На что опирается кадровая служба при разработке положение о защите персональных данных
Новые правила работы с персональными данными для кадровых служб
Изменения касаются в том числе и сферы трудовых отношений.
На практике под распространением персональных данных неограниченному кругу лиц чаще всего имеется в виду размещение информации о работнике на сайте или в социальных сетях организации в сети Интернет.
— для распространения персональных данных работника работодателю необходимо получить не только согласие на обработку, но и отдельно согласие на распространение персональных данных;
— если работник дал свое согласие на обработку персональных данных, но не на их распространение, работодатель может их обрабатывать (хранить, уточнять, использовать и т.д.), но не имеет права их передавать (распространять);
— работник вправе самостоятельно выбрать, какие именно персональные данные и на каких условиях может распространять работодатель;
— установленные работником запреты и условия распространения не действуют, когда обработка его персональных данных осуществляется в государственных, общественных или иных публичных интересах (в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, налоговую службу, военкомат, полицию и т.д.);
— молчание или бездействие работника не может считаться согласием на распространение его персональных данных;
— у работника необходимо запрашивать также письменное согласие на обработку и (или) распространение его общедоступных персональных данных (т.е. тех, которые работник самостоятельно разместил, например, в социальных сетях);
— после получения согласия работника на распространение персональных данных, содержащее условия или запреты на их обработку, работодатель должен опубликовать информацию об этих условиях или запретах в течение трех рабочих дней (например, на сайте организации, где опубликованы и персональные данные работника);
— работодатель обязан прекратить распространение персональных данных по требованию работника.
Работник может дать работодателю свое согласие на распространение персональных данных (ч.6 ст.10.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ):
— лично в письменной форме;
— через информационную систему Роскомнадзора (с 01.07.2021 года).
Требования к содержанию нового согласия на распространение персональных данных устанавливаются Роскомнадзором (ст.9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ).
В настоящее время форма согласия не утверждена, однако соответствующий проект находится на стадии общественного обсуждения на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов https://regulation.gov.ru/ (ID 01/02/01-21/00112660).
Из текста проекта следует, что согласие на распространение персональных данных должно содержать:
— Ф.И.О. субъекта персональных данных;
— контактную информацию субъекта персональных данных (работника) (телефон, электронная почта или почтовый адрес);
— наименование или Ф.И.О. и адрес оператора (работодателя), получающего согласие;
— цель обработки персональных данных;
— категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие или обработка которых запрещена;
— условия разрешения и запрета обработки персональных данных;
— срок, в течение которого действует согласие;
— сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых они будут предоставлены неограниченному кругу лиц (например, адрес сайта).
Следует также отметить, что многократно увеличены штрафы за нарушение законодательства о защите персональных данных.
Например, обработка персональных данных без письменного согласия субъекта, если такое согласие должно быть получено, может повлечь штраф в размере до 500 тысяч рублей (ст.13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Меры по защите персональных данных сотрудников
Что такое персональные данные?
За рубежом сложились два основных подхода к определению персональных данных: в некоторых государствах (Нидерланды, Швеция, Новая Зеландия и др.) они отождествляются с любой информацией, имеющей отношение к конкретному лицу, в других — прослеживается детализация, установление определенных критериев отнесения информации к указанной категории (Великобритания и др.).
В Великобритании не допускается сбор данных о расовом происхождении, политических, религиозных и прочих взглядах работников, их физическом и умственном здоровье, сексуальной жизни, судимости. В США многие штаты приняли законы, запрещающие предпринимателям проводить расследования прошлого нанимаемых работников. Согласно этим законам, прежде чем вступить в контакт с прежним работодателем, новый наниматель должен получить согласие на это кандидата на рабочее место.
У нас в соответствии с ТК РФ под персональными данными подразумевается информация, необходимая работодателю в связи с установлением трудовых отношений и касающаяся конкретного работника (ст. 85). При этом законодатель не устанавливает перечня таких сведений.
А это означает, что круг сведений и вид информации, которые составляют персональные данные работника, компаниям следует определять в локальном нормативном акте, но в пределах, установленных федеральным законодательством.
Другой документ, где дается характеристика персональным данным, — это ФЗ № 152 «О персональных данных». В нем указывается, что персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на ее основе физическому лицу (субъекту персональных данных). Она включает фамилию, имя, отчество, число, месяц, год и место рождения, а также адрес, сведения о семейном, социальном, имущественном положении, об образовании, профессии, доходах и иные.
Обязательное и добровольное предоставление данных
Предоставление данных может быть обязательным и добровольным. Обязательное предусмотрено федеральными законами (например, ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования») в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства (перечень приведен в п. 2 ст. 9 ФЗ «О персональных данных»).
Без получения согласия субъекта может осуществляться обработка его персональных данных в целях исполнения договора, одной из сторон которого он является, либо в случае, если это необходимо для доставки почтовых отправлений и т. п. Полный перечень таких исключений приведен в п. 2 ст. 6 ФЗ № 152
Соблюдения конфиденциальности не требуется и в отношении общедоступных персональных данных.
Так, столичный мировой суд отказал советнику Президента РФ Сергею Дубику в претензиях к порталу «Гражданский контроль», обнародовавшему неправомерно, по мнению чиновника, его персональные данные. Суд признал законной публикацию на сайте «Гражданский контроль» фамилии и должности советника Путина, и судья постановила, что использование в публикациях информации об именах и должностях госслужащих не является нарушением закона.
Является ли ваша компания оператором?
Если организация, например, передает данные работника в банк для выпуска «зарплатной» карты, то она является оператором. Если у фирмы есть клиенты — физические лица, то ее также следует считать оператором. Если предприятие осуществляет передачу персональных данных в другие
организации, любым лицам, то и оно — оператор.
Статья 22 Федерального закона «О персональных данных» закрепила за операторами обязанность до начала обработки персональных данных сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять такой процесс. Уведомления должны быть посланы в письменной форме и подписаны уполномоченным лицом или отправлены в электронном виде и подписаны электронной цифровой подписью Операторам необходимо зарегистрироваться в Реестре операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора и указать цель обработки персональных данных.
Это может быть, например, кадровый учет сотрудников по трудовому договору; исполнение трудового договора; подбор кадров; поддержка иностранных сотрудников; продвижение товаров на рынке; продажа рекламных мест; возврат утерянных паспортов; учет обращений в медицинский кабинет; организация пропускного режима; автоматизация обмена почтовыми сообщениями.
Что касается оснований, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные без уведомления Роскомнадзора, то они перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
В частности, это можно делать, если персональные данные работника используются в соответствии с трудовым законодательством. Обрабатывать такие данные разрешается исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, оказания содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, создания условий для личной безопасности персонала и сохранности имущества организации, контроля качества выполняемой работы (ст. 86 ТК РФ).
Итак, направлять уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор нет необходимости в том случае, когда персональные данные работников обрабатываются согласно трудовому законодательству.
При этом, если работодатель планирует в рамках совместного с банком «зарплатного» проекта выплачивать зарплату работнику через банковскую карту или оформить ему договор добровольного медицинского страхования, то такие отношения выходят за рамки трудового законодательства. В такой ситуации необходимо отослать в Роскомнадзор уведомление установленного образца.
Защита персональных данных
Любое юридическое лицо в силу требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязано принимать меры по защите персональных данных, при этом перечень таких мер оно вправе определять самостоятельно.
Мероприятия по защите персональных данных можно разделить на две большие подгруппы: по внутренней и внешней защите персональных данных.
К мерам по внутренней защите персональных данных относятся следующие действия:
Среди мер по внешней защите персональных данных следует выделить такие:
Несмотря на то что законом не установлены конкретные требования к количеству и содержанию локальных актов, принимаемых в организации по вопросам обработки и защиты персональных данных, практика реализации данного нормативного акта сформировала необходимый минимум документов, которые должны быть разработаны в компании:
Иные организационные и технические меры, направленные на защиту персональных данных
Следует позаботиться также об организационных и технических мерах, предназначенных для защиты персональных данных. Вот как может выглядеть их список:
Следует иметь в виду, что законодательством они не установлены. Однако если исходить из имеющихся аналогичных законов, учитывать положения Трудового кодекса РФ, то во избежание несанкционированного доступа к персональным данным на бумажных носителях необходимо оборудовать помещение, где они хранятся, запирающимися шкафами.
В локальном нормативном акте следует установить требования к помещению, где хранятся персональные данные, а также издать приказ об определении помещений, где обрабатываются персональные данные, и утвердить перечень лиц, имеющих допуск туда;
При использовании электронных систем обработки персональных данных необходимо учитывать требования по обеспечению безопасности таких данных, установленные в Положении об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. В том числе следует ограничить доступ к определенным сведениям в информационных системах (например, установить пароли и т. д.).
Целесообразно также ограничить доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные акционеров, двухуровневой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли должны устанавливаться администратором баз данных и администратором сети соответственно и сообщаться индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным, при этом их следует как можно чаще (например, ежемесячно) менять;
В целях соблюдения конфиденциального режима работы с персональными данными целесообразно вести журнал учета выдачи персональных данных другим лицам, организациям и государственным органам. В нем следует регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дате передачи персональных данных или факте уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечать, какая именно информация была передана.
Передача персональных данных третьим лицам
Поводов для передачи персональных данных третьим лицам может быть масса — заключение договоров дополнительного медицинского страхования, получение «зарплатных» банковских карт и т. д. Если организация большая — несколько тысяч работников, то получение с каждого из них согласия на обработку персональных данных может занять много времени. Да и сами работники от этого будут не в восторге. Таким образом, возникает вопрос: можно ли заранее решить эту проблему, включив данный пункт в трудовой договор?
По своему опыту скажу, что собирать со всех согласие на передачу данных в любом случае придется. В трудовой договор, конечно, можно включить соответствующий пункт, но все равно необходимо будет выполнить требование о получении согласия работника. Причем проще будет оформить это согласие отдельно.
Сделайте коллективный договор с работниками и перечислите там всех тех третьих лиц, которым будут передаваться персональные данные, указав их наименование, адрес, цель передачи им данных, включив перечень их возможных действий с персональными данными и обозначив срок, в течение которого они будут обрабатывать эти данные. Все работники распишутся — и дело будет закрыто.
Какие контрольные органы вправе затребовать персональные данные
Суды и другие правоохранительные органы могут беспрепятственно получать от компаний персональные данные сотрудников, клиентов или контрагентов без согласия последних. Но ответ на вопрос о том, имеют ли аналогичные права другие контролирующие структуры и какие именно, приходится искать не только в законах, но и в судебной практике.
Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 25.06.09 г. по делу № А40-76345/08-122-112 указал, что сотрудник службы судебных приставов не имеет права запрашивать и получать сведения, содержащие личные данные граждан. В частности, суд отметил, что ни Федеральный закон от 21.07.1997 № 118-ФЗ «О судебных приставах», ни Федеральный закон от 02.01.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предоставляют судебным приставам-исполнителям права получать персональные данные без согласия их субъектов, не устанавливают условия получения таких данных, не определяют круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также полномочия судебного приставаисполнителя по их обработке.
Трансграничные передачи
Если ваша компания осуществляет передачу персональных данных в другую страну, то возникает проблема защиты персональных данных при их трансграничных перемещениях.
Что такое трансграничная передача данных? Это передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти, физическому или юридическому лицу иностранного государства. В Российской Федерации одним из критериев оценки государства с точки зрения организации им адекватного уровня защиты может выступать факт ратификации им Конвенции о защите прав физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г., ETS № 108.
До начала передачи оператор должен убедиться в том, что на территории иностранного государства обеспечена адекватная защита прав субъектов персональных данных.
Камнем преткновения является формулировка «адекватная защита», так как критерии адекватности нигде не определяются, при этом здравый смысл подсказывает, что адекватной можно считать защиту, которая соответствует российскому законодательству.
Присоединение иностранного государства к Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (Страсбург, 1981 г.; с изменениями 1999 г.) позволяет причислять его к числу тех, кто гарантирует вполне адекватную защиту.
Для обоснования адекватности защиты персональных данных при передаче их в зарубежный филиал компании необходимо реализовать ряд мероприятий, включая разработку документа (или нескольких), который отражает следующие основные моменты:
Эти мероприятия позволят минимизировать риски реализации угроз для персональных данных при их трансграничной передаче, повысить ответственность должностных лиц за соблюдением установленных норм информационной безопасности.
Сколько хранить?
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не определено законом.
Согласно ФЗ-152, персональные данные должны быть уничтожены оператором по достижении цели их обработки. А, например, первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течение 75 лет. Но они должны находиться в архиве, а ФЗ-152 на архив не распространяется в соответствии с законом об архиве. Таким образом, после сдачи документов в архив организация уже не может хранить эти сведения у себя.
Что касается больничных листов, то это касается субъекта. К примеру, если работник уволился, заново никуда устроиться не успел и заболел, то больничный рассчитывается ему на основании дохода по последнему месту работы. А в организации в соответствии с налоговым законодательством обязаны хранить все финансовые документы за пять прошедших лет для налоговой проверки.
Причем отсчет срока хранения ведется от начала нового финансового года или даты передачи дела в архив, а это тоже обычно происходит в конце года. И кстати, до пяти лет допускается хранение документов в организации, без передачи их в архив.
Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
Итак, постановление Правительства РФ 2007 г. № 781 утратило силу. В новом постановлении № 1119 объединены два проекта, один из которых определяет уровни защищенности информации, содержащей персональные данные, а второй — требования к их безопасности.
Согласно документу, актуальными угрозами для безопасности персональных данных являются условия и факторы, создающие потенциаль-ную опасность несанкционированного доступа к базам данных при их обработке, в результате которого данные могут быть уничтожены, изменены, заблокированы или предоставлены третьим лицам, не имеющим к ним права доступа. Кроме того, в постановлении определены три типа угроз информационным системам, содержащим пользовательские базы данных, а также четыре уровня защищенности информационных систем.
Пункт 13 постановления № 1119 требует, чтобы в помещениях, где производится обработка персональных данных, был обеспечен режим безопасности в соответствии с 4-м (минимальным) уровнем защищенности. При выполнении этой нормы документа становится практически невозможным использование мобильных устройств для обработки персональных данных за пределами помещения, где обеспечен режим безопасности. Следовательно, применение сотрудниками ГИБДД, таможенниками или врачами планшетов и смартфонов за пределами своих офисов оказывается также неправомерным.
Есть ли какие-либо ограничения по применению средств защиты для различных уровней защищенности? Данный вопрос не раскрыт ни в ФЗ-152, ни в постановлении Правительства РФ № 1119.
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Как оформить Положение о защите персональных данных сотрудников
Работодатель обязан обеспечить защиту персональных сведений о своих работниках. Такое требование содержит Трудовой кодекс РФ (глава 14).
Что считать персональными данными
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:
Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку №Т_2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.
Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г.№188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.
Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.
Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.
Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.
Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Исключение возможно только в двух случаях:
Обратите внимание: не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью (ст. 88 ТК РФ).
Какие сведения указывают в Положении о защите персональных данных
Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.
Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника Трудовой кодекс РФ.
В Положении должны быть указаны:
Кто утверждает Положение о защите персональных данных
Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.
Вот примерный образец приказа:
Положение о защите персональных данных работников может выглядеть так:
Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к Положению.
В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике.
Помимо кадровиков доступ к этим сведениям могут получить руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако они вправе запрашивать не любые данные, а только те, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев).
Оформляют приложение так:
Правила ознакомления сотрудников с Положением о персональных данных
Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом.
Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец:
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Как составить положение о защите персональных данных
Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.
Закон не установил строгой формы положения о защите персональных данных, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.
Основное содержание положения о защите персональных данных
В положении должно быть указано следующее:
Как работать с положением о защите персональных данных
Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.
Положение о защите персональных данных выглядит так, как показано далее.
Положение о защите персональных данных работников
Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.
Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к положению.
В первую очередь это сотрудники кадровой службы, так как они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев). Оформляют приложение так.
Список уполномоченных лиц в получении персональных данных работников
Работодатель обязан ознакомить работника с положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец.
Расписка об ознакомлении с положением о защите персональных данных работников
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Выбор читателей
Что такое реформация баланса и что получается в результате?
Социальный вычет по НДФЛ у работодателя: новые правила с 1 января 2022 года
Полисы ОМС отменяют: с чем идти в поликлинику?
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование