Надеемся что наша просьба
Шпаргалка для предпринимателя. Деловая переписка.
Предпринимателю в современных условиях ведения бизнеса постоянно необходимо налаживать деловые контакты и нередко общение берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.
В переписке очень важно соблюдать определенные нормы этикета. Если игнорировать правила переписки, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленное деловая общение способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.
Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.
Виды деловых писем
Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.
По структуре оформления различают:
Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.
Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.
Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере!
Ниже мы публикуем шпаргалку, которая позволит Вам без труда составить грамотное деловое письмо.
Как правильно объяснить причину в деловой переписке
Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо
Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?
Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке
Как правильно сочетать деловые фразы
Извещения
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
От первого лица множественного числа:
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
От первого лица множественного числа, например:
Просьба
Подтверждение
Предложение
Приглашение
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Напоминание
Гарантии
Интерпретация собственной позиции
Заключительные слова
Составляйте грамотные обращения, получайте положительные ответы и Ваш бизнес ждет процветание и успех! Ассоциация предпринимателей всегда на страже Ваших интересов!
#апркс #aprks #бизнес #предпринимателикрыма #ассоциация #бизнескрыма #успех #предприниматели #Крым #crimea
Стандартные фразы и выражения деловых писем
Для объяснения мотиватого или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:
— В связи с отсутствием финансовой помощи. ;
— В связи со сложной экономической ситуацией. ;
— В порядке проведения совместной работы.
— В соответствии с Вашим письмом. ;
— В соответствии с протоколом. ;
— В ответ на Ваше обращение. ;
— В подтверждение нашей договоренности. ;
— В целях усиления ответственности. ;
Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:
— Просим оказать содействие. ;
— Просим выслать в наш адрес. ;
— Просим принять участие. ;
— Прошу принять меры. ;
— Прошу принять к сведению. ;
— Прошу довести до сведения. ;
— Прошу ликвидировать задолженность.
Письма-подтвержденияначинаются так:
— С благодарностью подтверждаем.
— Фирма «Крут» подтверждает.
В письмах-напоминанияхиспользуются такие модели:
В письмах-извещениях такие
— Ставим Вас в известность, что
Письмо-гарантияможет содержать следующие фразы:
— Сроки выполнить гарантируем.
Письма-приглашениямогут начинания со слов:
— Просим направить представителя.
Отказ в просьбе и отклонение предложениястроятся по таким моделям
— Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам.
— На Ваше обращение о совместной работе мы не можем сейчас ответить согласием, ибо. Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
— Убедительно просим Вас выделить 10 млн. руб. на проведение благотворительного марафона
— Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
— Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
— Просим извинить за задержку с ответом.
— Надеемся, что наша просьба будет выполнена.[3, 78c]
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
— Возвращаем справочные материалы. ;
— Высылаем подписанный с нашей стороны договор. ;
— Посылаем справочную литературу.
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.
Тема 12. Факт офисной жизни: встречи и совещания.
Вопросы:
1. Правильное поведение: а) с вышестоящими; б) с коллегами; в) с подчиненными.
2. Правильно называйте имена.
3. Выполнение личных поручений.
4. Требования к рабочей нагрузке.
5. Основы деловых встреч.
6. Во главе совещания.
1. Правильное поведение:
а) с вышестоящими
1. Не переходите границы. Например, не стремитесь на мероприятие где будет Ваш босс.
2. Ранг и субординация – офисная реальность.
б) с коллегами
1. Между коллегами не должно быть дружеских отношений.
в) с подчиненными.
1. Уважение, уважение и уважение.
2. Формальный тон лучше, чем менее формальный.
Образец-схема делового письма
Адресант:
1. Логотип организации.
2. Наименованиеорганизации, ее реквизиты (адрес, телефон, факс).
Адресат:
1. Название организации.
2. ФИО должностного лица
3. Обращение к адресату.
5. Формула вежливости.
Языковые конструкции деловых писем
Заголовок к тексту
О + сущ. в Предл. п. – О поставке компьютерной техники
По вопросу о + сущ. в Предл. п. – По вопросу о поставке компьютерной техники
Касательно: сущ. в Родит. П. – Касательно: заказа на поставку …
Выражения, подтверждающие получение документа, товаров и т.п.
(Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение …
Выражение благодарности
(Заранее) Благодарим Вас за … / за Ваше письмо, внимание, содействие, своевременный ответ, отклик, помощь, участие
Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы / прислали нам Ваш прейскурант…
Выражения, объясняющие мотивы
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ …
В соответствии с письмом заказчика …
В целях усиления охраны государственного имущества …
В ответ на Вашу просьбу, запрос…
В подтверждение нашего телефонного разговора …./ нашей договоренности
На основании … / торгового соглашения
Выражения просьбы
Просим (Прошу) …/ Вас проверить ход выполнения работ / выслать в наш адрес более подробную информацию, принять меры, сообщить данные о …
Выражение подтверждения и т.п.
Напоминаем Вам, что.. / Подтверждаем, Завод … подтверждает, Сообщаем, что / Ставим вас в известность, что …
Гарантия
Оплату (качество изделий, сроки выполнения) гарантируем.
Предложение
Мы можем предложить Вам / Предлагаем Вам / Мы можем рекомендовать Вам
Отказ и отклонение предложения
Ваше предложение отклонено по следующим причинам…
Присланный Вами проект … на сумму … нами не может быть утвержден по следующим причинам
Интерпретация собственной позиции
Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам
Возражений против … не имеем.
Мы не можем поставить Вам …
Интерпретация позиции другой стороны
Совершенно необъяснимо, почему Ваше предприятие задерживает … поставку (высылку)..
Данные Вами обещания не выполняются. Это может привести к …
Заключительные слова
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Определите текстовые функции данных языковых конструкций. Закончите фразы деловых писем.
1. На основании договора № …
2. В ответ на Ваш запрос …
4. Ставим Вас в известность, что …
5. Ваше предложение отклонено …
6. Мы можем рекомендовать Вам …
7. Просим принять участие в …
8. Надеемся, что наша просьба…
Проанализируйте письма. Найдите ошибки и недочеты.
1. На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика пошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.
Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.
Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.04.04 г. № 76/2. Сменному мастеру Волковой В.В. объявлен выговор, закройщик Гусев А.П. переведен портным в бригаду.
Составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.
Уважаемый Сергей Петрович!
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.
Директору Петрову И.П.
Вы обещали нам 30 номеров во вверенной вам гостинице для участников нашего семинара специалистов социальной сферы на тему «Перспективы развития сервиса в России».
Как вы знаете, семинар состоится с 10 по 12 мая, а до сих пор нет подтверждения, как договаривались, а предоплату мы уже сделали.
Прошу согласно договора срочно подтвердить наши места и сообщить, какие именно.
ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Начинаем со своей цели
Начинаем с интереса адресата
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…
Довожу до Вашего сведения, что…
Прошу (Вас) выделить средства…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…
В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….
Прошу оказать содействие…
Прошу Вашего содействия в…
Напоминаю (напоминаем) о…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)
Считаю необходимым обсудить с Вами …
Хочу (хотим) согласовать с Вами….
Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…
Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…
Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…
Позвольте проинформировать о…
Обращаюсь к Вам в связи с…
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …
Ставим Вас в известность о…
Настоящим извещаем (Вас) о…
Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…
Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…
Предлагаем содействие в решении проблемы…
Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…
Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …
Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….
Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…
Рады (имеем честь) предложить (Вам)…
Рады сообщить о возможности…
Хотим привлечь Ваше внимание…
Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…
Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …
Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…
Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)
Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…
Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….
Требуем от… немедленного принятия мер…
Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…
Просим направить вашего представителя…
Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)
Ждем Вашего решения …
Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…
Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…
Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…
Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…
Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…
Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…
Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…
C готовностью ответим на Ваши вопросы…
Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…
Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемый господин министр!
Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!
С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…
С благодарностью (признательностью) и уважением…
С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….
С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)
В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….
Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….
В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…
В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…
Выражаем благодарность (признательность)…
С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…
Упоминание о санкциях
Мы будем вынуждены:
обратиться в судебные органы (суд)
· инициировать судебное разбирательство
· отказаться от дальнейшего сотрудничества
· пересмотреть планы (условия) сотрудничества
· поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)
· поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества
· прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям
· заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…
· заявить о несогласии с фактами…
Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…
Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…
Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…
С радостью (огорчением) сообщаем…
К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…
IV Письма претензионного характера
1. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнёром взятых на себя обязательств или принятых договорённостей.
Вторично напоминаем Вам …
Напоминаем Вам, что …
Обращаем Ваше внимание на то, что …
Ставим Вас в известность, что …
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …
2. Письмо-требование составляется в ситуациях, когда организация-партнёр не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.Письму-требованию предшествует письмо-напоминание.
Срочно требуем выполнить …
Требуем выполнить взятые на себя обязательства …
Требуем незамедлительно выполнить …
В противном случае, Вам будут предъявлены штрафные санкции
В противном случае, дело будет передано в Арбитражный суд
В противном случае, мы не несем ответственности за последствия
3. Письмо-рекламация (цель – возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора)
Заявляем Вам претензию в отношении …
Направляем Вам претензию на …
Предъявляем Вам претензию в связи с …
V Письма, связанные с выражением внимания и участия
1. Письмо-поздравление направляется в торжественных случаях
Искренне поздравляем Вас
Поздравляем Вас в связи с …
Примите наши искренние поздравления в связи с …
Сердечно поздравляем Вас …
2. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое адресату с выражением благодарности за совершённые действия или оказанные услуги.
Благодарим за оказанную помощь …
Выражаем Вам свою благодарность за …
Позвольте Вас поблагодарить за …
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …
3. Письмо-соболезнование – письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях для выражения участия.
Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было глубоким потрясением известие о …
Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти …
4. Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причинённые неудобства.
Мы искренне сожалеем, что …
Пожалуйста, примите наши искренние извинения за …
Позвольте принести Вам свои извинения за …
Приносим свои извинения за то, что …
VI Рекомендательное письмо –письмо, в котором даётся характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение.
VII Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.
В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации (01);
• герб субъекта Российской Федерации (02);
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);
• код организации (04);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• код формы документа (07);
• наименование организации (08);
• справочные данные об организации (09);
• регистрационный номер документа (12);
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) при письмах- ответах;
• заголовок к тексту (о чём?) (18);
• отметка о наличии приложения (21);
• гриф согласования документа (23);
• визы согласования документа (24);
• отметка об исполнителе (27);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);
• отметка о поступлении документа в организацию (29);
• идентификатор электронной копии документа (30).
К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.
Структура текста
Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.
В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключении)высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения текста:
• от первого лица множественного числа(просим сообщить; направляем на рассмотрение);
• от третьего лица единственного числа(ВНИИДАД считает возможным; министерство не возражает);
• от первого лица единственного числа(считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений, начальных и заключительных выражений.
Варианты обращенийв письмах:
• «Уважаемый Михаил Георгиевич!»;
• «Уважаемый г-н Тенин!»;
• «Уважаемые господа!» (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена и фамилии получателей письма).
Варианты заключительных(комплиментарных, лестных) фраз:
• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
Требования к письму
Служебное письмо 1.должно быть посвящено одному вопросу,так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:
• при регистрации такого документа (в графе «Содержание» нужно указать не один, а несколько вопросов);
• на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;
• при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).
Служебное письмо 2.должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Письмо 3.должно быть полным, исчерпывающим.Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.
Текст служебного письма 4.должен быть точным и объективным,содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.
Служебное письмо 5.должно быть корректным по форме.
При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.
Служебное письмо 6.подписываетруководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.
Право подписи служебных писем закрепляется в уставе; положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью.