Как написать в трудовой книжке что запись недействительна
Признание записи в трудовой книжке недействительной: когда это возможно
Если в трудовую книжку специалиста были по ошибке внесены какие-то сведения, неверные в отношении него, то такие сведения должны быть исправлены.
В зависимости от того, где именно (в каком разделе книжки) была допущена неточность/ошибка, законодатель предусмотрел следующие возможные варианты исправления:
Примеры различных исправлений в трудовой книжке смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Типовую ситуацию.
Отметка кадровиков, предписывающая считать запись в трудовой книжке недействительной, может быть проставлена только в тех случаях, если ошибка/неточность допущена в разделах, где фиксируется информация о местах работы сотрудника, а также его награждениях (п. 12 Правил ведения ТК от 19.05.2021 № 320н).
Обратите внимание! Если кадровик фирмы ошибся непосредственно при оформлении трудовой книжки специалисту, признавать недействительной запись не нужно. Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 45 правил № 320н).
После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию.
ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным.
Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи. В первом случае запись признается недействительной на основании официального документа, представленного ошибившейся фирмой. Текущая фирма исправляет ошибки и в том случае, если прежнее место работы специалиста было ликвидировано.
Рекомендуем подборку форм по внесению исправлений в трудовые книжки от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Запись в трудовой книжке недействительна: образец 2021 года
Итак, какую именно отметку следует сделать в трудовой книжке?
В соответствующем разделе книжки специалиста (содержащем информацию либо о местах работы специалиста, либо его награждениях) необходимо в новой строке сделать запись следующего формата:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номер должен указываться по порядку всех записей, независимо от того, какая именно из сделанных ранее записей будет признаваться данной корректировкой недействительной. К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.
На этом корректировка считается внесенной. После чего остается сделать в трудовой книжке специалиста правдивую запись.
Скачать образец недействительной записи в трудовой книжке и ее исправления вы можете на нашем сайте.
Итоги
Ошибочно внесенная в трудовую книжку специалиста запись признается недействительной, только если ошибка была допущена в разделе, содержащем информацию о местах работы специалиста либо его награждениях. Для этого фирма должна под очередным номером по порядку внести новую запись о недействительности ранее сделанной. При этом важно не забыть сослаться в графе 4 на документ, подтверждающий правомерность корректировки.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
В 2021 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2021
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
Итоги
В 2021 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?
Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «>Запись недействительна»>.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 —> последующего порядкового номера,
№2 —> даты внесения записи,
№3 —> следующего содержания: «>Запись за номером таким-то недействительна»> и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 —> правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Ошибиться может каждый: исправления в трудовой книжке
Трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж человека. А значит, от правильности его заполнения зависят социальные выплаты. Незнание регламентов или невнимание кадрового специалиста могут иметь серьезные последствия для сотрудника.
Буква закона
Подробно о правилах заполнения трудовых книжек мы говорили в статье «Буква закона: каждая на своем месте». Здесь лишь напомним, что для кадровика основными документами в этом вопросе являются:
Именно они регламентируют, как оформлять трудовую книжку, вносить изменения, в том числе исправлять ошибки. Кроме того, есть ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают более частные случаи.
Софья или София
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.
Исправленному верить
В разделе «Сведения о работе» кадровики традиционно допускают ошибки в датах, наименовании должности, названии предприятия. Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:
Особого внимания требует ситуация, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий остается прежним, корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой.
А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя: либо работник самостоятельно запрашивает нужную информацию, либо вы отправляете официальный запрос.
Ответом может быть копия приказа о приеме на работу / увольнении / переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и пр. – об этом мы подробно писали в статье «Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам». Помните, исправления можно вносить на основании официальных документов, а свидетельские показания учитываются, только если об этом есть судебное решение.
Найти и доказать
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке
Как отменить запись в трудовой книжке:
Причины для отмены
Перечислим основные причины, по которым делают корректировки или отмену записи об увольнении в трудовой книжке:
Правила внесения изменений
Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:
Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.
