Найдены ошибки при форматной проверке на портале ФСС — что это значит?
Достаточно большое количество людей пользуются услугами официального сайта Фонда Социального страхования. На данном сайте удобно отслеживать статусы рассмотрения поданных заявлений на выплаты и пособия. Однако очень часто высвечивающиеся статусы, которые многим пользователям совсем не понятны. Например, многие спрашивают про статус «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, который часто выскакивает при оформлении больничного листа или пособия по беременности и родам. В статье мы расскажем что это сообщение означает.
Статус Найдены ошибки при форматной проверке в лк ФСС
Что статус значит
«Найдены ошибки при форматной проверке» — это технический статус в системе ФСС, который, в большинстве случаев, означает наличие ошибок в поданной документации от заявителя (работодателя).
В более редких случаях такое оповещение указывает на технические проблемы со стороны серверов ФСС, связанные с «зависанием» системы. Именно поэтому рекомендуется подождать несколько рабочих дней, возможно все правильно и статус автоматически будет изменен на рабочий.
Можно ли исправить ошибку самостоятельно?
Когда будут начислены деньги
Важно сразу уточнить момент со сроками рассмотрения: 5 рабочих дней дается работодателю на отправку документов и 10 рабочих дней Фонду на рассмотрение и обработку данных. Сюда же можно прибавить время, которое займет денежный перевод через системе вашего банка, в среднем это 1-3 рабочих дня.
Если же ФСС обнаруживает ошибку и отправляет документы назад работодателю — сроки обнуляются и нужно отсчитывать новый цикл рассмотрения. Ускорить этот момент нельзя, поэтому вам остается только общаться со своим работодателем и решать данный вопрос лично.
Заключение
При появлении статуса «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, рекомендуем подождать несколько дней. Если статус не будет меняться или появится предупреждение о формировании извещения — обратитесь к работодателю и попросите того внести изменения или исправления. Если у вас имеются дополнительные вопросы, советы другим читателям или свои замечания — пишите их в комментариях ниже.
Отслеживать статус электронного реестра, направленного на выплату пособия, работодатель может в Электронном кабинете страхователя (http://lk.fss.ru/).
В личном кабинете Страхователя в «Журнале пособий» имеются сведения этапа прохождения документа, который имеет следующие статусы:
— «Извещение сформировано» — документ требует уточнений, либо имеет замечания, которые сформированы в извещении. Статус появляется по причине неполного представления документов работодателем в Фонд, или же по причине ошибок со стороны работодателя, допущенных в документах.
— «Форматная ошибка» – документ содержит сведения, отличающиеся от ранее представленной информации (изменены расчетные данные для назначения пособия: ЗП, ставка, страховой стаж или изменены личные данные застрахованного лица: ФИО, пол, СНИЛС, ИНН, дата рождения).
Таким образом, использование работодателем Электронного кабинета позволяет найти и посмотреть поданные в ФСС реестры пособий, просмотреть извещение с указанием ошибок и замечаний, направленное работодателю по почте, и оперативно направить ответ на извещение ФСС (с прикреплением необходимой информации в файле без дальнейшего подтверждения на бумажном носителе).
Кроме того, в данном сервисе можно получить сведения о выданных электронных листках нетрудоспособности, видеть пособия, уже выплаченные ФСС в рамках «прямых выплат», формировать обращения в ФСС с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса.
Адрес: 693020, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина, 69а
Телефоны
Режим работы
«ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ»
По вопросам контроля и уплаты страховых взносов:
По правовым вопросам:
Личный приём граждан руководителем:
Каждый четверг с 15.00 до 17.00. Запись на приём производится в приёмной руководителя При себе заявитель обязательно должен иметь документ, удостоверяющий его личность.
Работа со страхователями:
Регистрация ИП и юридических лиц, выдача справок, документов по регистрации: понедельник, вторник, среда, четверг, с 9.00 до 17.15, кабинет № 6.
Форма 4-ФСС ежеквартально подается всеми работодателями, использующими труд наемных сотрудников. С 2017 года в связи с переменой администратора страховых взносов этот отчет стал содержать только сведения о взносах на страхование от несчастных случаев. Бланк отчета, сдаваемого в 2020-2021 годах, и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
Основным нормативным актом, регламентирующим порядок начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму, является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Законодатели предусмотрели 2 срока для сдачи расчета (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
Однако право выбора варианта отправки предоставлено лишь небольшим компаниям со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно. Если в организации трудится более 25 работников, то сдавать файлы можно только в электронном виде. Несоблюдение способа подачи отчетности приводит к штрафу на сумму 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.
Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?
Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.
Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс В ситуации, когда вы подаете уточненный расчет после того, как срок уплаты взносов и срок подачи первичного расчета прошли, избежать штрафа можно, если одновременно соблюдены следующие условия. Подробнее об условиях читайте в К+. Это можно сделать бесплатно, получив пробный доступ.
Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.
Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения
Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС и ниже в нашей статье.
Основные ее причины:
В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.
Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.
Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:
При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2020. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.
Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.
Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.
Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.
Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».
Если вам нужно составить уточненный 4-ФСС, воспользуйтесь рекомендациями экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Ошибки при подаче отчетности в ФСС: что означают и как исправить
Ошибка 10 при расшифровке файла и проверке ЭЦП — это использование неверного способа шифрования отчетности либо несоответствие сертификата и электронной подписи отправителя заявленным стандартам.
Ошибки: ФСС не принимает отчетность
Каждый страхователь обязан своевременно отчитываться в ФСС по страховым взносам на травматизм. Единая форма расчета 4-ФСС утверждена приказом ФСС №381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017). Если в штате работодателя более 25 человек, отчет придется сдавать электронно. Для остальных страхователей способ подачи определяется на выбор: через интернет или на бумажном носителе.
При отправке отчетности страхователю важно проверить форму и правильность ее заполнения. Если в расчете обнаружены ошибки, то отчетность не примет ФСС. Страхователю выставят штраф минимум в 1 000 рублей.
Все виды недочетов расчета 4-ФСС группируют на:
Современные бухгалтерские программы позволяют формировать электронную отчетность без предупреждений и ошибок. Но проблемы встречаются довольно часто.
Инструкция по исправлению
Порядок исправления ошибок в отчетности Соцстраха зависит от их вида. Специальные программы сверок позволяют выявить недочет еще до отправки формы в Соцстрах.
Все виды ошибок, которые возникают при формировании и сдаче расчета 4-ФСС, описаны на официальном сайте Фонда. Самые распространенные — это сбои электронных сертификатов (ЭС) и электронных подписей. Ошибки возникают из-за того, что Фонд социального страхования регулярно обновляет сертификаты криптографической защиты данных. Это необходимо, чтобы сохранить и обезопасить информацию отчетности от вредоносных программ и хакерских атак.
Чтобы исправить ошибку, необходимо удалить старые ЭС защиты ФСС и установить новые. Инструкция, как обновить ЭСФСС:
Шаг №1. Запустите АРМ.
На рабочем компьютере, через который осуществляется отправка электронных расчетов 4-ФСС, откройте АРМ подписания и шифрования электронных документов:
Шаг №2. Установка ЭС.
Для установки нового ЭС ФСС в открывшемся окне нажмите кнопку «Установить сертификат уполномоченного лица ФСС»:
Шаг №3. Проверка установки.
Если ЭС установлен правильно, в левом нижнем углу окошка АРМ появится надпись:
Шаг №4. Формируем отчет.
Уже после обновления ЭС Фонда необходимо сформировать отчет снова. Проверьте правильность заполнения формы, исправьте арифметические и прочие недочеты. Теперь подпишите отчет действующей электронной подписью, зашифруйте с помощью нового ЭС и отправьте в Фонд.
Основные ошибки при отправке расчетов в ФСС
Наименование недочета при отправке отчетности в Соцстрах
Причины возникновения и способы устранения
He удалось расшифровать
Файл отчета зашифрован неверно либо не зашифрован вовсе. Проблема актуальна при выгрузке отчетности из специализированных бухгалтерских программ.
Попробуйте обновить ЭС Фонда.
He удалось проверить ЭЦП
Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.
Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать его ЭЦП.
Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.
В ЭС отсутствует регистрационный номер страхователя
В сертификате отсутствует код подразделения ФСС
Неверный формат регистрационного номера страхователя
Неверный формат кода подразделения ФСС
Отчет зашифрован на ключе, отличном от открытого ключа ФСС
При шифровании и подписании отчета выбран неверный или устаревший ЭСФСС. Обновите сертификаты по инструкции и подготовьте отчет заново.
Отчет не зашифрован или не подписан
Не найден издатель сертификата
Возможная причина — сбой ЭСФСС. Обратитесь к спецоператору, выдавшему ЭЦП. В озможна проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке.
Ошибка при проверке сертификата
Не найден или просрочен СОС издателя сертификата
Срок действия корневого сертификата страхователя истек или отозван.
Проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке во время сдачи отчетности. Обратитесь к серверу позднее.
Если проблема не устранена, обратитесь в спецоператору, который выдал ЭС.
Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.
Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать эго ЭЦП.
Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.
XML-файл с отчетом не прошел форматный контроль
Формат отчета не соответствует заявленному. Сформируйте файл заново.
В сертификате указано несуществующее подразделение Фонда
Проблема возникает вследствие ошибки ЭС — следует связаться со спецоператором, выдавшим ЭЦП.
Неверное имя файла
Зашифрованный файл расчета, предназначенный для передачи в Фонд социального страхования, должен иметь стандартизированное название.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
«Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС: что это значит, как исправить
Многие люди используют официальный веб-сайт Фонда социального страхования для отслеживания статусов заявлений, поданных на начисление различных пособий. Однако значение многих статусов остается непонятным для большинства граждан. Далее речь пойдет о статусе на портале ФСС «Найдены ошибки при форматной проверке», с которым может столкнуться человек, оформлявший пособие по беременности или больничный лист.
Что означает данный статус
Уведомление о выявлении ошибок во время форматной проверки представляет собой системный статус, использующийся системой Фонда социального страхования. Обычно он высвечивается в связи с наличием недочетов в поданных страхователем (работодателем) документов. Заявления, в которых были обнаружены ошибки, проходят дополнительную обработку. Если лицо, заполнявшее документацию, допустило незначительные недочеты, сотруднику стоит обратиться напрямую к своему работодателю для решения создавшейся проблемы.
В случае выявления более серьезных недостатков документация отправляется обратно, а в личном кабинете появляется сообщение о сформированном извещении.
Уведомление «Найдены ошибки при форматной проверке» может указывать на наличие технических проблем, вызванных сбоем в работе серверов ФСС. В подобной ситуации рекомендуется выждать от одного до нескольких дней. После устранения технических неполадок статус изменится в автоматическом режиме.
Можно ли исправить ошибку без посторонней помощи
Исправить ошибки самостоятельно невозможно. В случае обнаружения неточности стоит обратиться в бухгалтерию для уточнения информации. Если они были обнаружены во время форматной проверки, страхователю поступит уведомление от ФСС (на электронную почту и в личный кабинет), в котором будут перечислены все нюансы. Также рекомендуется позвонить на номер горячей линии ФСС (телефоны региональных филиалов находятся на странице fss.ru/ru/fund/rusmap/index.shtml). Работник службы поддержки проверит нужный документ и ответит на возникшие вопросы.
Для того, чтобы исправить недочет, можно нанести визит в региональный филиал ФСС. Нужно учитывать, что сотрудники региональных отделений ФСС имеют доступ к базам данных только по месту регистрации работодателя.
Когда будут зачислены денежные средства
Работодатель должен отправить документацию в течение пяти дней. Регламентированный срок рассмотрения документов – десять дней. Банк обрабатывает заявку на перевод средств от одного до трех дней. Соответственно, деньги выплатят через шестнадцать – восемнадцать дней после подачи документов страхователю. Если Фонд социального страхования обнаружит ошибки и отправит документацию обратно, срок обнулится, и получателю придется ждать завершения нового цикла рассмотрения. Ускорить данный процесс невозможно.
Отзывы
Оформляла больничный лист по беременности. Отслеживала статус в ЛК на сайте ФСС. После того, как появилось сообщение о сформированном извещении, прошло уже больше недели, но статус так и не поменялся. С большим трудом дозвонилась в службу поддержки. Мне ответили, что причина задержки рассмотрения заявки – выявленные ошибки, однако никакой информации по срокам выплат я не получила.
Дозвониться в филиал ФСС в Санкт-Петербурге невероятно сложно. Возникло затруднение с зачислением средств по больничному листу из-за неточностей в оформлении. Вчера звонил по номеру, указанному на сайте, с 10 утра до 17:00, однако телефон постоянно был занят. По всей видимости Фонд социального страхования не готов к такому объему работы. Теперь неизвестно, сколько ждать консультации по поводу допущенных ошибок. Скорей всего, выплата по больничному будет очень нескоро, так как придется ждать завершения повторного цикла рассмотрения заявки.
Заключение
В случае возникновения статуса на портале ФСС «Найдены ошибки при форматной проверке» при оформлении больничного листа, рекомендуется выждать несколько дней. Если статус не изменится или появится уведомление о сформированном извещении, стоит обратиться к своему страхователю для корректировки ошибок.
