Если есть безналичные поступления от физических лиц за товары, работы или услуги, инспектор сверит выписку по расчетному счету с суммами, которые прошли по контрольно-кассовому аппарату. О привлечении к административной ответственности сказано в ст. 14.5 КоАП.
Как правило, инспекторы приходят под видом покупателей. Отсутствие у вас чека является правонарушением, но есть нюансы, зная которые, продавец может отстоять свои права. Об этом я рассказывала на вебинаре «Онлайн-кассы и расчеты наличными в 2019 году. Изменения после 1 июля 2019 года и спорные вопросы».
— За что чаще всего штрафуют?
— Неприменение ККТ — самая «доходная» статья бюджета. Раньше такой штраф составлял 30–40 тыс. рублей, теперь его размер зависит от того, на какую сумму не применена контрольно-кассовая техника.
Пример из практики: клиент перечислил деньги за машину на расчетный счет автосалона, который не применяет ККТ. Если стоимость автомобиля 1 млн рублей, штраф составит от 750 тыс. до 1 млн рублей.
При повторном правонарушении должностных лиц ждет дисквалификация на срок до двух лет и приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Все штрафы за применение ККТ можно посмотреть в системе Контур.Норматив.
— Если продавец применяет ККТ и правильно пробивает чеки, можно не волноваться о штрафах?
— Недостаточно правильно пробивать чеки. В ч. 4 ст. 14.5 КоАП сказано, что к ответственности будут привлечены и организации, которые применяют не соответствующую требованиям или неверно зарегистрированную кассовую технику.
Штраф положен также за непредоставление информации в срок по запросу налоговой инспекции, ненаправление покупателю чека в электронном виде, невыдачу бумажного экземпляра чека.
— Как же избежать штрафов?
— Рекомендую внимательно изучить примечание к ст. 14.5 КоАП и Письмо ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@, в котором ведомство дает разъяснения, как освободить себя от штрафа за неприменение ККТ.
На вебинаре мы обсуждали пример, когда организация не пробивала чеки по безналичным расчетам и не применяла кассовый аппарат, а позже узнала, что за это нарушение ей грозит внушительный штраф. В итоге мы разобрались, как действовать организации, чтобы не попасть под штрафные санкции.
Обязательные реквизиты кассовых чеков. Чеки от подотчетных лиц
— Основной документ при работе с онлайн-кассой — чек. Это доказательство совершения сделки между продавцом и покупателем. Поэтому законодательство предъявляет столь серьезные требования к кассовой дисциплине. Объясните, что должно быть указано в кассовом чеке.
— К обязательным реквизитам чека относятся адрес осуществления расчетов, наименования товаров, работ услуг, номер чека, дата и время, когда он выдан, система налогообложения, фамилия и должность лица, получающего деньги. Важно не забыть про QR-код. Если торгуете через интернет, укажите сайт.
На первый взгляд все кажется просто, но есть тонкости, которые важно знать, чтобы не допустить нарушения.
Например, если касса располагается в помещении, необходимо указать адрес, но не все знают, что помимо города и улицы должен быть еще и индекс. Другой пример: продавец, пробивший чек с наименованием товара «Хлебобулочные изделия», при проверке будет оштрафован на 10 тыс. рублей. Правильно указывать конкретный товар: «Плюшка Московская», «Хлеб Дарницкий» и пр. И таких нюансов много. Их я также подробно разбирала на вебинаре.
— Расскажите о новых реквизитах кассового чека, которые нужны при расчетах между двумя юридическими лицами или юрлицом и ИП.
— Действительно, с 1 июля 2019 года в чеке помимо перечисленных реквизитов при покупке за наличный расчет или с помощью карт представителями организаций должны быть указаны дополнительные реквизиты: наименование покупателя-клиента (юридического лица или ИП), ИНН, сведения о стране происхождения товара, сумма акциза, регистрационный номер таможенной декларации. Об этом говорит п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Эти реквизиты продавец обязан указать, если покупатель предъявил доверенность от имени юрлица при осуществлении расчетов.
— С июля 2019 года вступило в силу много новых изменений по кассам. На что еще будут обращать внимание налоговики?
— Налоговая инспекция будет следить, чтобы во всех кассовых чеках был такой реквизит, как «Признак способа расчета». В связи с этим важно различать «аванс», «предоплату», «частичный расчет и кредит», «передачу в кредит», «оплату кредита» и разбираться, в каком случае что указывать. Признаки расчета перечислены в Приказе ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».
Также обращайте внимание на наличие в чеке НДС. Если вы не являетесь его плательщиком, но в системе произошел сбой и НДС пробивается, есть риск, что вас обяжут его уплатить.
Но основное изменение с 1 июля 2019 года — это отмена отсрочки по применению ККТ на зачет авансов.
Например, клиент вносит предоплату за товар, который будет доставлен через несколько дней. Продавец должен пробить чек дважды: сперва при получении предоплаты, а потом (через несколько дней) в момент отгрузки товара, когда и происходит зачет аванса, несмотря на то что деньги в кассу уже не поступают. Если предоплата вносится за несколько месяцев вперед (например, абонемент в фитнес), то зачетные чеки придется пробивать ежемесячно — в день фактической реализации. Тем, кто оказывает услуги ЖКХ, связи, культурным и образовательным учреждениям на все суммы зачетов авансов можно пробивать один чек или в конце дня, или в течение другого периода, но не более месяца на всю сумму зачтенных авансов. Главное, сформировать этот чек в течение пяти дней с окончания периода.
— Когда нужно применять ККТ? Зависит ли дата начала применения от способа оплаты?
— Вспомните, как менялся порядок применения онлайн-касс. До 1 июля 2017 года ККТ применяли только при получении платы наличными или банковскими картами в магазине. После у нас добавилась обязанность использовать ККТ при оплате картой на сайте, а с 3 июля 2018 — еще и при получении денежных средств на расчетный счет организации от физических лиц за товары, работы и услуги с использованием карточных счетов (электронные платежи).
С 1 июля 2019 года необходимо пробивать кассовые чеки при поступлении платы от физического лица независимо от того, каким способом внесены деньги. Отсрочка на применение ККТ при оплате через отделения банка закончилась.
Если потребитель расплатился наличными, чек нужно пробить тут же. На безналичные расчеты, согласно ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, кассовый чек пробивается не позднее рабочего дня, следующего за днем зачисления денег на расчетный счет. Каждый день вам надо брать выписку из банка, где указаны поступления за предыдущий день, и отбивать чеки за эти суммы. За поступления в пятницу, субботу и воскресенье чек надо пробивать в понедельник.
— Федеральный закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ предусматривает применение онлайн-кассы, расположенной вне места проведения расчета. Расскажите, в каких ситуациях это будет работать?
— Законодатели разрешили применять онлайн-кассу, расположенную вне места проведения расчета, при разносной торговле, дистанционной продаже, выполнении удаленных работ или услуг — когда заказчик расплачивается на месте оказания услуг. Это актуально для сферы ЖКХ, транспортных перевозок и пр.
— О каких новшествах полезно знать тем, кто занимается оптовой торговлей?
— Советую руководствоваться Письмом ФНС России от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929@, где собраны практические примеры и рекомендации, как должны быть заполнены реквизиты и как решать спорные ситуации. Например, что делать, если покупатель рассчитывается в два этапа, какой может быть максимальная выплата наличными, и пр.
Удержание из зарплаты
— В каких случаях нужно пробивать чеки при удержании денег из заработной платы?
— Обратимся к Письму ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707. Если вы удерживаете из зарплаты то, что связано с трудовой деятельностью, например стоимость трудовой книжки, оплату парковки, повышение стоимости ДМС, возмещение стоимости услуг связи или оплаты путевки членами профсоюзов, ККТ применять не надо. Но если вы удерживаете часть заработной платы в погашение долга перед компанией за приобретенные товары, услуги, то обязаны применять ККТ. Запомните, что с 1 июля 2019 года работать с физическими лицами без ККТ нельзя!
— Как поступить в случае, если из зарплаты удерживается недостача?
— Недостача, штрафы — это не товар, не работа и не услуга, поэтому чек пробивать не нужно. Аналогичная ситуация, если вы выплачиваете сотруднику зарплату или материальную помощь из кассы.
ККТ при работе с ЕНВД и ПСН
— Какие изменения коснулись организаций на ЕНВД и ИП на ЕНВД и патентной системе налогообложения?
— С 1 июля 2019 года для них обязательно применение контрольно-кассового аппарата вне зависимости от вида деятельности и выбранного спецрежима.
Подробно о том, кому не нужно применять ККТ, написано в ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Так, для определенных видов деятельности ИП на патентной системе налогообложения ККТ может не применяться, если будет выдан документ, подтверждающий оплату. Виды деятельности поименованы в п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.
— Индивидуальные предприниматели без наемного персонала могут воспользоваться отсрочкой применения ККТ?
— Да, индивидуальные предприниматели без наемного персонала при реализации товаров собственного производства получили право до 1 июля 2021 года не использовать ККТ. Отсрочка утверждена Федеральным законом от 06.06.2019 № 129-ФЗ. Если же предприниматель заключает трудовой договор хотя бы с одним сотрудником, он обязан в течение 30 календарных дней зарегистрировать контрольно-кассовую технику.
Исправление ошибок при применении ККТ. Возврат денег покупателям
— При применении ККТ практически невозможно исключить ошибки. Расскажите, как их исправлять?
— Порядок исправления зависит от формата фискальных данных. При формате 1.05 ошибки нужно исправлять чеками «Возврат прихода» и обязательно брать объяснительные у кассира. Если формат 1.1, то чеками коррекции «Возврат прихода» и «Приход».
— Для чего необходима объяснительная?
— Согласно Письму ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@, при оформлении чека «Возврат прихода» в графе «Наличными / Безналичными» вы должны поставить нули, а ту сумму, которая была неправильной, вписать в графу «Встречное представление». После того как вы чеком «Возврат прихода» убрали у налоговиков из отчета неправильный чек, вам нужно завести правильные значения. Поэтому вы пробиваете чек «Приход», в нем указываете верные реквизиты и дублируете сумму «Встречного представления». Но это в теории.
На практике у вас не будет «Встречного представления». Поэтому в чеке «Возврат прихода» полностью дублируйте реквизиты неправильного чека, а затем пробивайте чек «Прихода» с верными значениями. Объяснительная кассира нужна, чтобы обосновать налоговой инспекции, на каком основании вы минусовали выручку, оформляя чек «Возврат прихода».
— Что делать, если указали лишний товар?
— В чеке «Возврат прихода» укажите только лишний товар. Если неверно указали форму расчета, то в чеке «Возврат прихода» повторите ошибочные данные, потом сделайте новый чек «Приход» с верной формой расчета. Под любое исправление обязательно готовьте объяснительную.
— Возврат товара — обычная практика. Как его правильно оформить?
— С июля 2017 года нет разницы, каким образом вы возвращаете деньги: день в день, на следующий день или через месяц — во всех случаях вы обязаны пробивать чек «Возврат прихода». Обратите внимание: так вы минусуете выручку, которая отразилась в налоговой, поэтому во избежание споров берите у клиента заявление на возврат денег.
– А если в чеке, например, три наименования, а покупатель сдает только два из них?
– В этом случае заявление и чек «Возврат прихода» необходимы только на два наименования, которые были в первичном чеке.
Применение бланков строгой отчетности
— С 1 июля 2019 года организации больше не могут выдавать БСО, оформленные типографским способом. Теперь необходимо использовать БСО, созданные с помощью автоматизированной системы, и они приравниваются к кассовым чекам. На что нужно обратить внимание?
— При оказании услуг, по которым БСО установлены исполнительными органами власти (например, для организаций, осуществляющих деятельность в сфере культуры и искусств), вы должны выдать клиенту отдельный кассовый чек и бумажный БСО или БСО, напечатанный с помощью автоматизированной системы с реквизитами в рамках 54-ФЗ, QR-кодом, признаком расчета.
Например, недостаточно посетителю музея выдать бумажный билет, как мы привыкли, к нему нужно отбить чек. Если же вы оказываете услуги, по которым нет обязанности выдавать БСО, то теперь можно предоставлять клиентам лишь кассовые чеки с указанием наименования услуги. Таксист не сможет ограничиться просто квитанцией, он должен выдать пассажиру еще и кассовый чек. Хотя пока это выглядит не слишком реалистично.
— Давайте подведем итог. Что вы посоветуете читателям? На что нужно обратить внимание в вопросах применения ККТ?
— Главное — изучите законодательные акты, разберитесь в методических указаниях ФНС — их можно найти на сайте kkt-online.nalog.ru. Обязательно проверьте, все ли правильно указано в кассовом чеке, правильно ли вы отражаете признак способа расчета, все ли реквизиты есть в чеке. Ознакомьте руководителей со ст. 14.5 КоАП, где прописаны штрафы, которые грозят организации за неприменение или неправильное применение ККТ.
А вообще в рамках интервью сложно разобраться со всеми нюансами, связанными с онлайн-кассами и расчетами наличными. Полную информацию с подробными разъяснениями, практическими примерами и рекомендациями можно найти в вебинаре «Онлайн-кассы и расчеты наличными в 2019 году. Изменения после 1 июля 2019 года и спорные вопросы». Желаю удачи и до встречи в Контур.Школе!
Каков штраф за непробитие чека ККМ?
Правовые положения применения чеков онлайн-касс
Согласно п. 2 ст. 2.1 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ предприятия и ИП, работающие с ККМ, обязаны пробивать чеки при расчетах с использованием наличности и платежных карт. Под расчетами понимается прием и выдача денежных средств.
О том, что нужно сделать, если чек не был пробит из-за поломки ККТ, читайте в материале «Без ККТ и без штрафа — ФНС рассказала, когда это возможно».
Налоговые органы, в соответствии со ст. 7 закона № 54-ФЗ, имеют право на осуществление контроля правильности применения ККМ и полноты учета выручки у организаций и ИП. В рамках осуществления своих полномочий налоговики могут получать полный доступ к ККМ, проводить проверки правильности ее работы, выносить предписания о наложении взысканий и устранении нарушений. Штраф за не пробитый по кассе чек также может быть наложен в случае жалобы покупателей в отдел защиты прав потребителей.
Штраф за непробитие чека по кассе и другие аналогичные правонарушения
Штраф, который грозит предприятию в случае обнаружения непробитого чека, согласно п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ, может доходить до 10 000 руб. ИП или должностному лицу это обойдется взысканием до 2 000 руб. Правда, если повезет, нарушители могут отделаться и предупреждением.
Впрочем, отсутствие чеков ККМ — не единственное нарушение, влекущее за собой санкции. Например, неиспользование ККМ грозит предприятию штрафом в размере от ¾ до всей суммы неотраженной выручки, но не менее 30 000 руб. Для директора или ИП предусмотрены другие величины — от четверти до половины вырученной суммы, но не менее 10 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Повторное выявление этого же нарушения (при достижении сокрытой выручки 1 млн руб.) грозит дисквалификацией должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет, приостановкой деятельности предприятия или ИП до 90 суток.
ВАЖНО! Согласно ст. 2.4 КоАП РФ предприниматели несут точно такую же админответственность, как и должностные лица (если КоАП не предписывает иное). При этом ст. 14.5 КоАП никаких оговорок, защищающих ИП, не содержит.
О других нюансах соблюдения кассовой дисциплины читайте в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Итоги
Несоблюдение регламента применения ККМ, в том числе непробитый чек, — это правонарушение, грозящее наложением штрафа как на организацию, так и на ее должностных лиц или ИП. Постарайтесь не допускать этого, а уж если нарушение произошло, попробуйте убедить контролеров в непреднамеренности ваших действий и желании избегать этого впредь.
Как действует законодательство о ККТ при расчетах банковской картой?
С июля 2017 года организации и ИП перешли на новый порядок использования ККТ. Он регулируется законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в ст. 1.2 которого прямо прописана обязанность продавца выдать покупателю подтверждающий проведение денежного расчета документ — кассовый чек или БСО. Это требование распространяется как на оплату наличными, так и на расчеты с помощью электронных средств. Поэтому теперь для всех продавцов, деятельность которых подпадает под действие закона 54-ФЗ, не стоит вопрос, надо ли пробивать чек при оплате картой. Ответ однозначно положительный.
Некоторые категории организаций и ИП сохраняют возможность вести деятельность без кассовых аппаратов, выдавая бланки строгой отчетности.
О том, кто имеет право работать без использования ККТ или получил отсрочку, узнайте в материале «Можно ли работать без кассового аппарата».
В зависимости от формы проведения оплаты банковской картой — через терминал или онлайн-платежом — кассовый чек должен быть выдан на бумаге или в электронном виде. Для отправки последнего продавцу необходимо заранее узнать у покупателя адрес его электронной почты или номер мобильного.
Минфин РФ и ФНС дали разъяснения, надо ли пробивать кассовый чек при эквайринге в сети Интернет, то есть оплате картой покупок онлайн. Согласно письму ФНС от 24.07.2017 № ЕД-4-20/14361 интернет-торговля должна вестись в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ, а значит, использование продавцом ККТ и выдача кассового чека обязательны.
Надо ли пробивать «забытый» чек?
Зачастую в случае, когда продавец забывает пробить кассовый чек и выпускает только слип платежного терминала, он сомневается, надо ли его оформлять постфактум, когда время уже упущено и покупатель ушел. В этом случае обязательно оформляется кассовый чек коррекции (КЧК), а обычный уже не пробивается. Создать КЧК продавец может по своей инициативе, обнаружив расхождение в фактических и отчетных данных, или по указанию налогового органа после проведенного им мониторинга.
По правилам КЧК формируется в период между созданием отчетов об открытии и закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).
Кассир в ООО «Полянка» продал 25 марта физическому лицу товар на сумму 500 руб. 28 марта руководитель организации обнаружил ошибку, попросил кассира написать объяснительную и принял решение о проведении корректировки. После формирования отчета об открытии смены кассир оформил КЧК на неучтенную сумму 500 руб., указав:
После исправления руководитель уведомил налоговый орган о допущенном нарушении и проведенной корректировке.
Подробнее о том, как и когда оформляется чек коррекции, читайте в материале «Когда используется чек коррекции в онлайн-кассах».
Возможные штрафы за нарушение применения ККТ при эквайринге
В соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП за непробитый чек, в том числе при оплате платежной картой, продавцу грозит административный штраф:
П. 6 той же статьи предусматривает наказание за непредставление кассового чека покупателю по его требованию в виде предупреждения или штрафа в размере 10 000 руб. для юридических лиц и 2 000 руб. для должностных.
Однако штрафа можно избежать. Как поясняет ФНС в своем письме от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899, в случае когда пользователь ККТ добровольно заявляет в налоговый орган о допущенном нарушении и самостоятельно устраняет его, он может быть освобожден от административной ответственности. При этом должны быть соблюдены несколько условий:
Кроме того, не будет считаться административным нарушением ситуация, когда продавец стремился соблюсти требования закона 54-ФЗ. Например, кассовый чек не был предоставлен, потому что покупатель указал несуществующие реквизиты для отправки сообщения.
Итоги
При работе по новым правилам применения ККТ продавец обязан выдать покупателю кассовый чек при расчетах банковской картой. Правило распространяется как на оплату через терминал, так и на онлайн-покупки. Если чек не создан, исправлять нарушение нужно с помощью чека коррекции. Не стоит дожидаться налоговой проверки, лучше сразу исправить допущенную ошибку и самостоятельно сообщить о ней в ФНС, чтобы избежать штрафных санкций.
Что делать, если онлайн-касса не пробивает чеки
Контрольно-кассовая техника — сложный механизм, который не застрахован от технических сбоев. Она не может правильно работать без электричества и подключения к интернету, а еще ошибки случаются из-за действий самих кассиров, например, когда они забывают закрыть смену. Во всех этих случаях касса перестает выдавать чеки, а без них работать нельзя. Разберемся, что делать в такой ситуации.
Почему касса не пробивает чеки
Касса может сломаться из-за технических сбоев, неправильной эксплуатации или перебоев с электричеством и интернетом. Рассмотрим основные причины, из-за которых онлайн-касса перестанет пробивать чеки.
Отключили электричество
На такой случай желательно иметь ИБП (источник бесперебойного питания). Продолжать торговлю без онлайн-кассы из-за отключения электричества не рекомендуется, но можно. Чтобы обезопасить себя, запросите объяснительную у кассира и справку у поставщика электричества, а когда электричество дадут, сделайте чек коррекции по инструкции. Но и эти меры штрафа не исключают.
Кассир забыл закрыть смену
Закрыть смену и сформировать отчет о закрытии смены нужно в течение 24 часов после открытия смены. Если этого не сделать, касса перестанет пробивать чеки — такое ограничение зашито в фискальный накопитель (ФН).
Это чинится просто: сформируйте отчет о закрытии смены и откройте новую.
Закончился срок действия фискального накопителя
Фискальный накопитель имеет срок годности — от 13 до 36 месяцев. После его истечения, нужно заменить старый ФН на новый. В отчете о закрытии смены есть признак, который указывает, что срок действия ФН скоро истечет. Он появляется, когда устройству осталось работать меньше 30 дней.
Фискальный накопитель переполнился
Тут тоже понадобится новый ФН, как и в случае истечения срока действия. Узнать о том, что память заполнена на 99 %, можно в отчете о закрытии смены.
ОФД не получал данные с онлайн-кассы дольше 30 дней
Фискальный накопитель блокируется, если в нем есть чеки, на которые от оператора фискальных данных в течение 30 дней не поступило подтверждение. Целый месяц касса может работать автономно — это время дано на устранение проблем с передачей данных.
Чтобы избежать блокировки, регулярно проверяйте отчеты о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов. В поле «Количество непереданных ФД» должно быть значение «0». Если значение больше нуля, момент остановки передачи данных можно увидеть в поле «Дата первого из непереданных ФД».
Если ФН уже заблокировался, устраните неполадки с передачей данных — сами или с помощью специалиста из сервисного центра. Тогда все сохраненные фискальные данные, которые не были переданы сразу, отправятся к ОФД. Когда он подтвердит их получение, ФН разблокируется и можно будет дальше работать на кассе.
Поломки принтера или проблемы с лентой
Касса может перестать печатать чеки и по более простым причинам — закончилась или порвалась чековая лента, её неправильно установили в принтер, повредился разъем или переходник. Чаще всего в диагностике этих неисправностей помогает встроенная система проверки. Если ее нет, обратитесь в сервисный центр.
Касса сломалась
Касса может сломаться так, что самостоятельно это исправить не получится. Например, пришел в неисправность модуль интернет-связи, произошел обрыв шлейфа и пр. Обратитесь в сервисный центр.
Массовый технический сбой
С момента внедрения онлайн-касс такое было лишь однажды — 20 декабря 2017 года. Но нет гарантий, что это не повторится, поэтому ФНС выпустила письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867 и разъяснила, что делать в такой ситуации:
Если сделать все именно так, штрафов за неприменение кассы не будет. Но это касается только массового сбоя. Кроме того, разъяснение было разовое, и есть вероятность, что в следующий раз ФНС выпустит письмо с другим порядком действий.
Что делать бухгалтеру при поломке кассы
Некоторые поломки могут привести к тому, что продажи по онлайн-кассе не будут синхронизироваться с бухгалтерской программой и сервисами для автоматизации торговли.
Сделайте Х-отчет и сравните суммы в нем с бухгалтерскими регистрами.
Если чек проведен по бухгалтерии, но не проведен на фискальном накопителе, его следует удалить из бухгалтерской программы. Может быть и наоборот — чек проведен в фискальном накопителе, но не в учете. Тогда аналогичный товар можно пробить еще раз, отменить его в накопителе, взять объяснительную с кассира, а затем отменить возвратную проводку в бухгалтерской программе.
Когда чек не прошел нигде, просто пробейте товар по кассе повторно.
Можно ли работать с кассой, которая не выдает чеки
Без чеков работать нельзя — за это могут оштрафовать минимум на 10 000 рублей. Дело в том, что по закону работа без чеков равносильна тому, что вы не применяете ККТ. За это предусмотрена ответственность по п.2 ст. 14.5 КоАП РФ:
Заменить кассовый чек на товарный чек, БСО или другой документ нельзя. Так что если ваша касса сломалась или перестала работать из-за отсутствия электричества, работу лучше временно приостановить. На случай поломки желательно иметь хотя бы одну запасную кассу.
Как избежать ответственности за непробитый чек
Чтобы избежать ответственности, следует сообщить в ФНС, что вы работали без чеков, и пробить чек коррекции. Такая возможность предусмотрена примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ.
Составьте кассовый чек коррекции с признаком «Приход» (для любых ФФД 1.05, 1.1, 1.2). Дополнительно учитывайте особенности для следующих реквизитов:
Если вы корректируете только общую сумму расчетов (когда непробитых чеков было много), то вместе с чеками коррекции направьте в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет (ФФД 1.05 и ниже) и однозначно применить освобождение от ответственности (ФФД 1.1).
Обратите внимание! Ответственности можно избежать только исправив нарушение до того, как о нем узнает налоговая. Поэтому в работе без чеков всегда есть риск. Если вы будете работать без кассы достаточно долго, инспекторы могут узнать о нарушении раньше вас: получив жалобы от покупателей или в режиме онлайн увидев остановку в поступлении чеков. Поэтому будьте готовы к штрафам по КоАП.
Что делать, если отключили интернет
В период отключения касса продолжит пробивать чеки, но не будет передавать их в ОФД из-за отсутствия соединения. Все чеки сохранятся в фискальном накопителе, а при появлении интернета будут отправлены в налоговую.
Но есть один нюанс, из-за которого при отключении интернета торговлю лучше приостановить.
Организация обязана передавать чеки в ФНС в момент расчета. Если они будут переданы позже — это нарушение. За него грозит административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ — от предупреждения до штрафа в сумме до 10 000 рублей.
Если все же решитесь продолжать работу, запросите у провайдера справку о дате и времени отключения интернета. Это может помочь снизить штраф или даже избежать его.
Данные о расчетах через онлайн-кассы должны поступать не только к ОФД, но и в бухгалтерию. Интегрируйте кассовую программу с бухгалтерской системой и сервисом для автоматизации торговли. У Контура есть такая возможность. Данные с кассы будут автоматически поступать в Контур.Бухгалтерию — систему для простого учета и отчетности через интернет. Первые 14 дней новые пользователи могут работать в сервисе бесплатно.