Найдены ошибки при форматной проверке фсс что это значит
Найдены ошибки при форматной проверке на портале ФСС — что это значит?
Достаточно большое количество людей пользуются услугами официального сайта Фонда Социального страхования. На данном сайте удобно отслеживать статусы рассмотрения поданных заявлений на выплаты и пособия. Однако очень часто высвечивающиеся статусы, которые многим пользователям совсем не понятны. Например, многие спрашивают про статус «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, который часто выскакивает при оформлении больничного листа или пособия по беременности и родам. В статье мы расскажем что это сообщение означает.
Статус Найдены ошибки при форматной проверке в лк ФСС
Что статус значит
«Найдены ошибки при форматной проверке» — это технический статус в системе ФСС, который, в большинстве случаев, означает наличие ошибок в поданной документации от заявителя (работодателя).
В более редких случаях такое оповещение указывает на технические проблемы со стороны серверов ФСС, связанные с «зависанием» системы. Именно поэтому рекомендуется подождать несколько рабочих дней, возможно все правильно и статус автоматически будет изменен на рабочий.
Можно ли исправить ошибку самостоятельно?
Когда будут начислены деньги
Важно сразу уточнить момент со сроками рассмотрения: 5 рабочих дней дается работодателю на отправку документов и 10 рабочих дней Фонду на рассмотрение и обработку данных. Сюда же можно прибавить время, которое займет денежный перевод через системе вашего банка, в среднем это 1-3 рабочих дня.
Если же ФСС обнаруживает ошибку и отправляет документы назад работодателю — сроки обнуляются и нужно отсчитывать новый цикл рассмотрения. Ускорить этот момент нельзя, поэтому вам остается только общаться со своим работодателем и решать данный вопрос лично.
Заключение
При появлении статуса «Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС, рекомендуем подождать несколько дней. Если статус не будет меняться или появится предупреждение о формировании извещения — обратитесь к работодателю и попросите того внести изменения или исправления. Если у вас имеются дополнительные вопросы, советы другим читателям или свои замечания — пишите их в комментариях ниже.
«Найдены ошибки при форматной проверке» на портале ФСС: что это значит, как исправить
Многие люди используют официальный веб-сайт Фонда социального страхования для отслеживания статусов заявлений, поданных на начисление различных пособий. Однако значение многих статусов остается непонятным для большинства граждан. Далее речь пойдет о статусе на портале ФСС «Найдены ошибки при форматной проверке», с которым может столкнуться человек, оформлявший пособие по беременности или больничный лист. 
Что означает данный статус
Уведомление о выявлении ошибок во время форматной проверки представляет собой системный статус, использующийся системой Фонда социального страхования. Обычно он высвечивается в связи с наличием недочетов в поданных страхователем (работодателем) документов. Заявления, в которых были обнаружены ошибки, проходят дополнительную обработку. Если лицо, заполнявшее документацию, допустило незначительные недочеты, сотруднику стоит обратиться напрямую к своему работодателю для решения создавшейся проблемы.
В случае выявления более серьезных недостатков документация отправляется обратно, а в личном кабинете появляется сообщение о сформированном извещении.
Уведомление «Найдены ошибки при форматной проверке» может указывать на наличие технических проблем, вызванных сбоем в работе серверов ФСС. В подобной ситуации рекомендуется выждать от одного до нескольких дней. После устранения технических неполадок статус изменится в автоматическом режиме.
Можно ли исправить ошибку без посторонней помощи
Исправить ошибки самостоятельно невозможно. В случае обнаружения неточности стоит обратиться в бухгалтерию для уточнения информации. Если они были обнаружены во время форматной проверки, страхователю поступит уведомление от ФСС (на электронную почту и в личный кабинет), в котором будут перечислены все нюансы. Также рекомендуется позвонить на номер горячей линии ФСС (телефоны региональных филиалов находятся на странице fss.ru/ru/fund/rusmap/index.shtml). Работник службы поддержки проверит нужный документ и ответит на возникшие вопросы.
Для того, чтобы исправить недочет, можно нанести визит в региональный филиал ФСС. Нужно учитывать, что сотрудники региональных отделений ФСС имеют доступ к базам данных только по месту регистрации работодателя.
Когда будут зачислены денежные средства
Работодатель должен отправить документацию в течение пяти дней. Регламентированный срок рассмотрения документов – десять дней. Банк обрабатывает заявку на перевод средств от одного до трех дней. Соответственно, деньги выплатят через шестнадцать – восемнадцать дней после подачи документов страхователю. Если Фонд социального страхования обнаружит ошибки и отправит документацию обратно, срок обнулится, и получателю придется ждать завершения нового цикла рассмотрения. Ускорить данный процесс невозможно.
Отзывы
Оформляла больничный лист по беременности. Отслеживала статус в ЛК на сайте ФСС. После того, как появилось сообщение о сформированном извещении, прошло уже больше недели, но статус так и не поменялся. С большим трудом дозвонилась в службу поддержки. Мне ответили, что причина задержки рассмотрения заявки – выявленные ошибки, однако никакой информации по срокам выплат я не получила.
Дозвониться в филиал ФСС в Санкт-Петербурге невероятно сложно. Возникло затруднение с зачислением средств по больничному листу из-за неточностей в оформлении. Вчера звонил по номеру, указанному на сайте, с 10 утра до 17:00, однако телефон постоянно был занят. По всей видимости Фонд социального страхования не готов к такому объему работы. Теперь неизвестно, сколько ждать консультации по поводу допущенных ошибок. Скорей всего, выплата по больничному будет очень нескоро, так как придется ждать завершения повторного цикла рассмотрения заявки.
Заключение
В случае возникновения статуса на портале ФСС «Найдены ошибки при форматной проверке» при оформлении больничного листа, рекомендуется выждать несколько дней. Если статус не изменится или появится уведомление о сформированном извещении, стоит обратиться к своему страхователю для корректировки ошибок.
Порядок сдачи отчета 4-ФСС
Форма 4-ФСС ежеквартально подается всеми работодателями, использующими труд наемных сотрудников. С 2017 года в связи с переменой администратора страховых взносов этот отчет стал содержать только сведения о взносах на страхование от несчастных случаев. Бланк отчета, сдаваемого в 2020-2021 годах, и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
Основным нормативным актом, регламентирующим порядок начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму, является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Законодатели предусмотрели 2 срока для сдачи расчета (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
Однако право выбора варианта отправки предоставлено лишь небольшим компаниям со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно. Если в организации трудится более 25 работников, то сдавать файлы можно только в электронном виде. Несоблюдение способа подачи отчетности приводит к штрафу на сумму 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.
Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?
Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.
Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
В ситуации, когда вы подаете уточненный расчет после того, как срок уплаты взносов и срок подачи первичного расчета прошли, избежать штрафа можно, если одновременно соблюдены следующие условия.
Подробнее об условиях читайте в К+. Это можно сделать бесплатно, получив пробный доступ.
Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.
Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения
Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС и ниже в нашей статье.
Основные ее причины:
В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.
Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.
Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:
При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2020. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.
Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.
Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.
Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.
Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».
Если вам нужно составить уточненный 4-ФСС, воспользуйтесь рекомендациями экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ЭЛЕКТРОННОМ ЛИСТКЕ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ДОПУЩЕНА ОШИБКА?
Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) оформляются в Приамурье уже более 4 лет. Сегодня в регионе доля электронных больничных составляет свыше 70% от всех выданных листков нетрудоспособности. Ежедневно формируется более тысячи листков нетрудоспособности в электронном виде. При этом около 100 из них оформлены в нарушении порядка формирования ЭЛН, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.
Большинство ошибок выявляется при оформлении паспортных данных застрахованного лица (фамилии, имени, отчестве, дате рождения) и СНИЛС.
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с указанием пола гражданина или гражданки: взамен мужского пола указывается женский и наоборот.
Отмечаются ошибки, связанные с нарушением порядка выдачи ЭЛН:
— в период отпуска без сохранения заработной платы застрахованного лица;
— в период очередного оплачиваемого отпуска либо отпуска без сохранения заработной платы застрахованного лица по уходу за больным членом семьи;
— на период освобождения от работы по карантину, превышающим период, определенный предписанием (постановлением) Роспотребнадзора;
— на период освобождения от работы по карантину, связанным в уходом за ребёнком до 7 лет, посещающим дошкольную образовательную организацию при отсутствии постановления Роспотребнадзора о введении карантина в детском дошкольном учреждении;
— неверное указание должности лечащего врача («заведующий», «завед», «зам. гл. врача», «главный врач», «терапевт общей практики»);
— вместо «продолжение листка №» оформляется ЭЛН как «первичный»,
— ошибочное внесение отметки о нарушении режима;
— неверное оформление «дубликата» ЭЛН;
— неверное оформление выдачи за прошедший период;
— направление на медико-социальную экспертизу при сроках, превышающих установленные.
Региональное отделение Фонда обращает внимание, что оплате за счет средств обязательного социального страхования подлежат только листки нетрудоспособности, оформленные надлежащим образом!
Поэтому в целях соблюдения прав граждан на своевременное получение страховых выплат мы рекомендуем медицинским работникам и представителям работодателя тщательно проверять правильность оформления ЭЛН в соответствующих разделах (в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» и «Заполняется страхователем») до момента отправки сведений, указанных в ЭЛН, в Фонд. Ведь именно на этом этапе легко всё исправить!
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ЭЛЕКТРОННОМ ЛИСТКЕ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ДОПУЩЕНА ОШИБКА?
При наличии ошибок в ЭЛН до момента выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам медицинская организация по решению врачебной комиссии формирует дубликат ЭЛН.
При наличии ошибки в ЭЛН, находящихся в статусах:
«040» – «Направление на МСЭ»
медицинской организации необходимо аннулировать «ошибочный» ЭЛН, переведя его в статус «090» – «Действия прекращены», после чего сформировать дубликат ЭЛН.
Для выдачи дубликата ЭЛН в указанных случаях работнику (застрахованному лицу или его представителю) необходимо обратиться в медицинскую организацию, оформившую ЭЛН.
В случае, если ЭЛН уже находится в статусе «060» («Заполнен Страхователем») или «070» («Заполнен Страхователем (реестр ПВСО)»), аннулировать ЭЛН и выдать дубликат возможно только при направлении обращения в региональное отделение Фонда с целью изменения статуса ЭЛН, переведя его в статус «030», закрыт.
КАК ИЗМЕНИТЬ СТАТУС ЭЛН?
Региональное отделение Фонда осуществляет рассмотрение обращений на изменение статуса ЭЛН, заполненного страхователем, с целью его последующего аннулирования медицинской организацией и формирования дубликата ЭЛН.
Заявление на замену статуса ЭЛН оформляется на бланке работодателя (медицинской организации) за подписью руководителя или главного бухгалтера с указанием контактного телефона исполнителя.
В региональное отделение обращение можно направить дистанционно, используя сервис «Личный кабинет страхователя», размещенный по адресу: https://lk.fss.ru.
После рассмотрения обращения работодателя (медицинской организации) региональным отделением ЭЛН со статусом «060» или «070» переводится в статус «030» («Закрыт») для последующего аннулирования медицинской организацией.
Для своевременного исправления ошибок в ЭЛН, гражданин имеет возможность проверить достоверность сведений, указанных в ЭЛН посредством сервисов ФСС (личный «Кабинет получателя услуг» (lk.fss.ru) или в мобильном приложение «Социальный навигатор», а также на портале Госуслуг в разделе «Запрос сведений по электронному листку нетрудоспособности» (eln.gosuslugi.ru).
ЭЛЕКТРОННЫЙ ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОИМ ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА: ГДЕ ПОСМОТРЕТЬ НОМЕР И ВЫПЛАТУ?
Листки нетрудоспособности выдаются только медицинскими организациями, имеющими лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности. Оформить ЭЛН онлайн в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, минуя обращение в лечебное учреждение, невозможно.
После того, как электронный листок нетрудоспособности будет закрыт к оплате, его номер нужно сообщить работодателю (лично, по телефону или другим способом) для формирования реестра сведений и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Номер выданного электронного больничного могут сообщить в медорганизации. Самостоятельно можно посмотреть в «Личном кабинете получателя услуг» на сайте https://lk.fss.ru/ сведения о номере ЭЛН, начисленных и выплаченных по нему пособиям, а также распечатать ЭЛН.
Информацию о назначенном пособии также можно увидеть в мобильном приложении «Социальный навигатор» (кнопка «Отслеживание пособий и выплат»).
ВНИМАНИЕ! В соответствии с изменениями в федеральном законодательстве, с 1 января 2022 года будут отменены бумажные листки нетрудоспособности, выдача листков нетрудоспособности будет осуществляться в электронном виде.
Таким образом, основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам будет являться электронный листок нетрудоспособности.
В связи с этим напоминаем работодателям о необходимости обеспечения приема и оплаты ЭЛН, а также информирования своих сотрудников по вопросам получения электронных листков нетрудоспособности.
Кроме того, в связи с переходом на ЭЛН работникам не придется приносить работодателю какие-либо документы для получения пособия по временной нетрудоспособности. Номер ЭЛН будет приходить непосредственно в Фонд социального страхования, а также направляться работодателю.
Для работы с ЭЛН работодатель может использовать программы для ведения бухучета, операторов ЭДО, либо скачать на сайте ФСС бесплатную программу. Электронная цифровая подпись может быть использована та же, что и для сдачи отчетности.
Кроме того, с целью оперативного взаимодействия с ФСС рекомендуем уже сейчас подключиться юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям к сервису социальный электронный документооборот (СЭДО).
В публикации использована информация из Telegram-канала «ФСС_ info ».
Ошибка 508 в отчёте ФСС
Все ЮЛ и ИП, в которых работают наемные сотрудники, должны раз в 3 месяца направлять в отдел социального страхования отчет по ф. 4-ФСС. В этом отчете фиксируются сведения о начисленных и выплаченных взносах. Уплачиваются эти взносы для того, чтобы создать резерв для выплат при болезнях и травмах, появившихся из-за производственного фактора. Если в отчете обнаружат ошибки, он не будет принят. Электронный документ отправляется обратно с пометкой «Ошибка 508».
Особенности подачи отчета 4-ФСС
Особенности подачи отчета установлены ФЗ №125 «О страховании» от 24 июля 1998 года. В нормативных актах указано, что отчеты должны направляться в электронной форме, если это ИП или ЮЛ с количеством наемных сотрудников больше 25 человек. Если объем штата меньше 25 работников, можно направлять отчет в бумажной форме. Утверждены такие сроки подачи отчетности:
При создании отчета бухгалтер обязан тщательно проверить документ на наличие недочетов. Если ФСС выявит ошибки, документ будет отправлен обратно. Бухгалтер также получает уведомление с перечнем недочетов. Все ошибки нужно своевременно устранить. В обратном случае на фирму накладываются штрафы.
Как действовать, если отчет не прошел проверку?
Отчет может не пройти проверку по причине наличия ошибок. В этом случае ФСС отправляет в адрес компании отрицательный протокол. Если организация получила этот протокол, отчет считается несданным. Бухгалтеру нужно убрать все недочеты, а затем снова отправить документ. Дата отправки бумаги — дата принятия ее фондом. Фонд принимает документ только после того, как он прошел все этапы проверки.
Если документ принимается ФСС только после 25 числа, компания привлекается к ответственности. В частности, назначается штраф в объеме 5% от начисленных взносов за отчетное время. Минимальный размер штрафа – 1 000 рублей. Соответствующее указание содержится в пункте 1 статьи 26.30 ФЗ №125.
Вопрос: Нужно ли организации — участнику пилотного проекта отражать в форме 4 — ФСС выплату работнице пособия по беременности и родам?
Посмотреть ответ
Что обозначает код ошибки «508»?
ВАЖНО! Образец заполнения расчета по форме 4-ФСС от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Бухгалтер может допустить ошибки в отчетности. Недочеты могут быть самыми разными. Они классифицируются, подразделяются на основании признаков. Каждому из видов ошибок присваивается свой код.
Один из самых распространенных кодов недочетов – «508». Он обозначает, что документ составлен некорректно. В нем есть погрешности. Как правило, это технические погрешности. Код ошибки «508» обозначает, что отчет не прошел форматно-логический контроль. Подобный недочет обычно возникает по следующим причинам:
Что делать, если отчетность не проходит логический контроль? Нужно убрать недочет. Однако не всегда возможно это сделать. Невозможность эта связана со специфической причиной возникновения ошибки «508» (проблемы с программным обеспечением). Если фирма не может исправить ошибку сама, можно использовать ресурсы сайта ФСС. На нем заполняется отчет. Через этот же сайт можно отправить отчетность. На ресурсе присутствует функция проверки документов. Для использования сервиса нужно зарегистрироваться в нем, а также получить электронную подпись.
Инструкция по устранению недочета под кодом «508»
Если в документе обнаруживается ошибка «508», он отправляется на доработку. Если произошла такая ситуация, нужно действовать в соответствии с этим алгоритмом:
Датой принятия файла признается та, в которую документ прошел все этапы проверки. То есть нельзя подавать файл в заключительный день, отпущенный для сдачи отчетности ФСС. Делать это нужно заблаговременно, чтобы документ успел пройти все этапы проверки.
К СВЕДЕНИЮ! Если отчет пройдет проверку, компанию уведомят об этом.
Ответственность за ошибку «508»
Недочет под кодом «508» не считается правонарушением сам по себе. То есть за такую ошибку не предполагается наказание. Если рассматриваемый недочет будет обнаружен, отчетность просто возвращается. Бухгалтер должен быстро убрать все найденные ошибки. После этого откорректированный документ отправляется обратно.
Ещё раз обратим внимание: отчетность требуется сдавать 4 раза в год (раз в квартал до 20 или 25 числа месяца). До 25 числа документ нужно сдавать в том случае, если это бумажный формат. Если файл сдается в электронном формате, нужно успеть до 20 числа. Эти сроки не сдвигаются, если бухгалтер допустил ошибку и ему пришлось отправлять файл заново.
Никакой ответственности за ошибку «508» не полагается. Однако ответственность накладывается в том случае, если пропущен срок сдачи отчетности. Рассмотрим формы наказания за срыв сроков:
Лицо будет привлечено к ответственности даже в том случае, если срок сорван на один день.
Как отразить в учете начисление и уплату штрафа за несвоевременное представление в ФСС РФ расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний?
Посмотреть ответ
Примеры
Бухгалтер создает отчетность и сдает ее в электронном формате. В документе обнаружена ошибка «508», вследствие чего файл отправлен обратно. Бухгалтер быстро исправляет все недочеты и сдает откорректированный документ. Он успешно проверяется до 20-го числа и поступает в ФСС. В этом случае допущение ошибки не влечет за собой никаких наказаний.
Рассмотрим другой пример. Отправленная ранее отчетность была возвращена обратно вследствие ошибки «508». Бухгалтер исправляет все недочеты и сдает файл 19-го числа. Однако документ проходит все этапы проверки только 21-го числа. Файл считается сданным только тогда, когда он проходит через полный цикл проверки. Следовательно, происходит срыв сроков. Компания привлекается к ответственности. Назначается штраф размером 200 рублей.
К СВЕДЕНИЮ! Для предупреждения срыва сроков нужно отправлять первую версию отчета заблаговременно. Нужно заложить время на то, что возможно придется исправлять недочеты.