На чем фокусируется кайдзен
«Познать кайдзен»: что собой представляет эта философия для улучшения производственных процессов
Кайдзен используют компании самых разных размеров: от стартапов до крупных предприятий вроде Toyota. Рассказываем, чем помогает и как работает этот фреймворк.
Что такое кайдзен
Кайдзен (kaizen) — это фреймворк, который концентрируется на постоянном улучшении бизнес-процессов, а также методов разработки и управления в компании. Впервые его начали применять японские производственные предприятия после Второй мировой войны. С тех пор он вышел за пределы сферы производства, и его внедряют в самых разных областях: медицине, финансах и даже правительственной сфере.
Используют принципы кайдзен не только в Японии, но и в других странах. Например, в США методология стала популярна в 80-х годах, когда американские компании поняли, что японские предприятия работают эффективнее. Для сравнения, в 1989 году на заводах Страны восходящего солнца внедрили более 80% всех рационализаторских предложений, тогда как в США этот показатель равнялся 30%.
Как это работает
Такие фреймворки, как Lean или Six Sigma, обычно требуют серьезной переработки бизнес-процессов в компании. Например, «шесть сигм» предполагает создание специальных рабочих групп на предприятии. Кайдзен, в свою очередь, фокусируется на небольших изменениях в работе организации, которые легко внедрить и измерить.
Реализация кайдзен на практике подразумевает следование трем принципам:
Кто внедряет философию
Пожалуй, наиболее ярким примером компании, использующей кайдзен, является Toyota. Фреймворк лежит в основе метода Всеобщего управления качеством (Total Quality Management, TQM), в рамках которого корпорация регулярно совершенствует качество продукции и уровень квалификации персонала.
При этом Toyota внедряет свои лучшие практики в других индустриях. Например, с 2014 года компания помогает оптимизировать рабочие процессы на фермах Японии — специалисты модифицируют подходы к организации садового инвентаря в соответствии с принципами кайдзен и решают другие задачи.
Применяют кайдзен и на отечественных производствах. Например, с 2008 года методологией пользуется компания «ТБМ» — один из крупнейших поставщиков комплектующих и фурнитуры для производства окон, дверей, стеклопакетов и мебели. По словам сотрудников предприятия, кайдзен увеличил эффективность работы отдела логистики на 20–30%.
Разумеется, философия находит применение и в IT-сфере. Например, с 2016 года методологией пользуется американский провайдер интернет- и кабельных услуг Cable One. За два года компании удалось увеличить коэффициент непрерывной работы своих сервисов на 64%. При этом уровень удовлетворенности клиентов вырос на 100%.
/ Unsplash / Carl Heyerdahl
Уже долгое время принципам кайдзен следуют в IBM. ИТ-корпорация представила свой фреймворк, основанный на японской философии, — Measured Capability Improvement Framework (MCIF). Он помогает инженерам оценивать результаты разработки и постепенно вносить изменения в свои приложения.
Что думают эксперты
Одно из главных достоинств философии кайдзен заключается в том, что большинство изменений предлагают сотрудники компании. В результате руководству не приходится сталкиваться с волной возмущения каждый раз, когда меняются бизнес-процессы. Мотивация работников, наоборот, увеличивается, так как их идеи реализуются на практике.
Еще Джефф Сазерленд (Jeff Sutherland), один из создателей методологии Scrum, в своей книге «Scrum: Революционный метод управления проектами» писал, что кайдзен позволяет значительно увеличить количество идей, которые генерируют разработчики приложений.
Многие изменения в рабочие процессы вносятся за короткий промежуток времени — от двух до десяти дней. Но из-за того, что все эти модификации относительно небольшие, видимых результатов с помощью кайдзен приходится добиваться долгое время. Однако результат может того стоить — достаточно посмотреть на Toyota, General Motors и Ford, которые следуют философии уже долгие десятилетия.
О чем мы пишем в корпоративном блоге «ИТ Гильдии»:
Что такое кайдзен и как применять этот метод на практике
Кайдзен — одна из ключевых концепций менеджмента, в основе которой лежит непрерывное улучшение всех процессов производства.
Изначально это понятие возникло в Японии и означало постоянное и всестороннее развитие как человека, его общественной и частной жизни, так и трудовых процессов. В сферу бизнеса кайдзен пришел после Второй мировой войны, когда японские компании начали внедрять эту философию с целью повышения эффективности производства.
Основные элементы концепции кайдзен
Основной идеей кайдзен является бережливое производство, то есть устранение процессов, которые ведут к убыткам (перепроизводство, бесполезные механизмы и т.д.), оптимизация работы каждого сотрудника и упор на нужды потребителя.
Концепция кайдзен включает в себя пять основных принципов или 5S:
Кроме того, существует понятие «гемба кайдзен», подразумевающее принятие решения на месте рабочего процесса или возникновения проблем и их регулирование.
Кайдзен в действии
Впервые на практике кайдзен применили ряд японских компаний, в том числе автомобилестроительная фирма Toyota. Опыт оказался позитивным, и концепция разлетелась по всему миру. Немецкая компания Siemens также внедрила кайдзен в производство. Сегодня японская философия применяется во многих зарубежных предприятиях. Существует даже институт по изучению кайдзен.
В России эта концепция не слишком распространена, но некоторые отечественные компании тоже уже внедрили ее в производство — это, к примеру, «Лукойл», «Алроса», ГАЗ, «Балтика», КАМАЗ, «Росатомстрой», «Гидросила», Банк «Союз».
Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке, аутсорсинговым решениям и ИТ Konica Minolta Business Solutions Russia:
«Основная концепция философии кайдзен — непрерывное совершенствование, которое может быть достигнуто через рост удовлетворенности потребителей: именно на это направлены все продвигаемые ценности и принципы. Однако концепция ориентирована не только на конечный результат, но и на каждый из внутренних процессов.
Именно эта цель и легла в основу внедрения кайдзен в Konica Minolta: мы нацелены на потребителя, но при этом уделяем большое внимание работе сотрудников — и через совершенствование процессов приходим к улучшению результата.
Например, согласно кайдзену, каждый сотрудник должен осознавать важность своего труда, понимать возможности обучения и принципы поощрений. Мы мотивируем персонал предлагать свои идеи — они приводят к росту эффективности и снижают как временные, так и финансовые затраты. Такие предложения достойно вознаграждаются.
При этом мы стремимся соблюдать баланс между западным и восточным подходом к методологии. Например, на наш взгляд, при реализации важнее использовать лидерство в противовес формализму — когда руководитель доказывает свое положение не номинальной властью и «табличкой на двери», а знаниями и личным примером принимаемых решений.
Ориентация на потребителей, важность персонала и ключевая роль лидера, а также нацеленность в целом как на результат, так и на процесс, совместно помогают развивать инновации. Кайдзен, кстати, подходит не только для совершенствования процессов на производственных предприятиях, но может ложиться и в основу различных гибких методологий разработки. Например, практики японских предприятий, в частности принципы кайдзен, могли быть положены в основу методологии Scrum в направлении циклов PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование, действие, проверка, корректировка). Суть подхода заключается в постоянном анализе процессов для снижения количества ошибок.
Как решили применять кайдзен в России? Возможно ли оптимизировать производственные процессы с помощью этой методологии здесь и почему?
Россия находится на стыке Востока и Запада, и поэтому исторически наша страна перенимает наиболее удачные практики с обеих сторон, объединяя и адаптируя их.
Например, восточный менеджмент больше ориентируется на процесс, а западный — на результат. На практике достижение последнего происходит через совершенствование первого.
Или еще один пример: на Востоке принято постепенное развитие, на Западе же чаще всего приветствуется, когда результат достигается по итогам скачкообразного совершенствования. Однако на деле постоянные маленькие шаги могут привести к стремительному росту. И даже после стремительного роста бизнес может вернуться на плато развития.
Также существуют и разные подходы к коллективу: на Востоке акцент сделан на взаимопомощи, тогда как на Западе на первый план выходят индивидуализм и развитие через конкуренцию. И снова на практике лучшим решением становится сочетание наиболее удачных идей: концепта совместной слаженной работы и взаимной поддержки со здоровым желанием совершенствования отдельно взятой личности.
Кайдзен может стать более популярным в России, так как в его основе лежит бережное использование ресурсов, а это всегда было очень актуально для нашей страны.
Сегодня в условиях необходимости восстановления экономики актуальность концепции возросла. Именно рациональное использование ресурсов и правильная мотивация персонала поможет российским компаниям оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе — даже в самых непростых условиях.
При этом бережное отношение к ресурсам — это не только локальная, но и глобальная тенденция: рациональное потребление сегодня приветствуется во всем мире. И речь здесь идет не только о внешних, но и о внутренних ресурсах самого человека».
Что почитать по теме кайдзен
В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!
Кайдзен — путь к совершенству
Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.
В статье я опишу несколько полезных, зарекомендованных и простых инструментов практики Кайдзен, которые можно начать применять без значительных усилий.
Но для начала немного истории. Философия возникла в Японии после второй мировой войны, с тех пор она хорошо прижилась в производственных отраслях страны и повысила уровень качества товаров и услуг Японии на порядок. О эффективности данной философии можно и не сомневаться. Спустя столько времени она до сих пор используется и уже давно вышла за пределы производства и применяется в любых сферах, которые только можно вообразить.
Самое примечательное в кайдзен то, что это всего лишь философия совершенствования, он по определению применим для всех аспектов жизни. На основе этой философии разработаны множество инструментов и механизмов наладки производства и разработки ПО. Как вы уже догадались, в статье речь пойдет о применении кайдзен в IT сфере. В основе кайдзен лежит идея, идея улучшения и оптимизация любых процессов. Можно выделить следующие принципы.
Принципы кайдзен:
На мой взгляд, ключевой пункт здесь решимость. В некоторых случаях идеи по улучшению очевидны, но требуют действий, так и не совершаемых из за прокрастинации. В других же случаях они требуют изменений «микроклимата» вокруг, что нелегко осуществить, учитывая консервативную природу человека и возможные перемены в образе жизни.
Для примера, Джефф Сазерленд, один из создателей методологии Scrum, рассматривает кайдзен как средство для процесса устранения помех. Ключевым моментом является то, что поиском помех занимается вся команда, а не только scrum-мастер. И задача по устранению наиболее серьезных помех вносится в следующий резерв спринта.
Кайдзен можно абстрагировать на разные уровни разработки и деятельности в IT сфере, начиная от организации рабочего стола разработчика и заканчивая методологией разработки в крупной компании. Но основа у всех одна — улучшить процесс разработки, эффективнее использовать время и имеющиеся ресурсы, чтобы в конечном итоге получить качественный продукт.
Методов кайдзен придумано очень много, львиная доля из них создана для оптимизации процессов в компаниях, я же постараюсь спроецировать 2 метода кайдзен для проффесиональных нужд человека в IT сфере.
5S / 5C / 5У
Метод включает 5 пунктов, соблюдение которых поможет навести феншуй порядок на рабочем столе (реальном и виртуальном)/комнате/кабинете/в жизни.
Seiri Clear up Удалить | Разобраться в файлах/предметы на столе или комнате. Убрать/удалить с рабочего стола всё ненужное. Будьте честны перед собой и не оставляйте то, что уже покрылось сантиметром пыли. |
Seiton Configure Упорядочить | Упорядочьте те файлы/предметы что остались. Самый используемые должны находиться на удобном месте, всё должно быть на своих местах, которые не желательно путать. На производственных заводах используется так называемый метод теней — там, где должен лежать инструмент рисуется контур, клеится стикер. Это сделано, чтобы сразу было видно инструмент, не лежащий на своем месте. Поэтому, если ваша чашка на столе оставила круг, то это непременно Seiton. |
Seiso Clean up Убраться | Наведите чистоту. Протрите пыль, почистите компьютер, отфотошопьте фоновую картинку рабочего стола, помойте чашку, наконец, которая оставила контур на вашем столе. |
Seiketsu Clean Убираться | Следите за чистотой. Поддерживайте всё в таком же виде. Работать вам будет гораздо приятнее. |
Shitsuke Custom Укоренить | Взять соблюдение этих принципов за правило. Не останавливайтесь перед совершенствованием. Следите за соблюдением всех принципов. |
Важно то, что комфорт и чистота вокруг способствуют продуктивной работе. Не важно, будь то рабочий стол компьютера, рабочее место, комната, кабинет, серверная или склад.
Эта тема уже проскальзывала на хабре, но уже давно.
Устранение семи потерь
Кайдзен: японская система достижения успеха
Кайдзен — это японское слово, которое означает «постоянные улучшения». Слово «КАЙ» — переводится как изменение, а слово «ДЗЕН» — переводится «к лучшему». Кайден — популярная система и философия менеджмента, которая помогла предприятиям послевоенной Японии занять лидирующии позиции на мировых рынках во многих технологичных сферах.
Философия кайдзен тесно связана с японскими традициями и подходу к работе. Например, в Японии не принято часто менять место работы. Наверное вы слышали, что японцы могут проработать в одной и той же компании всю жизнь. Их подход к работе можно назвать более глубоким. В стране восходящего солнца считается почетным стать мастером своего дела и довести свои навыки до совершенства. Даже если ты работаешь на непрестижной работе — ты должен стать профессионалом своего дела. Кроме того, там не принято ныть и жаловаться на судьбу. Японцы по менталитету существенно отличаются от нас.
Технология кайдзен направлена на постоянное совершенствование деловых процессов в бизнесе. Кроме того, кайдзен применяется не только в работе, но и для наведения порядка в жизни.
5 главных принципов kaidzen
Суть метода кайдцен сводится к пяти элементам:
Идеи кайдзен широко известна среди менеджеров. И, по всей видимости, именно благодаря идеям кайдзцен многие японские компании такие как Toyota смогли добиться огромных успехов в послевоенное время. На русском языке можно найти несколько книг о кайдзен. В частности:
Также в продаже я встречал книги про путь Toyota, а также про бережливое производства. Наверняка там упоминалось про Kaidzen.
Система и философия Кайдзен
Список изменений. Согласно кайдцен, нужно сначала определить то, что нужно предпринять, для повышения эффективности работы. Составляется список того, что может сократить финансовые, временные и иные затраты. Вплоть до того, что инструменты на рабочем месте должны располагаться в определенном порядке. Именно таким образом, чтобы это помогало работать быстро. Изменения могут вноситься не только во в сами рабочие места и деловые процессы, но и в ваши привычки. Например, если ты привык по 20 раз на дню проверять электронную почту, то таким образом вряд ли удастся добиться высокой концентрации внимания. Можно, к примеру, установить для себя правило — проверять почту 2 или 3 раза в день в определенное время. От каких-то задач и вовсе стоит избавиться. Большие изменения могут начаться с малых дел. Мы об этом буквально вчера говорили в статье о правиле 20 минут.
Расстановка приоритетов и порядка. Казалось бы, от перестановки мест слагаемых сумма не меняется. Но на самом деле, порядок работы имеет значение. Например, люди намного более свежи и способны к работе именно в первые часы после того как проснулись. Исходя из этого, самые сложные задачи стоит ставить перед собой в первые рабочие часы. А от других задач и вовсе можно отказаться. Кроме того, стоит подумать над оптимизацией задач. Что делать в первую очередь, а что — во вторую очередь. Например, ты выехал по делам в другой конец города. Было бы разумно там запланировать сразу несколько рабочих задач, чтобы по 10 раз не мотаться туда-сюда. Ведь это расход времени, сил и денег на бензин. Для того, чтобы упорядочить свои дела, рекомендуется пользоваться техникой хронометража. Когда ты запишешь то, какие дела и когда делаешь, может оказаться, что основная масса времени уходит на второстепенные задачи, а приоритетные задачи занимают сравнительном мало времени.
Наведение порядка, «шлифовка». В методологии кайдзен особое внимание уделяется в том числе и порядку. Например, закончив работу тут советуют потратить какое-то количество времени и навести порядок в своем рабочем месте. Порядок даст заряд энергии на следующий рабочий день, т.к. прийдя на рабочее место ты будешь уже думать о важных делах, а не о том, что на столе установился какой-то непонятный хаос из бумаг.
Внедрение рабочих стандартов. Когда найден оптимальный баланс в работе, это должно стать стандартом компании. Высокие стандарты позволяют добиться выдающегося качества, а отсюда и все успехи японских компаний. Японское качество принято ставить в один ряд с продукцией немецких компаний. Когда говорят, что продукция сделана в Японии — подразумевается безупречное качество.
Дисциплина нужна для того, чтобы придерживаться практики постоянных улучшений в рабочих процессах и не возвращаться к прежним привычным в России хаотичным методам менеджмента, когда в рамках одной компании наблюдается «кто в лес, кто по дрова».
Методы Кайдзен в жизни
Хотя, кайдзен, как правило, рассматривают как систему для улучешения отдельных бизнес-процессов в рамках компании, но эту философию можно применять и в обычной жизни. У каждого из нас есть сферы жизни, которые требуют улучшений и нашего внимания. И тут мы можем воспользоваться теми же практиками, но уже применительно к своим личным задачам.
В России принято доводить дела до критического состояния, а потом героическими усилиями совершать революцию в отрасли. Есть даже книги, в которых анализируется русская модель управления. Так вот, кайдзен отличается тем, что здесь предполагается множество мелких, но постоянных улучшений. Речь идет о том, что твой бизнес будет совершенствоваться за счет постепенно эволюции, а не с помощью революционных потрясений.
Для того, чтобы идеи кайдзен работали, ее должны поддерживать все сотрудники фирмы от топ-менеджмента до линейных исполнителей. Кайдзен ориентирует компанию на максимальное повышение качества работы. При этом особое внимание уделяется совершенствованию самих бизнес процессов, развитию персонала на всех уровнях и внедрению улучшений каждый день.
Цели кайдзен в бизнесе
Для кайдзен харатерны следующие пункты, которые также называют «Зонтиком кайдзен»:
По сути, кайдзен относится практически ко всем аспектам работы фирмы. Поэтому эту методологию охотно используют не только на производствах, но также и для разработки программного обеспечения. Кайдзен фокусируется на улучшениях как на процессе. Улучшать все аспекты бизнеса нужно постоянно — чтобы быть на шаг впереди от своих конкурентов.
Каждая итерация предполагает следующую последовательность:
Вместо планирования иногда подразумевается стандартизация (SDCA). Но по сути стандартизация и планирование — это смежные понятия. Планирование нужно для улучшение бизнес-процесса, а стандартизация — для его поддержания.
У данного цикла есть что-то общее с классической схемой управления: планирования, мотивации, организации и контроля в классической школе менеджмента.
Управление людьми по кайдзен
В японской культуре принято особое отношение к подчиненным. Так, человека нельзя наказывать, раздавать приказы. В то же время их поощряют и оказывают поддержку, учитывают их мнение. То есть тут мы видим положительную мотивацию. По сути, именно такой подход к менеджменту более результативен, т.к. повышает интерес сотрудника к работе, его вовлеченность и интерес к делу. При этом приветствуется самостоятельность.
В идеях кайдзен не возбраняются ошибки, т.к. на ошибках сотрудники обучаются. Приветствуется деятельный подход. При этом предполагается, что сотрудник имеет интеллект и должен им пользоваться в своей повседневной работе. При этом лучше начать что-то делать, чем бояться ошибиться и не сделать при этом ничего.
Важные идеи Кайдзен:
Что такое нулевые потери
Все, что происходит внутри организации условно делится на те действия, которые приносят ценность и те, которые не приносят. Добавляют ценность и не добавляют. Например, курение сотрудника на работе — явно не добавляет никакой ценности для работы, а скорее может даже мешать. Такого рода издержки или потери нужно исключать.
В кайден есть список подобных издержек или потерь (их еще называют muda — что созвучно с русским бранным словом):
Что такое Гемба в Кайдзен?
В кайдзен принято, чтобы топ-менеджер хорошо представлял себе, что происходит на самых низких уровнях его бизнеса. Например, руководитель банка должен представлять как работают сотрудники его Call-центра или кассиры в отделении банка. А директор завода должен знать и видеть, что происходит в его цехах. Передовая работы еще называется словом «Гемба».
Речь идет о том, что глава фирмы должен быть максимально вовлечен в работу и тогда он сможет принимать эффективные управленческие решения. Менеджер должен вдумчиво слушать жалобы, изучать причины всех проблем.
Классическая система менеджмента в каких-то моментах схожа с кайдзен, но есть и свои отличия.
Бизнес в России
При этом Кайдзен существенно отличается от классической советской системы менеджмента, когда в советской России было принято добиваться целей любой ценой не взирая на потери запускать порой нерациональные проекты вроде повернуть реку в обратную сторону или противостоять США, а заодно – всей Западной Европе вместе взятыми. Кайдзен же — это совсем другая философия, где даже малые дела — считаются важными. Философы кайдзен говорят о том, что небольшие недоработки «косяки» со временем выльются в большие проблемы.
Тем не мнее, многие крупные российские компании сейчас понимают, что для конкурентоспособности им нужно повышать свою эффективность. И действительно, многие фирмы стали внедрять отдельные элементы философии Кайдзен. Например у меня перед глазами КамАЗ, который уже давно стал интересоваться идеями бережливого производства. Многие другие крупные компании России постепенно стали использовать наработки Кайдзен. Кстати, в других западных странах также охотно применяют японские идеи нерперывного роста качества. Например, компания Siemens охотно внедряет эти идеи в своей работе. В частности там принято:
У идей кайдзен есть хороший потенциал для внедрения в России. Если наложить нашу широту взглядов и масштаб задач, которые мы перед собой ставим и наложить эту широту русского характера на идеи современного менеджмента (включая философию кайдзен и западные достижения в менеджменте), то мы можем получить лидирующую мировую экономику.
Японские фирмы сильно отличаются от европейским тем, что там принято предлагать большое количество рационализаторских предложений. И это предложения идут не «с верхов», а «с низов».
Кайдзен предполагает, что у любой организации всегда есть проблемы. И проблемы в этом смысле — это хорошо, так как они дают стимул для дальнейшего развития. Кайдзен — это не только концепция, которая преследует экономические цели, но здесь есть и социальные задачи, такие как сглаживание иерархии управления внутри фирмы, максимальная вовлеченность персонала в работу, максимально довольного потребителя и так далее.
Кайдзен — это далеко не только про бизнес и деньги, кайдзен — это про суть работы, мастерство и савершенство.